Скільки зберігає і як знищує документи підприємець
При веденні господарської діяльності будь-яке підприємство, у тому числі й приватний підприємець, працює з документами: веде податкову накладну, рахунки, книги доходів і витрат, тобто підприємство постійне пов'язано з кадровою, податковою, зарплатнею та іншою документацією.
При цьому первинна документація (накладні, чеки, квитанції, акти тощо), облікові регістри (у тому числі Книга ф. № 10, Реєстр отриманих і виданих податкових накладних), зарплатні відомості, податкова звітність (декларації, розрахунки, відомості, довідки тощо) та інша документація повинні зберігатися протягом визначених строків, після чого знищуються або здаються до архіву.
Звичайно, перш ніж знищити якийсь документ, бажано насамперед з'ясувати, чи минув строк його зберігання.
Строки зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначені Переліком № 41.
Перелік № 41 включає документи, які накопичуються під час господарської діяльності підприємства та організації, а також документацію, що формується внаслідок виробничої та науково-технічної діяльності установ і організацій.
Щоб полегшити роботу з визначення строків зберігання документів, до Переліку включені також деякі види документів нетипового характеру.
Оскільки робота з документами (у тому числі їх складання) є невід'ємною частиною господарської діяльності підприємства або підприємця, визначення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх обігу в діловодстві. Наприклад, визначення строку зберігання документів, датованих 2002 роком, починається з 1 січня 2003 року. І якщо строк зберігання такого документа складає, наприклад, 3 роки, то він закінчується 1 січня 2006 року.
Тобто початок року - час, коли можна позбавитися “баласту” документів, строк зберігання яких минув. Скористайтеся нашими рекомендаціями та Положенням і звільніть своє підприємство від непотрібної “макулатури”.
Строк зберігання більшості документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, складає 3 роки. Але є і виключення. Є документи строком зберігання і 5 років, і 75 років (це відомості для нарахування зарплати). Поговоримо докладніше про такі строки.
Слід звернути увагу, що стосовно окремих документів у Переліку № 41 містяться додаткові обмеження. Наприклад, щодо деяких документів прямо зазначається, що знищити їх можна лише після завершення перевірки державних податкових органів.
Згідно з пунктом 315 Переліку № 41, строк зберігання документів податкового обліку - 3 роки, але за умови, що перевірка вже закінчена.
Але слід пам'ятати, що коли закінчена позапланова перевірка, яка охопила певний період, а планової перевірки періоду, що цікавить нас, не було, документи треба обов'язково зберігати саме до закінчення планової комплексної перевірки.
І далі, навіть якщо у підприємця була саме планова комплексна перевірка, усе одно потрібно витримати належні три роки і не знищувати документи після закінчення трьох років. Адже прийти до підприємця можуть не тільки перевіряючі з податкової На жаль, ніхто з нас не застрахований від візитів представників органів прокуратури та інших відомств, візити яких хоча й небажані, але все ж таки можливі. Тому якщо планова податкова перевірка вже закінчена, а документи зберігаються менше трьох років, до закінчення належного строку знищувати їх не можна.
Розглянемо деякі категорії документів підприємця та строки їх зберігання:
- для договорів і угод установлені різні строки зберігання. Згідно з п. 345 Переліку № 41, господарські, операційні, трудові та інші договори повинні зберігатися 3 роки після закінчення строку дії таких договорів, за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства відповідного періоду. Згідно з п. 54, 55 Переліку № 41, кредитні договори, договори заставної, переведення боргу зберігаються п'ять років після закінчення строку дії або погашення кредиту, боргу за тієї самої умови (за умови проведення податківцями перевірки);
- торгові патенти, строк дії яких закінчився, згідно з Постановою № 1077, підприємець повинен повернути органу державної податкової служби. Якщо підприємець припинив діяльність, що підлягає патентуванню, отже, патент підлягає здачі незалежно від строку його дії;
- свідоцтво про сплату єдиного податку, згідно з Порядком № 599, після закінчення строку дії повинно бути у 5-денний строк повернуто підприємцем до податкового органу, який його видав (разом з усіма довідками, виданими на найманих працівників). Якщо ж підприємець відмовляється від застосування спрощеної системи за своїм рішенням або змушений це зробити, а також якщо підприємець ліквідується, Свідоцтво про сплату єдиного податку та довідки на найманих працівників треба повернути до податкового органу протягом 5 днів після закінчення останнього кварталу роботи за спрощеною системою.
Щодо довідок на найманих працівників, у разі коли підприємець не збирається залишати спрощену систему, слід звернути увагу на такий момент: якщо у підприємця звільнився найманий працівник, в інтересах підприємця подати до податкового органу видану на нього довідку якомога раніше - хоч у день розірвання трудового договору з ним. інакше можуть виникнути негативні наслідки, а саме:
- якщо трудовий договір буде припинено в одному місяці, а довідку підприємець подасть у наступному, податківці будуть вимагати від підприємця доплатити єдиний податок за той місяць, у якому подано довідку (хоча працівник у цьому місяці вже не працює);
- якщо довідку загублено, за працівника, який вже звільнився, доведеться доплачувати єдиний податок за всі місяці кварталу, в якому відбулося таке звільнення;
- книга обліку доходів і витрат за ф. № 10: з одного боку, громадянин - суб'єкт підприємницької діяльності повинен подати її до податкової адміністрації, де вона зберігається протягом 5 років, а з іншого, згідно з ст. 17 Закону № 1058, можна дійти висновку, що Книгу ф. № 10 потрібно зберігати:
- з даними про чистий дохід за період до 01.07.2000 р. - протягом 75 років;
- з даними про чистий дохід за період після 01.07.2000 р. - протягом усього часу сплати пенсійних внесків і 5 років після припинення їх сплати, а потім передавати на зберігання до архіву. Усе це стосується підприємця на загальній системі оподаткування.
