Автомобіль на підприємстві
Якщо у господарській діяльності використовується транспортний засіб, який належить працівникові, відносини між підприємством та працівником слід належним чином оформити. Щоб мати спокій при перевірці.
Варіанти оформлення
Варіант 1. Договір оренди транспортного засобу - це один з найпростіших варіантів. Договір підлягає нотаріальному посвідченню, за що потрібно сплачувати щоразу державне мито в розмірі 1 %. Тобто це не найкращий варіант.
Виплати фізичній особі за договором оренди обкладаються податком з доходів фізичних осіб за ставкою 15 %. Однак з таких виплат не стягують внесків на соціальне та пенсійне страхування, оскільки те, що виплачується за договором оренди, - не заробітна плата. Крім того, оренда для цілей Цивільного кодексу не розглядається як послуга, відповідно, немає і пенсійних відрахувань.
Варіант 2. Договір з фізичною особою - приватним підприємцем. Одним з видів діяльності фізичної особи - приватного підприємця є надання в оренду транспортних засобів. Ми маємо право оплачувати такій особі оренду транспортного засобу без обкладання податком з доходів фізичних осіб. Але, нагадаємо, податкова вимагає у такому разі ксерокопій свідоцтва про держреєстрацію та сідоцтва про сплату єдиного податку.
Цей договір так само підлягає нотаріальному посвідченню. І, зрештою, не важливо, чи є особа приватним підприємцем. Головне, що це фізична особа і вона надає транспортний засіб у користування.
Варіант 3. Договір з надання транспортних послуг. Фізична особа зареєстрована приватним підприємцем і одним з видів її діяльності є надання транспортних послуг. Ми можемо її наймати для надання цих послуг. І знову ж таки, за наявності документів, які підтверджують статус приватного підприємця.
І хоча у цьому варіанті не вимагається нотаріального посвідчення, але діяльність з надання транспортних послуг підлягає ліцензуванню. І хоча ліцензія не надто дорога, у ній передбачені ліцензійні умови, яких потрібно дотримуватися.
Варіант 4. Договір компенсації. Статтею 125 Кодексу законів про працю України передбачена норма про компенсацію працівникові за використання його інструментів у господарській діяльності підприємства*.
Чи підпадає транспортний засіб під поняття “інструмент”? ДПАУ у своїх листах поки що визнає, що він є інструментом. І ми можемо укладати договір про компенсацію працівникові за зношування його транспортного засобу, який експлуатується у господарській діяльності підприємства.
Нотаріальне посвідчення такого договору не потрібне. Але з виплати такого доходу фізичній особі утримуються 15 %. Хоча, знову ж таки, згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5, така виплата не входить до фонду оплати праці і не обкладається соціальними та пенсійними внесками.
У листі від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 податкова інспекція міста Києва, посилаючись на норми Закону “Про оподаткування прибутку підприємств”, роз’яснює, що підприємство має можливість укладати “компенсаційні” договори і при цьому відносити витрати (за умови “господарського” використання транспортних засобів) до валових.
Визначати розмір платежу податківці рекомендують за рівнем амортизації, яка б нараховувалася на транспортний засіб. А для визначення вартості автомобіля радять запастися актами експертної оцінки. Якщо автомобіль купували недавно, експертна оцінка уже була проведена. Можна користуватися ксерокопією договору купівлі-продажу.
Якщо автомобіль куплений раніше, таку оцінку краще провести. Визначає стартову вартість транспортного засобу відповідно до Науково-методичних рекомендацій з питань проведення автотоварознавчої оцінки транспортних засобів, затверджених наказом Мін’юсту від 01.10.99 р. № 60/5, експерт (фахівець), який має відповідні кваліфікацію, документи, а також ліцензію, і оформляє оцінку актом.
Як правило, експертна оцінка проводиться в переддоговірний період і передує укладенню договору компенсації. Сторона, на яку покладається відповідальність за проведення експертної оцінки, встановлюється за домовленістю між орендодавцем і орендарем.
Витрати на утримання т/з
Відшкодування ПММ. Якщо підприємство використовує транспортний засіб за договором оренди, договором з фізичною особою - приватним підприємцем або договором компенсації (крім договору з надання транспортних послуг), пально-мастильні матеріали купують за рахунок підприємства.
Згідно з пп. 5.4.10 ст. 5 Закону “Про оподаткування прибутку підприємств” від 28.12.94 р. № 334/94-ВР 50 % витрат на придбання ПММ для легкових автомобілів дозволено відносити до валових витрат. При цьому платник податку звільняється від обов’язку доведення зв’язку таких витрат з його господарською діяльністю (ця ж норма стосується і витрат з оперативної оренди)**.
Тобто, якщо це легковий автомобіль, 50 % ПММ маємо право відносити до валових витрат у зв’язку з господарською діяльністю. Якщо автомобіль вантажний, за наявності належно оформлених дорожніх листів, які підтверджують господарські витрати, 100 % ПММ відносимо до валових витрат.
Облік витрат на ПММ здійснюється на підставі дорожніх листів. Форми цих листів і порядок їх заповнення для легкових та вантажних автомобілів різні.
Порядок заповнення дорожнього листа легкового автомобіля регулюється Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74, зареєстрованою Мін’юстом 03.03.98 р. за № 149/2589. Бланки таких листів для службових легкових автомобілів виготовляються друкарським способом, зберігаються на складі підприємства і видаються під розписку особі, відповідальній за оформлення та видавання їх водіям. Списують використані бланки щокварталу за актом із вказаною їх кількістю, який затверджує керівник підприємства.
Тимчасовий реєстраційний талон. ДПАУ дотримується думки: якщо при укладенні договорів оренди не оформлено тимчасового реєстраційного талона, немає підстав для віднесення до валових витрат сум, сплачених за оренду транспортного засобу.
