Неработник может оплачивать расходы предприятия,
но только в рамках выполнения
обязательств по договору поручения

ВОПРОС: Наше предприятие оплачивает услуги по сертификации импортируемой продукции путем внесения наличных через кассу банка. В квитанциях на оплату указано, что платеж произведен от нашего предприятия, но через физическое лицо, которое не является нашим работником. Как правильно возместить этому гражданину расходы? Могут ли у нас быть проблемы при проверке?

ОТВЕТ: Если при проверке выяснится, что расходы предприятия были оплачены совершенно посторонним лицом, который не состоит ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях с предприятием, то проблемы, действительно, могут быть. По меньшей мере, этот факт может быть расценен проверяющими как оказание физическим лицом финансовой помощи предприятию. Кроме того, возникает вопрос, на каком основании предприятие компенсирует понесенные им расходы, ведь никаких договорных обязательств между ними нет, а оплату услуг физическим лицом можно рассматривать как акт доброй воли с его стороны - и тут уже выплачиваемая сумма рискует попасть в налогооблагаемый доход физического лица.

Итак, ситуация не очень хорошая, но небезнадежная. Сложностей можно избежать, заключив с этим физическим лицом договор поручения. По этому договору поверенный (физическое лицо) обязуется совершить от имени и за счет доверителя (предприятия) определённые юридические действия (вносить оплату через кассу банка на счет предприятия, предоставившего услугу по сертификации). Напомним, что действия поверенного создают, изменяют, прекращают гражданские права и обязанности доверителя. Правомерность выполнения сторонним физическим лицом действий в пользу предприятия на основании договора поручения подтверждает и Минфин (см. письмо МФУ от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774).

Мы с выводом Минфина абсолютно согласны, но не совсем понятно, зачем возможность заключения с физическими лицами - неработниками предприятия договоров поручения должна устанавливаться в приказе об учетной политике. Это, на наш взгляд, излишнее требование, так как предприятие вправе вступать в гражданско-правовые отношения с физическими и юридическими лицами, предусмотренные действующим законодательством, а правовые основы договора поручения урегулированы главой 68 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее - ГКУ).

Напомним основные юридические нюансы договора поручения:

- поверенный имеет право на оплату за оказание услуг согласно договору, если иное не установлено договором или законом (ч. 1 ст. 1002 ГКУ). Если предприятие не является плательщиком налога на прибыль, то в договоре можно указать, что услуга оказывается бесплатно. А вот если доверитель является плательщиком налога на прибыль, то тут рекомендуем зафиксировать в договоре сумму вознаграждения (хотя бы минимальную), ведь всем известно, как проверяющие относятся к бесплатно полученным услугам. Конечно, установить, а главное доказать обычную цену на такие услуги им будет сложно, и все-таки спор по этому поводу вполне возможен;

- доверитель обязан выдать поверенному доверенность* на осуществление юридических действий, предусмотренных договором (ч. 1 ст. 1007 ГКУ). В латом случае доверенность можно не оформлять, так как, во-первых, внесение наличных через кассу банка от имени предприятия не требует предоставления доверенности. А во-вторых, возврат доверенности предприятию предусмотрен только в том случае, если на момент выполнения поручения или расторжения договора срок действия доверенности еще не истек. В противном случае доверенность остается у поверенного. Это значит, что отсутствие этого документа у предприятия является нормальным и естественным явлением;

- после окончания выполнения поручения поверенный обязан предоставить отчет и подтверждающие документы (п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГКУ). Итак, в договоре нужно указать, с какой периодичностью физическое лицо должно предоставлять доверителю отчет и подтверждающие документы (например, после каждого платежа, раз в неделю, раз в месяц). На основании предоставленного отчета, к которому будут приложены квитанции банка на оплату услуг сертификации, доверитель компенсирует поверенному понесенные им расходы. Выплату можно произвести из кассы, оформив расходный кассовый ордер, в котором в обязательном порядке указываются паспортные данные поверенного. Основанием для выплаты является компенсация расходов согласно договору поручения с указанием его номера и даты.

Отметим, что согласно п. 1. ч. 2 ст. 1007 ГКУ доверитель обязан, если иное не установлено договором, обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения. В данном случае сначала происходит выполнение поверенным поручения, а только потом понесенные им расходы компенсирует доверитель. В связи с этим в договоре следует указать, что доверитель обязан обеспечить поверенного средствами, но если по каким-либо причинам поверенный не был обеспечен средствами, то он выполняет поручение за свой счет с последующей компенсацией расходов доверителем.

Итак, на руках у предприятия должны быть следующие документы: договор поручения, отчет поверенного с приложенными к нему квитанциями банка, расходный кассовый ордер на возмещение расходов, понесенных поверенным.

И несколько слов скажем о праве предприятия на налоговый кредит по НДС, входящий в стоимость услуг по сертификации. В данном случае вполне правомерно может возникнуть вопрос, не нужно ли здесь применять правила п. 4.7 Закона Украины “О налоге на добавленную стоимость” от 03.04.97 г. № 168/97-ВР, предусмотренные для посреднических договоров. Отвечаем: нет, нужно. Особые правила нужно применять, если бы поверенному поручалось приобрести услуги от имени и за счет предприятия. В данном случае услуга приобретается напрямую самим предприятием, что подтверждается договором и актом выполненных работ, подписанными уполномоченными на это работниками предприятия. Стороннему физическому лицу лишь поручается ходить в банк и оплачивать эти услуги от имени и за счет средств предприятия. Такая необходимость может быть вызвана, например, сильной загруженностью других работников предприятия в то время, как срочно надо сделать проплату, или, к примеру, удаленностью нужного отделения банка от предприятия в то время, как сторонний гражданин находится (проживает, работает) в непосредственной близости от него и т. п.

Таким образом, предприятие правомерно включает в налоговый кредит сумму НДС по приобретенным услугам на основании выписанной на его имя налоговой накладной. В бухгалтерском учете такие операции отражаются следующим образом:

--------------------------------

* Так как договор поручения не требует обязательного нотариального заверения, то и выданная в его исполнение доверенность может быть оформлена в простой письменной форме.

Документи що посилаються на цей