Предоставление отпусков, расчет отпускных,
бухгалтерский учет отпускных и компенсаций

Законодательство о труде, и в первую очередь - КЗоТ и Закон Украины “Об отпусках”, устанавливает несколько видов отпусков для наемных работников:

- ежегодные оплачиваемые (основной и дополнительные);

- социальные оплачиваемые, учебные и творческие;

- дополнительный неоплачиваемый;

- дополнительные оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска, установленные учредительными и другими аналогичными документами предприятия.

Расчет отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска осуществляется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлении КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее - Порядок № 100), а также в соответствии с рядом ведомственных нормативных актов.

Ежегодный основной отпуск

Продолжительность ежегодного основного отпуска согласно ст. 74 КЗоТ и ст. 6 Закона об отпусках должна составлять не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год (рабочий год отсчитывается с даты поступления гражданина на предприятие). Тем, кто работает на предприятии первый год, ежегодный основной и дополнительный отпуска полной продолжительности предоставляются не ранее чем через шесть месяцев непрерывной работы на данном предприятии. В случае предоставления указанных отпусков до истечения такого срока их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени.

Ежегодные отпуска за второй и следующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года. Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом трудового коллектива и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности нормального отдыха.

Собственник или уполномоченный им орган обязан письменно сообщить работнику о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

По просьбе работника допускается деление ежегодного отпуска на части любой продолжительности, при условии что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней. Неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

В соответствии со ст. 75 КЗоТ и ст. 6 Закона об отпусках отдельные категории работников имеют право на увеличенный основной отпуск. В первую очередь это касается работников угольной, сланцевой, металлургической, электроэнергетической промышленности, лесной промышленности и лесного хозяйства, работников, занятых на подземных горных работах и в разрезах, карьерах и на рудниках, личного состава горноспасательных частей, научно-педагогических работников и т. д.

Подробнее говорить об этом нет смысла, поскольку по каждой из этих категорий есть свои нюансы, которые хорошо известны кадровикам и бухгалтерам соответствующих предприятий. Упомянем лишь те категории, которые встречаются во многих отраслях и могут быть интересны любому главбуху.

Во-первых, это инвалиды. Имеющим I и II группы предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, а имеющим III группу - 26 календарных дней. Во-вторых, это лица в возрасте до 18 лет, имеющие право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 календарный день. В-третьих, это сезонные работники (такой статус они получают в соответствии с Перечнем сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденным Постановлением КМУ от 28.03.97 г. № 278). Данной категории работников отпуск предоставляется пропорционально отработанному ими времени.

Ежегодный дополнительный отпуск

Ежегодный дополнительный отпуск по желанию работника может предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него. Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах,- 69 календарных дней.

Ежегодные дополнительные отпуска согласно ст. 76 КЗоТ и ст. 4 Закона об отпусках предоставляются работникам:

- за работу с вредными и тяжелыми условиями труда по Списку производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденному Постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (всем известный Список № 1),- до 35 календарных дней;

- за особый характер труда по Списку производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденному Постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (Список № 2),- до 35 календарных дней;

- за особый характер труда работникам с ненормированным рабочим днем в соответствии с внутрипроизводственными списками должностей, работ и профессий - продолжительностью до 7 календарных дней;

- в других случаях, предусмотренных законодательством.

Конкретная продолжительность ежегодных дополнительных отпусков за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договорами.

Неоплачиваемые отпуска

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются работникам предприятий как в обязательном порядке, так и по согласию работника и работодателя. Случаи, когда такие отпуска должны предоставляться в обязательном порядке, перечислены в ст. 25 Закона об отпусках.

По семейным обстоятельствам и по другой причине работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы на срок, обусловленный соглашением между работником и собственником или уполномоченным им органом, но не более 15 календарных дней в год.

В случаях, не предусмотренных законодательством, юридическое лицо вправе самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для своих работников. Оплата таких дополнительных отпусков осуществляется за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов и обязательных платежей.

Отзыв из отпуска, перенос отпуска на другой срок

Отзыв из ежегодного отпуска - событие чрезвычайное. По закону он допускается лишь с согласия работника и исключительно для предотвращения стихийного бедствия, производственной аварии или немедленного устранения их последствий, для предупреждения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия (ст. 79 КЗоТ и ст. 12 Закона об отпусках).

