Касса частного предпринимателя
может перемещаться вместе с ним
ВОПРОС: Можно ли при расчете предприятия с частным предпринимателем за оказанные предпринимателем услуги выдать ему денежные средства из кассы предприятия и выписать расходный кассовый ордер непосредственно на имя предпринимателя? Должен ли он и нам выдать документ, подтверждающий оплату (товарный чек или др.)? Какой в таком случае документ будет подтверждением получения выручки для частного предпринимателя?
ОТВЕТ: Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями (предпринимателями) регламентирован Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004№ 637 (далее - Положение № 637). То есть Положение № 637 распространяется также и на частных предпринимателей, но частично (письмо Госпредпринимательства от 15.09.2005 г. № 8027). Так, предпринимателям не устанавливают лимит кассы, они не обязаны выписывать приходные и расходные кассовые ордера (кроме оформления выдачи денежных средств работникам под отчет), вместо кассовой книги они ведут Книгу учета доходов и расходов (форма № 10), в которой отражают движение наличных.
Согласно п. 2.2 Положения № 637 предприятия (предприниматели) могут осуществлять расчеты наличными денежными средствами между собой и с физическими лицами через кассу как за счет наличной выручки, так и за счет средств, полученных из банков.
Как видим, данный подпункт не содержит информацию, в чьей кассе следует проводить расчеты - непосредственно в кассе продавца или это допустимо и в кассе покупателя. Кроме того, из определения кассовых операций следует, что предприятия (предприниматели) через кассу могут проводить расчеты между собой не только по приему, но и по выдаче наличных. Так, кассовые операции - операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, которые связаны с приемом и выдачей наличных во время проведения расчетов через кассу с отображением этих операций в соответствующих книгах учета.
Сложившаяся на практике привычная схема расчетов наличными денежными средствами за продаваемый товар предполагает, что покупатель (уполномочив под отчетное лицо и выдав ему деньги по расходному кассовому ордеру) идет к продавцу и, получая товар, предает ему наличные денежные средства. То есть, как правило, расчеты происходят в кассе продавца, а подотчетное лицо покупателя отчитывается за израсходованные денежные средства перед своим работодателем. Действительно, при наличных расчетах между двумя юридическими лицами без включения в цепочку подотчетного лица не обойтись. Это связано с тем, что касса предприятий является стационарной и, естественно, находится в другом месте, нежели касса продавца, поэтому произвести расчет напрямую из кассы покупателя в кассу продавца невозможно. По-иному обстоит дело с частными предпринимателями, для которых понятие кассы несколько смягчено.
Итак, действующее законодательство не запрещает предприятию выплачивать предпринимателю наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) непосредственно из своей кассы. На сегодняшний день для этого нет никаких ограничений (ограничение существует только по сумме платежа - не более 10000 грн. за денье одним предпринимателем по одному или нескольким платежным документам).
Выдавать наличные предпринимателю следует по отдельному расходному кассовому ордеру (РКО) или по отдельной расходной ведомости (п. 3.5 Положения № 637). К РКО можно приложить выписанные предпринимателем счет, расходную накладную, товарный чек, акт выполненных работ и т. п. Отметим, что РКО должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером или работником предприятия, который уполномочен на это руководителем предприятия. При этом согласно второму абзацу п. 3.4 Положения № 637, если на приложенных к РКО документах, заявках, расчетах и т. п. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обязательна. Итак, если предприниматель предоставит в кассу предприятия, к примеру, счет на оплату, на котором руководитель предприятия-покупателя сделал надпись “Оплатить из кассы” и поставил свою подпись и дату, то кассир выдает деньги из кассы без подписи руководителя предприятия на РКО. В РКО в обязательном порядке вписываются данные паспорта или другого документа, идентифицирующего личность частного предпринимателя (название документа, номер, кем и когда выдан).
Как видим, предприятию выдача наличных из кассы непосредственно предпринимателю не грозит какими-то негативными последствиями. Теперь посмотрим на ситуацию со стороны предпринимателя, получающего наличные.
