Компенсация за использование грузового автомобиля

ВОПРОС: Наше предприятие планирует взять в аренду у физического лица - работника предприятия грузовой автомобиль во временное пользование, но в силу определенных обстоятельств мы не можем нотариально удостоверить договор найма или ссуды автомобиля. В качестве альтернативного варианта рассматривается выплата компенсации по трудовому законодательству за износ этого автомобиля.

Подскажите, имеем ли мы право таким образом оформить выплату работнику, если фактически на автомобиле будет ездить другой работник, какой размер компенсации следует выплачивать и какие документы при этом необходимо составить.

ОТВЕТ: Вопрос с выплатой компенсации за износ автомобиля неоднократно нами уже рассматривалось, и выражалось сомнение в правомерности осуществления таких выплат по причине того, что ст. 125 КЗоТ предусматривается возможность получения работником компенсации за износ своего инструмента, к каковому автомобиль не относится.

В то же время мы подчеркивали, что возможность проведения компенсационных выплат за автомобиль в рамках трудового законодательства подтверждается государственными органами* и поэтому, опираясь на их разъяснения, можно попробовать оформить подобным образом взаимоотношения с работником по использованию его автомобиля.

Правда, следует обратить внимание на тот факт, что ГНАУ в письме от 26.07.2006 г. № 8393/ 5/17-0716, апеллируя к нормам совместного приказа Минфина и Минэкономики от 12.11.93 г. № 88 (далее - приказ № 88), говорила о запрете выплаты компенсации на предприятиях, на балансе которых находятся легковые автомобили или которые арендуют (используют) автомобили у других юридических и физических лиц.

Конечно же, такое ограничение является незаконным. Во-первых, в соответствии с приказом Минфина и Минэкономики от 15.06.95 г. № 104/94 нормы вышеупомянутого приказа № 88 не действуют в части, регулирующей расходы хозрасчетных предприятий и организаций. На этот факт, кстати, обратили внимание ГНА в г. Киеве - в письме от 09.11.2006 г № 911/10/31-106 - и Госкомпредпринимательства - в письме от 31.05.2007 г. № 3903.

А во-вторых, приказ № 88 касается легковых, а не грузовых автомобилей.

Теперь - о правомерности использования автомобиля другим работником при условии выплаты компенсации за износ автомобиля.

Формально ст. 125 КЗоТ не предусматривает возможности передачи инструмента работника другому лицу:

“Работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию)”.

В то же время Госкомпредпринимательства, похоже, допускает, что “компенсационные” автомобили могут использоваться другим лицом, отмечая в своих письмах от 31.05.2007 г. № 3903 и от 03.07.2007 г. № 4773:

“Для субъекта хозяйствования - юридического лица для осуществления компенсационных выплат работнику, в случае использования его транспорта в хозяйственной деятельноти, подтверждающими документами являются заявление работника, договор между работником и предприятием, разрешение руководителя на выплату компенсации, распоряжение о назначении ответственного за использование автомобиля, ежемесячное распоряжение на выплату суммы компенсации”.

Как видим, говоря об ответственности за использование, Госкомпредпринимательства даже не намекнул, что таким ответственным может быть только сам работник; более того - сам факт требуемого назначения ответственного говорит скорее о том, что это будет другой человек.

Итак, если вообще-то плательщикам можно посоветовать не допускать передачу автомобиля другому работнику, то смелым** - есть смысл опереться на вышеуказанные письма.

В отношении норм выплаты компенсации при использовании автомобиля следует заметить, что, по мнению налоговиков и Госкомпредпринимательства, компенсация эта включает в себя две составляющие: непосредственно компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля и компенсацию текущих расходов по его использованию (расходы на ГСМ, стоянку и т. д.), хотя, опять же, КЗоТ предусматривает только выплату компенсации за износ.

По первому виду расходов официальные органы придерживаются того, что при взятии автомобиля во временное пользование необходимо произвести его экспертную оценку и рассчитывать выплаты по нормам амортизации.

Плательщики могут “поиграться” а отношении того, из какого учета (налогового или бухгалтерского) брать такие нормы, поскольку этот момент нигде четко не определен.

Что же касается вопроса проведения оценки имущества, то действующими нормативными документами обязательность исчисления сумм компенсации исходя из стоимости автомобиля***, указанной в акте экспертной оценки, не предусмотрена. Напротив, в ст. 125 КЗоТ сказано:

“Размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены а централизованном порядке, определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником”.

Поэтому конкретный размер компенсации за износ работодатель вправе устанавливать по собственному усмотрению, согласовав его с работником. Соответственно предприятие и собственник могут самостоятельно определить и стоимость автомобиля - с помощью специально созданной на предприятии комиссии.

Полагаем, что предприятию все же будет дешевле произвести оценку автомобиля, чем спорить с налоговиками. Тем более что в случае непроведения независимой оценки автомобиля местные налоговики могут попытаться исключить выплаты из состава валовых затрат предприятия, хоть с таким “аргументом” можно, конечно, поспорить.

