Обособленное подразделение: нюансы, связанные с наличностью и РРО
ВОПРОС: Можно ли установить лимит кассы обособленному подразделению, которое имеет РРО, но не имеет кассы? Если да, то может ли такое подразделение сдавать выручку на следующий день в кассу предприятия в сумме, превысившей установленный лимит?
ОТВЕТ: (1) В действующих нормативах мы не видим особых препятствий для установления лимита кассы обособленному подразделению предприятия, имеющему РРО.
Для обоснования данного вывода обратимся к профильному нормативу - Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение).
Чтобы увидеть, может ли обособленное подразделение предприятия иметь свою кассу, следует обратиться, например, к п. 4.2 и 4.3 Положения.*
А из этого естественным образом вытекает необходимость установления отдельного специального лимита на такую кассу. В п. 5.2 Положения читаем:
“Для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет установления лимита остатка наличности в кассе.
Установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) предприятия. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится до их сведения соответствующими внутренними приказами (распоряжениями) предприятия - юридического лица”.
А вот теперь необходимо отыскать ответ на главный вопрос: можно ли для целей применения норм Положения считать РРО кассой, точнее приравнять РРО к кассе?
Снова обратимся к п. 1.2 Положения:
“касса - помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов”.
Как видим из данного определения, “место осуществления наличных расчетов”, которым может быть и место расположения РРО, может считаться кассой.
Термин “место осуществления расчетов” определен в Законе от 06.07.95 г. № 265/95-ВР “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг” (далее - Закон об РРО), в ст. 2 которого говорится, что место осуществления расчетов - это, в частности, место, где осуществляются расчеты с покупателем за проданные товары (предоставленные услуги) и хранятся наличные средства, которые за такие товары (услуги) получены.
(Кстати, и Положение, и Закон об РРО регулируют одну и ту же хозяйственную сферу - обращение наличности.)
Заметим также, что операции, проводимые через РРО, вполне подпадают под определение термина “кассовые операции” из п. 1.2 Положения:
“кассовые операции - операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета”.
Слова “через кассу” нас не смущают, поскольку мы исходим из предположения, что РРО таковой является. А вот к “книгам учета”, в которых должны отражаться кассовые операции, согласно терминам Положения в числе прочих относится и РРО-шная книга - Книга учета расчетных операций (КУРО)**.
Так что в части “места осуществления”, а также “приема, выдачи, хранения*** наличных средств” РРО, по нашему разумению, вполне соответствует понятию “касса”.
Что же касается хранения “кассовых документов”, то исходя из комплексного анализа терминов “книга учета” и “кассовые документы” можно вести речь о том, что в обособленном подразделении при РРО хранятся и кассовые документы (в частности - контрольные ленты, отчеты и сама КУРО).
При этом наличие и ведение кассовой книги в обособленном подразделении, “оснащенном” РРО, отнюдь не являются обязательными.
Во-первых, обратим внимание читателей на тот факт, что при внесении в 2003 году изменений в старое “кассовое” Положение (постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 81) из определения термина “касса” были убраны слова “где, как правило, ведется кассовая книга”. (Этих слов в определении термина “касса” нет и в действующем Положении, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.) Стало быть, так называемая “касса” теперь может обходиться без обязательного когда-то атрибута в виде кассовой книги, то есть вполне может функционировать и без нее.
Во-вторых, в п. 4.2 Положения обособленным подразделениям с РРО прямо разрешено не вести кассовую книгу:
“Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, осуществляющие наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не производящие операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут”.
Мы же исходим из того, что определенные операции, требующие приема и выдачи наличности исключительно по расходно-кассовым ордерам (РКО), такими обособленными подразделениями не осуществляются (о ситуации, когда подразделению необходимо оформлять РКО, скажем несколько слов чуть далее).
К тому же после упомянутых изменений, внесенных в старое “кассовое” Положение в 2003 г., в случаях применения в наличных расчетах РРО приходный кассовый ордер для целей оприходования наличности в кассе выписывать уже не нужно (следовательно, для этих целей обособленному подразделению нет необходимости вести кассовую книгу, что и подтверждает п. 4.2 Положения, - такая книга может пригодиться только для случаев, когда подразделение захочет самостоятельно выдавать своим работникам зарплату или наличные средства под отчет - на хознужды и т. п.****).
Обратите внимание, что п. 2.6 Положения определено:
“В случае проведения наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличности является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК)”.
Далее, в п. 7.15 Положения, говорится:
“Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно и в полной сумме оприходоваться. Порядок оприходования наличности в кассах, в том числе и при расчетах с применением РРО (РК), определен в пункте 2.6 настоящего Положения”.
Эти нормы четко свидетельствуют в пользу того, что в рассматриваемой ситуации РРО, находящийся в обособленном подразделении предприятия, для целей Положения вполне может быть приравнен к кассе. А значит, на него может быть установлен отдельный лимит остатка наличности в порядке, определенном в п. 5.2 Положения (см. его фрагмент, приведенный выше).
(2) Относительно второго вопроса отметим следующее.
Пункт 2.8 Положения гласит:
“<...> Наличная выручка (наличность), превышающая установленный лимит кассы, обязательно сдается в банки для ее зачисления на банковские счета. Обособленные подразделения предприятий - юридических лиц могут сдавать наличную выручку (наличность) непосредственно в кассы таких юридических лиц или в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета указанных юридических лиц”.
