От превышения десятитысячного лимита наличных
расчетов спасет договор поручения
ВОПРОС: Один из наших сотрудников во время командировки купил за свои деньги материальные ценности для предприятия. Расчет произвел наличными на сумму 13 тыс. грн. По возвращении из командировки оформил авансовый отчет, деньги были ему выданы из кассы предприятия по расходному ордеру. Является ли это нарушением кассовой дисциплины? Какие санкции грозят предприятию? Как оформлять подобные операции, чтобы избежать санкций?
ОТВЕТ: В письме НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 рассматривалась аналогичная ситуация. Напомним, что в соответствии с разъяснениями Нацбанка предприятие вправе возмещать своему работнику наличность, израсходованную им из собственных средств на приобретение товарно-материальных ценностей для нужд предприятия. Но если сумма покупки таких ТМЦ в течение одного дня превышает 10 тыс. грн, это нарушает норму пункта 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
В такой ситуации сумма, превышающая 10 тыс. грн, расчетно добавляется к фактическим остаткам наличности в кассе предприятия на конец дня разово в день осуществления этой операции, после чего полученная сумма сравнивается с утвержденным лимитом кассы. Если в результате лимит кассы окажется превышен, на предприятие может быть наложен штраф - в двукратном размере сверхлимитной суммы (Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения денежной наличности”).
Налагать штрафы вправе налоговики на основании материалов проведенных ими проверок и представлений финансовых органов, органов КРУ и МВД Украины.
Чтобы избежать санкций, рекомендуем оформлять договор поручения между предприятием и работником (поскольку Положение не ограничивает суммы наличных расчетов субъектов хозяйствования с физическими лицами, которые сами субъектами хозяйствования не являются). В этом случае авансовый отчет не составляется, а денежные средства возвращаются работнику по расходному ордеру на основании отчета (акта) о выполнении договора поручения.
В соответствии со ст. 1000 Гражданского кодекса Украины по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия, например приобрести какие-то товарно-материальные ценности.
По общему правилу поверенный имеет право на вознаграждение за выполнение поручения, если иное не установлено договором. Если же размер платы или порядок ее выплаты не определен, она выплачивается после выполнения поручения в соответствии с обычными ценами на такие услуги.
Согласно ст. 1007 ГК доверитель обязан выдать поверенному доверенность на совершение юридических действий, принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения и выплатить вознаграждение, если оно ему причитается. Кроме того, доверитель обязан обеспечить поверенного необходимыми средствами и возместить ему расходы, связанные с выполнением поручения (если иное не установлено договором).
Как видите, сторонам договора поручения предоставлена большая свобода в выборе конкретных условий сделки. Никто не мешает, скажем, зафиксировать в договоре, что средства на приобретение нужных ТМЦ выдаются поверенному (в данном случае - работнику) только после поступления этих ТМЦ к доверителю (предприятию).
Только не забудьте в тексте договора указать четко и однозначно, что это договор поручения (а не комиссии, например), что стороны его именуются “доверителем” и “поверенным”, а не как-либо иначе, и что закупка ТМЦ производится от имени и за счет предприятия. В противном случае могут возникнуть проблемы по налогам.
Елена Кравченко,
юрист
Газета “Фортекс” № 04/2007 (№ 212), от 17.01.2007 г.