ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАИНЫ В ОДЕССКОЙ ОБЛАСТИ

Учет личных вещей

ВОПРОС: Работник принес на свое рабочее место личные вещи для использования их в работе: компьютер, настольная лампа, три папки-регистратора.

Обязательно ли бухгалтеру оприходовать эти личные вещи работника?

ОТВЕТ: Для начала определим, к какой операции следует отнести использование личных вещей на рабочем месте на территории учреждения. По всем признакам, на которых остановимся ниже, эта операция соответствует категории “ответственное хранение”.

Согласно п.1.24 ст.1 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от 22.05.1997 г. N 283/97-ВР ответственное хранение – это хозяйственная операция налогоплательщика, которая предусматривает передачу согласно договору хранения материальных ценностей на сохранение другому лицу без права их использования в хозяйственном обороте такого физического или юридического лица, с дальнейшим возвратом этих материальных активов плательщику налога без изменений их качественных и количественных характеристик.

В соответствии со ст. 9 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 11.05.2000 г. N 1707-III хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факт осуществления хозяйственных операций.

Учитывая изложенное выше, учет личных вещей в бюджетном учреждении обязателен.

Какими же первичными документами следует оформить ответственное хранение?

Документальное оформление ответственного хранения

Понятие “договора хранения” определено ст. 936 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. N 435-IV (далее – ГК) следующим образом: “по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещи, которые переданы ей другой стороной (поклажедателем) и вернуть их поклажедателелю в сохранности”.

Договор хранения, по которому хранитель обязуется принять предмет на хранение в будущем, должен заключаться в письменной форме, независимо от стоимости предмета, который будет передан на хранение.

Согласно ст. 208 ГК письменная форма договора соблюдена, если принятие вещей на хранение подтверждено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.

Первым шагом к заключению договора ответственного хранения между учреждением и работником должно быть написание последним заявления о принятии на ответственное хранение учреждением, в котором он работает, его личных вещей. После того, как заявление будет рассмотрено руководителем учреждения и он даст разрешение на такую операцию (завизирует заявление), можно оформлять договор ответственного хранения.

Обращаем внимание, что Госказначейство Украины в своем письме от 26.04.2007 г. N 3.4-10/1084 рассматривало вопрос о возможности отражения в бухгалтерском учете личных вещей работников. Приведем мнение Госказначейства по этому вопросу, изложенное в указанном письме:

“В соответствии со статьей 39 Закона Украины "О собственности" имущество, являющееся государственной собственностью и закрепленное за государственным учреждением (организацией), которое находится на государственном бюджете, принадлежит ему на правах оперативного управления.

Имущество, которое принадлежит учреждению на правах оперативного управления, учитывается на соответствующих субсчетах бухгалтерского учета Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 N 114 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 20.12.99 за N 890/4183.

Материальные ценности, которые не являются государственной собственностью и находятся во временном распоряжении учреждения, учитываются на основании заключенных договоров, на забалансовом счете 02 "Активы на ответственном хранении".

Приведем примерную форму договора ответственного хранения, который заключается между лицом, принесшим на рабочее место свои личные вещи, и учреждением.