Вся наличность, поступающая в кассу, должна своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться (п. 2.6 Положения № 637). Если наличные денежные средства в кассе не оприходованы, оприходованы несвоевременно и/или в неполном объеме, то применяется штраф в пятикратном размере неоприходованных сумм (п. 1 Указа Президента “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных” от 12.06.95 г. № 436/95).
Он налагается на сторону, которая не оприходовала наличность, в нашем случае - на частного предпринимателя. Следовательно, чтобы не быть оштрафованным, предприниматель должен позаботиться о должном оприходовании наличности.
Под оприходованием наличности согласно Положению № 637 понимают проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в Кассовой книге, Книге учета доходов и расходов, Книге учета расчетных операций.
Так как предприниматели не ведут кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637), а требование об обязательном оформлении наличных операций приходными и расходными кассовыми ордерами (глава 3 Положения № 637) установлено только для юридических лиц, у предпринимателей оприходование наличности это:
- отражение поступившей наличности в Книге учета доходов и расходов (форма № 10)
или
- учет наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК) - если предприниматель обязан применять РРО или РК (п. 2.6 Положения № 637).
Учитывая то, что предприятия и предприниматели должны осуществлять расчеты наличными через кассу и для оприходования наличности должны учитывать наличные в кассе, важно определиться с понятием кассы для предпринимателя.
Определение кассы дано в Положении № 637. “Касса - помещение или место осуществления наличных расчетов, а также принятия, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов”. Требование об обязательном наличии кассы и об обязанности руководителей относительно обеспечения надлежащего оборудования кассы и надлежащего хранения в ней денежных средств распространяется только на предприятия (п. 4.1 Положения № 637). Поэтому для предпринимателя не обязательно рассматривать кассу как укрепленное помещение. Кассой предпринимателя будет место, где он:
условие 1 - осуществляет наличные расчеты;
условие 2 - принимает, выдает, хранит наличные средства, другие ценности, кассовые документы.
Аналогичного мнения придерживается и Госпредпринимательства (письмо от 15.09.2005 г. № 8027).
То есть предприниматель может определить для себя кассу как место, где находится сам предприниматель (кассир предпринимателя) и его портфель (другое средство хранения) для хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Если предприниматель (кассир предпринимателя) будет в постоянном движении, то и касса будет постоянно перемещаться с ним. Поэтому место, в котором в определенный момент времени находится предприниматель (его кассир) и осуществляет наличные расчеты (условие 1) и в котором он принимает, выдает, хранит наличные средства, другие ценности, кассовые документы (условие 2), согласно Положению № 637 будет его кассой.
Для предпринимателя, применяющего РРО (РК), следует помнить об обязанности выдать покупателю соответствующий расчетный документ (чек РРО или РК), подтверждающий осуществление расчетной операции - прием наличных денежных средств в оплату затовар (работы, услуги). Для того чтобы осуществить это на территории предприятия, у предпринимателя должен быть портативный РРО.
Если предприниматель не применяет РРО (РК), он должен выдать предприятию расчетный документ в произвольной форме (например, товарный чек) по его требованию. Но в этом нет необходимости, так как оплату подтверждает расходный кассовый ордер, а факт передачи товара (работ, услуг) - накладная (акт). Сам же предприниматель запись о полученном доходе в Книгу по форме № 10 может внести без выписки такого документа.
Учитывая изложенное, не стоит удивляться, что касса предпринимателя, пришедшего в кассу предприятия для получения оплаты за проданные им товары (работы, услуги), в данный момент времени будет находиться на территории предприятия-покупателя.
Важно, чтобы предприниматель в полном объеме и своевременно (в день получения наличных) оприходовал в свою “передвижную” кассу денежные средства, принятые от предприятия. Для этого получение выручки следует отразить в Книге доходов и расходов (форма № 10). Желательно это сделать сразу после получения денежных средств*, а предпринимателю с РРО (РК) следует сразу пробить расчетный чек (выписать расчетную квитанцию). Тогда ни у кого не возникнет сомнения, что расчеты между предприятием и предпринимателем были произведены наличными через кассу предпринимателя и оприходованы в ней в полном объеме.