Відрядження по Україні

Практично кожне торговельне підприємство відправляє своїх працівників у відрядження з метою пошуку як нових ринків збуту (покупців), так і постачальників, а також для участі в семінарах, симпозіумах, конференціях.

Що таке відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У відрядження можна відправити лише працівника підприємства, тобто особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах. Не можна відправити фізособу, яка надає підприємству послуги згідно з цивільно-правововим договором.

Необхідно зауважити: в пп. 5.4.8 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі - Закон про прибуток) сказано, що на валові витрати відносять відрядні затрати не лише фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах, але і членів керівних органів платника податків.

Виникає запитання: чи можна відправити у відрядження члена керівного органу?

На думку Мінфіну (лист від 15.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3801, далі - Лист № 31), підприємство має таке право. Разом з тим, зазначається, що державні гарантії призначені тільки працівникам підприємства відповідно до Кодексу законів про працю (далі - КЗпП) і Закону України “Про оплату праці” від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.

У підсумку в Листі № 31 зроблено висновок: надання держгарантій членам керівних органів підприємства не передбачено чинним законодавством. Отже добових їм відшкодовувати не можна, оскільки постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 (далі - Постанова № 663) граничні норми добових установлені лише для працівників.

Однак у Законі про прибуток сказано про необхідність установлення граничних норм для всіх фізосіб, які від'їжджають у відрядження. Більше того, абз. 4 пп. 5.4.8 Закону про прибуток дозволяє включати до складу валових непідтверджені витрати (добові) без будь-яких обмежень (тобто там не йдеться про те, що добові призначені лише працівникам).

Виходить, що членам керівних органів добові повинні виплачуватись, але їх розмір не встановлений чинним законодавством (тому їх, за ідеєю, можна виплачувати в будь-якому розмірі). Найбезпечніше буде скористатись розмірами, зазначеними в Постанові № 663.

Також необхідно зауважити, що не можна відправляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3-х років (ст. 176 КЗпП). А жінок із дітьми віком від 3-х до 14-ти років або дітьми-інвалідами - тільки з їхньої згоди (ст. 177 КЗпП).

Строк відрядження

Строк відрядження визначається керівником (або його заступником), але не може перевищувати 30 календарних днів.

Існують винятки з правил: строки відряджень для працівників, які виїжджають для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, будівельних робіт у межах України, не можуть перевищувати періоду будівництва цих об'єктів.

Як Ви розумієте, цих строків краще не порушувати, інакше можуть виникнути проблеми з віднесенням відрядних витрат (у тому числі добових) до складу валових.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, куди його направлено. Якщо відповідно до наказу працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то після повернення йому в установленому порядку надається інший день відпочинку. Так само і коли він прибуває з відрядження у вихідний.

Водночас, необхідно знати, що за неробочі дні, які працівник провів у відрядженні, компенсація після прибуття не належить.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток за час відрядження (у тому числі і за час перебування в дорозі). Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні призначається за всі робочі дні тижня згідно із графіком роботи.

Якщо у відрядження відправляється сумісник, то зберігається його середній заробіток на підприємстві-відправнику. До речі, не є винятком ситуація, коли працівника направляють у відрядження одночасно за основним місцем роботи і за сумісництвом - тоді середній заробіток зберігається на обох місцях, а витрати на відрядження розподіляються за згодою між підприємствами.

Які документи потрібно оформити
для відправлення у відрядження

Відправлення працівника підприємства у відрядження здійснюється на підставі:

- наказу (розпорядження);

- посвідчення про відрядження;

- журналу реєстрації посвідчень про відрядження.

Почнімо з наказу. У ньому обов'язково зазначають: пункт призначення, назву підприємства, куди відряджається працівник, строк і мету відрядження.

Декілька слів про те, навіщо складається кошторис витрат. Річ у тім, що чинне законодавство зобов'язує підприємство видати аванс на відрядні витрати (добові, проїзд, проживання тощо). Саме тому найкраще скласти кошторис, де розрахувати суму авансу, якою необхідно забезпечити працівника.

Крім того, на відрядженого виписується посвідчення, форма якого затверджена наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260.

Посвідчення потрібне насамперед для того, щоб за позначками у ньому визначити фактичний час перебування у відрядженні, тобто час вибуття і прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник відряджений до різних населених пунктів, то такі позначки проставляються у кожному з них. Без позначок добові не виплачуються.

Записи в посвідченні завіряють тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, яка наказом (розпорядженням) керівника підприємства зобов'язана здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження і прибувають з нього.

Іноді працівники податкових органів вимагають, щоб на посвідченні стояла або основна печатка, або спецпечатка з написом “Для посвідчень про відрядження”(З посвідченням про відрядження можна ознайомитись: Розділ "Довідники", підрозділ "Облікові реєстри та первинні документи бухгалтерського обліку", папка "Бланки формата Word" ). А інші (наприклад, “Для податкових накладних”, “Для договорів”) не застосовуються. Знайте, жодних законодавчих підстав ця вимога не має, тому що всі перераховані вище печатки використовуються в господарській діяльності.

Єдина вимога - печатка повинна бути круглої або трикутної форми, а не штампом (наприклад, прямокутною).

Товариство з обмеженою відповідальністю “МОЛОКО”

НАКАЗ № 35
про направлення у відрядження

Наказую

1. Направити у відрядження Василенка Петра Петровича (менеджера) для укладення договору до ПП “Дніпро-97” (м. Дніпропетровськ) строком на 10 днів (з 5 квітня 2005 року по 14 квітня 2005 року).

2. Видати Василенку П. П. аванс згідно з таким кошторисом:

І ще - потрібно внести відповідні записи до спеціального журналу за формою відповідно до додатка 1 до Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Форма Журналу реєстрації посвідчень про відрядження

Видача авансу

Перед від'їздом у відрядження працівнику повинні видати грошовий аванс у межах суми, призначеної для оплати проїзду, наймання житлового приміщення і добових.

Ця сума розраховується приблизно, тому що не завжди можна заздалегідь прорахувати відрядні витрати. Якщо з добовими все більш-менш зрозуміло (хоча не можна зі цілковитою впевненістю сказати, що відрядження не буде продовжено чи скорочено), то з проживанням і проїздом ситуація може прояснитись лише після приїзду. Більше того, законодавством не передбачено конкретної методики підрахунку авансу. Тому для обґрунтування розміру видаваного авансу складається кошторис (приклад його розрахунку наведено у наказі).

Необхідно зауважити, що за невидачу авансу посадові особи підприємства можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності в розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Аванс може видаватись як у готівковій (з каси), так і в безготівковій формі (шляхом перерахування коштів на рахунок, яким можна користуватись за допомогою платіжних карток).

Звертаємо увагу на існуючі обмеження:

- чинним законодавством зазначено, що аванс повинен бути виданий, отже це можна зробити будь-коли. Щоправда, існує умова наявності наказу про відрядження, тому що без нього не буде жодних підстав для видачі авансу. А це загрожує неможливістю застосування “відрядних” термінів звітності за аванс (до речі, саме такої ж думки дотримується і НБУ в листі від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6868).

- аванс дається за умови, що цей працівник відзвітувався за раніше отримані суми. За видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів передбачені штрафні санкції в розмірі 25 % таких сум (ст. 1 Указу Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12.06.95 р. № 436/95).

Далі буде…

“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, N 13, липень 2005 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей

• Відрядження по Україні