Учет основного, дополнительных и специальных отпусков

Основные нормы, касающиеся отпусков, содержатся в Кодексе законов о труде Украины (далее - КЗоТ) и Законе Украины “Об отпусках” от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее - Закон). Кроме того, для расчета отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск первостепенное значение имеет Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный Постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее - Порядок № 100).

А в этом номере рассмотрим некоторые нюансы предоставления, оформления и учета отпусков.

Статей 4 Закона установлены следующие виды отпусков:

- ежегодные (основной, дополнительный за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, за особый характер труда и др.);

- учебные и творческие;

- социальные (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, работникам, имеющим детей);

- отпуска без сохранения заработной платы.

Внутрихозяйственными документами предприятий (коллективным или трудовым договором) могут устанавливаться также другие виды отпусков.

Основной ежегодный отпуск

Ежегодный основной отпуск предоставляется всем работающим по трудовому договору и должен составлять не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год. Тем, кто работает на данном предприятии (у предпринимателя) первый год, ежегодный основной (как и дополнительный) отпуск полной продолжительности предоставляется не ранее чем через шесть месяцев непрерывной работы. Такой отпуск может быть предоставлен по желанию работника до истечения шестимесячного срока, но в таком случае его продолжительность определяется пропорционально отработанному времени.

При этом следует учесть, что отдельные категории граждан имеют право на отпуск полной продолжительности и до истечения указанного срока (беременные женщины, матери двух и более детей, инвалиды, лица до 18 лет, совместители и т. д.- полный их перечень дается в ч. 7 ст. 10 Закона).

В следующие годы ежегодные отпуска могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года (рабочий год отсчитывается с даты приема гражданина на работу).

Очередность отпусков определяется графиком, который утверждается собственником по согласованию с выборным органом трудового коллектива и доводится до сведения всех работников. Такой график составляется с учетом как интересов производства, так и личных интересов работников, а также возможности нормального отдыха. О дате предстоящего отпуска собственник или уполномоченный им орган обязан письменно сообщить работнику не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

По просьбе работника допускается деление ежегодного отпуска на части любой продолжительности. Правда, для такого деления Законом установлены два ограничения: основная непрерывная его часть должна составлять не менее 14 календарных дней, а неиспользованный остаток предоставляется, как правило, до конца рабочего года, но в любом случае не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который дается отпуск (ст. 12 Закона).

Статьей 75 КЗоТ предусмотрено, что некоторым категориям работников законодательством Украины может устанавливаться увеличенный основ­ной отпуск. Эти категории перечислены в ст. 6 Закона:

“Промышленно-производственному персоналу угольной, сланцевой, металлургической, электроэнергетической промышленности, а так­же занятому на открытых горных работах, работах на поверхности шахт, разрезов, карьеров и рудников, на строительно-монтажных работах в шахтном строительстве, на транспортировке и обогащении полезных ископаемых, предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с увеличением за каждые два отработанных года на 2 календарных дня, но не более 28 календарных дней.

Работникам, занятым на подземных горных работах и в разрезах, карьерах и рудниках на глубине 150 метров и ниже, предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней независимо от стажа работы, а в разрезах, карьерах и рудниках на глубине до 150 метров - 24 календарных дня с увеличением на 4 календарных дня при стаже работы на данном предприятии 2 года и более.

Работникам лесной промышленности и лесного хозяйства, государственных заповедников, национальных парков, имеющих лесные площади, лесоохотничьих хозяйств, постоянных лесозаготовительных и лесохозяйственных подразделений других предприятий, а также лесничеств предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней по Списку работ, профессий и должностей, утвер­ждаемому Кабинетом Министров Украины*.

Военизированному личному составу горноспасательных частей предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, невоенизированным работникам горноспасательных частей - 24 календарных дня с увеличением за каждые два отработанных года на 2 календарных дня, но не более 28 календарных дней.

