Не тільки грошики рахунок люблять,
або інвентаризація основних засобів
За традицією, що склалася, щорічні інвентаризації матеріальних цінностей у нас проводяться восени. Цей період найбільш оптимальний, щоб уточнити дані перед майбутнім річним звітом, але щоб і в снігу не розшукувати матеріальні цінності й на морозі не змерзнути під час інвентаризацій, якщо треба буде інвентаризувати цінності, що зберігаються на відкритому повітрі.
Якщо на підприємстві встановлено міжінвентаризаційний період, що дорівнює року, то дату початку такої інвентаризації слід призначити після 1 жовтня поточного року. Інакше, якщо планова інвентаризація була проведена до 1 жовтня, підприємству потрібно буде провести повторну інвентаризацію у період з 1 жовтня по 31 грудня.
Крім того, Інструкцією № 69 дозволено проведення інвентаризацій будівель, споруд та нерухомих об'єктів основних фондів один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років.
Одиницею обліку основних засобів є окремий об'єкт. Окремим об'єктом основних засобів є:
- закінчений пристрій з усіма пристосуваннями та приналежностями до нього;
- конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;
- відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів одного або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приналежності, управління та єдиний фундамент, внаслідок чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки у складі комплексу, а не самостійно;
- незавершені капітальні інвестиції;
- інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або части на такого активу, що контролюється підприємством.
Якщо один об'єкт основних засобів складається з частин (компонентів), що мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися у бухгалтерському обліку окремим об'єктом основних засобів.
При проведенні інвентаризації основних засобів та необоротних матеріальних активів встановлюється не тільки їх наявність, але й фізичний стан (знос), правильність зарахування до відповідної групи активів. При виявленні придатних для використання об'єктів основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, перед інвентаризаційною комісією постане нелегке завдання з визначення їх справедливої та ліквідаційної вартості.
До початку інвентаризації основних засобів необхідно провести підготовчу роботу, а саме:
- перевірити наявність і стан первинних документів та реєстрів обліку основних засобів (інвентарних карток, книг, описів);
- перевірити технічну документацію (паспорти);
- перевірити наявність документів на орендовані або надані в оренду основні засоби, а також на відповідальне зберігання чи у тимчасове користування;
- опрацювати всі інші документи щодо надходження і списання основних засобів, зробити записи в картках або книгах і вивести залишки на початок інвентаризації;
- від осіб, відповідальних за схоронність довірених їм засобів, взяти розписки про те, що всі документи щодо надходження і списання засобів здані до бухгалтерії і неоприбуткованих або неописаних засобів у них немає.
Якщо об'єкти основних засобів не відповідають визначенню активу взагалі (не підлягають ремонту з метою подальшого використання), то їх потрібно списати. Для цього складається Акт ліквідації основних засобів (форма № ОЗ-З).
Для оформлення даних інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передатних пристроїв машин та обладнання, транспортних засобів, інструмента, обчислювальної техніки, виробничого і господарського інвентарю тощо) застосовується форма № інв-1 “Інвентаризаційний опис основних засобів”.
До початку інвентаризації з кожної особи або групи осіб, що відповідають за схоронність цінностей, береться розписка, яка включається у заголовну частину форми.
На останній сторінці форми перед підписом голови комісії даються два вільні рядки для запису останніх номерів документів у разі руху основних засобів під час інвентаризації.
Форма інвентаризаційного опису № інв-1 призначена для відображення даних інвентаризації на три дати. При автоматизованій обробці даних з обліку результатів інвентаризації форма № інв-1 видається комісії у вигляді машинограми із заповненими графами з 1 по 6 і 8.
В опису комісія заповнює графу 7 про фактичну наявність інвентарних об'єктів. При виявленні об'єктів, які не відображені в акті, а також об'єктів, по яких відсутні дані, що характеризують їх, комісія повинна включити відсутні відомості до інвентаризаційного опису.
Графа 6 “Номер паспорта” заповнюється на основні засоби, що містять дорогоцінні метали.
На основні засоби, взяті в оренду, опис складається окремо.
Після оформлення у встановленому порядку опис передається до бухгалтерії для складання порівнювальної відомості.
Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку повинна перевірити відповідність технічної документації записам у первинних документах і реєстрах обліку, записати до інвентаризаційних описів повні найменування об'єктів та їх інвентарні номери.
Основні засоби записуються у відповідних інвентаризаційних описах по рахунках (субрахунках) обліку основних засобів. Об'єкт, що був реконструйований, пройшов поліпшення або переобладнання, внаслідок чого змінилося його призначення, вноситься до інвентаризаційного опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.
Будівлі заносяться до інвентаризаційних описів в індивідуальному порядку з детальним описом кожного об'єкта.
Споруди та передатні пристрої також вносяться до опису індивідуально з детальним описом характерних ознак, якими для окремих видів споруд є:
- для повітряних ліній електропередачі - напруга, напрямок (від якого і до якого пункту), протяжність (км), матеріал: стовпи, проводи та ізолятори;
- для стаціонарних цистерн і баків, установлених на фундаментах - матеріал фундаменту та самої споруди, тип (горизонтальні, вертикальні), основні розміри (діаметр фундаменту, висота) та місткість у кубічних метрах (м1).