В то же время законодательство допускает переносы отпусков по инициативе какой-либо из сторон трудового договора на условиях ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках. Так, по требованию работника должен быть произведен перенос ежегодного отпуска на другой период в случае нарушения собственником или уполномоченным им органом срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска, несвоевременной выплаты заработной платы за время ежегодного отпуска.

Также ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке; выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы; наступления срока отпуска по беременности и родам; совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

По инициативе собственника или уполномоченного им органа ежегодный отпуск тоже можно переносить на другой период (если предоставление его в ранее оговоренный срок может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия). Но допускается это только при наличии письменного согласия работника, согласования вопроса с выборным органом трудового коллектива и при условии, что часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней будет использована в текущем рабочем году.

Исчисление стажа, дающего право на отпуск

Согласно ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона об отпусках в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, засчитываются:

- время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему предоставлялось материальное обеспечение по общеобязательному государственному социальному страхованию, за исключением отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

- время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;

- время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников;

- другие периоды работы, предусмотренные законодательством.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные отпуска, относится:

- время фактической работы с вредными или тяжелыми условиями или с особым характером работы, если работник, занят в таких условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности;

- время ежегодных основного и дополнительного отпусков за работу с вредными или тяжелыми условиями и за особый характер работы;

- время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не испытывают влияния неблагоприятных производственных факторов.

Определение количества дней отпуска

Продолжительность основного и дополнительного отпусков измеряется в календарных днях. При одновременном их предоставлении продолжительность отпусков просто суммируется.

Если на период ежегодного основного отпуска выпадают праздничные и нерабочие дни, то они согласно ст. 78-1 КЗоТ и ст. 5 Закона об отпусках увеличивают отпуск на соответствующее количество дней.

Перечень праздничных и нерабочих дней установлен ст. 73 КЗоТ: 1 января - Новый год, 7 января - Рождество Христово, 8 марта - Международный женский день, 1 и 2 мая - День международной солидарности трудящихся, 9 мая - День Победы, 28 июня - День Конституции Украины, 24 августа - День независимости Украины, а также один день (воскресенье) - Пасха и один день (воскресенье) - Троица.

Обычно на календарный год приходится 10 праздничных и нерабочих дней. В отдельные годы праздничные дни могут совпасть с нерабочими днями Пасхи и Троицы. В этом случае вместо двух дней (праздничного и нерабочего) в расчетах будет учитываться один. Теоретически возможны два таких совпадения, тогда количество не учитываемых в расчете дней будет не 10, а 8.

Расчет отпускных

Начисление выплат за время ежегодного отпуска в соответствии с Порядком № 100 и разъяснениями Министерства труда и социальной политики от 09.06.2004 г. № 18-311-1 ведется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска полные календарные 12 месяцев (или за меньший фактически отработанный период) на соответствующее количество календарных дней, за исключением дней, когда работник не работал, а также праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, с последующим умножением полученной величины на число календарных дней отпуска.

В суммарный заработок последних 12 месяцев включаются начисленные суммы:

- основной зарплаты;

- доплат и надбавок производственного характера (за сверхурочную работу, совмещение профессий, руководство бригадой);

- текущих премий;

- вознаграждений за выслугу лет;

- разовых вознаграждений по итогам года (в части, приходящейся на эти 12 месяцев);

- выплат за периоды, в течение которых за работником частично или полностью сохранялась заработная плата (время командировок, выполнения государственных или общественных обязанностей, пребывания на больничном и т. п.);

- начислений по некоторым другим позициям.

Выплата отпускных

Отпускные работникам выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска за счет средств предприятия, предназначенных на оплату труда, или за счет средств физического лица - работодателя. В учреждениях и организациях, содержащихся за счет бюджетных средств, оплата отпусков производится из бюджетных ассигнований на их содержание.

Оплата других видов отпусков, предусмотренных трудовыми, коллективными договорами и соглашениями, производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей, или за счет средств физического лица, нанимающего работников.

Финансирование пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста производится из средств соцстраха.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Согласно ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона об отпусках работник имеет право на денежную компенсацию за неиспользование ежегодного отпуска.

В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска (работнику, имеющему детей).

В случае перевода работника на работу на другое предприятие денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет такого другого предприятия.

Работник имеет право на денежную компенсацию части отпуска и в “обычных” условиях, когда он не увольняется и не переводится. По его желанию часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставляемого работнику ежегодного и дополнительного отпусков не должна быть меньше 24 календарных дней.

Не достигшим 18 лет замена каких-либо отпусков денежной компенсацией не допускается.