Руководящим работникам учебных заведений и учреждений образования, учебных (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений, педагогическим, научно-педагогическим работникам и научным работникам предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью до 56 календарных дней в порядке, утверждаемом Кабинетом Министров Украины**.

Инвалидам I и II групп предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, а инвалидам III группы - календарных дней.

Лицам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 календарный день”.

Сезонным работникам отпуск предоставляется пропорционально отработанному ими времени. Статус сезонных работников устанавливается в соответствии с Перечнем сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденным Постановлением КМУ от 28.03.97 г. № 278.

Специальные отпускные правила установлены для совместителей. Им, как и основным работникам, предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска по месту работы по совместительству, а в случае увольнения выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Однако время предоставления такого отпуска устанавливается основным работодателем, то есть “совместительский” отпуск дается одновременно с отпуском по основному месту работы.

При этом, если отпуск по основному месту работы больше, чем на работе по совместительству, то согласно п. 14 ст. 25 Закона совместителю по его желанию должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на срок до окончания отпуска по основному месту работы.

Дополнительный ежегодный отпуск

Ежегодные дополнительные отпуска согласно ст. 76 КЗоТ и ст. 4 Закона предоставляются за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, за особый характер труда, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

Такой отпуск по желанию работника может предоставляться как вместе с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него. При этом их общая продолжительность не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах,- 69 календарных дней (ст. 10 Закона).

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда продолжительностью до 35 календарных дней предоставляется работникам, занятым на работах, связанных с негативным влиянием на здоровье вредных производственных факторов, по Списку производств, работ, цехов, профессий и должностей, утвержденных По­становлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290. Конкретная продолжительность такого отпуска устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от результатов аттестации рабочих мест по условиям труда и времени занятости работника в этих условиях (ст. 7 Закона).

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда предоставляется:

- отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья,-продолжительностью до 35 календарных дней, в соответствии с вышеназванным указанным Списком производств, работ, цехов, профессий и должностей;

- работникам с ненормированным рабочим днем - продолжительностью до 7 календарных дней в соответствии со списками должностей, работ и профессий, определенными коллективным договором.

Конкретная продолжительность такого отпуска устанавливается коллективным или индивидуальным трудовым договором в зависимости от времени занятости работника в этих условиях (ст. 8 Закона).

В Рекомендациях относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденных приказом Минтруда от 10.10.97 г. № 7, указывается, что “ненормированный рабочий день - это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса. В случае необходимости эта категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени (данная работа не считается сверхурочной). Мера труда в данном случае определяется не только продолжительностью рабочего времени, но также кругом обязанностей и объемом выполненных работ (нагрузкой)”.

Дополнительный отпуск “ненормированным” работникам предоставляется в качестве компенсации за выполненный объем работ в вышеперечисленных условиях. При этом статус ненормированного рабочего дня не распространяется на тех, кто трудится на условиях неполного рабочего дня.

Социальные оплачиваемые отпуска

Социальными отпусками традиционно называются отпуска, связанные с материнством и воспитанием детей.

Согласно ст. 17 Закона отпуск в связи с беременностью и родами предоставляется женщинам на основании медицинского заключения:

1) до родов - 70 календарных дней;

2) после родов - 56 календарных дней начиная со дня родов (в случае рождения двух и более детей и в случае осложненных родов - 70 календарных дней).

Вслед за отпуском в связи с беременностью и родами мать вправе получить отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В течение такого отпуска она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. При этом за ней сохраняется право на получение пособия (ст. 18).

Такой отпуск может быть предоставлен не только матери, но и другому лицу, фактически ухажива­ющему за ребенком.

Работающей женщине, имеющей двух и более детей в возрасте до 15 лет либо ребенка-инвалида, одинокой матери или отцу, воспитывающему ребенка без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также лицу, взявшему ребенка под опеку, предоставляется ежегодно дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 календарных дней без учета празд­ничных и нерабочих дней.

При наличии нескольких оснований для предоставления этого отпуска его общая продолжительность не может превышать 14 календарных дней (ст. 19 Закона).

