ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ ПО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСАХ
НАКАЗ
04.08.2006 N 313
Про затвердження Положення про порядок
ведення претензійної та позовної роботи в Комітеті
З метою запровадження єдиного порядку ведення претензійної та позовної роботи в Комітеті відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. N 690 "Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади державного підприємства, установи, організації" наказую:
1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в Комітеті (додається).
2. Керівникам структурних підрозділів Комітету забезпечити виконання цього Положення.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Жмуцького В.В.
В. о. Голови В.В.Жмуцький
Додаток
Положення
про порядок ведення претензійної
та позовної роботи в Комітеті
1. Загальні положення
1.1. Дане положення розроблене відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. N 690.
1.2. Юридичне управління надає практичну та методичну допомогу структурним підрозділам Комітету в організації ведення претензійної роботи та здійснює ведення позовної роботи.
1.3. Недодержання встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням державної дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством України.
Керівники структурних підрозділів та інші посадові особи Комітету зобов'язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов в задоволенні обгрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обгрунтовані претензії.
Здійснення контролю за додержанням структурними підрозділами встановленого в Комітеті порядку пред'явлення і розгляду претензій, покладається на Юридичне управління.
Юридичне управління веде журнали обліку претензій та позовних заяв, пред'явлених Комітетом, та до нього.
До претензійно-позовної роботи відноситься:
- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;
- пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;
- підготовка відповідей (відзивів) та заяв про перегляд рішень, ухвал, постанов суду;
- представництво інтересів Комітету в судах;
- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовних матеріалів);
- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;
- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;
- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.
1.4. Порядок досудового врегулювання спорів визначається процесуальним законодавством, яке регулює конкретний вид відносин.
2. Порядок пред'явлення претензій
2.1. Комітет, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником його прав та інтересів, звертається до контрагента з письмовою претензією.
2.2. При наявності підстав та обгрунтованості вимог матеріали для пред'явлення претензії готує структурний підрозділ Комітету відповідно до його функцій в господарській діяльності.
2.3. У претензії зазначаються:
- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона пред'являється;
- номер і дата;
- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія і докази, що їх підтверджують; посилання на відповідні нормативні акти;
- вимоги заявника;
- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;
- платіжні реквізити заявника претензії;
- перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;
- документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.
2.4. Претензія після правової оцінки Юридичного управління підписується Головою Комітету або його заступником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом, чи вручається під розписку.
2.5. Юридичне управління реєструє претензію в журналі обліку, здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей від підприємств, яким були пред'явлені претензії.
У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.
2.6. Претензія має бути розглянута відповідачем у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначене законодавством.
2.7. Про фактичне виконання претензії Юридичне управління здійснює відповідний запис в журналі обліку претензій.
2.8. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, претензійні матеріали з висновком та документами, що обгрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами в Юридичне управління для підготовки позову.
Необхідна кількість екземплярів документів визначається в кожному окремому випадку залежно від числа відповідачів та ведення позовного провадження.
3. Порядок розгляду претензій
3.1. Голова Комітету або його заступник при надходженні претензій розглядає їх та надсилає на перевірку структурному підрозділу та Юридичному управлінню для виконання.
3.2. При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:
- наявність всіх документів, що підтверджують обгрунтованість претензії;
- правильність складання розрахунку;
- наявність правових підстав для визначення чи відхилення претензії.
3.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.
Строки розгляду претензій обчислюються з дня одержання претензії і можуть бути подовжені на час, необхідний для досилання заявником на вимогу другої сторони додаткових документів.
У випадку відмови заявника претензії виконати обгрунтовані вимоги другої сторони щодо подання додаткових документів або залишення цих вимог без відповіді, що перешкодило врегулюванню спору в догосподарському порядку, господарський суд може віднести повністю або частково на позивача господарські витрати, хоча би позов і було задоволено.
Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у Комітета. Якщо при розгляді справи буде встановлено, що відсутність витребуваних додаткових документів не перешкоджала розгляду претензії або ці документи безумовно повинні були знаходитись у другої сторони, однак боржник не дав відповіді по суті претензії чи порушив строк її розгляду, господарський суд може застосувати до відповідача санкції та покласти на нього повністю або частково державне мито.
Порядок досудового врегулювання спору вважається додержаним позивачем незалежно від того, що він не надіслав на вимогу другої сторони відсутні в останньої додаткові документи.
Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.
3.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються Юридичним управлінням у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку через Загальний відділ.
3.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обгрунтованості претензійних вимог.
3.6. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами.
3.7. Висновок з претензійними матеріалами передається в Юридичне управління.
3.8. Юридичне управління з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.
3.9. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються, у необхідних випадках, документи, що спростовують претензійних вимог повністю або частково.
Проект відповіді повинен містити: найменування та адреси підприємств (які дають і яким дається відповідь), дату і номер претензії, на яку дається відповідь.
3.10. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються подані до неї оригінали документів.
3.11. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості, зміна продукції та ін.). Керівництву Комітету надається письмовий висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення претензійних вимог.
3.12. Відповідь на претензію підписується Головою Комітету або його заступником після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером та Юридичним управлінням.
3.13. Управління фінансів, бухгалтерського обліку та звітності (далі - Управління фінансів) надає Юридичному управлінню платіжне доручення про перерахування заборгованості, а відповідний структурний підрозділ - копію документа про відправлення матеріальних цінностей в залежності від способу задоволення претензійних вимог.
