О дате отнесения на 83 расходов, связанных с командировками
ВОПРОС: Работник фирмы получил аванс на командировку и за счет него приобрел авиабилеты в оба конца.
Можно ли стоимость приобретенных билетов сразу включить в валовые затраты?
ОТВЕТ: Намерения задавшего вопрос плательщика вполне понятны: он желает по стандартному первому событию (предоплате), не дожидаясь возвращения работника из командировки, отнести на валовые затраты отнюдь не маленькую стоимость авиабилетов.
Намерения, безусловно, хорошие (для плательщика), но... нормы Закона “О налогообложения прибили предприятий” (далее - Закон) и сложившаяся практика “эксплуатации” этих норм серьезных оснований для положительного ответа на вопрос плательщика, к сожалению, не содержат.
Для отнесения на валовые затраты командировочных расходов в Законе имеется специальный п/п. 5.4.8. В принципе, его содержание прямо не исключает отнесение командировочных расходов на ВЗ по первому событию, однако из контекста этого подпункта (и по совокупности с уже упоминавшейся практикой его применения) скорее напрашивается вывод о включении таких специфических расходов в ВЗ не по первому и даже не по второму, а вообще по третьему (тоже специальному) событию - по дате утверждения авансового отчета.
Ну и что? - заметите вы. Нигде и ничем ведь не ограничивается количество подаваемых по одной командировке авансовых отчетов: потратил командированный деньги на приобретение билетов, пришел, написал авансовый отчет на потраченную часть суммы командировочных, уполномоченное должностное лицо его утвердило - вот и возникли основания для ВЗ!
Так-то оно, конечно, так, да не совсем.
Не будем приводить весь объемнейший “командировочный” п/п. 5.4.8 Закона, а напомним лишь его фрагмент имеющий значение для рассматриваемого вопроса:
“Любые расходы на командировку могут быть включены в состав валовых затрат плательщика налога при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью такого плательщика налога - приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора (контракта); других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица, командированного стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с основной деятельностью плательщика налога”.
(Аналогичная норма содержится и в абз. 3 “Общих положений” действующей редакции Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (далее - Инструкция)*.)
Как видим, одним из условий отнесения командировочных расходов на ВЗ является наличие перечисленных подтверждающих документов. А такие документы, как правило, могут возникнуть только постфактум, то есть только после завершения командировки (при представлении командированным авансового отчета вкупе с вышеупомянутыми документами), а вот до такого момента у предприятия отсутствуют основания для отнесения на ВЗ расходов, связанных с командировкой.
Исключение, пожалуй, может составить только первый из перечисленных в п/п. 5.4.8 подтверждающих документов - “приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога”.
В принципе, в ряде случаев, когда деятельность приглашающей стороны совпадает с деятельностью плательщика, возможно “организовать” соответствующее приглашение на бумажном (или ином) носителе (и сдать его в бухгалтерию) еще до того, как работник вернется из командировки.
А можно ли в такой ситуации и ВЗ отразить сразу, не дожидаясь окончания командировки и представления работником “финального” авансового отчета? На наш взгляд, даже в этом случае дело с ВЗ обстоит не очень гладко.
Если взять рассматриваемую конкретную ситуацию с приобретением билетов, то обратите внимание, что работник не сможет как положено авансово-отчитаться о понесенных расходах (в частности, он не сможет приложить к авансовому отчету оригиналы авиабилетов - только их копии).
В этой связи уместно напомнить норму из п. 1.12 разд. I вышеупомянутой Инструкции:
“Расходы на командировку возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей), страховых полисов и т. п.”.
Таким образом, в денном случае копии билетов определенно “не прокатят”. И пока сам работник не прокатится/пролетится, возмещать ему такие командировочные расходы (утверждать его “предварительно-дополнительный” авансовый отчет) оснований нет.
Кроме того, если работник вообще не вылетит к месту командировки (и/или обратно) или сделает это несвоевременно и билеты придется сдать, то такие расходы либо “самоликвидируются”, либо утратят статус хозяйственно-командировочных (если, например, вообще прошляпили со сдачей билетов**).
Таким образом, по нашему мнению, общие нормы Закона относительно дат включения понесенных (начисленных) расходов в валовые затраты для “командировочного” случая не работают, А специальная норма п/п. 5.4.8 фактически создает, как мы уже упомянули выше, свой, третий, вариант даты отнесения командировочных расходов на ВЗ - дату утверждения авансового отчета, - но при наличии вышеупомянутых подтверждающих документов о связи командировки с хозяйственной деятельностью плательщика налога. И если такие документы у плательщика отсутствуют (пока), то нет и оснований (пока) для включения таких расходов в ВЗ.
В общем, мы полагаем, что в рассматриваемом случае сразу отразить ВЗ рискнет только смелый плательщик, да и то при определенном (благоприятствующем этому) раскладе.
А если предприятию так уж хочется поскорее отнести соответствующие расходы на ВЗ, то лучше оплатить их по безналу - тогда призрак первого ВЗ-события замаячит отчетливее.***
________________________
* Утверждена приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
** У такой “шляпы” еще может возникнуть и проблема с НДФЛ.
*** В контексте сказанного стоит напомнить, что здесь есть еще серьезная проблема относительно того, кем потребляются в процессе командировки всяческие услуги (в данном случае - услуги по воздушной перевозке физиндивидуума) - работником непосредственно пли же предприятием, его командировавшим (в лице этого самого работника, действующего от имени и по поручению предприятия).
Однозначного ответа на этот вопрос нет.
В контексте рассматриваемого вопроса упомянутая проблема также добавляет свои “булыжники” в фискальную “стену”, стоящую на пути плательщика к ВЗ.
Кроме того, следует помнить, что оплата по безналу всяческих расходов, связанных с командировками, также имеет свою не очень гладкую, но, впрочем, неплохо закончившуюся историю (см. письмо Минфина от 25.06.2001 г. № 041-407-544/13-3885).
“Бухгалтер” № 27, июль (III) 2007 г.
Подписной индекс 74201