Порядок предоставления социальных отпусков установлен статьей 20 Закона. В частности, там определено, что дополнительные социальные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляются сверх ежегодных отпусков и переносятся на другой период или продлеваются в порядке, определенном статьей 11 Закона.

Отпуска, связанные с учебой и творческой деятельностью

Учебные и творческие отпуска предоставляются:

- работникам, получающим общее среднее образование в средних общеобразовательных вечерних (сменных) школах, классах, группах с очной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах, на период сдачи выпускных и переводных экзаменов (ст. 13 Закона);

- работникам, которые успешно учатся на вечерних отделениях профессионально-технических учебных заведений (ст. 14);

- работникам, которые успешно учатся без отрыва от производства в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения (ст. 15 Закона);

- работникам, избранным в состав выборных профсоюзных органов предприятия,- на время профсоюзной учебы (ст. 15-1 Закона);

- для окончания диссертационных работ, написания учебников и в других случаях, предусмотренных законодательством (творческие отпуска) (ст. 16 Закона).

На практике наиболее распространены случаи предоставления учебных отпусков студентам вузов вечерней или заочной формы обучения. Основанием для предоставления такого учебного отпуска является справка-вызов из вуза, где указываются даты начала и окончания сессии, ее продолжительность, а также информация об успеваемости студента (при низкой успеваемости отпуск не оплачивается).

Высокой считается успеваемость студентов, не имеющих академической задолженности за прошлый курс и к началу следующей сессии выполнивших с положительной оценкой не менее 75% контрольных работ и представивших на рецензию остальные 25% контрольных и курсовых работ.

Вместе со справкой-вызовом работник подает заявление на имя руководителя предприятия о предоставлении учебного отпуска.

Поскольку планирование учебного процесса целиком относится к компетенции вузов, им же принадлежит право распределения установленной законом продолжительности дополнительного оплачиваемого отпуска в течение учебного года. Предприятие обязано предоставить учебный отпуск именно в то время, которое определено вузом. И производственная необходимость не может быть основанием для отказа в отпуске в данный период.

Творческие отпуска предоставляются для окончания диссертации на получение кандидатской или докторской степени, для написания учебников, монографий, справочников и т. п. в соответствии с Постановлением КМУ от 19.01.98 г. № 45 “Об утверждении условий, продолжительности, порядка предоставления и оплаты творческих отпусков”:

- до трех месяцев - для окончания диссертации на получение ученой степени кандидата наук либо для написания учебника или научного труда;

- до шести месяцев - для окончания диссертации на получение ученой степени доктора наук.

Для получения “диссертационного” отпуска необходимы заявление работника и рекомендация научного (научно-технического) совета центрального органа исполнительной власти или ученого совета вуза III–IV уровней аккредитации либо научно-исследовательского института соответствующего профиля о целесообразности предоставления отпуска.

Отпуск для написания учебника или научного труда предоставляется на основании заявления работника и справки издательства о включении учебника или научного труда в план выпуска изданий на текущий год.

Не предоставляется творческий отпуск для окончания диссертаций на получение ученой степени кандидата или доктора наук лицам, окончившим аспирантуру (или, соответственно, докторантуру), а также соискателям той же ученой степени повторно.

Отпуска без сохранения заработной платы

Среди бесплатных отпусков имеются как обязательные, так и те, которые предоставляются по соглашению сторон. На особенностях данного вида отпусков останавливаться не будем, интересующихся подробностями отошлем к ст. 25 Закона.

Особо отметим лишь, что наиболее популярные в народе отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам могут предоставляться на срок, оговоренный соглашением между работником и соб­ственником, но не более 15 календарных дней в год (ст. 26 Закона).

Прерывания и переносы отпусков

В соответствии со ст. 11 Закона и ст. 80 КЗоТ ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период в случае:

- нарушения собственником или уполномоченным им органом срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска;

- несвоевременной выплаты собственником или уполномоченным им органом заработной платы работнику за время ежегодного отпуска.

Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае:

- временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;

- исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если в соответствии с законодательством он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;

- наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;

- совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

Отзыв из ежегодного отпуска допускается с согласия работника только для предотвращения стихийного бедствия, производственной аварии или немедленного устранения их последствий, для предупреждения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия (ст. 79 КЗоТ и ст. 12 Закона).

В порядке исключения ежегодный отпуск может быть перенесен на другой период по инициативе собственника или уполномоченного им органа, если предоставление такого отпуска в ранее оговоренный период может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия.

Однако подобный перенос возможен лишь при наличии письменного согласия работника, согласовании вопроса с выборным органом трудового коллектива и при условии, что часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней будет использована в текущем рабочем году.

Исчисление стажа, дающего право на отпуск

Согласно ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, засчитываются:

- время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалось пособие по общеобязательному государственному социальному страхованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

- время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;

- время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников;

- другие периоды работы, предусмотренные законодательством.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные отпуска, засчитываются:

- время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в таких условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности;

- время ежегодных основного и дополнительного отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;

- время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не испытывают влияния (не подвергаются воздействию) неблагоприятных производственных факторов.

Расчет продолжительности отпуска

Продолжительность основного и дополнительного отпусков измеряется в календарных днях. При одновременном предоставлении их продолжительность суммируется.

Если на период ежегодного основного отпуска приходятся праздничные и нерабочие дни (Новый год, Рождество, 8 Марта, 1 и 2 Мая, День Победы, 28 июня - День Конституции, 24 августа - День независимости, а также Пасха и Троица), то они в продолжительности отпуска не учитываются. В случае совпадения праздничного дня с нерабочим (например, если Пасха приходится на 1 Мая) в расчетах учитывается один нерабочий день.

Расчет отпускных

Исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска в соответствии с Порядком № 100 и разъяснениями Министерства труда и социальной политики от 09.06.2004 г. № 18-311-1 производится путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска календарные 12 месяцев (или за меньший фактически отработанный период) на соответствующее количество календарных дней года (меньшего отработанного периода), за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством. Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска.

Выплаты, включаемые в расчет средней зарплаты:

- основная зарплата;

- доплаты и надбавки производственного характера (за сверхурочную работу, совмещение, руководство бригадой);

- производственные премии и премии за экономию топлива, электроэнергии и т. п.;

- вознаграждения за выслугу лет;

- разовые вознаграждения по итогам работы за год и т. п. (в части, приходящейся на эти 12 месяцев);

- выплаты за периоды, в течение которых работнику частично или полностью сохранялась заработная плата (за время предыдущего отпуска, время командировок, исполнения государственных или общественных обязанностей и т. п.);

- пособия по временной нетрудоспособности, оплата за счет средств предприятия первых пяти дней временной нетрудоспособности.

Отпускные работникам выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 21 Закона).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Согласно ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона в случае увольнения работник имеет право на денежную компенсацию за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска, предоставляемого работникам, имеющим детей.

В случае перевода работника на другое предприятие денежная компенсация по его желанию должна быть переведена на счет нового предприятия.

Работник имеет право на денежную компенсацию части ежегодного отпуска и в “штатных” условиях, то есть не при увольнении или переводе. По его желанию часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией. При этом общая продолжительность предоставленных работнику ежегодного и дополнительного отпусков не должна быть менее 24-х календарных дней.

Лицам в возрасте до восемнадцати лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается.

В случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков (а также дополнительного отпуска, предоставляемого работнику, имеющему детей) выплачивается наследникам в том же порядке, что и начисленная, но не выплаченная зарплата.

Компенсации за неиспользованные отпуска не зависят от сроков давности, при условии что в период, когда оплачиваемый отпуск не был использован, не действовало иное нормативное регулирование данного вида отпуска.

