Заповнюємо податкову накладну без помилок
Порядковий номер*
Обов'язкові реквізити
Порядковий номер податкової накладної має відповідати порядковому номеру Реєстру отриманих і виданих податкових накладних. Відповідно до форми Реєстру, наведеної в графі 1, нумерація його рядків кожного місяця починається з одиниці.
При складанні податкової накладної філією номер записується через дріб: у чисельнику - порядковий номер, а в знаменнику - код (номер, шифр), присвоєний головним підприємством такій філії.
Інші знаки (крапки, риски, літери) у порядковому номері податкової накладної використовувати не можна, тому що цей реквізит є обов'язковим, від якого залежить дійсність податкової накладної.
Виняток становить позначка “ЗЦ”, що проставляється через дріб до порядкового номера податкової накладної, виписаної на перевищення звичайної ціни над фактичною.
Дата виписування**
Обов'язкові реквізити
Податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов'язань.
У загальному випадку дата виникнення податкових зобов'язань визначається згідно з пп. 7.3.1 Закону про ПДВ, тобто за першою подією: за датою відвантаження товарів (підписання акту про надання послуг) або оплати.
Існують спеціальні правила визначення дати податкових зобов'язань для комітентів/комісіонерів, для операцій з реалізації через торговельні автомати (пп. 7.3.2), для продаж з використанням карток і чеків (пп. 7.3.3), для передачі об'єкта у фінансовий лізинг (пп. 7.3.4), для виконавців довгострокових договорів (пп. 7.3.7), для податкових агентів, які отримують послуги від нерезидентів (пп. 7.3.6), для експортерів товарів (пп. 7.3.8), для суб'єктів, які застосовують касовий метод (пп. 7.3.9), а також при оплаті товарів (послуг) за рахунок бюджетних коштів (пп. 7.3.5), при поставці теплової енергії, природного газу та послуг, перерахованих у п.11.11.
Назва продавця***
Обов'язкові реквізити
Тут записується повна або скорочена назва юридичної особи, зазначена в його статутних документах, або П.І.Б. фізичної особи - платника ПДВ.
ДПАУ вимагає чітко орієнтуватися на скорочення, зафіксоване в статутних документах (лист від 30.12.2005 р. № 26268/7/16-1117).
Філії юридичних осіб, яким делеговане право виписувати податкові накладні, при заповненні цього реквізиту разом з назвою головного підприємства-платника ПДВ зазначають своє ім'я (лист ДПАУ від 27.01.2006 р. № 1540/7/16-1117).
Податковий номер платника податків
(продавця та покупця)****
Обов'язкові реквізити
У цьому полі проставляється податковий номер платника ПДВ, зазначений у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ продавця та покупця.
У полі “Індивідуальний податковий номер покупця” проставляється позначка “X” у випадках виписування податкової накладної при:
- експортних операціях;
- натуральних виплатах працівникам у рахунок зарплати;
- отриманні оподатковуваних послуг від нерезидента;
- у разі виписування підсумкової податкової накладної у ситуаціях, передбачених пп. 8.4 Порядку № 165.
У полях “Індивідуальний податковий номер продавця” та “Індивідуальний податковий номер покупця” проставляються однакові номери у випадках:
- передання товарів (послуг) у межах балансу для невиробничого використання;
- використання товарів (послуг) у неоподатковуваних і пільгових операціях;
- визнання умовного продажу товарних залишків на день анулювання реєстрації платника ПДВ;
- ліквідації ОФ і невиробничих фондів.
Місцезнаходження продавця та покупця*****
Обов'язкові реквізити
У цьому полі відзначається юридична адреса платника. Філії юридичних осіб, яким делеговано право виписувати податкову накладну, у цьому полі зазначають місцезнаходження головного підприємства - платника ПДВ, поруч з яким може відображатися й адреса філії (лист ДПАУ від 27.01.2006 р. № 1540/7/16-1117).
Опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг)******
Обов'язкові реквізити
Повний перелік товарів (робіт, послуг), які продаються, на українській або російській мові (лист ДПАУ від 15.08.2003 р. № 12846/7/15-2317-22), повинен бути відображений у графі 3 податкової накладної.
У цій графі не можна писати “передоплата за такий-то товар відповідно до договору”, а потрібно перелічити товари “поіменно” із зазначенням кількості, що відповідає сумі отриманого авансу. Якщо товар неподільний, то, навпаки, у графі 5 “Кількість (обсяг)” відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати.
У податковій накладній, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною, у цій графі також зазначається: “перевищення звичайної ціни над фактичною щодо товарів, послуг, зазначених у податковій накладній №__” (проставляється номер податкової накладної, виписаної на суму поставки цих товарів (послуг), визначену виходячи з їх договірної (контрактної) вартості). Цей екземпляр залишається у продавця та не видається покупцю.
Кількість (обсяг)*******
Обов'язкові реквізити
Кількість товарів (послуг), перерахованих у графі 3, відображається в графі 5 податкової накладної.
Якщо аванс надходить за неподільний товар, то в графі 5 відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати.
Якщо податкова накладна виписується на послугу, яка має тільки вартісий вираз, то в графі 5 зазначається: “послуги/відсотки тощо”.
Назва покупця********
Обов'язкові реквізити
Тут зазначається повна або скорочена назва, визначена в статутних документах отримувача.
Ціна поставки*********
Обов'язкові реквізити
Ціна поставки одиниці товарів (послуг) проставляється без урахування ПДВ у графі 6 податкової накладної. У звичайних випадках ціна поставки одиниці товару (послуги) без урахування ПДВ відповідає договірній ціні. Якщо договірна ціна товарів менше звичайної, у графі 6 відзначається перевищення звичайної ціни над фактичною.
Ставка податку та сума податку в цифровому значенні**********
Обов'язкові реквізити
У формі податкової накладної обсяги поставок (без ПДВ) відображаються в графах 7-10 залежно від виду операцій: оподатковуваних за ставкою 20 % (графа 7), .оподатковуваних за ставкою 0 % (графа 8 - на території України, графа 9 - експорт), звільнених від ПДВ (графа 10).
При поставці одному покупцю оподатковуваних і неоподатковуваних товарів (послуг) складаються окремі податкові накладні, тобто не допускається одночасне заповнення в одній податковій накладній графи 10 і граф 7,8,9. Винятки становлять:
- операції з поставки товарів (послуг), до яких застосовується як ставка 0 %, так і ставка 20 % (або винагорода обкладається за повною ставкою);
- нарахування на сплату відсотків або комісій у межах договору фінансового лізингу. У цих випадках складається одна податкова накладна.
Сума ПДВ відображається у графі 7 (оподатковувані операції за ставкою 20 %). У в графах 8 і 9 (оподатковувані операції за ставкою 0 %) проставляється позначка 0 %, у графі 10 (операції, звільнені від ПДВ) - позначка “без ПДВ” з обов'язковим посиланням на відповідний пункт Закону.
Загальна сума коштів,
яка підлягає сплаті з урахуванням ПДВ***********
Обов'язкові реквізити
Загальна сума оплати відображається в графі 11 податкової накладної.
Печатка та підпис************
Обов'язкові реквізити
Печатка платника-продавця повинна проставлятися на всіх екземплярах податкових накладних, на ній обов'язково повинен бути ідентифікаційний код підприємства або ідентифікаційний номер фізичної особи. Не можна завіряти податкові накладні печаткою “Канцелярія”, “Фінансовий відділ”, “Для документів”, “Для довідок” і подібними (лист ДПАУ від 26.11.99 р. № 6666/6/16-1220-27).
Філії можуть завіряти податкові накладні спеціальною круглою печаткою “Для податкових накладних”, на якій зазначено:
- назва філії;
- окремий номер, що відповідає номеру шифру або коду філії;
- ідентифікаційний код філії та індивідуальний податковий номер платника ПДВ - головного підприємства, філіям якого делеговано право виписування податкової накладної (листи ДПАУ від 04.08.99 р. № 11497/7/16-1120, від 26.11.99 р. № 17621/7/16-1220-27).
Приватний підприємець - платник ПДВ повинен проставляти на своїх податкових накладних печатку (лист ДПАУ від 18.05.99 р. № 7155/7/17-0217, п. 2 розд.IV листа ДПАУ від 04.11.99 р. № 16-1121, лист від 21.12.2005 р. № 12922/6/16-1116).
Податкова накладна підписується власноручно особою, вповноваженою платником ПДВ-продавцем. Факсимільний підпис на податковій накладній не дозволяється.
Покупець не ставить печатку та не підписує отриману від продавця податкову накладну.
______________________
* Нормативний документ: абз. “а” пп. 7.2.1 Закону України “Про податок на додану вартість” від 03.04.97 р. № 168/97-ВР (далі - Закон про ПДВ), п. 3 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПА України від 30.05.97 р. № 165 (далі – Порядок № 165), п. 1 інформаційного листа ВСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157.
** абз. “б” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, п. 6 Порядку № 165, п. 1 оглядового листа ВСУ від 23.11.2001 р. № 01-8/1271.
*** абз. “в” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ.
**** абз. “г” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, пп. 8.1 – 8.3 Порядку № 165.
***** абз. “д” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ.
****** абз. “е” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, пп. 12.2 Порядку № 165.
******* абз. “е” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, пп. 12.4 Порядку № 165, лист ДПАУ выд 02.12.2005 р. № 24078/7/16-1117.
******** абз. “є” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ.
********* абз. “ж” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, пп. 12.5, п. 19 Порядку № 165.
********** абз. “з” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, п. 9 – 11 Порядку № 165.
*********** абз. “и” пп. 7.2.1 Закону про ПДВ, пп. 12.10 Порядку № 165.
************ п. 18 Порядку № 165.
“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, № 21, листопад 2006 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)