Обов'язки головного бухгалтера
Ми розглянемо, що належить до функціональних обов’язків головного бухгалтера. Це дуже важливо, оскільки на деяких підприємствах на бухгалтера намагаються “повісити” безліч різних питань, вирішення яких не належить до його компетенції. Прочитавши цю консультацію, Ви зможете переконливо довести, яка робота не Ваша.
Отже, згідно з нормами чинного законодавства обов'язки головного бухгалтера не безмежні. Більше того, деякі з них уточнені в Посадовій інструкції.
На жаль, для бухгалтерів немає свіжого нормативу, але існує прийняте ще за часів СРСР Положення про головних бухгалтерів, затверджене постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 р. № 59 (далі - старе Положення).
У зв'язку з тим, що цей норматив дуже старий, тривалий час не вщухали суперечки щодо поширення його норм на українських бухгалтерів. Остаточну крапку в цьому питанні поставив Мінфін (лист від 17.10.2003 р. № 31-04200-30-23/148, див. на стор. 34): норми старого Положення щодо визначення кола обов'язків головного бухгалтера не повинні застосовуватись із 03.04.93 р.*
Більше того, 01.01.2000 р. запрацював Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р. № 996-ХIV (далі - Закон № 996), що також регулює права та обов'язки головних бухгалтерів. Щоправда, в Законі № 996 вони мають загальний характер.
Згідно з п. 7 ст. 8 Закону № 996, головний бухгалтер підприємства забезпечує:
- дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової звітності;
- організацію контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
- участь в оформленні матеріалів, пов'язаних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
- перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.
Тобто ці обов'язки мають загальний характер, тому керівник підприємства вправі їх уточнити, наприклад, за допомогою Посадової інструкції. Також розширенням обов'язків може стати спроба керівника укласти особливу форму трудового договору - контракт. Саме в контракті можуть бути записані особливі умови додаткових зобов'язань і відповідальності конкретного працівника.
На практиці трапляються випадки, коли керівники намагаються уникнути штрафних санкцій з боку перевіряльників шляхом перекладення відповідальності на головбуха. Детальніше зупинімось на запитанні: чи вправі підприємство включати до контракту із працівником-бухгалтером умови, згідно з якими у разі застосування контролюючими органами фінансових санкцій внаслідок неналежного виконання бухгалтером обов'язків за цим договором останній зобов'язаний відшкодувати розмір сплачених підприємством санкцій у повному обсязі?
Скажемо одразу, що такі дії з погляду трудового законодавства неправомірні. Контракт є особливою формою трудового договору і може використовуватись лише у конкретних випадках, чітко встановлених законодавством (ч. 3 ст. 21 Кодексу законів про працю України, далі - КЗпП). У свою чергу, спеціальним законодавством (таким для бухгалтерів є Закон № 996) не передбачено використання цієї форми трудового договору. Таким чином, установлення умов, що погіршують становище найманої особи (наприклад, шляхом укладення з нею контракту), є незаконним. І згідно зі ст. 9 КЗпП такий контракт вважається недійсним**, тому головний бухгалтер може відмовитись від його підписання. У принципі, якщо бухгалтер не хоче сваритись із керівником, він може підписати контракт. У будь-якому разі це не спричиняє жодних правових наслідків, тому що договір буде недійсним (усе одно що його немає).
Матеріальна відповідальність головбуха
У деяких головних бухгалтерів виникає запитання, чи є вони матеріально відповідальними особами. Ні, за винятком випадків, коли вони виконують функції касира. Сама ж робота головбуха не передбачає виконання робіт, безпосередньо пов'язаних зі зберіганням, обробленням, відпуском, перевезенням чи використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей. Інакше кажучи, якщо головний бухгалтер погодиться виконувати функції касира***, то з ним в обов'язковому порядку укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
В усіх інших випадках керівник не має права примусити укладати договір про матеріальну відповідальність. Як аргумент можна навести те, що в Переліку посад і робіт, що замінюються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, затвердженому постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24 (далі -Перелік № 447), немає посади головного бухгалтера.
Незважаючи на це, у деяких випадках головного бухгалтера може бути притягнуто до повної матеріальної відповідальності****.
Однак за шкоду, заподіяну підприємству при виконанні трудових обов'язків, працівник несе матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ст. 132 КЗпП).
Головний бухгалтер як керівник структурного підрозділу на підприємстві несе обмежену матеріальну відповідальність (п. 2 ст. 133 КЗпП), якщо шкоду заподіяно:
- зайвими грошовими виплатами;
- неправильною постановкою обліку і зберігання матеріальних чи грошових цінностей;
- невжиттям необхідних заходів щодо запобігання розкраданню, знищенню і псуванню матеріальних чи грошових цінностей.
Крім зазначеної вище відповідальності головбуха перед підприємством, передбачені також адміністративна і кримінальна відповідальність. Оскільки в публікації розглядаються взаємини головного бухгалтера і підприємства, ми не будемо говорити про покарання, що можуть бути застосовані за результатами перевірок контролюючими органами.