Бухгалтерский и налоговый учет

В соответствии с П(С)БУ 26 “Выплаты работникам” к текущим выплатам относятся, в частности, выплаты за неотработанное время (ежегодные отпуска и другое оплачиваемое неотработанное время), которые согласно п. 7 П(С)БУ 26 подлежат накоплению и признаются обязательством путем создания обеспечения в отчетном периоде. Такие обеспечения создаются для возмещения последующих (будущих) операционных расходов в том числе на оплату отпусков, как это предусмотрено п. 13 П(С)БУ 11 “Обязательства”. Таким образом, на предприятии может быть создан резерв отпусков, средства которого будут использоваться для их оплаты.

Информация о движении денежных средств, которые по решению предприятия резервируются для обеспечения будущих расходов и платежей, и включении их в расходы текущего периода обобщается на счете 47 “Обеспечение будущих расходов и платежей”.

Для отпускных резервов предназначен субсчет 471 “Обеспечение выплат отпусков”. По кредиту субсчета отражается создание обеспечения, по дебету - расходы на текущие отпуска, а также суммы, предназначенные для обеспечения взносов на обязательное пенсионное страхование и другие виды обязательного государственного социального страхования.

Создание резерва отпусков позволяет равномерно распределить в течение календарного года расходы предприятия на оплату ежегодных отпусков, большинство из которых приходится на лето, и в результате избежать завышения себестоимости продукции в отдельные отчетные периоды.

Методы расчета отчислений в резерв определяются в приказе об учетной политике предприятия. За базовый показатель расчета могут приниматься суммы расходов на оплату труда и отпусков в предшествующие годы (включая взносы на обязательное социальное страхование, исчисляемые с фонда оплаты труда (ФОТ)); прогнозные суммы годового ФОТ и в его составе годовой суммы на оплату отпусков на текущий год; размер средней зарплаты по предприятию на начало года; норма, установленная приказом руководителя, и т. п.

Отчисления в резерв на оплату отпусков производятся ежемесячно или ежеквартально. При ежемесячном расчете величина отчислений в резерв определяется в процентном отношении от фактически начисленной заработной платы. Коэффициент рассчитывается как отношение годовой суммы отпускных выплат за прошлый год к прошлогоднему ФОТ. При ежеквартальном коэффициент исчисляется исходя из плановых показателей (прогнозных сумм годовых отпускных выплат и заработной платы).

Основные проводки, если на предприятии не создается резерв отпусков:

- Дт 23 “Производство”, 91 “Общепроизвод­ственные расходы”, 92 “Административные расходы”, 93 “Расходы на сбыт” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” - начисление отпускных конкретному работнику;

- Дт 23 “Производство”, 91 “Общепроизвод­ственные расходы”, 92 “Административные расходы”, 93 “Расходы на сбыт” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов на ФОТ в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - удержания из доходов отпускника в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 30 “Касса” - получение работником предприятия суммы отпускных на руки.

Основные проводки, если приказ об учетной политике предприятия предусматривает создание резерва отпусков:

- Дт 23 “Производство”, 91 “Общепроизвод­ственные расходы”, 92 “Административные расходы”, 93 “Расходы на сбыт” - Кт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - ежемесячное начисление расчетных сумм в резерв отпусков (включая суммы социальных взносов);

- Дт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” - начисление отпускных конкретному работнику;

- Дт 471 “Обеспечение выплат отпусков” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов на ФОТ в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - удержания с доходов физического лица (отпускника) в обязательные государ­ственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 641 “Расчеты по налогам” - удержание из отпускных НДФЛ;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 30 “Касса” - получение работником суммы отпускных на руки.

На основании заявления работника (с резолюцией руководителя предприятия) согласно графику отпусков издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Он может быть составлен как по типовой форме № П-6, утвержденной приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253, так и по форме, предусмотренной приказом об учетной политике предприятия. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки о фактах предоставления отпусков в кадровых документах (например, в типовой форме № П-2 “Личная карточка”, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277). А сами приказы (распоряжения) вносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке.

