Можно ли возместить командированному лицу
услуги сервисного центра и справочного бюро, а также VIP-зала
ВОПРОС: 1. Чтобы приобрести железнодорожные билеты дли проезда к месту командировки, работник воспользовался услугами сервисного центра (оплатил стоимость входа в него). Предоставленные услуги подтверждены чеком РРО.
Можно ли возместить работнику “сервисные” расходы, а также включить их в состав валовых затрат?
2. Находясь на вокзале с целью приобретения билетов в связи с командировкой, работник оплатил стоимость услуги справочного бюро (устную справку о наличии свободных мест в поездах нужного направления). Можно ли такие расходы отнести на валовые затраты предприятия и не облагать НДФЛ?
3. Во время перелета Харьков-Вена-Любляна командированный работник встречался в Вене с партнерами предприятия в VIP-зале. Имеется квитанция об оплате стоимости услуг VIP-зала. Можно ли возместить работнику эти расходы и отнести их на валовые затраты предприятия?
ОТВЕТ: 1. В абз. 1 п. 1.7 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 сказано:
“Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов <...>”.
Полагаем, что, поскольку услуги сервисного центра непосредственно связаны с приобретением железнодорожных билетов в связи с командировкой, они могут быть возмещены командированному работнику. А вот если работник, находясь в сервисном центре, оплатил, допустим, стоимость кофе и/или игры на компьютере, то претендовать на возмещение таких расходов, на наш взгляд, некорректно*.
При наличии подтверждающих документов “сервисные” расходы согласно п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли могут быть включены в валовые затраты плательщика налога как фактические расходы командированного лица на проезд к месту командировки. Этот вывод подтверждается и в консультациях киевских налоговиков.
В таком случае не должно быть и НДФЛ - в силу п/п. 4.3.2 и 9.10.1“а” Закона “О налоге с доходов физических лиц”. С этим согласна и начальник отдела рассмотрения обращений плательщиков Департамента налогообложения физических лиц ГНАУ Т.Добродий. Она подчеркивает, что возмещение стоимости услуг сервисного центра не является дополнительным благом для работника, поскольку такие услуги связаны с приобретением проездных билетов.
Правда, есть в приведенном вопросе одна маленькая загвоздка. Дело в том, что сервисный центр обычно выдает в качестве подтверждающего документа чек РРО. В нем наименование приобретаемых услуг звучит довольно незамысловато: иногда “зал_с/услуги”, иногда “услуги сервисного центра”. Так что, строго говоря, из данного документа не следует достоверный вывод, что предоставленные услуги связаны с приобретением железнодорожных билетов.
Тем не менее, если читателю не по душе маршрут осторожного зайца, то целесообразно, чтобы работник в авансовом отчете отразил такой чек с пояснением:
“Услуги сервисного центра, связанные с приобретением проездных билетов”.
2. Если у работника имеется подтверждающий документ, удостоверяющий стоимость этих расходов, то согласно п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли они могут быть включены в состав валовых затрат предприятия как расходы, связанные с приобретением проездных билетов. В таком случае, естественно, не будет и НДФЛ.
Аргументы в пользу такого вывода содержатся в предыдущем ответе. И опять-таки, в авансовом отчете работнику следует пояснить цель обращения в справочное бюро, поскольку в чеке обычно значится слово “справка”.
3. По мнению Минфина, изложенному в письме от 21.09.2005 г. № 31-03173-07-13/20079, возмещение работникам, направляемым в командировки, расходов за пользованием платным залом ожидания на железнодорожном вокзале с отнесением таких расходов в состав валовых затрат предприятия Законом О Прибыли не предусмотрено.
В редакционном комментарии к этому письму отмечалось, что формально Минфин прав, поскольку расходы на пользование залом ожидания не являются расходами на проезд, проживание и прочие нужды, перечисленные в п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли. Поэтому соответствующую сумму работнику следует вернуть в кассу предприятия либо считать эту сумму чистым доходом работника (последнее, в свою очередь, повлечет начисление/удержание НДФЛи пенсионно-соцстраховских взносов).
Выходит, в общем, что коротать время в ожидании поезда (автобуса, самолета) следует исключительно в бесплатном зале, а баловать себя комфортными условиями командированный работник может только за свой счет.
Однако в рассматриваемой ситуации работник воспользовался услугами VIP-зала не для ожидания транспорта, а в представительских целях. Ведь он не просто так - от нечего делать - возлежал в мягких креслах VIP-зала, прихлебывая кофе и дымя сигарой, а, по всей видимости, от имени предприятия вел важные переговоры с иностранными партнерами**. Поэтому в данном случае основания валовозатратности “VIP-зальных” расходов следует искать не в аскетичном п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли, а во втором абзаце его “рекламного” п/п. 5.4.4 (который, кстати, также достаточно скромен, поскольку ограничивает затраты двумя процентами прибыли предыдущего года).
Но не все так просто даже в том случае, когда стоимостью посиделок в VIP-зале 2 %-ный лимит не был превышен.
Мы обращали внимание на интересное ограничение для включения представительских расходов в валовые затраты. В письме ГНАУ от 07.10.99 г. № 5654/6/15-0216 говорится, что представительские расходы, осуществленные за наличный расчет, не включатся в состав валовых затрат. При этом ГНАУ ссылается на п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли, в котором определяется налогообложение расходов на командировки.
Вообще-то системное толкование п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли приводит к выводу, что содержащиеся в нем ограничения касаются только расходов, понесенных в командировке. Однако в рассматриваемом случае такое толкование не спасает, поскольку работник как раз в командировке и находился.
Поэтому ради спасения затрат работнику следует расходовать на представительские цели безналичные средства, например расплачиваться за VIP-прием партнеров с помощью корпоративной платежной карточки.
Кстати, НБУ в своем письме от 05.02.2007 г. № 25-313/245-1174 сообщает, что в соответствии с п. 3.10 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137 держатели корпоративных платежных карточек могут осуществлять, в частности, расчеты в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанные с расходами на командировку и расходами представительского характера.
В общем, безналичные “VIPовские” расходы вполне допустимо отнести на валовые затраты в качестве представительских (естественно, в рамках все тех же 2 % от прошлогодней налогооблагаемой прибыли). Разумеется, при этом необходимо правильно оформить соответствующие документы, то есть в приказе четко сформулировать цель встречи (приема), например подписание договора или же других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения.
________________________
* Разве что все это “в пакете” включено в состав сервисной услуги.
** Не секрет, что от места проведения переговоров зачастую зависит их успешность (сравните, например, зал ожидания, в котором беспрерывно снуют пассажиры и звучат объявления о рейсах, и VIР-зал с комфортными условиями).
“Бухгалтер” № 22, июнь (II) 2007 г.
Подписной индекс 74201