Отсутствие чека банкомата в авансовом отчете: последствия
ВОПРОС: Во время пребывания в командировка подотчетные лица снимают с корпоративной платежной карточки денежные средства, используемые в дальнейшем для выплаты суточных и на хознужды.
Чек банкомата подотчетные лица не представляют, и после получения авансового отчета предприятие закрывает задолженность перед ними на основании банковских выписок о списании денежных средств с банковской карточки.
Чем могут быть чреваты такие действия в отсутствие чека банкомата?
ОТВЕТ: Вообще-то несколько странно, что сначала появляется задолженность предприятия перед посланными - на основании авансового отчета, а не их перед предприятием - при получении выписки из банка о снятии денег с картсчетов. По идее, выписка должна была появиться раньше отчета.
Теперь - по существу вопроса, который в нормальной ситуации и не возник бы.
Считаем, что гипотетически за описанное в вопросе нарушение может быть наложен только админштраф по ст. 164-2 “Нарушение законодательства по финансовым вопросам” КоАП за нарушение правил ведения кассовых операций (штраф от 8 до 15 нмдг).
Штраф этот, однако, налагается органами КРУ (ст. 234-1 КоАП), как правило, посещающими предприятия государственного сектора экономики, в связи с чем иным лицам можно особенно не беспокоиться.
Возможность наложения данного штрафа обусловлена тем, что в п. 2.12 Положения о ведении кассовых операция в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), говорится:
“Физические лица - доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки или личной платежной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности”.
А в п. 3.1 Положения № 637 речь идет о том, что кассовые операции “оформляются кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчетными документами, документами по операциям с применением платежных карточек, другими кассовыми документами, которые согласно законодательству Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных средств”.
Таким образом, отсутствие документов, подтверждающих факт снятия наличности подотчетным лицом с корпоративной карточки, может свидетельствовать о нарушении порядка ведения кассовых операции.
О том, что держатели карточек должны получить документ, подтверждающий снятие наличности в банкомате, говорится и в п. 4.3 Положения о порядке эмиссия платежных карточек а осуществления операций о и.г применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137 (далее - Положение № 137):
“Операции держателей платежных карточек должны выполняться с оформлением документов по операциям с применением платежных карточек на бумажных носителях (слип, квитанция платежного терминала, чек банкомата и т. п.), составляемых по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников расчетов, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежных систем.
<...>
Чек банкомата печатается и предоставляется держателю платежной карточки по его требованию. В случае применения банкоматов во внутрибанковских системах автоматизации кассовых операций чек банкомата может не выдаваться. В данном случае обязательно с периодичностью, определенной в договоре между клиентом и банком, клиенту предоставляется выписка по операциям, осуществленным через банкомат”.
И хотя каких-либо санкций за неполучение чека банкомата или слипа Положение № 137 не содержит, его п. 4.4 предупреждает:
“Слип, квитанция платежною терминале, чек банкомата, оформленные а соответствии с требованиями настоящего Положения, имеют статус первичного документа клиента (доверенного лица клиента), по которому выполнена операция, и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов между клиентом и эмитентом”.
На необходимость наличия документов, подтверждающих получение наличности по корпоративной карточке, НБУ обращает внимание и в своем письме от 03.08.2007 г. № 25-313/1474-7902.
Имеется еще одна гипотетическая возможность наложения штрафов при отсутствии чека (слипа).
Без этого документа сложна подтвердить, что наличность была получена именно тем лицом, которое представляет авансовый отчет. Между тем сфера оформления подотчетных операций, как известно, жестко регламентируется законодательством: Указом Президента от 12.06.95 г. № 436/95 и Законом об НДФЛ предусмотрены штрафные санкции, в частности, за выдачу аванса без отчета по предыдущим израсходованным суммам и за нарушение сроков представления авансового отчета.
А поскольку при отсутствии вышеуказанных документов подтвердить, что наличность была получена именно таким-то лицом в такой-то срок, будет весьма сложно, то вполне вероятно, что контролирующие органы по данному поводу предъявят претензии.
Конечно, с другой стороны, они не смогут доказать, что наличность была получена не тем лицом и не в те сроки, которые указаны в авансовом отчете, однако головной боля у предприятия при проверке может прибавиться.
В связи с этим можно порекомендовать следующее: пусть подотчетные лица прилагают к авансовому отчету расписки о том, что такого-то числа ими были получены средства в банкомате, а бухгалтер подтверждает эту информацию выпиской по картсчету.
Насколько подействуют такие документы на проверяющих - предугадать сложно, однако при их наличии доказать, что наличность была получена не тему лицами, им будет сложнее.
Нужно также заметить, что особо фискально настроенные инспекторы могут заявить, что при отсутствии слипа (чека) авансовый отчет является неполным и считается непредставленным со всеми негативными последствиями.
Однако, с нашей точки зрения, такие “интерпретации” можно и должно оспаривать, поскольку даже из норм п. 2.12 Положения № 637 видно, что документы, подтверждающие расходование средств, - это один вид документации (отчетный), а документы о получении наличности с карточного счета - другой вид,
Ну а в будущем лучше, конечно, слипы (чеки) от подотчетных лиц получать - педантичность в бухгалтерской работе излишней не бывает.
“Бухгалтер” № 36, сентябрь (IV) 2007 г.
Подписной индекс 74201