Первинна документація
з руху ОЗ на підприємстві
ПИТАННЯ: На підприємство надійшли основні засоби. У яких документах і як їх треба відобразити?
ВІДПОВІДЬ: Для організації первинного обліку основних засобів (ОЗ) Постановою № 241 розроблені типові форми первинного обліку ОЗ:
- акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ (форма № ОЗ-1);
- акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (форма № ОЗ-2);
- акт на списання ОЗ (форма № ОЗ-3);
- акт на списання автотранспортних засобів (форма № ОЗ-4);
- інвентарна картка обліку ОЗ (форма № ОЗ-6);
- опис інвентарних карток з обліку ОЗ (форма № ОЗ-7);
- картка обліку руху ОЗ (форма № ОЗ-8).
Розглянемо докладніше кожну форму.
1. Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ (форма № ОЗ-1) застосовується для оформлення зарахування до складу ОЗ окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, за винятком тих випадків, коли введення об'єктів у дію повинно згідно з чинним законодавством оформлятися в особливому порядку, для оформлення внутрішнього переміщення ОЗ з одного цеху (відділу, дільниці) до іншого, для оформлення передачі ОЗ зі складу (із запасу) в експлуатацію, а також для виключення зі складу ОЗ при передачі іншому підприємству (організації).
При оформленні приймання ОЗ акт (накладна) складається в одному примірнику на кожний окремий об'єкт приймальною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника організації. Складання загального акта, що оформляє приймання кількох об'єктів ОЗ, допускається лише при обліку господарського інвентарю, інструмента, обладнання тощо, якщо ці об'єкти є однотипними, мають однакову вартість і прийняті в одному календарному місяці. Акт (накладна) після його оформлення, з доданою технічною документацією, що відноситься до даного об'єкта, передається до бухгалтерії підприємства, підписується головним бухгалтером і затверджується керівником організації або особами, на те уповноваженими.
При оформленні внутрішнього переміщення ОЗ акт (накладна) виписується удвох примірниках працівником відділу (цеху) здавача. Перший примірник з розпискою одержувача і здавача передається до бухгалтерії, другий- відділу (цеху)-здавачу.
При безоплатній передачі ОЗ іншому підприємству акт складається удвох примірниках (для підприємства, що здає ОЗ, і для підприємства, що приймає ОЗ).
При передачі ОЗ іншому підприємству за плату акт складається утрьох примірниках: перші два в організації, що здає (де перший примірник додається до звіту, а другий -до повідомлення на передачу і для акцепту), третій примірник передається особі, що приймає ОЗ.
2. Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (форма № ОЗ-2) застосовується для оформлення приймання -здавання ОЗ з ремонту, реконструкції та модернізації.
Акт, підписаний працівником цеху (відділу), уповноваженим на приймання ОЗ, і представником цеху (організації), які робили ремонт, реконструкцію та модернізацію, подають до бухгалтерії організації.
Акт підписується головним бухгалтером і затверджується керівником організації або особами, нате уповноваженими. До технічного паспорту відповідного об'єкта 03 повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об'єкта, пов'язані з капітальним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.
Якщо ремонт, реконструкцію та модернізацію виконує стороннє підприємство, то акт складають удвох примірниках. Другий примірник передають підприємству, що робило ремонт, реконструкцію, модернізацію.
3. Акт на списання ОЗ (форма № ОЗ-3) застосовується для оформлення вибуття ОЗ (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні. Акт складають у двох примірниках. Комісія, призначена керівником організації, затверджується керівником організації або особою, нате уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий - залишається у особи, відповідальної за схоронність ОЗ, і є підставою для здавання на склад запчастин, що залишилися внаслідок списання, матеріалів, металобрухту тощо.
Витрати за списанням, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли, від зносу і розбирання будівель, споруд, демонтажу обладнання тощо, відображають в акті по розділу “Розрахунок результатів списання об'єкта”.
4. Акт на списання автотранспортних засобів (форма № ОЗ-4) застосовується для оформлення списання автомобіля вантажного або легкового, причепа або напівпричепа при їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках і підписується комісією, призначеною керівником автогосподарства, затверджується керівником організації або особою, на те уповноваженою. Один примірник передається до бухгалтерії, другий - залишається у особи, відповідальної за схоронність ОЗ, і є підставою для здавання на склад матеріальних цінностей та металобрухту, що залишилися внаслідок списання.
Витрати за списанням, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від розбирання автотранспортних засобів, відображають у розділі “Розрахунок результатів списання автомобіля (причепа, напівпричепа)”.
5. Інвентарна картка обліку ОЗ (форма № ОЗ-6) застосовується для обліку усіх видів ОЗ, а також для групового обліку однотипних об'єктів ОЗ, що надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці і таких, що мають одне й те саме виробничо-господарське призначення, технічну характеристику і вартість.
Інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об'єкт або групу об'єктів. У разі групового обліку картка заповнюється шляхом позиційних записів окремих об'єктів ОЗ.
Форма заповнюється в одному примірнику на підставі “Акта (накладної) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ” (форма № ОЗ-1), технічної та іншої документації.
Підставою для відміток про вибуття об'єктів ОЗ при передачі їх іншому підприємству (організації), а також про переміщення усередині організації є “Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ” (форма № ОЗ-1); при списанні об'єкта ОЗ внаслідок старості або зносу- “Акт на списання ОЗ” (форма № ОЗ-З). Записи про закінчені роботи з добудови, дообладнання, реконструкції та модернізації, ремонту об'єкта ведуться у картці на підставі “Акта приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” (форма № ОЗ-2).
У розділі “Стисла індивідуальна характеристика об'єкта” записуються тільки основні якісні та кількісні показники основного об'єкта, а також найважливіші прибудови, пристосування та приналежності, щодо нього відносяться, обмежуючись двома - трьома найбільш важливими для даного об'єкта якісними показниками, крім дублювання даних, що є в організації технічної документації на даний об'єкт.
Стислу індивідуальну характеристику у разі групового обліку ОЗ дають не по кожному об'єкту окремо, а в цілому по всій групі об'єктів, що враховуються в інвентарній картці.
При значній зміні якісних і кількісних показників у характеристиці об'єкта внаслідок реконструкції (модернізації), добудови та дообладнання колишню інвентарну картку у разі неможливості відобразити в ній усі показники, що характеризують реконструйований (модернізований, дообладнаний, добудований) об'єкт у цілому, заміняють новою.
Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ.
6. Опис інвентарних карток з обліку ОЗ (форма № ОЗ-7) застосовується для реєстрації інвентарних карток обліку ОЗ. Опис складається в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за схоронністю інвентарних карток. Записи ведуться у розрізі класифікаційних груп (видів) ОЗ.
7. Картка обліку руху ОЗ (форма № ОЗ-8) застосовується для обліку руху ОЗ за класифікаційними групами при ручній обробці облікової документації.
Заповнюється на підставі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) ОЗ і звіряється з даними синтетичного обліку ОЗ.
На підставі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні форми з руху ОЗ.
8. Інвентарний список ОЗ (за місцем їх перебування, експлуатації) (форма № ОЗ-9) застосовується для пооб'єктного обліку ОЗ у місцях їх перебування (експлуатації) по матеріально відповідальних особах.
Дані пооб'єктного обліку ОЗ за місцями їх перебування (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку ОЗ, що ведуться
Список використаних нормативно-правових актів
Постанова № 241 - Постанова Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. № 241 “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”
“Консультант бухгалтера” № 46 (430) 12 листопада 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)