Представницькі витрати в обліку торговельного підприємства

Багато торговельних підприємств у процесі здійснення своєї господарської діяльності зіштовхуються з необхідністю проведення прийомів, презентацій, з метою яких є залучення потенційних партнерів, проведення переговорів для встановлення договірних відносин, безпосереднє ознайомлення з продукцією підприємства. Затрати, пов’язані з організацією таких заходів, можна охарактеризувати як представницькі витрати.

Нормативним документом, який дає визначення представницьким витратам, а також регламентує їх склад і документальне оформлення, є спільний наказ Міністерства фінансів України та Міністерства економіки України “Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок і порядок їх витрачання” від 12.11.93 р. № 88 (далі - Наказ № 88).

Поняття представницьких витрат наводиться також у Методичних рекомендаціях з формування собівартості продукції (робіт, послуг), затверджених наказом Державного комітету промислової політики України від 02.01.2001 р. № 47 (далі - Методрекомендації), однак даний документу частині визначення представницьких витрат дублює норми Наказу № 88.

Звертаємо Вашу увагу на те, що наказом Міністерства фінансів України та Міністерства економіки України від 15.06.95 р. № 104/94 до Наказу № 88 внесені зміни, відповідно до яких він втратив чинністьу частині, що регулює витрати госпрозрахункових організацій і підприємств.

Оскільки інші нормативні документи крім згаданого Наказу № 88 і Методрекомендацій, які б давали визначення представницьким витратам, відсутні, вважаємо, що підприємствам можна й потрібно керуватися положеннями Наказу № 88 і Методрекомендацій, зокрема, складом представницьких витрат, а також вимогами до їх документального оформлення. Тим більше, що норми цих документів не суперечать нормам Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р. № 996-ХIV (далі - Закон про бухоблік). Нагадаємо, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення таких операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Тому повинно бути документальне оформлення представницьких витрат відповідно до Наказу № 88 і Методрекомендацій. І ще, норми Наказу № 88 у частині бухгалтерського обліку в даний момент не застосовуються, так як у зв'язку із прийняттям Закону про бухоблік змінено план рахунків і використовуються нові правила бухгалтерського обліку (нацстандарти).

Згідно з п. 1 Наказу № 88 представницькі витрати - це затрати на прийом та обслуговування іноземних представників, делегацій і представників інших підприємств, які прибули за запрошеннями для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, встановлення та підтримки взаємовигідного співробітництва й вирішення питань, пов'язаних з комерційною діяльністю.

До представницьких витрат відносять затрати приймаючої сторони на:

- проведення офіційного прийому представників (сніданку, обіду, вечері);

- транспортне забезпечення;

- проведення заходів культурної програми;

- буфетне обслуговування під час переговорів;

- оплату послуг перекладача, який не входить до штату підприємства, установи;

- оплату номерів у готелях.

Обов'язковою умовою для віднесення витрат до представницьких є їх підтвердження первинними документами, в яких зазначаються:

- дата, місце та програма проведення ділової зустрічі (прийому);

- запрошені особи;

- представники підприємства, що приймає делегацію;

- розмір очікуваних витрат.

Розпорядженням керівника підприємства (установи) визначається коло осіб, які мають відношення до прийому представників інших підприємств.

Підприємству при оформленні представницьких витрат необхідно мати наступні документи:

- наказ (розпорядження) керівника підприємства (установи) про проведення прийому (презентації);

- програму проведення прийому (презентації);

- плановий кошторис майбутніх витрат;

- звіт про фактично понесені витрати.

При наявності нижчеподаних документів підприємство виконає всі норми законодавства та понесені ним витрати будуть задокументовані для податкового* й бухгалтерського обліку.

Пропонуємо Вашій увазі приклади складання вищевказаних документів:

ПП “Володимиров і К°”

Наказ № 27/1 -2

Про проведення офіційного прийому представників ПП “Н.Т.В”
з метою реклами власної продукції та укладання договору
про її постачання в 2007 році.

1. Запросити делегацію ПП “Н.Т.В” для проведення переговорів 1 жовтня 2006 року.

2. Встановити, що з боку ПП “Володимиров і К°” у переговорах беруть участь наступні особи:

- генеральний директор - Казанков Н. В.;

- комерційний директор - Моргунова Т. В.

3. Відповідальним за проведення переговорів, а також зустріч і розміщення гостей призначити Моргунову Т. В.

4. Моргуновій Т. В. представити програму заходів, а також кошторис витрат на затвердження генеральному директору до 30.09.2006 р.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Затверджую:
генеральний директор ПП “Володимиров і К°”
Казанков В. Н. __________дата: 27.09.2006 р.