Причем из данного пункта не следует, что речь идет только об обособленных подразделениях, не имеющих собственной кассы (в том числе в виде РРО).
Поэтому мы не усматриваем нарушения кассовой дисциплины в случае сдачи таким подразделением на следующий (после превышения лимита*****) день своей сверхлимитной наличности не напрямую в банк, а в “головную” кассу предприятия.
Однако в этот же (!) следующий день****** предприятие такие средства должно либо сдать в банк, либо выдать нахознужды (что, напомним, разрешается п. 2.9 Положения). В противном случае будет нарушена норма п. 5.1 Положения. Речь, разумеется, идет о той сверхлимитной сумме, которая уже пролежала одну ночь в кассе-РРО.
Поэтому когда сданные обособленным подразделением средства (или их часть) не превышают у него лимит остатка кассы-РРО, то именно в тот день, которым они поступают в “головную” кассу, предприятие может и не сдавать их в банк (и/или не выдавать на хознужды).
Обратим внимание еще на некоторые проблемы, которые сопутствуют рассматриваемой ситуации.
Где хранить наличность после вывода в конце рабочего дня 2-отчета?
По идее, наличность можно хранить и в ящике РРО, если позволяют условия, а, например, наутро сверхлимитную сумму наличных средств сдать в “головную” кассу, а сумму, вписавшуюся в лимит, провести по РРО “служебным внесением”. (Можно также сдавать выручку на почту для перевода или службе инкассации, поскольку такие операции - в отличие от сдачи выручки непосредственно в банк - не требуют обязательной выписки РКО.)
Возможность хранения наличных в ящике РРО подтверждается пунктом 4.5 Порядка регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 в котором говорится, в частности, следующее:
“<...> операция “служебное внесение” используется для регистрации суммы наличности, хранящейся на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, производимой после выполнения Z-отчета”.
Если же ящика РРО для этих целей не хватает (или другие условия воспользоваться им не позволяют), то местом хранения должен быть либо специальный сейф, установленный в таком подразделении, либо карман материально ответственного лица (что, впрочем, не есть хорошо), либо что-то еще...
Насчет желательности наличия в подобной ситуации у обособленного подразделения сейфа для хранения денег (“на месте проведения расчетов”) ГНАУ в лице начальника отдела организации оперативного контроля Департамента контрольно-проверочной работы С. Воробей говорила в своей консультации в “Вестнике налоговой службы Украины” № 11/2006.
Не помешает также четко урегулировать все эти вопросы во внутреннем положении подразделения.
По какому документу передавать наличность в “головную” кассу?
Поскольку в данном случае кассовая книга не ведется и РКО выписать невозможно, по нашему мнению, единственным документом у обособленного подразделения на переданную в “головную” кассу наличность должна быть квитанция приходного кассового ордера, оформленного “головной” кассой.
Правда, в уже упоминавшейся выше консультации “Вестника налоговой службы Украины” № 13/2004 разъяснялось, что при сдаче непосредственно обособленным подразделением выручки в банк такому подразделению необходимо оформлять расходный кассовый ордер и отражать данную операцию в кассовой книге (напомним: это предусмотрено п. 3.7 Положения). Однако в рассматриваемом случае движение наличности происходит между подразделениями предприятия и оформление РКО (с ведением кассовой книги) не является обязательным.
Как быть, если на обособленном подразделении функционирует больше одного РРО?
Согласно п. 5.2 Положения лимит устанавливается “на обособленное подразделение”, то есть один лимит - на все подразделение, а не на каждую его кассу (РРО). Просто при наличии нескольких РРО сложнее организовать работу без ведения в подразделении кассовой книги.
Обычно в таких случаях выделяется отдельное ответственное “кассовое” лицо, которое обобщает информацию и собирает/хранит/сдает всю наличность, проходящую через разные РРО подразделения.
В заключение хотелось бы пожелать профильным специалистам НБУ навести порядок в своем Положении и четко урегулировать все “кассовые” непонятки, связанные с обособленными подразделениями и РРО. А то на этом нормативном поле рядовые участники наличного обращения зачастую ощущают себя слепцами, идущими по минному полю.
_____________________
* Кроме того, “терминологический” п. 1.2 Положения фактически приравнивает обособленные подразделения к предприятиям: “предприятия - юридические лица (кроме банков) независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (их обособленные подразделения), являющиеся участниками отношений в сфере хозяйствования, в частности субъекты хозяйствования, осуществляющие предпринимательскую деятельность, а также другие субъекты хозяйствования, органы государственной власти и органы местного самоуправления”.
** Утверждена приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.
*** Как минимум, это можно отнести к наличности, фактически сохраняющейся-ночующей в ящике РРО (хотя согласно особенностям РРО-учета наличность и проводится ежедневно, перед началом работы, по приходу как “службове внесения”).
**** Подобные выводы звучали и в консультации начальника управления организации оперативного контроля Департамента налогового аудита и валютного контроля ГНАУ С. Нимченко, опубликованной в “Вестнике налоговой службы Украины” № 13/2004.
***** Напомним, что последний абзац п. 5.1 Положения разрешает не сдавать в установленные сроки наличность в те дни, когда нет превышения лимита кассы.
****** Судя по заданному вопросу, у предприятия установлен срок сдачи наличной выручки вдень ее поступления.
“Бухгалтер” № 24, июнь (IV) 2007 г.
Подписной индекс 74201