О печатях с идентификационными кодами на
командировочных удостоверениях
ВОПРОС: Случается, что работники нашего предприятия привозят командировочные удостоверения, заверенные печатями принимающей стороны, не содержащими идентификационного кода. Имеет ли право предприятие оплачивать такие командировочные расходы и включать их в валовые затраты? Наша бухгалтерия, ссылаясь на консультации в газетах, отказывается оплачивать такие командировочные расходы.
ОТВЕТ: Вопрос об идентификационном коде на печатях, проставляемых на командировочных удостоверениях, ранее уже рассматривался в нашей консультации. Напомним, что в этой консультации налоговики, сославшись на нормы Инструкции о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденной приказом МВД от 11.01.99 г. № 17, с изменениями (далее - Инструкция № 17), пришли к выводу о том, что “отметки в командировочном удостоверении относительно прибытия и выбытия работника должны быть заверены только той печатью, которая содержит идентификационный код предприятия”.
Между тем в редакционном комментарии к этой фискальной консультации мы указали на несоответствие таких требований нормам действующего законодательства.
Что ж, давайте остановимся на этом вопросе более подробно.
Как известно, порядок оплаты командировочных расходов регулируется нормами Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция № 59) пункт 1.3 раздела I которой гласит:
“Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для заверения подписи соответствующего служебного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее”.
Никаких специальных требований к печатям в данном нормативном документе, регулирующем порядок оплаты командировочных расходов, Минфин не предъявляет. А в своем письме от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353 Минфин лишь отметил:
“Оформление командировочного удостоверения должно осуществляться с соблюдением норм указанного пункта (п. 1.3 разд. I Инструкции № 59), то есть отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника должны заверяться печатью”.
При буквальном прочтении указанных норм можно сделать вывод о том, что для придания легитимности командировочное удостоверение должно заверяться той печатью, которая используется на предприятии для заверения подписи лица, отвечающего за регистрацию командировок. И всё. Любые другие печати применяться не могут. И если, скажем, приказом по предприятию (учреждению, организации) оформлено, что отделом, ответственным за регистрацию командировок, является канцелярия, простая печать которой не содержит в силу каких-либо обстоятельств идентификационного кода предприятия, то использование обычной печати с кодом вместо канцелярской будет, строго говоря, свидетельствовать о нарушении норм Инструкции № 59.
Апеллируя к обязательному наличию на печати идентификационного кода, специалисты обычно ссылаются на п/п. 3.3.7 Инструкции № 17. в котором говорится:
“На печатях и штампах должен указываться идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности - юридического лица или идентификационный номер физического лица”.
В этой связи целесообразно обратить внимание на следующее.
Во-первых, в ряде случаев идентификационный код на печати может отсутствовать по вполне объективным причинам. В частности, как видно из процитированной нормы п/п. 3.3.7 Инструкции № 17, требование об обязательности проставления на печатях идентификационного кода касается только субъектов предпринимательской деятельности, к которым, например, не относятся неприбыльные организации (министерства, государственные вузы, и т. д.). Таким образом, печати учреждений и организаций могут не иметь идентификационного кода на вполне легитимных основаниях.
Кроме того, требование о наличии идентификационного кода на печатях и штампах (опять-таки - только у субъекта предпринимательской деятельности) появилось лишь в 1994 году, когда Постановлением КМУ от 29.04.94 г. № 276 было утверждено Положение о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности (утратило силу согласно Постановлению КМУ от 25.05.98 г. № 740*), а в самой Инструкции № 17 соответствующие нормы были изложены в действующей редакции только в 2001 году (в соответствии с приказом МВД от 23.04.2001 г. № 306).
Таким образом, поскольку каких-либо норм об обязательности замены “бескодовых” печатей на новые ни Инструкция № 17, ни какой-либо другой документ не содержит, то СПД, получившие печати до 1994 года, вполне могут пользоваться ими без наличия кода.
Во-вторых, если даже на изготовление печати без кода согласно Инструкции № 17 было получено разрешение органов МВД, то вне зависимости от наличия идентификационного кода она является легитимной, что, собственно, подтверждается выдачей самого разрешения милицией. По крайней мере, Инструкция № 17 не предусматривает каких-либо негативных последствий в случае наличия у предприятия печати без кода.
В-третьих, ни один нормативный документ не вменяет в обязанность предприятию (учреждению, организации), направляющему лицо в командировку, заниматься анализом легитимности печати принимающей стороны. Это - компетенция правоохранительных органов.
Таким образом, усомнившись в проставленной печати, сторона, командировавшая работника, максимум, что может, это постараться выяснить у принимающей стороны (ссылаясь на требования п. 1.3 разд. I Инструкции № 59), той ли печатью, что проставлена на командировочном удостоверении, приказом по предприятию (учреждению, организации) предписано заверять подписи лица, ответственного за регистрацию командировок.
Следует заметить при этом, что принимающая сторона может вопрошающим отказать, поскольку соответствующей обязанности представлять такие данные не содержит ни один нормативный документ. Кроме того, априори считается, что командировочные удостоверения заверяются той печатью, которой надо, если не доказано иное.
В противном случае получается, что следует вообще не принимать командировочное удостоверение, если работник не привезет с собой из командировки воз документов, подтверждающих правильность печати на командировке, назначение соответствующего человека для регистрации командированных и верность его подписи, а также, например (для особо бдительных), акт почерковедческой экспертизы, подтверждающий достоверность подписи, и т. п.
Учитывая вышесказанное, полагаем, что предприятие имеет полное право на возмещение расходов сотрудникам и включение в состав валовых затрат командировочных расходов, заверенных печатью, не содержащей идентификационного кода. Исключение составляют лишь случаи, когда принимающая сторона использует в своей деятельности поддельные, то есть незарегистрированные в МВД, печати, но это ситуация скорее теоретическая, поскольку “поддельщики” обычно требования к форме печати соблюдают.
Поэтому отказ в возмещении расходов по командировочному удостоверению, заверенному печатью без идентификационного кода или номера, будет свидетельствовать о нарушении трудового законодательства, в частности ст. 121 КзоТ, которой установлено, что работники имеют право на возмещение расходов и получение компенсаций в связи со служебными командировками.
За соответствующее нарушение на виновное лицо может быть наложен административный штраф по ст. 41 КоАП (в настоящее время - от 255 грн до 850 грн). Кроме того, обиженный сотрудник может подать иск в суд о возмещении ущерба, в том числе морального, нанесенного ему неправомерным отказом в компенсации понесенных в командировке расходов.
Поэтому, предъявляя повышенные требования к командировочным удостоверениям, следует тщательно взвешивать все “за” и “против” и меньше прислушиваться к фискальным консультациям некоторых специалистов.
___________________________
* В настоящее время Постановление КМУ № 740 тоже утратило силу.
“Бухгалтер” № 19, май (III) 2007 г.
Подписной индекс 74201