Силові та робочі машини, верстати, силові установки та інше обладнання, транспортні засоби, вимірювальні пристрої, лабораторне обладнання і господарський інвентар заносять до інвентаризаційних описів індивідуально, вказують інвентарний номер, найменування заводу-виготовлювача, рік випуску, призначення, потужність тощо.
Опис силових установок (електрогенераторів, силових трансформаторів, електродвигунів тощо), верстатів, машин та іншого встановленого обладнання необхідно здійснювати з усім комплексом допоміжного обладнання, яке сюди відноситься, включаючи фундаменти, приводні ремені, крани тощо.
Надані об'єктам основних засобів інвентарні номери не повинні змінюватися. Заміна номерів може здійснюватися в тих випадках, коли виявлено, що об'єкти помилково відображені не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках установлення невірної нумерації.
При виявленні об'єктів, які не перебувають на обліку, а також об'єктів з відсутніми в обліку даними, що їх характеризують, комісія повинна включити до опису відсутні відомості та технічні показники цих основних засобів, наприклад: по будівлях і спорудах - рік будівлі, вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об'єм (зовнішні або внутрішні обмірювання), загальну корисну площу, число поверхів, підвалів тощо.
При виявленні придатних для використання об'єктів основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, постійно діючою (робочою) інвентаризаційною комісією оформляється пропозиція про визначення їх справедливої та ліквідаційної вартості.
У випадках, коли проведені капітальні вкладення (прибудова нових приміщень, поверхів або часткова ліквідація будівель і споруд) не відображені у бухгалтерському обліку, комісія повинна по відповідних документах визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про внесені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини, за яких конструктивні зміни об'єктів основних засобів не знайшли відображення в обліку.
Первісна вартість таких основних засобів збільшується на суму витрат, пов'язаних з поліпшенням об'єкта, яка призведе до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об'єкта, що необхідно також оформити відповідними актами.
Оцінка виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої інвентаризації об'єктів повинна бути проведена за справедливою вартістю, а знос треба визначити за дійсним технічним станом об'єктів, з оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. Інвентаризаційна комісія зобов'язана виявити, коли і за чиїм розпорядженням побудовані або придбані виявлені інвентаризацією невраховані об'єкти, куди списані витрати на будівництво або їх придбання, а також відобразити це у протоколі.
На основні засоби, не придатні до експлуатації і такі, що не підлягають відновленню, складається окремий інвентаризаційний опис з указівкою часу введення в експлуатацію та причин, що призвели до непридатності об'єкта.
Якщо під час інвентаризації виявлено списання основних засобів (у період після останньої інвентаризації), необхідно перевірити обґрунтованість такого списання і причини, зазначені в актах на списання. Тобто уважно вивчити акти на списання, порівняти їх з інвентарними картками, щоб переконатися у достовірності строку служби, зазначеному в акті, звернути увагу на дату останнього ремонту, обсяг виконаних робіт за період експлуатації, суму нарахованого зносу тощо.
Однотипні предмети господарського інвентарю, інструментів тощо, які враховуються в типовій інвентарній картці групового обліку, в інвентаризаційних описах заносяться у розрізі найменувань з указівкою кількості цих предметів і загальної вартості.
Об'єкти основних засобів, які у момент інвентаризації знаходяться за межами підприємства (у далеких рейсах, на капітальному ремонті тощо), повинні бути проінвентари-зовані інвентаризаційною комісією до моменту тимчасового вибуття їх з підприємства.
Зразок заповнення інвентаризаційного опису основних засобів за формою № інв-1 наведемо на мал. 1.
З Малюнком 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
Одночасно інвентаризації підлягають орендовані основні засоби. Опис орендованих об'єктів складається окремо по кожному орендодавцю, в них указується назва орендодавця і строк оренди, кількість, вартість основних засобів, узятих в оренду.
При проведенні інвентаризації земельних угідь, а також земель водного фонду необхідно перевірити наявність установчих документів, договорів оренди на право власності або сертифікатів та інших документів, які засвідчують право власності або користування земельними ділянками.
Інвентаризацію земельних ділянок треба проводити у розрізі видів сільськогосподарських угідь: ріллі, пасовища, косовиці, ліси, водоймища, землі запасу тощо.
Порядок інвентаризації необоротних матеріальних активів, які числяться на рахунку 11 “Інші необоротні матеріальні активи”, такий самий, як і по основних засобах.
Розбіжність облікових даних з обліку основних засобів з даними, встановленими при проведенні інвентаризації, відображається у Порівнювальній відомості результатів інвентаризації основних засобів за формою № інв-18 (див. мал. 2).
З Малюнком 2 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
Список використаних нормативно-правових актів
Інструкція № 69 - Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.1994р. №69
Форма № ОЗ-З - постанова Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. № 241 “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”
№ інв-1 - постанова Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. № 241 “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”
№ інв-18 - постанова Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. № 241 “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”
“Консультант бухгалтера” № 38 (422) 17 вересня 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)