МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ
ЛИСТ
16.05.2005 № 06-466
Завідувачам Київських державних
нотаріальних контор
Завідувачу Київського міського державного
нотаріального архіву
Приватним нотаріусам Київського міського
нотаріального округу
Щодо оформлення запитів відповідно до
Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних,
сімейних та кримінальних справах при оформленні спадкових справ
Київське міське управління юстиції, в зв'язку з неодноразовим поверненням неналежно оформлених запитів, необхідних для оформлення спадкових справ, які надсилаються до країн СНД роз'яснює; що такі запити оформляються відповідно до вимог ст. 5, 7, 17 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року, Протоколу до вказаної Конвенції та вимог Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 07.10.2002 року, прийняту в м. Кишиневі.
Звертаємо Вашу увагу на те, що відповідно до Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року та Протоколу до вказаної Конвенції до складу держав, які підписали вказану Конвенцію та Протокол входять таю країни СНД: (Азербайджанська Республіка, Республіка Молдова, Республіка Вірменія, Російська Федерація, Республіка Бєларусь, Республіка Таджикистан, Грузія, Туркменистан, Республіка Казахстан, Республіка Узбекистан, Киргизька Республіка, Україна).
До Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 07.10.2002 року, прийняту в м. Кишиневі, входять наступні держави: (Азербайджанська Республіка, Республіка Вірменія, Республіка Бєларусь, Грузія, Республіка Казахстан, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Російська Федерація, Республіка Таджикистан, Україна).
У разі, якщо для вчинення нотаріальних дій (оформлення спадщини) державному нотаріусу України необхідно витребувати від компетентних органів країн СНД документи (копії актових записів, спадкові справи, наявність рахунків та ін.) нотаріус робить відповідний запит.
При цьому акцентуємо Вашу увагу на те, що при оформленні письмового запиту про правову допомогу, який надсилається до будь-якої країни СНД, необхідно дотримуватись положень ст. 7 вищезазначених Конвенцій, згідно яких такий запит надсилається до територіального управління юстиції.
В свою чергу, на підставі ст. 5 Протоколу до вищевказаної Конвенції, територіальний орган управління юстиції надсилає запит до компетентних органів іншої держави для вжиття необхідних заходів.
В запиті про правову допомогу мають бути вказані: (найменування державної нотаріальної контори яка запитує; найменування нотаріальної контори, нотаріального округу, прізвище та ініціали нотаріуса, яких запитують; підстави з яких надсилається запит; прізвища, ім'я по батькові осіб щодо яких робиться запит вказуються повністю прописом; при необхідності вказується дата та місце народження, останнє місце проживання; для юридичних осіб - їх найменування та місце знаходження; при наявності представників їх прізвища, ім'я по батькові; а також інші відомості обхідні для виконання запиту).
Такі запити виготовляються в двох примірниках, перший з яких відповідно до вимог ст. 15 Закону України “Про нотаріат” виконується державною мовою та залишається в справах управління юстиції, а другий - російською мовою, який в свою чергу надсилається управлінням юстиції на запит (ст. 17 Конвенції 22.01.1993 р., та Конвенції від 07.10.2002 р.).
Відповідно до вимог Конвенції, запит підписується особою, в провадженні якої знаходиться справа, скріплюється гербовою печаткою, а також на запиті проставляється кутовий штамп з вихідним номером, датою та контактним телефоном.
При цьому акцентуємо Вашу увагу на те, що спадкові справи знаходяться в провадженні державної нотаріальної контори, тому відповідно до загальних правил ведення нотаріального, запит підписується керівником установи, а саме завідувачем державної нотаріальної контори та вказується виконавець, який підготував цей запит.
У разі, якщо до державних нотаріусів України для надання правової допомоги надходить запит через управління юстиції від нотаріусів країн СНД, то у цьому випадку нотаріуси готують відповідь у формі, яку застосовуємо при наданні запитів до компетентних органів країн СНД.
Також, при направленні письмової відповіді на запит, необхідно додавати копії витребовуваних документів. На таких копіях нотаріус робить напис: “З оригіналом - вірно”, ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою. Якщо копії документів виготовляються на декількох аркушах, то копії прошнуровуються, пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса та скріплюється печаткою.
В зв'язку з вищевикладеним попереджаємо Вас про уважне ставлення та неприпустимість в подальшому порушень вимог вищевказаних Конвенцій.
Перший заступник начальника управління В.М. Синявська