Списание бланков доверенностей в свете
приказа Минфина от 04.07.2007 г. № 787
ВОПРОС: Изданием приказа Минфина от 04.07.2007 г. № 787, установившего цену за один бланк доверенности (на эабалансе) в размере 44 грн, нарушена нормальная деятельность нашего предприятия.
В силу того что наше предприятие является производственным, имеет место оборот большого количества доверенностей.
Разъясните, пожалуйста, как мы должны списывать бланки доверенностей в случае, если:
(1) при заполнении бланка доверенности допущены ошибки;
(2) работник вернул неиспользованную доверенность по причине отсутствия у поставщика ТМЦ, на получение которых она была выписана;
(3) при заполнении бланка доверенности на компьютере принтер “зажевал” бланк доверенности или размазал текст.
Обязательным ли является применение в этих случаях предприятиями Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей?
ОТВЕТ: Действительно, приказ Минфина от 04.07.2007 г. № 787 наделал много шума в бухгалтерской среде. Шутка ли, стоимость возмещения испорченного бланка возросла с 7 грн 50 коп, до 230 грн! Что это - новый способ пополнения бюджета или очередной недосмотр ведомства?
Напомним, что Минфин приказом от 04.07.2007 г. № 787 отменил свой приказ от 19.02.98 г. № 37. Однако один из пунктов этого (отмененного сейчас) документа (п. 2.2) в свое время вносил изменения в п. 13 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (далее - Инструкция № 99)*, в соответствии с которыми стоимость бланков доверенностей зачисляется на забалансовый счет по цене 1 грн 50 коп за бланк.
Теперь, по идее, нужно вернуться к старой редакции п. 13 (ныне - 14) указанной Инструкции, согласно которой цена за один бланк (на забалансе) составляла не менее 0,1 минимальной зарплаты.
Поскольку с 1 октября 2007 года минимальный размер заработной платы составляет 460 грн, то размер ущерба, нанесенного предприятию порчей бланка доверенности, в соответствии с п. 7 Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее - Порядок № 116) составит 230 грн. (460 грн х 0,1 х 5).
Однако попробуем разобраться, так ли безоговорочно применение Порядка № 116 в описанных ситуациях.
Рассмотрим вопросы по порядку.
(1) Если при заполнении бланка доверенности работник допустил ошибку, то цена ошибки, конечно же, не составляет 230 грн.
Обращаем внимание на то, что в п. 12 Инструкции № 99 говорится о том, что запрещается отпускать ценности в случае представления доверенности, имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, что подписали доверенность.
А доверенность, как в свое время разъяснял Минфин в письме от 31.10.2000 г. № 053-29151, является “первичным документом, фиксирующим решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия об уполномочивании конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей”.
Это означает, что ошибки в доверенности можно исправлять в том же порядке, что и в других первичных документах: неправильное зачеркивается, пишется правильное, проставляется надпись “Исправлено”, указывается дата исправления - и все это заверяется подписями ответственных лиц, подписавших сам документ (п. 4.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете**).
А списываются “исправленные” бланки так же, как нормальные (то есть выданные и использованные) бланки.
(2) Если работник вернул неиспользованную доверенность, то, на наш взгляд, в этом случае Порядок № 116 не применяется.
Напомним, что в соответствии с п. 7 Порядка № 116 размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) бланков ценных бумаг и документов строгого учета исчисляется с применением коэффициента 5 к номинальной стоимости бланка или к стоимости бланков строгого учета, установленной законодательством.
Однако согласитесь, что возвращенный бланк даже при очень большом желании не напоминает похищенный, недостающий или уничтоженный. Можно ли считать его испорченным?
Мы полагаем, что нет. Традиционно под порчей документов понимают частичное приведение их в негодность (например, потеря фрагмента, загрязнение и т. п.), что влияет на их качественное состояние, на порядок их использования и их ценность.
В этом смысле порча является “слабой” (незавершенной) формой уничтожения (при уничтожении документы, как известно, приходят в полную негодность).
В ситуации с возвратом доверенности ничего подобного не происходит: бланк является полностью годным - он был использован по целевому назначению (то есть для выписки доверенности); просто в связи с объективными причинами (временными) истек срок использования самой доверенности.
Что же делать с такими бланками?
Освещая судьбу доверенности, выписанной, но не использованной для получения ТМЦ у поставщика, Минфин в письме от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518 разъяснил, что учет и хранение бланков таких доверенностей ведутся предприятием в соответствии с п. 10 и 14 Инструкции № 99.
Из п. 10 Инструкции № 99 следует, что возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью “Неиспользованная” и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.