3.14. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.
3.15. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) залишаються в Юридичному управлінні.
3.16. Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій.
3.17. Залишення претензії без відповіді не допускається.
4. Ведення позовної роботи
4.1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів на них, здійснюється Юридичним управлінням.
4.2. Порядок пред'явлення позовів.
4.2.1. Позовна заява складається Юридичним управлінням.
4.2.2. Позовна заява повинна містити найменування та адресу суду, сторін, ціну позову (якщо позов підлягає грошовій оцінці), зміст позовних вимог, виклад обставин, на яких грунтуються вимоги та документи, що їх підтверджують, розрахунок сум позову та законодавство, на підставі якого подається позов.
4.2.3. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, в т. ч. платіжне доручення про сплату державного мита у встановленому порядку і розмірі, та докази про те, що копія позовної заяви надіслана відповідачу.
4.2.4. Позовна заява подається до суду в письмовій формі і підписується Головою та реєструється в журналі обліку позовних заяв.
4.2.5. Позовна заява надсилається суду (копія відповідачеві) рекомендованим або цінним листом.
4.2.6. Після одержання ухвали суду про порушення провадження у справі за резолюцією Голови Комітету або його заступника Юридичне управління з відповідним структурним підрозділом виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.
4.2.7. Рішення, ухвала, постанова суду аналізується відповідним структурним підрозділом та Юридичним управлінням. По результатах цього аналізу Голові Комітету або його заступнику вносяться пропозиції щодо їх оскарження.
4.2.8. Скарга на рішення, ухвалу, постанову повинна містити:
- найменування суду, до якого подається скарга;
- найменування суду, що прийняв рішення, ухвалу, постанову;
- номер справи та дату прийняття рішення, ухвали, постанови;
- найменування сторін;
- вимоги особи, яка подає апеляційну скаргу;
- підстави, з яких порушено питання про перегляд рішення, ухвали, постанови з посиланням на законодавство і матеріали справи.
4.2.9. Заява (скарга) на рішення, ухвалу, постанову підписується Головою Комітету.
4.2.10. Заява (скарга) на рішення, ухвалу, постанову подається в строки, встановлені чинним процесуальним законодавством.
4.2.11. Заява (скарга) на рішення, ухвалу, постанову подається до суду, який розглянув справу. Копія заяви надсилається другій стороні (сторонам).
4.3. Порядок підготовки відзивів на пред'явлені позови.
4.3.1. Позовні заяви, одержані Комітетом поштою або наручно (від уповноваженої особи) реєструються в Загальному відділі і в той же день передаються для резолюції Голові Комітету або його заступнику, потім - в Юридичне управління для виконання.
4.3.2. Юридичне управління реєструє позовні заяви в журналі обліку, вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх.
4.3.3. Інші процесуальні документи, що надійшли до Комітету приймаються та реєструються в порядку, який визначений для прийняття та реєстрації позовних заяв.
4.3.4. При необхідності Юридичне управління передає позовну заяву у відповідний структурний підрозділ, який в 10-денний строк зобов'язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.
4.3.5. На основі одержаних документів Юридичне управління готує мотивований відзив.
4.3.6. Відзив повинен містити:
- найменування позивача і номер справи;
- мотиви повного або часткового відхилення вимог позивача з посиланням на законодавство;
- докази, що обгрунтовують відхилення позовної вимоги;
- перелік документів та інших доказів, що додаються до відзиву (у тому числі про надіслання копій відзиву і доданих до нього документів позивачеві, іншим відповідачам, в залежності від обставин - прокурору).
4.3.7. Після одержання рішення, ухвали, постанови суду виконуються пп. 4.2.7 - 4.2.11 цього Положення.
4.4. Комітет здійснює контроль щодо реалізації вимог виконавчих документів.
Про надходження грошових сум за претензіями, визнаними відповідачами за рішеннями суду, а також про перерахування підприємством сум у випадках визнання претензій та грошових стягнень за рішеннями суду Управління фінансів повідомляє Юридичне управління, про що вносяться відповідні відмітки в журнали обліку претензій та позовних заяв.
5. Аналіз претензійної та позовної
роботи в Комітеті
5.1. Юридичне управління аналізує стан претензійно-позовної роботи за квартал, рік. Структурні підрозділи надають необхідні для цього дані.
5.2. Результати аналізу Юридичним управлінням викладаються письмово з цифровими даними.
5.3. Аналіз може здійснюватись шляхом наведення найхарактерніших претензій, позовів, причин та умов їх виникнення;
5.4. Результати аналізу претензійної та позовної роботи подаються Голові Комітету або його заступнику.
6. Реєстрація та зберігання претензійних
і позовних матеріалів в Комітеті
6.1. Претензійні та позовні матеріали, одержані Комітетом, реєструються Загальним відділом як вхідна кореспонденція, а ті, що надсилаються - як вихідна кореспонденція.
6.2. Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до претензійних та позовних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки.
6.3. При реєстрації претензій чи позовних заяв перевіряється наявність всіх документів, зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів, зазначених в додатку, працівниками Загального відділу складається акт за підписом не менше 3-х осіб.
6.4. Загальний відділ після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції Голови Комітету або його заступника в той же день передає ці документи в Юридичне управління, яке здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, формує справу.
6.5. Претензійні та позовні матеріали Комітету і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках.
6.6. Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються Юридичним управлінням протягом трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.
Заступник начальника Юридичного управління О.В.Скороход