Можно ли перечислить сумму
возмещения командировочных расходов на
корпоративную платежную карточку
после представления авансового отчета
ВОПРОС: 1. Работнику нашего предприятия был перечислен на корпоративную платежную карточку аванс на командировку. После приезда из командировки работник представил отчет об использовании средств - получилось, что он потратил больше денег, чем было перечислено на КПК, Поэтому уже после командировки была доперечислена часть денег на КПК за эту же командировку - их работник снял с КПК и обратил в свою пользу. Считается ли это нарушением?
2. Наше предприятие включило в расчет лимита кассы 10 000 грн. возврата подотчета. При этом мы руководствовались соответствующим разрешающим письмом НБУ. При проверке налоговики на основании п. 5.9 “кассового” Положения угрожали нам взысканием штрафа за превышение лимита (они не признают включение сумм возврата подотчета в расчет лимита), утверждая, что спасающее нас письмо НБУ не зарегистрировано в Минюсте. Правомерны ли действия налоговиков?
ОТВЕТ: 1. Сам по себе факт выплаты части командировочных после возвращения работника из командировки нарушением, естественно, не является.
Как известно, Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу (утверждена приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59) требует, чтобы предприятие обеспечило работника денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках. Пункт 1.11 раздела I Инструкции привязывает сумму аванса к расходам на проезд, наем жилого помещения и суточным. Поэтому вполне вероятно, что после представления авансового отчета может случиться так, что работнику потребуется выплата дополнительных средств (об этой жизненной ситуации в прямой форме упоминает, например, п. 1.17 раздела II Инструкции).
Очевидно, что если сумма выданного аванса приблизительно напоминает потенциальные расходы на проезд, наем жилого помещения и суточные, то никто никаких претензий к предприятию не предъявит.
Обычно госорганы возражают против направления работника в командировку без выплаты аванса (см., например, письмо Минфина от 06.12.2005 г. № 31-18030-07-10/26217). “Безавансовая” командировка является нарушением трудового законодательства и может повлечь админштраф по ст. 41 КоАП (от 15 до 50 нмдг). На наш взгляд, выплата непропорционально малого аванса тоже может рассматриваться как трудовое нарушение с аналогичными штрафными санкциями.
Теперь обсудим законность операции, описанной в вопросе.
Согласно п. 3.10 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением (утверждено постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137) (далее - Положение) держатели корпоративных платежных карточек (КПК) могут получать наличность в гривнях для осуществления расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами, в том числе для оплаты расходов на командировку в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам, регулирования наличного обращения.
Пункт 3.11 Положения устанавливает, что КПК не применяются для выплаты заработной платы, других выплат социального характера, а также для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).
Как видим, Положение прямо не запрещает использовать КПК для возмещения потраченных в командировке средств работнику, который уже вернулся из командировки и представил авансовый отчет.
Перечисление средств на КПК производится уже после представления работником авансового отчета, так что отсутствует даже теоретическая угроза “президентского” штрафа* за выдачу наличности под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам.
Правда, следует помнить, что согласно п. 3.12 Положения средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица - предпринимателя за операции, осуществленные с использованием КПК, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки.
Поэтому работник, снявший причитающуюся ему наличность с КПК, должен будет представить еще один авансовый отчет (хотя это и выглядит несколько странно), в котором, видимо, будет значиться что-то типа: “Погашение задолженности в сумме ... на оплату расходов на командировку, подтвержденных авансовым отчетом №... от...”.
К отчету должен прилагаться слип банкомата: без отчета и слипа нельзя узнать, снял ли работник деньги с КПК и в какой сумме (а значит, погасилась ли задолженность предприятия перед ним).
Не хотите двух авансовых отчетов - доплачивайте разниму между авансом и потраченными суммами без использования КПК.
Чуть проще выглядит ситуация с личными платежными карточками (ЛПК).
В соответствии с п. 3.13 Положения денежные авансы на командировку могут выдаваться работнику через ЛПК.
На наш взгляд, ничто не мешает через ЛПК возмещать работнику дополнительные средства. При этом ему нет необходимости представлять второй авансовый отчет (как в случае с КПК), поскольку погашение задолженности перед ним как подотчетным лицом произойдет с момента перечисления средств со счета предприятия на ЛПК.
