Предприятие может выдать допаванс на продленную
командировку с помощью платежной карточки
ВОПРОС: Работник нашего предприятия находился в командировке. В связи с производственной необходимостью руководством было принято решение о продлении командировки, и на этом основании на платежную карточку работника был перечислен дополнительный аванс.
Учитывая то, что работник еще не отчитался за предыдущий аванс на командировку, не грозит ли нашему предприятию штрафная санкция, установленная Указом Президента № 436/95 за выдачу аванса, связанного с продлением командировки?
Есть ли какие-то особенности по срокам авансовой отчетности в случае использования командированным работником платежной карточки?
ОТВЕТ: Напомним, что в соответствии со ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95 “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности” (далее - Указ № 436) санкция за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам составляет 25 % выданных под отчет сумм.
Выдача аванса на командировку порциями может квалифицироваться как получение денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам.
И если Минфин по этому вопросу собственное мнение высказывать отказался, сославшись на свою некомпетентность и переадресовав вопрошавшего в НБУ,* то Нацбанк факт нарушения, похоже, признал.
Теперь разберемся, могут ли быть применены штрафные санкции в рассматриваемой ситуации.
Как следует из Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, направляя работника в командировку, предприятие обязано обеспечить его денежными средствами (авансом). При этом такой аванс может быть выдан как в наличной форме, так и в безналичной - путем перечисления “на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек”.
Положением о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137 (далее - Положение № 137) предусмотрено два вида таких карточек: корпоративная платежная карточка** (далее - КПК) и личная платежная карточка*** (далее - ЛПК).
Итак, у предприятия есть возможность обеспечить командированного работника авансом путем перечисления денежных средств на картсчет предприятия (п. 3.10 Положения № 137) или на картсчет работника (п. 3.13 Положения № 137).
Начнем с КПК. Согласно п. 3.12 Положения № 137 средства, списанные с картсчета предприятия за операции, осуществленные с использованием КПК, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. То есть сам факт перечисления денег на картсчет еще не означает, что деньги находятся в подотчете.
Обращаем внимание на то, что работник - держатель КПК может снимать с нее наличные в банкомате, а затем тратить их на соответствующие нужды (например, на командировку)****, а может с ее помощью осуществлять операции в безналичной форме, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью предприятия, расходами представительского характера, а также расходами на командировку, причем не только в пределах Украины, но и за ее пределами*****). В обоих вариантах использование средств как подотчетная операция должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами.
Если с помощью КПК ее держатель получает наличность для расчетов, связанных с хознужддми предприятия, в том числе для оплаты расходов на командировку в пределах Украины, то ему следует помнить о 10-тысячном ограничении, установленном НБУ (см. п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637)).
А вот при использовании ЛПК выданными под отчет считаются денежные средства, зачисленные на личный картсчет работника (п. 3.13 Положения № 137). При этом работник вправе самостоятельно решать, обналичивать указанные средства в банкомате или тратить их при проведении операции с помощью платежной карточки. Естественно, что после возвращения из командировки работник должен будет отчитаться о расходах, представив необходимые подтверждающие документы.
Теперь вернемся к вопросу о штрафах.
Очевидно, что если работник использует КПК или ЛПК для безналичных расчетов, то у предприятия нет ни малейших причин для волнения. Ведь Указ № 436 предусматривает санкции лишь за выдачу под отчет наличных средств, а движения наличности в данном случае не наблюдается - ни при перечислении денег на карточку, ни при их списании с нее.
Несколько сложнее обстоит дело, если работник, используя КПК или ЛПК, получит с картсчета наличность (например, снимет соответствующую сумму в банкомате). Тем не менее, штрафных санкций не должно быть и в этом случае.
Если речь идет о перечислении денежных средств на ЛПК, то предприятие спасает тот факт, что подобные средства считаются выданными под отчет с момента их зачисления на личный картсчет работника (обоснование - п. 3.13 Положения № 137). Таким образом, предприятие выдает под отчет не наличные, а безналичные денежные средства.
Если же деньги были перечислены на КПК, то, на наш взгляд, следует акцентировать внимание на том, что выданными под отчет считаются средства, списанные с картсчета (п. 3.12 Положения № 137). Понятно, что со счета списываются именно безналичные денежные средства.