Второй вид расходов, по мнению, изложенному в письме ГНА в г. Клеве от 09.112006 г № 911/10/31-106 и в письме Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903, компенсируется лицу исходя из Норм расхода горючего и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

На наш взгляд, в данном случае мы имеем дело с нечетко выраженной мыслью.

Во-первых, одних Норм будет явно недостаточно, так как помимо количества израсходованного бензина надо знать и его цену. Поэтому без документов, подтверждающих цену приобретения горючего, все равно не обойтись (не зря эти ведомства в своих письмах говорят о чеках на приобретение горючесмазочных материалов).

Во-вторых, если по путевым листам, которые тоже упомянуты в вышеуказанных письмах в качестве подтверждающих документов, фактический расход бензина будет ниже норм, установленных в приказе Минтранса, то предприятие, выплачивая компенсацию по нормам, вряд ли избежит недоразумений с налоговиками.

Таким образом, мы полагаем, что эту часть компенсации разумнее выплачивать исходя из фактических объемов израсходованного на служебные поездки бензина, но не выше норм, установленных в приказе Минтранса № 43.

Некоторую проблему может составить тот факт, что физлицо, приобретая бензин, расходует его не только на нужды предприятия, но и на свои собственные нужды, например, после окончания рабочего дня. В таком случае желательно, чтобы был соответствующий расчет, представленный данным физлицом и заверенный руководителем предприятия, показывающий, сколько бензина по какому чеку было израсходовано именно на нужды предприятия,

Правда, некоторые специалисты считают, что путевые листы и чеки не нужны, так как, во-первых, автомобиль работника служебным не является, а потому путевой лист для него не предусмотрен, и во-вторых, в приказе № 88 говорится о выплате компенсации без всякого упоминания о подтверждении километража и расходов на содержание автомобиля.

Здесь нужно отметить следующее.

Аргументация насчет того, что автомобиль не является служебным, могла бы еще пройти в случае с легковыми автомобилями, поскольку для них существует только путевой лист служебного легкового автомобиля. (Хотя и для них отсутствие формы по неслужебным автомобилям может стать проблемой плательщика: раз этого доказательства нет, доказывай, “где твое, где общественное”, как хочешь.)

Для грузовых же автомобилей форма путевого листа утверждена приказом Минтранса и Минстата от 29.12.95 г. № 488/346 и вовсе не содержит никаких исключений в плане служебных или неслужебных автомобилей.

Кроме того, приказ № 88 не распространяется на хозрасчетные предприятия, о чем уже говорилось выше, он также не распространяется на грузовые автомобили. Говорить же о том, что если это разрешено для бюджетников, то тем более должно быть разрешено для небюджетных организаций, законодательных оснований, в общем-то, нет. Ведь у бюджетников размер компенсации четко ограничен в самом приказе № 88.

Что ж, будем радоваться тому, что налоговики и Госкомпредпринимательства проигнорировали нормы ст. 125 КЗоТ и разрешили компенсировать расходы работника на приобретение ГСМ, расходуемых на гаком автомобиле.

А если вообще не привязываться к объемам израсходованного бензина, совсем здорово получилось бы - выплачивай сколько влезет в виде компенсации за автомобиль. НДФЛ – 15 %, а экономия на налоге па прибыль – 25 %. В итоге налог на прибыль предприятия легким движением руки превращается в НДФЛ.

Подытоживая мнение официальных органов относительно документального оформления операций по выплате компенсации, можно сделать следующий вывод.

Предприятие, получившее таким способом во временное пользование автомобиль от работника предприятия, должно иметь в наличии:

1) приказ об использовании автомобиля в хозяйственной деятельности СПД;

2) путевые листы;

3) заявление работника;

4) договор между работником и предприятием****;

5) разрешение руководителя на выплату компенсации;

6) распоряжение о назначении ответственного за использование автомобиля;

7) ежемесячное распоряжение о выплате суммы компенсации;

8) первичные документы, подтверждающие расходы физлица на приобретение бензина (чеки АЗС и т. п.)

9) расчет, показывающий распределение купленного бензина между служебными и личными поездками.

Примерные формы некоторых из этих документов приведены в приложении к настоящей статье.

Кроме того, исходя из п. 15 Правил государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, утвержденных Постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388, с изменениями, в случае если автомобиль был взят предприятием во временное пользование (которое в общем-то имеет место и в случае выплаты компенсации, если автомобиль используется не самим работником, а “ответственным лицом” предприятия), на предприятие должен быть оформлен временный регистрационный талон*****, отсутствие которого может повлечь требование налоговиков исключить суммы компенсации из состава валовых затрат предприятия******.

