Щодо порядку підготовки документів
для призначення соціальної допомоги
ПИТАННЯ: Як здійснюється підготовка документів для призначення соціальної допомоги?
ВІДПОВІДЬ: Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів від дня прийняття заяви та всіх необхідних документів.
На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа, у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).
Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром.
Якщо під час співбесіди із заявником чи при перевірці достовірності наданих відомостей виникає потреба обстежити матеріальний стан заявника, на прийнятій заяві робиться відмітка про необхідність передання комплекту документів (особової справи) на розгляд державному соціальному інспектору. Заявник в обов'язковому порядку попереджається про такі дії.
До особової справи послідовно підшиваються (укладаються у швидкозшивач) такі основні документи заявника:
заява;
довідка про склад зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) осіб /довідка про спільне проживання осіб;
довідки, які свідчать про право особи на отримання певного виду соціальної допомоги. Зокрема: довідка про народження дитини; копія свідоцтва про народження дитини; копія рішення про встановлення опіки чи піклування; довідка державного органу реєстрації актів цивільного стану про підстави внесення до книги реєстрації народжень відомостей про батька дитини; висновок щодо необхідності постійного стороннього догляду за інвалідом I чи II групи внаслідок психічного розладу, довідка медичного закладу; витяг з акта огляду інваліда з дитинства, виданого органом медико-соціальної експертизи згідно із законодавством України; медичний висновок про дитину-інваліда віком до 18 років, виданий лікарсько-консультативною комісією дитячого лікувального закладу, тощо;
довідка з місця навчання - для осіб, які навчаються;
декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;
довідки про доходи зареєстрованих у житловому будинку осіб (членів сім'ї). Якщо відомості отримані від підприємств, установ та організацій у вигляді списків, даних на технічних носіях інформації тощо, зазначається джерело отримання інформації. Довідка про розмір доходу роздруковується у випадках, якщо відповідним прикладним програмним забезпеченням передбачена така можливість;
довідки про розмір плати за житлово-комунальні послуги, наявність заборгованості з оплати послуг та договір про її погашення (за потреби);
інші документи, які впливають на призначення соціальної допомоги;
рішення (або витяг) відповідної комісії органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування у разі призначення допомоги на підставі рішень органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування (підшивається після розгляду відповідною комісією);
акт обстеження (у разі проведення).
Якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.
На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).
На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П.І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).
Якщо у процесі розгляду поданих документів виявиться, що в особовій справі відсутні деякі необхідні відомості для призначення соціальної допомоги або наявні неправильно оформлені довідки тощо, спеціаліст з прийому не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.
При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірки достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) передається головним спеціалістом з прийому разом з відповідним Реєстром до підрозділу державних соціальних інспекторів.
Державний соціальний інспектор у визначені терміни проводить із заявником співбесіду, обстежує умови проживання та матеріального стану заявників, направляє запити до відповідних установ і організацій стосовно перевірки достовірності наданих відомостей.
Результати перевірки відображаються у відповідному акті, який підшивається до особової справи.
Після завершення перевірки особові справи разом з Реєстром передаються у відділ (підрозділ) прийняття рішень, у якому спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ та здійснює:
формування бази даних в електронному вигляді;
розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);
підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).
Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.
Для отримання необхідних додаткових відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром.
Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.
Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги і передає особові справи начальнику підрозділу для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою підрозділу із зазначенням дати.
У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.
Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації прийнятих рішень.
Не пізніше 10 днів від дня подачі заяви і всіх необхідних документів заявнику, його опікуну чи уповноваженій ним особі видається повідомлення (надсилається поштою) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень, який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).
Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.
Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, встановленому Інструкцією*.
Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані.
________________________
*Інструкція щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги, затверджена наказом Міністра праці та соціальної політики України № 345 від 19.09.2006 р.
Василь Мороз,
юрист
Газета “Юрист консультує”, 5/2007, 02.02.2007
Державне підприємство “Державне спеціалізоване видавництво “Україна”