Бухгалтерский учет накопления и расходования средств на отпуска

В соответствии с п. 4 П(С)БУ 26 “Выплаты работникам” к текущим выплатам работникам, в частности, относятся выплаты за неотработанное время, в том числе за ежегодные отпуска. Согласно п. 7 П(С)БУ 26 такие выплаты, подлежащие накоплению, признаются обязательством через создание обеспечения в отчетном периоде.

Создание обеспечений для возмещения будущих операционных расходов, в том числе и расходов на оплату отпусков, разрешено пунктом 13 П(С)БУ 11 “Обязательства”. То есть на предприятии может быть создан резерв отпусков, средства которого будут использоваться при начислении отпускных.

Для обобщения информации о движении средств, которые по решению предприятия резервируются для обеспечения будущих расходов и платежей, и включения их в затраты текущего периода предназначен счет 47 “Обеспечение будущих расходов и платежей”.

Конкретно учет движения и остатков средств на оплату очередных отпусков ведется на субсчете 471 “Обеспечение выплат отпусков”. Сумма обеспечения определяется ежемесячно как произведение фактически начисленной работникам заработной платы и среднего процента, рассчитанного как отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду оплаты труда. На этом субсчете также учитываются суммы, предназначенные для обеспечения обязательных выплат в Пенсионный фонд, другие социальные фонды.

Документальным основанием для начисления отпускных каждому работнику и осуществления надлежащих бухгалтерских проводок является приказ руководителя предприятия, выполненный произвольно или по типовой форме П-6, утвержденной приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253.

Основные проводки

Если на предприятии не создается резерв отпусков:

- Дт 23 “Производство” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” - начисление отпускных конкретному работнику;

- Дт 23 “Производство” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов с фонда оплаты труда (ФОТ) в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - удержания из доходов физического лица (отпускника) в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 30 “Касса” - получение работником предприятия отпускных на руки.

Если политика бухгалтерского учета предприятия предусматривает создание резерва отпусков:

- Дт 23 “Производство” - Кт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - ежемесячное начисление расчетных сумм в резерв отпусков (включая средства на взносы в обязательные государственные страховые фонды с ФОТ);

- Дт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” - начисление отпускных конкретному работнику;

- Дт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов с ФОТ в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - удержания из доходов физического лица (отпускника) в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 30 “Касса” - получение работником предприятия суммы отпускных на руки.

В связи с тем что выплаты отпускных относятся к той же категории выплат, что и заработная плата, налоговый учет отпускных ведется точно так же, как и расчетов по оплате труда. Ниже в примере 3 продемонстрированы основные налоговые расчеты, начисления (удержания) и перечисления.

Пример 1. Расчет отпускных по ежегодному основному отпуску

Предприятие предоставило работнику ежегодный основной 24-дневный отпуск с 25.06.2006 г. Работник принят на предприятие 15.07.2002 г., ежегодные отпуска использовал регулярно, права на дополнительный отпуск не имеет. За последние 12 полных календарных месяцев (с 01.06.2005 г. по 01.06.2006 г.) ему были выплачены следующие суммы: 8000 грн - зарплата за выполнение трудовых обязанностей непосредственно на предприятии, 2320 грн - сохраняемая зарплата за время пребывания в командировке, 2800 грн - компенсация командировочных расходов, 150 грн - призовая выплата во время розыгрыша внутрипроизводственной праздничной лотереи. За это время работник брал три отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам (два раза по 3 дня и 5 дней).

1) Доходы, учитываемые в расчете среднедневной зарплаты, составят:

8000 + 2320 = 10 320 грн.

2) Учитываемое количество календарных дней:

365 (количество календарных дней в году) – 11 (отпуска за свой счет) – 10 (официальные праздничные и нерабочие дни) = 344 дня.

3) Среднедневная зарплата:

10 320 / 344 = 30 грн/день.

4) Сумма отпускных:

30 грн/день х 24 дня = 720 грн.

В целях налогообложения отпускных налогом с доходов физических лиц и применения налоговой социальной льготы сумма отпускных будет разбита на две части пропорционально количеству оплачиваемых дней отпуска, приходящихся на первый и второй месяцы: 6 оплачиваемых дней в июне (с 25.06 по 30.06) и 18 оплачиваемых дней в июле, что в денежном выражении составит соответственно 180 и 540 грн.

Так как на период отпуска приходится 1 праздник (28 июня - День Конституции), то отпуск продлевается на один день. Датой выхода на работу будет 20.07.2006 г.