Програма
проведення прийому делегації ПП “Н.Т.В”

Затверджую:
генеральний директор ПП “Володимиров і К°”
Казанков В. Н. ________ дата: 27.09.2006 р.

Кошторис
представницьких витрат на проведення прийому делегації ПП “Н.Т.В”

Затверджую:
генеральний директор ПП “Володимиров і К°”
Казанков В. Н. ________ дата: 02.10.2006 р.

Звіт
про виконання кошторису представницьких витрат
на проведення прийому делегації ПП “Н.Т.В”

Бухгалтерський облік представницьких витрат

Для бухгалтерського обліку представницькі витрати є затратами звітного періоду.

Відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку № 16 “Витрати”, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318 (далі - П(С)БО № 16);

- витрат на збут (наприклад, затрати, пов'язані з презентацією нового товару, роздачею рекламних зразків) (п. 19 П(С)БО № 16).

Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291 (далі - Інструкція № 291), облік сум адміністративних витрат ведеться на рахунку 92 “Адміністративні витрати”, облік витрат на збут - на рахунку 93 “Витрати на збут”.

Податковий облік представницьких витрат

Закон України “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі - Закон про прибуток) представницькі витрати відносить до складу затрат подвійного призначення. Тобто, до складу валових витрат вони можуть бути включені при дотриманні певних умов.

Відповідно до пп. 5.4.4 Закону про прибуток до валових витрат включаються затрати на організацію прийомів, презентацій і свят, придбання та розповсюдження подарунків, включаючи безкоштовну роздачу зразків товарів або безкоштовне надання послуг (виконання робіт) у рекламних цілях, але не більше двох відсотків від оподатковуваного прибутку платника податків за попередній звітний (податковий) рік.

Таким чином, дуже важливо правильно оформити первинні документи, які б указували на рекламний характер проведених заходів та їх зв'язок з господарською діяльністю підприємства. У всіх документах необхідно чітко формулювати мету проведення заходів: реклама нової продукції або послуг, розширення ринка збуту, переговори з метою складання договору або протоколу про наміри.

Наступним обмеженням віднесення представницьких витрат до складу валових є встановлений пп. 5.4.4 Закону про прибуток розмір таких валових витрат – 2 % від оподатковуваного прибутку за попередній звітний рік. Таким чином, право на валові витрати в частині понесених представницьких затрат можуть мати тільки ті підприємства, в яких був прибуток за попередній звітний рік.

Фактичні затрати, які перевищують суму в розмірі 2 %, до складу валових витрат не включаються.

Приклад

Приватне підприємство “Володимиров і К°” у жовтні 2006 року понесло представницькі витрати на суму 9 791,67 грн. (без ПДВ). Оподатковуваний прибуток за 2005 рік склав 450 000 грн.

Визначаємо максимальну суму представницьких затрат, які мають право на включення до складу валових витрат у 2006 році:

450 000 x 2 % = 9 000 грн.

Включаємо до складу валових витрат представницькі затрати в сумі 9 000 грн., оскільки фактичні витрати перевищують припустимий розмір.

У Декларації з податку на прибуток представницькі витрати відповідно до вимог наказу ДПАУ “Про затвердження форми декларації з податку на прибуток і Порядку її складання” від 29.03.2003 р. № 143 відображаються за рядком 04.13 “Інші витрати, крім визначениху 04.1 - 04.12”.

З питання віднесення ПДВ до складу податкового кредиту, сплаченого в складі представницьких витрат, на сьогоднішній день існує наступне обмеження. Відповідно до пп. 7.4.1 Закону України “Про податок на додану вартість” від 03.04.97 р. № 168/97-ВР податковий кредит звітного періоду складається із сум податків, нарахованих (сплачених) платником податків у зв'язку з придбанням або виготовленням товарів (послуг) з метою їх наступного використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності платника податків. Отже, якщо первинні документи оформлені правильно та підтверджують зв'язок здійснених представницьких витрат з господарською діяльністю підприємства, податковий кредит при підтвердженні відповідними податковими накладними виникає в повному обсязі.

У Декларації з ПДВ податковий кредит за представницькими витратами відповідно до вимог наказу ДПАУ “Про затвердження форми податкової декларації та Порядку її заповнення і подання” від 30.05.97 р. № 166 відображаються за рядком 10.1.

Облік представницьких витрат наведений у Таблиці.

Таблиця

Облік представницьких витрат

_______________________

* У частині пода ткового обліку ПДВ, для віднесення до складу податкового кредиту сум ПДВ необхідна ще й податкова накладна, оформлена в установленому законодавством порядку.

“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, № 20, жовтень 2006 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей