Командировка за границу с различными видами расходов
ВОПРОС: Сотрудник нашего предприятия съездил в командировку в Россию на выставку-встречу. При этом мы оплатили по безналу один день его проживания в гостинице и выдали аванс на командировку в размере 148 долларов США. При этом на нашем предприятии установлена норма суточных для поездок в Россию 37 долларов США - без питания, 26,9 доллара США - с одноразовым питанием. Работник жил в гостинице три дня, поэтому дополнительно оплатил наличными проживание еще за два дня. Вернувшись из командировки, работник привез чек на оплату гостиницы на 6000 рублей (то есть порядка 200 долларов США), акты о предоставлении гостиничных услуг и документ об обмене валюты на сумму 300 долларов США (в справке нет печати - только подпись кассира).
У нас нет приглашения на эту выставку.
Значит ли это, что у нас не будет и валовых затрат, а также что нужно будет включить все расходы в доход работника и обложить НДФЛ? Как все это отразить в бухгалтерском и налоговом учете? Насколько страшно то, что в справке нет печати?
ОТВЕТ: По поводу валовых затрат, если тематика выставки совпадает с основным видом деятельности плательщика при наличии документов, это подтверждающих, то расходы на командировку работника могут быть включены в ВЗ.
В любом случае, даже если таковых документов и нет, эти расходы нельзя признавать доходом работника. Независимо от того, относятся ли соответствующие расходы по командировке на валовые затраты предприятия, командировка от этого не перестает быть командировкой. А следовательно, нельзя утверждать, что, выполняя в командировке задание предприятия, работник получает от этого доход*.
Касательно же остального мы считаем, что по сути у вашего предприятия в отношении данной командировки было четыре вида расходов.
Первый вид - оплата с текущего счета предприятия проживания в гостинице за один день. Эта сумма в подотчет работнику не записывается, на что указывал Минфин в письме от 25.06.2001 г. № 041-407-544/13-3885:
“В случае если предприятие осуществило оплату проездных документов и проживания в гостинице в безналичной форме (при этом документы, подтверждающие их стоимость, должны быть в оригинале), работник, направленный в командировку, составляет авансовый отчет только о получении им суточных”.
Поскольку задолженность гостиницы перед предприятием после оплаты является немонетарной, то курсовые разницы по ней не начисляются: она просто фиксируется в бухгалтерском учете по курсу НБУ на дату перечисления денежных средств и относится на расходы предприятия в этой сумме.
В налоговом учете при наличии вышеуказанных документов такая оплата относится в состав валовых затрат по балансовой стоимости валюты, перечисленной в оплату услуг гостиницы за один день проживания.
Второй вид расходов - оплата проживания в гостинице за счет аванса, выданного предприятием**. Для списания суммы этой оплаты с работника следует сначала перевести выданные доллары в рубли исходя из курса, указанного в квитанциях, выданных обменными пунктами (или наоборот - рубли в доллары, поскольку аванс был выдан в долларах и работник будет отчитываться за них, что, собственно - говоря, не принципиально).
В бухгалтерском учете списанные с работника доллары включаются в расходы предприятия по курсу НБУ, действовавшему на дату получения работником аванса. Об этом, в частности, говорилось в письме Минфина от 03.06.2004 г. № 31-04200-30-16/9596:
“Фактические расходы командированного работника в иностранной валюте, которые определяются согласно утвержденному авансовому отчету, но не больше суммы аванса, пересчитываются в валюту отчетности по валютному курсу на дату получения аванса с включением в соответствующие расходы (административные, общепроизводственные)”.
В налоговом учете эти же доллары включаются в валовые затраты по их балансовой стоимости, которая определяется по средневзвешенной стоимости в соответствии с п/п. 7.3.6 Закона О Прибыли***.
Третий вид расходов - оплата проживания в гостинице за счет личных денежных средств самого командированного. При этом, на наш взгляд, задолженность предприятия перед работником изначально должна выражаться в российских рублях, то есть в тех денежных единицах, в которых были произведены фактические расходы на оплату гостиницы и в отношении которых у работника имеются подтверждающие документы. Предприятие погашает работнику такую задолженность гривнями по курсу НБУ на день погашения задолженности, но не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку, - в соответствии с п. 1.17 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (далее - Инструкция)****.
В бухгалтерском учете такая задолженность предприятия перед работником считается монетарной и подлежит пересчету по курсу НБУ. Об этом, кстати, тоже говорится в упомянутом письме Минфина от 03.06.2004 г. № 31-04200-30-16/9596:
“Если фактические расходы работника в иностранной валюте в утвержденном авансовом отчете больше суммы выданного ему аванса, то такое превышение подлежит пересчету и включению в расходы по валютному курсу на дату утверждения авансового отчета, а кредиторская задолженность, которая образуется, будет считаться монетарной статьей и подлежит пересчету на каждую дату баланса (пока не будет выплачен работнику долг) и на дату погашения кредиторской задолженности (выплаты работнику иностранной валюты)”.
В налоговом учете такая задолженность задолженностью, выраженной в иностранной валюте, не считается, поскольку погашаться она будет гривнями. При этом в налоговом учете предприятию нужно будет сначала отразить валовые затраты при получении авансового отчета, пересчитав потраченные работником свои рубли в гривни по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. Однако потом, при выплате работнику гривень в погашение такой задолженности, надо будет произвести соответствующую корректировку суммы валовых затрат. В принципе, здесь ситуация аналогична той, о которой писала ГНАУ в письме от 21.03.2001 г. № 1336/6/15-1116, когда одно предприятие-резидент приобретало у другого предприятия-резидента газ, нефть или электроэнергию, расплачиваясь гривнями, но при этом цена приобретаемого была привязана к курсу доллара США.
Четвертый вид расходов - суточные. Поскольку, как мы поняли из вопроса, выданного работнику аванса не хватило даже на оплату гостиницы, то предприятию придется возместить ему и суточные за время пребывания в командировке. При этом, если бы предприятие выплачивало работнику суточные в законодательно установленном размере, то особых проблем бы не было: выдали бы ему по 280 грн за каждый день нахождения в командировке - и дело с концом.
Однако, поскольку суточные на вашем предприятии установлены в другом размере (37 долларов США за каждый день нахождения в командировке в России), то у вас появляется задолженность перед работником по суточным в долларах США.
Такая задолженность, как и задолженность по расходам третьего вида, погашается тоже гривнями по курсу НБУ на дату погашения такой задолженности, но не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.
Кстати, на наш взгляд, вы должны выплатить командированному суточные в размере не ниже 37 долларов США, хотя в счет гостиницы и было включено одноразовое питание.
Дело в том, что в п. 11-1 Постановления КМУ от 23.04.99 г. № 663 “О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу” (далее - Постановление) говорится о том, что размер суточных расходов, выплачиваемых работникам, направленным в командировки предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств), не может быть ниже нормы суточных расходов, установленных приложением к Постановлению.
В этом приложении норма суточных для командировок в Россию установлена в размере 37 долларов США и к наличию питания никак не привязана*****.
При этом так же, как и по расходам третьего вида, в бухгалтерском учете сначала отразятся расходы по этим суточным по курсу НБУ на дату утверждения отчета и появится задолженность перед работником, а потом такая задолженность будет пересчитываться по курсу НБУ и по ней будут отражаться курсовые разницы до даты погашения такой задолженности.
В налоговом учете тоже, как и по р.асходам третьего вида, необходимо будет сначала отразить валовые затраты по курсу НБУ гривни к доллару США на дату утверждения авансового отчета, а потом осуществить соответствующую корректировку валовых затрат, когда станет известна сумма гривень, которая будет выплачена работнику.
В отношении же печати на справке обменки отметим, что если обменка украинская и квитанция выдана по форме № 377-А (приложение 4 к Инструкции о порядке организации и осуществления валютнообменных операций на территории Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.12.2002 г. № 502), такая квитанция заверяется только штампом пункта обмена. Если же обменка зарубежная, то квитанция выдается по правилам, установленном в законодательстве соответствующего государства. Поэтому для проверки соответствия выданной квитанции установленным правилам надо будет обратиться к законодательству того государства, в котором находился соответствующий обменный пункт.
________________________
* За исключением некоторых случаев: например, выплаты предприятием работнику сверхнормативных суточных.
** Правда, здесь есть один скользкий момент.
Поскольку сумма аванса меньше суммы расходов работника, то, конечно, может встать вопрос о том, на что же в первую очередь расходуется аванс - на оплату гостиницы или на суточные.
На наш взгляд, здесь все будет зависеть от того, как работник оформит авансовый отчет. То есть если он решит, что потратил аванс на оплату проживания в гостинице, а не на суточные, - значит, так тому и быть.
В дальнейшем будем исходить из того, что он принял именно такое решение.
*** Идентифицированную стоимость к валюте применять нельзя (хотя в п/п. 7.3.6 упоминается и эта стоимость), так как деньги определяются родовыми признаками и идентифицировать их невозможно, если только не вести учет наличной иностранной валюты, записывая на отдельном листике номера купюр.
**** Утверждена приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
***** Мы полагаем, что установление суточных в долларах США возможно, поскольку в п. 11-1 Постановления поставлено лишь условие, чтобы сумма суточных была не ниже указанной в приложении к Постановлению. А в приложении суточные показаны как раз в долларах США.
“Бухгалтер” № 45, декабрь (I) 2006 г.
Подписной индекс 74201