В соответствии с приказом (распоряжением) и производятся начисление и выплата отпускных.

Налоговый учет начисления и выплат сумм отпускных ведется точно так же, как и учет зарплаты (отпускные относятся на валовые затраты, облагаются по ставкам фондов социального страхования и налогом с доходов физических лиц, отражаются в форме № 1ДФ и т. д.).

Формирование резерва отпусков не отражается на налоговом учете.

Пример 1. Расчеты по ежегодному основному отпуску

Предприятие предоставило работнице ежегодный основной 24-дневный отпуск с 09.04.2007 г.

Работница была принята на работу 17.03.2004 г., ежегодные отпуска использовала регулярно, права на дополнительный отпуск не имеет. За последние 12 календарных месяцев (то есть с 01.04.2006 г. по 01.04.2007 г.) ей были выплачены следующие суммы: 13 460 грн - основная зарплата, 300 грн - доплаты за совмещение, 200 грн - премия. За это время работница брала два трехдневных отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам.

1) В расчет средней зарплаты включаются следующие выплаты:

13 460 + 300 + 200 = 13 960 грн.

2) Количество календарных дней, учитываемых в расчете среднедневного заработка:

365 (количество календарных дней в году) – 6 (отпуска за свой счет) – 10 (официальные праздничные и нерабочие дни) = 349 дней.

3) Среднедневная зарплата:

13 960 : 349 = 40 грн/день.

4) Сумма отпускных:

40 грн/день х 24 дня = 960 грн.

В целях применения налоговой социальной льготы сумма отпускных должна быть разбита на две части пропорционально количеству оплачиваемых дней отпуска, приходящихся на первый и второй месяц: 22 оплачиваемых дня в апреле месяце (с 09.04 по 30.04) и 2 оплачиваемых дня в мае, что в денежном выражении составит соответственно 880 и 80 грн. Такое требование содержит п/п. 6.5.1 ст. 6 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц”:

“Если плательщик налога получает доходы в виде заработной платы за время отпуска, то в целях установления предельной суммы дохода, дающей право на получение налоговой социальной льготы, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления”.

При этом обращаем внимание на то, что НДФЛ начисляется в момент выплаты со всей суммы отпускных. В то же время страховые взносы, в том числе пенсионные, - с сумм отпускных, начисленных за каждый месяц отдельно.

Так как на период отпуска приходится 2 праздничных дня (1 и 2 мая), отпуск продлевается на два дня, поэтому дата выхода на работу - 05.05.2007 г.

Пример 2. Начисления, удержания в обязательные государственные фонды,
налог с доходов физических лиц, подлежащая выдаче сумма

Работнику предприятия согласно графику с 23.04.2007 г. был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. В апреле начислены: зарплата - 1000 грн, отпускные - 2100 грн. Ставка взносов в Фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний - 1,2%. Приказом об учетной политике предприятия не предусмотрено создание резерва отпусков.

В месяце, в котором начинается отпуск, производятся следующие расчеты:

1) определяется, какая часть суммы отпускных относится к апрелю, а какая - к маю исходя из того, что 8 дней отпуска приходятся на апрель, а 16 - на май:

2) начисляются на ФОТ за апрель взносы в государственные целевые фонды (ФОТ за апрель составляет 1700 грн, т. е. 700 (отпускные за апрель) + 1000 (зарплата за апрель)):

- в Пенсионный фонд: 1700 х 33,2% = 564,4 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности: 1700 х 1,5% = 25,5 грн;

- в Фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний: 1700 х 1,2% = 20,4 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы: 1700 х 1,3% = 22,1 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за апрель: 632,4 грн.