                            ДОГОВІР
                      ВІДПОВІДАЛЬНОГО ЗБЕРІГАННЯ
   м. Кировоград                                        "02" июля 2007 р.
Профессионально техническое училище N 3  (надалі іменується "Зберігач")
  (вказати найменування сторони)
в особі директора        Запашного Виктора  Михайловича                   ,
                      (в казати посаду, прізвище, ім'я, по батькові)
що діє на підставі             Устава                   , з однієї сторони, 
                     (вказати: статуту, довіреності, 
                            положення тощо)
Та учителя информатики ПТУ N  3(надалі іменується "Поклажодавець") в особі
  (вказати найменування сторони)
учителя     Григоренко Александра Анатольевича       , що діє на підставі
        (вказати посаду, прізвище, ім'я, по батькові)
паспорта         ММ N 889112 выдан 20.04.2001 г.       , з іншої сторони, 
         (вказати: статуту, довіреності, положення тощо)
(в подальшому разом іменуються "Сторони", а кожна окремо - "Сторона")
уклали цей Договір відповідального зберігання (надалі іменується "Договір") 
про таке. 
                      1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. В порядку та на умовах, визначених цим Договором, за Заявлением 
документами, які є невід'ємною частиною цього Договору, Поклажодавець 
передає, а Зберігач приймає на відповідальне зберігання протягом строку 
цього Договору
 Компьютер (монитор, процессор, клавиатуру, мышку) стоимостью 2500 гривен, 
настольную лампу стоимостью 35 гривен, 3 папки-регистратора по 10 гривен 
каждая у кількості пять единиц (надалі іменується "майно"), 
загальною вартістю 2565 гривен ( две тысячи пятьсот шестьдесят пять).
1.2. Відповідальне зберігання за цим Договором є безоплатним.
                 2. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ЗБЕРІГАЧА
2.1. Зберігач зобов'язаний:
2.1.1. Уживати всіх необхідних заходів для забезпечення схоронності Майна 
протягом строку зберігання.
2.1.2. Повернути Майно Поклажодавцеві за першою вимогою останнього.
2.2. Зберігач не має права користуватись Майном, крім випадків, узгоджених
з Поклажодавцем, за умови, що таке узгодження оформлюється письмово.
2.3. Зберігач не має права передавати Майно у користування третім особам. 
                     3. ОБОВ'ЯЗКИ ПОКЛАЖОДАВЦЯ
3.1. Поклажодавець зобов'язаний:
3.1.1. Передати Зберігачеві майно на зберігання не пізніше, ніж через 3(три) 
календарних днів після набрання чинності цим Договором.
3.1.2. Забрати у Зберігача Майно до закінчення строку цього Договору.
3.2. Поклажодавець має право у будь-який час вимагати у Зберігача повернення 
майна, яке знаходиться на зберіганні (всього або його частини).
                   4. ВіДПОВіДАЛЬНІСТЬ СТОРІН
4.1. У випадку порушення зобов'язань, що виникають з цього Договору (надалі 
іменується "порушення Договору"), Сторона несе відповідальність, визначену 
цим Договором та (або) чинним в Україні законодавством. 
4.1.1. Порушенням Договору є його невиконання або неналежне виконання, тобто 
виконання з порушенням умов, визначених змістом цього Договору.
4.1.2. Сторони не несуть відповідальності за порушення Договору, якщо воно 
сталося не з їх вини (умислу чи необережності). 
                           5. ДІЯ ДОГОВОРУ
5.1. Цей Договір вважається укладеним і набирає чинності з моменту його 
підписання Сторонами та його скріплення печатками Сторін.
5.2. Строк цього Договору починає свій перебіг у момент, визначений у п. 6.1 
цього Договору та закінчується   31.12.2008 года *  .
5.3. Закінчення строку цього Договору не звільняє Сторони від відповідальності 
за його порушення, яке мало місце під час дії цього Договору.
5.4. Якщо інше прямо не передбачено цим Договором або чинним в Україні 
законодавством, зміни у цей Договір можуть бути внесені тільки за домовленістю 
Сторін, яка оформлюється додатковою угодою до цього Договору.
5.5. Цей Договір вважається розірваним з моменту належного оформлення 
Сторонами відповідної додаткової угоди до цього Договору, якщо інше не 
встановлено у самій додатковій угоді, цьому Договорі або у чинному в Україні 
законодавстві.
            МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ І РЕКВІЗИТИ СТОРІН
ЗБЕРІГАЧ                                          ПОКЛАЖОДАВЕЦЬ
ПТУ N 3                                    Григоренко А.А.
61062, г. Кировоград                       61002, г. Кировоград

ул. Кооперативная  д. 6                    ул.  Ленина д.34 кв. 24
код  02316380                              паспорт ММ N 889112  выдан

Р/с 35226003000383 в ГУГК в                РВХМУУМВСУ в Кировоградской

Кировоградской области                     области 20.04.2001 г.
                      ПІДПИС СТОРІН
За ЗБЕРІГАЧА                                      За ПОКЛАЖОДАВЦЯ
Керівник __________/В. М. Запашной/        Работник ________/А. А. Григоренко/
м. п.                                         м. п.  

   * - Если срок хранения в договоре не установлен и не может быть определен 
исходя их его условий, хранитель обязан сохранять вещь до предъявления 
требования о ее возврате. 

Бухгалтерский учет личных вещей

Товарно-материальные ценностей, принятые учреждением на ответственное хранение, согласно Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Главного управления государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. N 114, учитываются на забалансовом счете 02 “Активы на ответственном хранении” в разрезе объектов.

Поступление и выбытие товарно-материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, отражается в мемориальном ордере N 16 “Накопительная ведомость забалансового учета”.

Приведем бухгалтерские проводки по операциям поступления и выбытия личных вещей исходя из данных, содержащихся в вопросе, и договоре ответственного хранения:

Татьяна КОРОЛЁВА,
начальник планово-финансового отдела
головного управления
Государственного казначейства Украины
в Одесской области

Документи що посилаються на цей