Конечно, может показаться, что аргумент звучит несколько формально. Однако он довольно здравый: ведь у предприятия нет никакой возможности контролировать процесс получения наличности работником в банкомате, поэтому глупо обязывать такое предприятие не допускать снятия наличности работником, не отчитавшимся по предыдущим суммам, особенно если тот находится в командировке и до возвращения отчитаться не в состоянии.
Напомним, что в теории права считаются неправомерными положения нормативных актов, возлагающие обязанности, которые невозможно исполнить. Это правило базируется на известном древнеримском принципе: nemo ultra posse obligatus est или impossibilium nulla obligatio est (Цельс, Дигесты, 50, 17, 185), то есть “никого нельзя обязать к тому, что он (или никто) не в состоянии исполнить”.
Но вернемся к реалиям Украины. Наряду с отмеченным выше, в случаях и с КПК, и с ЛПК следует апеллировать к п. 2.12 Положения № 637, который гласит:
“Физические лица - доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки или личной платежной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности”.
Выдача же предприятием наличных средств под отчет (в том числе на командировку) регулируется другой нормой - п. 2.11 Положения № 637. Именно в данном пункте отмечается:
“Выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии отчета им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы”.
Иными словами, мы можем утверждать, что в случае с карточками предприятие выдает работнику под отчет не наличные, а безналичные денежные средства, при этом запрет на неоднократное снятие наличности еще не отчитавшимся работником законодательством не установлен. Выдачу же наличности работнику производит банк. Поэтому, по нашему мнению, санкции, предусмотренные Указом № 436 за получение следующего наличного денежного транша без отчета по предыдущему, в описанных схемах не применяются.
Видимо, это обстоятельство и было одной из причин, по которой Минфин в письме от 15.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3801 рекомендует применять платежные карточки для выдачи аванса на командировку в случае продления ее срока до времени возвращения командированного работника к месту постоянной работы.
А теперь обратим внимание на сроки представления командированными работниками авансовых отчетов по суммам, израсходованным с использованием карточек.
В соответствии с п/п. 9.10.4 Новоподоходного Закона, если с помощью карточки в командировке работником была получена наличность, то такой работник обязан отчитаться об израсходованных средствах до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. В этот же период он обязан вернуть излишне полученные средства.
Если с помощью карточки в командировке осуществлялись расчеты в безналичной форме, то отчет представляется в течение 10 банковских дней после завершения командировки (при наличии уважительных причин - в течение 20 дней).
И в заключение напомним, что суммы, израсходованные с помощью карточки и не подтвержденные соответствующими расходными документами или не возвращенные в установленные сроки, подпадают под действие п/п. 9.10.3 Новоподоходного Закона. С работника такие суммы взыскиваются уже со штрафными санкциями в размере 15 % излишне полученных денежных средств.
Так что лучше быть пунктуальными и экономными.
___________________________
* См. письмо Минфина от 30.03.2007 г. № 31-18030-07-7/6449.
** Корпоративная платежная карточка дает возможность ее держателю осуществлять операции по картсчету юридического лица или физического лица - предпринимателя.
*** Личная платежная карточка эмитирована на имя клиента - физического лица, не являющегося субъектом хозяйствования.
**** Работник, командированный за границу, может использовать КПК для получения наличной инвалюты как за пределами Украины, так и в кассе банка-эмитента на территории Украины для оплаты расходов на командировку.
***** Правда, при командировке за границу работник должен помнить о запрете на осуществление с помощью КПК расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам) (п. 3.11 Положения № 137). Это означает, что ему не следует оплачивать с помощью КПК, например, приобретение каких-либо ТМЦ для нужд предприятия. Ранее нами был сделан вывод о том, что за осуществление таких расчетов возможно применение админштрафа по ст. 162 КоАП (в размере от 30 до 44 нмдг).
На запрет использования КПК при расчетах в инвалюте по внешнеэкономическим договорам неоднократно указывал НБУ (см. его письма от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297 и от 05.02.2007 г. № 25-313/245-1174).
“Бухгалтер” № 23, июнь (III) 2007 г.
Подписной индекс 74201