Що з цього приводу думають працівники Пенсійного фонду, невідомо - відповідних роз'яснень немає. Ми в цьому випадку рекомендуємо документи щодо сплати внесків до Пенсійного фонду і внесків до соцфондів не знищувати, а зберігати якомога довше.
Виходить, що єдино податнику, на думку ДПАУ (лист № 17-0117/10), слід здати свою Книгу ф. № 10 після її повного заповнення до податкового органу, в якому вона була зареєстрована.
А реалізатори - платники єдиного податку, на ту саму думку (лист № 6304/7/17), такі книги повинні зберігати у себе протягом трьох років. М'яко кажучи, є деяка неоднозначність, але нам до цього не звикати;
- згідно зі ст. 3 Закону про РРО, строки зберігання документації щодо розрахунків через реєстратори розрахункових операцій та з використанням розрахункових квитанцій, контрольні стрічки РРО, використані книги обліку розрахункових операцій та розрахункові книжки повинні зберігатися протягом трьох років після їх закінчення;
- відомості про нарахування заробітної плати найманим працівникам, доходів громадянам за виконання робіт (послуг) за договорами цивільно-правового характеру повинні зберігатися, згідно із Законом №1058, у підприємця протягом:
- за період до 01.07.2000 р. - 75 років;
- за період після 01.07.2000 р.
- протягом усього часу сплати пенсійних внесків і протягом 5 років після припинення їх сплати, а потім вони передаються на зберігання до архіву, у разі з підприємцем - фізичного особою - до місцевих архівних установ;
- банківські документи (акти, довідки, платіжні доручення) про надходження усіх видів податків до державного бюджету повинні зберігатися, згідно з п.288 Переліку № 41, 3 роки, за умови закінчення перевірки підприємства державними податковими органами;
- первинні документи, які фіксують факт виконання господарських операцій і е підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, виписки банків, табелі, наряди на роботи, акти списання майна і матеріалів тощо), згідно з п.315 Переліку, повинні зберігатися 3 роки і знову ж таки за умови закінчення перевірки підприємства державними податковими органами;
- довіреності нз отримання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі й довіреності, які анулюються), згідно з п. 319 Переліку № 41, зберігаються 3 роки;
- акти документальних ревізій господарської та фінансової діяльності підприємств, податкових та інших перевірок, документи (довідки, доповідні записки тощо) до них, згідно з п. 342 Переліку № 41, зберігаються 3 роки, за умови закінчення перевірки підприємства державними податковими органами.
Після того як приватний підприємець переконався, що ніщо не може зашкодити йому у випадку позбавлення старого документа, настає час його знищення.
Згідно з п. 3.6 Переліку № 41, знищувати документи, які вже не потрібні, строки зберігання яких минули і які не підлягають обов'язковій передачі до архіву, потрібно за узгодженням з державними архівними установами. Але, як правило, передачі до відомчого архіву підлягають документи, які мають певну історичну цінність, або документи з постійним строком зберігання. Швидше за все, у підприємця таких цінних документів немає. Щодо інших документів (які не мають постійного строку зберігання і не мають історичної цінності), то підприємець може їх знищити, але з дотриманням установленої законодавством процедури. І для цього підприємцю не потрібно створювати експертні комісії для визначення цінності документів.
Єдине, що ми порадили б зробити, - це скласти акт на знищення таких документів, для усунення питань з боку перевіряючих органів.
Якщо для юридичних осіб передбачено особливий порядок знищення документів, то підприємці не зобов'язані здавати документи на знищення організаціям, які займаються заготівлею вторсировини.
При незначній кіль кості документів, що знищуються, їх можна спалити, але при цьому в акті слід зробити відповідний запис. Якщо ж обсяг великий - краще здати документи для спалювання або віддати їх на переробку до організації із заготівлі вторсировини.
Скористайтеся нашими рекомендаціями і, дотримуючись правил знищення документів, наведіть порядок на своєму підприємстві.
Список використаних нормативно-правових актів
Перелік № 41 - Наказ Головного архівного управління від 20.07.1998 р. № 41 “Про затвердження Переліку типових документів”
Закон № 1058 - Закон України від 09.07.2003 р. № 1058-IV “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування”.
Постанова № 1077 - Постанова ШУ від 13.07.1998 р. № 1077 “Про затвердження Положення про виготовлення, зберігання і реалізацію торгових патентів”.
Порядок № 599 - Порядок ДПАУ від 29.10.1999 р. № 599 “Про затвердження Свідоцтва про оплату єдиного податку та Порядку його видачі”
Лист № 17-0117/10 - Лист ДПАУ ВІД 05.11.1997 р. № 17-0117/10-8886 “Про порядок ведення книги ф.10”
Лист № 6304/7/17 - Лист ДПАУ від 06.05.2000 р. № 6304/7/17-0217 “Про книги обліку доходів і витрат фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником єдиного податку”
Закон про РРО - Закон України від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III.
“Консультант бухгалтера” № 36 (420) 03 вересня 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою),
22789 (російською мовою)