Відповідно до п. 15 Правил державної реєстрації та обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів та мотоколясок, затверджених постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388, якщо власник транспортного засобу передав в установленому порядку право користування і (або) розпорядження ним іншій фізичній або юридичній особі, підрозділи ДАІ видають їй тимчасовий реєстраційний талон на період дії документа, який підтверджує право користування і (або) розпорядження. При цьому у графі “особливі відмітки” тимчасового реєстраційного талона робиться запис “Дійсний до _________ за наявності свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу/технічного паспорта/ серія____№_________”. Один примірник копії документа, який підтверджує право користування і (або) розпорядження транспортним засобом, залишається у підрозділі ДАІ.
Проте якщо цей транспортний засіб залишається в користуванні власника (водій - та сама особа), то такий талон пред’являти не обов’язково. Це за правилами реєстрації транспортних засобів.
Однак ДПАУ робить висновок: якщо реєстраційний талон не переоформлений, це фіктивна операція і, відпо-відно, немає валових витрат.
Заміна шин. Як врахувати заміну шин, наприклад, літніх на зимові? Якщо у вас на складі є літні та зимові шини, ви їх просто змінюєте. І це не впливає на податковий і бухгалтерський облік. Вартість шин уже була відображена у попередніх періодах і віднесена до витрат. Ви можете вести лише аналітичний облік шин.
Якщо ми купуємо шини, то маємо право відносити їх до валових витрат. Так вважають податкові органи.
Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин затверджені наказом Мінтранспорту України від 08.12.97 р. № 420. Якщо ми здійснюємо заміну шин, списаних до закінчення терміну їх використання, то ДПАУ вважає, що вартість шин необхідно враховувати не просто як витрати для експлуатації автомобіля, а як витрати на його ремонт. Позиція нечітка, адже ремонту ці шини не стосуються. І якщо пробито шину, а вона мала б ще 20 км їхати, то коригувати чи збільшувати вартість автомобіля на вартість шини не слід. Це не ремонт, а витрати на експлуатацію.
Таким чином, заміни шин, як і акумуляторних батарей, не вважається ні реконструкцією, ні модернізацією. Разом з тим вони не включені до переліку з технічного обслуговування.
У бухгалтерському обліку вартість шин та акумуляторних батарей, які постачаються разом з новим автомобілем, включається у вартість автомобіля і враховується у складі основного засобу на рахунку 105 “Транспортні засоби”. Операції з їх придбання відображаються на рахунку 207 “Запасні частини”.
Ремонт. Якщо в автомобілі встановлюють куплений кондиціонер, на нашу думку він у бухгалтерському обліку має збільшувати його балансову вартість, а у податковому обліку це модернізація, ремонт, реконструкція або переоснащення, які відносяться до валових витрат.
Для податкового обліку користуємося Положенням про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженим наказом Мінтрансу України від 30.03.98 р. № 102, зареєстрованим у Мін’юсті 28.04.98 р. за № 268/2708.
Витрати, пов’язані з ТО автомобілів, за першою подією (нарахуванням або оплатою) включаються до складу валових витрат підприємства на підставі пп. 5.2.1 ст. 5 Закону про прибуток.
Ремонт автомобіля (незалежно від того, поточний він чи капітальний) відображається у податковому обліку в порядку, передбаченому пп. 8.7.1 ст. 8 Закону про прибуток. Вартість придбаних запасних частин при цьому включається до складу валових витрат і підлягає перерахунку згідно з п. 5.9 ст. 5 Закону про прибуток.
У бухгалтерському обліку витрати на проведення всіх видів ТО та ремонтів автотранспортних засобів відображаються у складі витрат звітного періоду згідно з п. 15 П(С) БО 7 “Основні засоби”. Тобто, якщо списуються витрати на техобслуговування і ремонт автомобілів, то це відображається у Д-т рахунків 23 “Виробництво”, 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 “Загальногосподарські витрати”, 93 “Витрати на збут”.
Витрати на модернізацію, модифікацію тощо (поліпшення технічних показників автомобіля) відноситимуться на збільшення балансової вартості автотранспортного засобу (Д-т рахунка 152 “Придбання (виготовлення) основних засобів” з подальшим списанням у Д-т рахунка 105 “Транспортні засоби”).
Витрати на страхування. Згідно з п. 9 ст. 7 Закону “Про страхування” від 07.03.96 р. № 85/96-ВР експлуатація транспортного засобу здійснюється тільки за наявності страхового поліса, який є договором обов’язкового страхування цивільної відповідальності.
У податковому обліку, відповідно до пп. 5.4.6 ст. 5 Закону про прибуток, підприємство включає витрати зі страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів до валових за умови, що автомобіль перебуває у складі його основних засобів, тобто у його власності.
При оренді автомобіля, навіть якщо умовою договору оренди передбачено, що страхування цивільної відповідальності здійснює орендар, до валових витрат ці суми не відносяться.
_______________________
* Стаття 125 Кодексу законів про працю України:
“Компенсація за зношування інструментів, належних працівникам.
Працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію).
Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником”.
** Витяг з пп. 5.4.10 ст. 5 Закону “Про оподаткування прибутку підприємств” від 28.12.94 р. № 334/94-ВР:
“Не включаються до складу валових витрат… витрати, пов’язані з стоянкою та паркуванням легкових автомобілів, а також 50 відсотків витрат на придбання пально-мастильних матеріалів для легкових автомобілів та оперативну оренду легкових автомобілів. При цьому платник податку звільняється від обов’язків доведення зв’язку таких витрат з його господарською діяльністю”.