В соответствии с п. 14 Инструкции № 99 возвращенные доверенности списываются вместе с использованными по Акту списания бланков доверенностей (приложение № 3 к Инструкции № 99).
Причем из самой формы Акта списания бланков доверенностей (типовая форма № М-2а) можно сделать вывод о том, что списанию подлежат только выданные доверенности (использованные и возвращенные как не использованные) и списываются они из подотчета по стоимости приобретения (изготовления) или номинальной стоимости. То есть никакого умножения на устрашающий коэффициент 5 стоимости неиспользованного и возвращенного бланка доверенности Инструкция № 99 не предусматривает.
Таким образом, процедура списания “возвращенных” бланков доверенностей аналогична процедуре списания выданных и использованных доверенностей.
При этом согласно Инструкции № 99 такие доверенности должны храниться “в течение срока, установленного для хранения первичных документов”, то есть 3 года.
(3) Решая “техническую” проблему, зададимся вопросом: по чьей вине произошла порча бланка доверенности в том случае, если его “зажевал” или размазал принтер?
Если у предприятия нет фирмы, предоставляющей ему услуги по обслуживанию соответствующей техники, или лица, ответственного за работу техники и несущего за это материальную ответственность, то виноват, конечно, принтер.*** То есть взыскивать следует с принтера.
В связи с этим напомним, что ранее уже разбирался вопрос, обязательно ли в случае обнаружения недостачи товаров и если не найдены виновные применять положения Порядка № 116. В результате мы пришли к выводу о том, что материальная ответственность может быть применена только в случае, если виновное лицо будет найдено, а при отсутствии такового пользоваться специальным Порядком № 116 не нужно.
Косвенным подтверждением правильности данного вывода может служить последний пункт Порядка № 116:
“10. Из сумм, взысканных в соответствии с настоящим Порядком, осуществляется возмещение убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации, остаток денежных средств перечисляется а Государственный бюджет Украины”.
Таким образом, Порядком № 116 предусмотрено, что определенные в соответствии с ним суммы будут взыскиваться с кого-то. Понятно, что речь идет о работнике, привлеченном к материальной ответственности.
Однако в соответствии со ст. 130 КЗоТ привлечение работника к ответственности возможно только в случае, если ущерб причинен предприятию виновными противоправными действиями (бездействием) такого лица.
Поэтому взыскать стоимость испорченных бланков можно только с виновного лица.
А если такого лица нет (чтобы убедиться в этом, желательно провести по данному поводу внутреннее расследование, которое подтвердит, что сбой принтера вызван не человеческим, а техническим фактором) - то взыскивать и определять по Порядку № 116 нечего. Поэтому в ситуации с “зажевыванием” голодным принтером бланка доверенности Порядок № 116 применяться не должен. А значит, испорченный таким образом бланк списываться должен по “обычной” стоимости.
Кстати, стоит напомнить, что Порядок № 116 был разработан в рамках мероприятий по борьбе с коррупцией, организованной и экономической преступностью****. О какой коррупции и преступности может идти речь, если бланк был испорчен в результате сбоя техники?
Кроме того, хотим обратить внимание предприятий на то, что действующим законодательством не предусмотрены ни механизм, в соответствии с которым хозяйствующий субъект должен поделиться с Госбюджетом за собственную небрежность, ни ответственность за нарушение требований Порядка № 116, ни даже органы, которые могут контролировать и наказывать за несоблюдение этих требований. Правда, все эти обстоятельства, как правило, не смущают наши контролирующие органы.
К слову, тем, кто не хочет глубоко проникаться проблемами испорченных бланков доверенностей, опытные практики советуют их не списывать, а... продавать! Ведь действующим законодательством продажа бланков строгого учета не запрещена и к тому же не требует лицензирования.
Так что предприятие может (от греха подальше) реализовать испорченные бланки доверенностей по стоимости их приобретения***** своим работникам (например, тому же бухгалтеру, случайно испортившему доверенность).
_______________________
* В настоящее время это п. 14 Инструкции № 99 (в соответствии с изменениями, внесенными в нее приказом Минфина от 19.10.2000 г. № 253).
** Утверждено приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
*** Кстати, доказать вину фирмы (работника) чрезвычайно трудно, ведь неизвестно, по какой причине произошел сбой работы техники. Разве что если бланки портятся регулярно...
**** Забавно, что упомянутый выше п. 7 попал в “антикоррупционный” Порядок № 116 благодаря Постановлению КМУ от 27.08.96 г. № 1009, подписанному не кем иным, как П. Лазаренко.
***** Примерно 30-40 коп. за один бланк.
“Бухгалтер” № 38, октябрь (II) 2007 г.
Подписной индекс 74201