Пример 2. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск

Работница, принятая на работу 01.09.2001 г., уволилась с предприятия с 05.06.2006 г. Все предыдущие ежегодные отпуска она использовала, права на дополнительный отпуск не имеет. Ежегодный отпуск за текущий рабочий год ею не использован.

Отработанный период текущего рабочего года составляет 10 месяцев и 4 дня, или 307 календарных дней (с 01.09.2005 г. по 04.06.2006 г.). Из них 7 - праздничные и нерабочие дни.

За отработанную часть рабочего года работнице была начислена зарплата и приравненные к ней выплаты в сумме 12 000 грн.

Среднедневной заработок за период, таким образом, составил:

12 000 / (307 – 7) = 40 грн/день.

Количество дней отпуска, подлежащих компенсации, определяется из такого отношения:

Компенсация за эти дни составит:

40 х 20,3 = 812 грн.

Пример 3. Расчет начислений и удержаний по отпускным в обязательные государственные фонды, налога с доходов физических лиц, суммы, подлежащей выдаче на руки

Работнику предоставлен 24-дневный ежегодный отпуск с 27.05.2006 г. и начислены отпускные 1200 грн. Зарплата работника за отработанную часть мая составила 1800 грн.

Предприятие не пользуется льготными ставками по налогообложению и платежам в фонды. Ставка взносов в фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний - 1,5%. Политика бухгалтерского учета предприятия не предусматривает создания резерва отпусков.

Требуется:

1) распределить отпускные между двумя месяцами, на которые приходится отпуск;

2) начислить взносы в государственные целевые фонды с ФОТ;

3) начислить удержания в государственные целевые фонды с доходов физического лица;

4) исчислить налог с доходов физических лиц;

5) определить сумму отпускных и текущей зарплаты, подлежащую выдаче на руки работнику.

Рассчитываем:

1) Определяем, какая часть суммы отпускных относится к маю, а какая к июню.

Из 24 оплачиваемых дней 4 дня приходятся на май, а 20 на июнь. Таким образом, на май приходится сумма:

1200 х 4 / 24 = 200 грн.

На июнь, соответственно, приходится сумма:

1200 х 20 / 24 = 1000 грн.

2) Размеры взносов в государственные фонды с ФОТ за май составят:

- в Пенсионный фонд:

2000 грн (то есть 200 грн отпускных + 1800 грн зарплаты за май) х 31,8% = 636 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности:

2000 х 2,9% = 58 грн;

- в Фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний:

2000 х 1,5% = 30 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы:

2000 х 1,3% = 26 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за май: 750 грн.

Размеры взносов в государственные целевые фонды с ФОТ за июнь составят:

- в Пенсионный фонд:

1000 х 31,8% = 318 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности:

1000 х 2,9% = 29 грн;

- в Фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний:

1000 х 1,5% = 15 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы:

1000 х 1,3% = 13 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за июнь: 375 грн.

3) Удержания в государственные целевые фонды из доходов работника за май составят:

- в Пенсионный фонд:

2000 х 2,0% = 40 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности:

2000 х 1,0% = 20 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы:

2000 х 0,5% = 10 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за май: 70 грн.

Удержания в государственные целевые фонды из доходов работника за июнь составят:

- в Пенсионный фонд:

1000 х 2,0% = 20 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности:

1000 х 1,0% = 10 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы:

1000 х 0,5% = 5 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за июнь: 35 грн.

4) Налог с доходов физических лиц:

за май: (2000 – 40 – 20 – 10) х 13% = 250,9 грн;

за июнь: (1000 – 20 – 10 – 5) х 13% = 125,45 грн.

Всего подлежит перечислению в бюджет за май и июнь: 376,35 грн.

Право на социальную налоговую льготу отсутствует в обоих месяцах, так как налогооблагаемый доход превышает 680 грн.

5) На руки будет выдано: 3000 (сумма, состоящая из отпускных и текущей зарплаты) – 70 (удержания за май) – 35 (удержания за июнь) – 250,9 (налог с доходов физических лиц за май) – 125,45 (налог с доходов физических лиц за июнь) = 2518,65 грн.

Бухгалтерский и налоговый учет см. ниже в таблице:

Евгений Потапов,
бухгалтер-эксперт еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс”, № 27-28/2006 (№ 183-184), от 27.06.2006 г.

Документи що посилаються на цей