Начисляются на ФОТ за май (1400 грн) взносы в государственные целевые фонды:

- в Пенсионный фонд: 1400 х 33,2% = 464,8 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности: 1400 х 1,5% = 21 грн;

- в Фонд государственного социального страхования от несчастных случаев и профзаболеваний: 1400 х 1,2% = 16,8 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы: 1400 х 1,3% = 18,2 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за май 520,8 грн;

3) производятся удержания в государственные целевые фонды из доходов физического лица за апрель:

- в Пенсионный фонд: 561 х 0,005 + (1700 – 561) х 0,02 = 25,6 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности: 1700 х 1,0% = 17 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы: 1700 х 0,5% = = 8,5 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за апрель 51,1 грн.

Производятся удержания в государственные целевые фонды из доходов физического лица за май:

- в Пенсионный фонд: 561 х 0,005 + (1400 – 561) х 0,02 = 19,6 грн;

- в Фонд государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности: 1400 х 1,0% = 14 грн;

- в Фонд государственного социального страхования на случай безработицы: 1400 х 0,5% = = 7 грн.

Всего подлежит перечислению в государственные целевые фонды за май 40,6 грн;

4) начисляется НДФЛ:

- за апрель: (1700 – 25,6 – 17 – 8,5) х 15% = = 247,3 грн;

- за май: (1400 – 19,6 – 14 – 7) х 15% = 203,9 грн.

Всего подлежит перечислению в бюджет за апрель и май 451,2 грн.

Право на социальную налоговую льготу отсутствует в обоих месяцах, так как налоговый доход превышает предельную сумму 740 грн, установленную на 2007 год по правилам п/п. 6.5.1 Закона о НДФЛ;

5) определяется сумма для выдачи отпускнику (состоящая из отпускных и текущей зарплаты):

3100 - 51,1 (удержания в фонды за апрель) – 40,6 (удержания в фонды за май) – 247,3 (НДФЛ за апрель) – 203,9 (НДФЛ за май) = 2557,1 грн.

Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 1:

Таблица 1

Пример 3. Расчет и выплата компенсации за неиспользованный отпуск

Работник, который был принят на работу 29.11.2004 г., уволился с предприятия с 01.05.2007 г. При этом у него остался неиспользованным ежегодный отпуск за текущий рабочий год. Права на дополнительный отпуск у работника нет.

Отработанный период текущего рабочего года составляет 5 месяцев и 2 дня, или 153 календарных дня (с 29.11.2006 г. по 30.04.2007 г.). Из них 4 - праздничные и нерабочие дни (1 января, 7 января, 8 марта, Пасха). За отработанную часть рабочего года работнику была начислена зарплата (и приравненные к ней выплаты) в сумме 7450 грн. Среднедневный заработок за период, таким образом, составил:

7450 / (153 – 4) = 50 грн/день.

Количество дней отпуска, подлежащих компенсации, определяется следующим образом:

Компенсация за эти дни составит: 50 х 10,1 = 505 грн.

В бухгалтерском учете начисленная сумма компенсации отражается проводкой: Дт 23 “Производ­ство” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” на сумму 505 грн.

Начисления и удержания с суммы компенсации страховых взносов и НДФЛ и отражение их в бухгалтерском и налоговом учете производятся аналогично примеру 2.

Пример 4. Использование резерва на оплату отпусков

На предприятии создан резерв отпусков. Норма ежеквартальных отчислений в резерв отпусков (от начисленной в периоде зарплаты) была рассчитана согласно приказу об учетной политике по формуле:

N = (расходы на отпускные в прошлом году) / (сумма начисленной зарплаты в прошлом году) = 36 000 / / 480 000 = 0,075 (то есть 7,5% от начисленной зарплаты).

В I квартале текущего года были начислены:

- заработная плата - 38 800 грн;

- ежеквартальные отчисления в резерв отпусков: 38800 х 0,075 = 2910 грн;

- отпускные и взносы с отпускных в обязательные целевые фонды (на ФОТ), начисленные за счет резерва,- 2700 грн.

Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 2:

Таблица 2

Иван Ешко,
экономист-аналитик еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс” № 21/2007 (№ 229), от 30.05.2007 г.

Документи що посилаються на цей