А снял ли их работник со своей карточки - предприятие волновать не должно.
2. Очевидно, вашим налоговикам не понравилось письмо НБУ от 02.11.2006 г. № 11-213/4081-11692. Напомним, что согласно данному письму “в случае установления предприятием лимита кассы по показателю среднедневного поступления наличности в расчет включаются и возвращенные неиспользованные подотчетные суммы, и прочие внереализационные поступления”.
Аргумент налоговиков, конечно, звучит довольно забавно: письмо НБУ не зарегистрировано в Минюсте! Во-первых, хотелось бы узнать, хватит ли у налоговиков мужества на этом же основании отказаться принимать во внимание драгоценные указания самой ГНАУ. Ведь, как известно, ц/у от ГНАУ тоже нередко доводятся письмами. Или, может быть, по мнению ваших проверяющих, отсутствие минюстовской регистрации является пороком лишь для писем НБУ?
Во-вторых, письма любых государственных органов в принципе не подлежат регистрации в Минюсте, поскольку не являются нормативно-правовыми актами. Правильно составленное письмо содержит разъяснение положений нормативно-правовых актов, конкретизирует и детализирует их требования, вносит дополнительную ясность в правовое регулирование какого-то вопроса и не создает новых норм права. В этой связи считается, что письма нельзя рассматривать в отрыве от того нормативно-правового акта, который они комментируют.
Например, не вызвавшее симпатии у налоговиков письмо НБУ является разъяснением норм Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Положение), посвященных порядку расчета лимита остатка наличности в кассе.
Напомним, что данное Положение было утверждено постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 и прошло регистрацию в Минюсте 13.01.2005 г. за № 40/10320. Так что ни у Положения, ни у комментирующего его письма проблем с Минюстом нет.
Поэтому претензии проверяющих к формальным аспектам (минюстовская регистрация) выглядят смешно.
А сейчас рассмотрим вопрос по существу, то есть выясним, можно ли поставить под сомнение данное письмо НБУ, ссылаясь на его содержательную несостоятельность ?
Как известно, п. 5.3 Положения разрешает устанавливать лимит остатка наличности в кассе по показателю среднедневного поступления наличности в кассу.
Приложение 2 к Положению (“Расчет установления лимита остатка наличности в кассе”) поясняет, что такой среднедневной показатель определяется путем деления суммы поступлений наличности в кассы (кроме сумм, полученных из банков), взятых за три любых месяца подряд из последних двенадцати, на количество рабочих дней предприятия за указанные три месяца.
Остается лишь понять, что следует считать суммой поступлений наличности в кассы.
Положение соответствующего определения не дает. Тем не менее значение этого термина может быть установлено путем анализа определений терминов “наличная выручка (выручка)” и “внереалиюционные поступления”, приведенных в п. 1.2 Положения:
“наличная выручка (выручка) - сумма фактически полученных наличных средств от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и внереализационные поступления;
<...>
внереализационные поступления - поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, бесплатно полученные средства, возмещение материального ущерба, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, прочие поступления”.
Из приведенных определений можно сделать четкий и однозначный вывод о том, что возврат неиспользованных подотчетных сумм является поступлением наличности в кассу. Причем поступления эти получены не из банков. Следовательно, такие суммы нужно принимать во внимание при расчете показателя среднедневного поступления наличности в кассу.
Именно системный анализ норм п. 1.2 и 5.3 Положения дал возможность НБУ в своем письме от 02.11.2006 г. разъяснить, что возвращенные неиспользованные подотчетные суммы и прочие внереализационные поступления включаются в расчет показателя средневного поступления наличности в кассу, и тем самым внести дополнительную ясность в правовое регулирование порядка расчета лимита. Никакой самодеятельности (искажения норм Положения или создания новых норм права) НБУ не допустил.
С мнением НБУ полностью согласны и мы.
Если же предприятию не удастся убедить налоговиков в правомерности своего расчета и законности подхода НБУ, то рекомендуем обратиться с иском в суд. В этой ситуации шансы отстоять правоту достаточно велики.
------------------------------------------------
* В соответствии с Указом Президента от 12.06.95 г. № 436/95. Данный Указ, с изменениями.
“Бухгалтер” № 26, июль (II) 2007 г.
Подписной индекс 74201