Посадова інструкція
Отже, для чого ж потрібна Посадова інструкція? Насамперед вона складається для того, щоб розставити всі крапки над “і” при визначенні завдань, обов'язків, функцій, прав і відповідальності працівника.
До обов'язків працедавця належить дотримання норм Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336 (далі - Довідник) (у тому числі кваліфікаційних характеристик конкретних працівників). Інструкція повинна містити повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності. При цьому, за потреби, у самій Посадовій інструкції може бути надано деякі пояснення.
Увага! Працедавець зобов’язаний дотримувати норм чинного законодавства, тому до Посадової інструкції не можна включати умови, які порушують права та соціальні гарантії працівника, передбачені трудовим законодавством. Тобто, якщо в інструкції будуть прописані такого роду умови, вони все одно вважатимуться недійсними.
Кожний працедавець установлює самостійно вирішувати, що саме писати, тому ми наведемо приблизний перелік розділів Посадової інструкції головного бухгалтера.
1. Загальні положення.
2. Завдання та обов'язки.
- Забезпечує ведення бухгалтерського обліку, дотримуючись єдиних методологічних засад, установлених Законом № 996, з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних.
- Організовує роботу бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій. Вимагає від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання первинних документів для ведення обліку.
- Вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку.
- Забезпечує складання на підставі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства, підписання її та надання в установлені строки користувачам.
- Здійснює заходи щодо надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства.
- Бере участь у підготовці та поданні інших видів звітності, які передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня відповідно до нормативних актів, затверджених формами та інструкціями.
- За погодженням із керівником підприємства забезпечує перерахування податків та зборів, проводить розрахунки з кредиторами відповідно до договірних зобов'язань.
- Здійснює контроль за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових та фінансових ресурсів.
- Бере участь у проведенні інвентаризаційної роботи на підприємстві, оформленні матеріалів, пов'язаних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства.
- Забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах.
- Організовує роботу з підготовки пропозицій для керівника підприємства щодо: визначення облікової політики підприємства, внесення змін до обраної облікової політики, вибору форми бухгалтерського обліку з урахуванням діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних; розроблення систем і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності і контролю господарських операцій; визначення прав працівників на підписання первинних та зведених облікових документів; вибору оптимальної структури бухгалтерської служби та чисельності її працівників, підвищення професійного рівня бухгалтерів, забезпечення їх довідковими матеріалами; поліпшення системи інформаційного забезпечення управління та шляхів проходження обробленої інформації до виконавців; впровадження автоматизованої системи оброблення даних бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей діяльності підприємства чи удосконалення діючої; забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріалів, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення; виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів підприємства та включення їх показників до фінансової звітності підприємства.
- Керує працівниками бухгалтерського обліку підприємства та розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки. Ознайомлює цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві.
3. Повинен знати
Головний бухгалтер повинен знати законодавство щодо порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також методичні документи щодо галузевих особливостей застосування положень (стандартів) бухгалтерського обліку; основи технології виробництва продукції, порядок оформлення операцій і організацію документообігу за розділами обліку, форми та порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на баланс, зберігання і витрачання коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей; правила проведення інвентаризацій активів та зобов'язань; економіку, організацію виробництва, праці та управління; податкову справу; основи цивільного права; трудове, фінансове, господарське законодавство.
4. Кваліфікаційні вимоги.
Головний бухгалтер (або начальник (завідувач) відділу (управління) бухгалтерського обліку): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж бухгалтерської роботи за професіями керівників нижчого рівня: для магістра - не менше 2 років, спеціаліста - не менше 3 років.
Виникає запитання: чи є підставою для неприйняття на роботу головбухом невідповідність особи цим вимогам? На нашу думку - ні. Головне, щоб рівень її кваліфікації повністю задовольняв працедавця. На підтвердження нашої думки наведемо п. 11 Загальних положень Довідника.
“11. Особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов’язки, можуть бути, як виняток, залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії”.
5. Взаємовідносини за посадою
Тут розкриваються взаємовідносини з працівниками як свого, так і інших підрозділів, умови заміщення в разі відсутності тощо.
6. Відповідальність
У цьому пункті розписується відповідальність бухгалтера за неналежне виконання своїх посадових обов'язків.
______________________
* Дата прийняття Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженого постановою КМУ від 03.04.93 р. № 250 (далі - Положення № 250).
** Нашу позицію підтверджує Комітет Верховної Ради з питань соціальної політики та праці у листі від 13.02.2003 р. № 06-3/12-84.
*** При цьому в обов'язковому порядку повинен бути відповідний наказ керівника. Інакше в головбуха не буде жодних підстав виконувати касирські функції.
**** Як приклад залучення до матвідповідальності можна навести ст. 134 КЗпП, де зазначено: “Майно чи інші цінності було отримано ним під звіт; шкоду заподіяно діяннями, що переслідуються кримінальним законодавством тощо”.
“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, № 17, вересень 2005 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)