Хотя, на наш взгляд, наличие/отсутствие временного регистрационного талона не должно влиять на право получения валовых затрат, поскольку наличие этого талона не предусмотрено правилами налогового учета и понесенные расходы предприятия такой талон не подтверждает.

Проблема здесь может быть только в том, что при отсутствии этого талона налоговики могут начать утверждать, что на самом деле никаких служебных поездок на этом автомобиле не было, а все документы - чистой воды липа.

И напоследок - немного о капремонте предприятием автомобиля, за использование которого выплачивается компенсация.

Напомним, что ГНАУ в п. 6 своего письма от 18.07.2007 г. № 8838/5/15-0316 говорит о том, что вся сумма капремонта арендованного у работника автомобиля включается в его доходы как дополнительное благо и с нее удерживается НДФЛ.

Соответственно, такую же точку зрения налоговики могут занять и в отношении автомобиля, по которому выплачивается компенсация.

В случае с арендованным автомобилем у предприятия есть небольшие шансы побороться за уменьшение суммы, облагаемой НДФЛ, поскольку во время аренды отремонтированный автомобиль используется только предприятием и, соответственно, именно оно, а не работник извлекает прямую выгоду от такого ремонта. В отношении же автомобиля, за который выплачивается компенсация, такие шансы, на наш взгляд, стремятся к нулю, поскольку этот автомобиль поочередно используют предприятие и работник.

Приложение

Договор об использовании грузового автомобиля
для нужд предприятия

Предприятие ___________________________________________, именуемое далее Работодатель, с одной

стороны, и ______________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)

_______________________________________________________________________________________
(дата рождения)

_______________________________________________________________________________________
(паспорт: серия, номер, каким органом и когда выдан)

_______________________________________________________________________________________
(идентификационный код, №)

именуемый далее Работник, с другой стороны, составили между собой настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник предоставляет в пользование собственный грузовой автомобиль___________________________ (марка автомобиля, номерной знак)

для нужд Работодателя для перевозки грузов в рамках трудовых отношений согласно ст. 125 КЗоТ.

2. Стоимость автомобиля составляет_____________.

3. Работодатель выплачивает Работнику компенсацию в размере ________ за использование грузового автомобиля в служебных целях для нужд предприятия. Размер компенсации пересматривается по соглашению сторон.

4. Компенсация за использование грузового автомобиля в служебных целях для нужд предприятия выплачивается в следующий срок:_______.

5. Настоящий договор составлен_________и действует в течение_____________________________________. (дата) (указать срок)

6. Работодатель обязуется назначить ответственного работника за пользование автомобилем, обеспечить безопасные и невредные условия пользования автомобилем с соблюдением технических требований и стандартов.

7. При решении вопросов, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются нормами законодательства о труде Украины.

8. Споры относительно выполнения условий настоящего договора рассматриваются районным судом.

9. Компенсация за использование грузового автомобиля в служебных целях для нужд предприятия подлежит налогообложению в порядке, определенном законодательством о налоге с доходов физических лиц.

10. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, один из которых находится у Работодателя, второй - у Работника.

Подписи сторон:

_______________________________________________

Руководителю предприятия ______________
работника ____________________________

Заявление

Прошу выплатить мне компенсацию за использование грузового автомобиля _______________________ (марка автомобиля, номерной знак)

в служебных целях для нужд предприятия согласно нормам ст. 125 КЗоТ и договору от ______________________________.

Приказ о разрешении выплаты компенсации
за износ (амортизацию) грузового автомобиля Работника

Номер, дата составления________________________

Приказываю разрешить выплачивать гражданину _____ компенсацию за износ (амортизацию) грузового автомобиля_________________________в связи с (марка автомобиля, номерной знак)

использованием его в служебных целях для нужд предприятия в соответствии с нормами ст. 125 КЗоТ и договором от _______ в размере______ежемесячно.

Приказ о ежемесячной выплате компенсации
за износ (амортизацию) грузового автомобиля Работника

Номер, дата составления ________________

Приказываю выплатить гражданину_______________ компенсацию за износ (амортизацию) грузового автомобиля_____________в связи с использованием (марка автомобиля, номерной знак)

его в служебных целях для нужд предприятия в соответствии с нормами ст. 125 КЗоТ и договором от__________за___________в размере__________.
(месяц)

Приказ о назначении ответственного
за пользование грузовым автомобилем

Номер, дата составления____________________

Приказываю назначить ответственным за пользование грузовым автомобилем ______________________________
(марка автомобиля, номерной знак)

в связи с использованием его в служебных целях для нужд предприятия в соответствии с нормами ст. 125 КЗоТ и договором от_______гражданина_________________.

______________________

* См. по этому поводу письмо ГНАУ от 26.07.2006 г. № 8393/5/17-0716; письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106; письма Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903 и от 03.07.2007 г. № 4773.

** Кроме того, смелые плательщики в качестве альтернативы выплате компенсации за износ автомобиля без нотариального удостоверения могут попробовать заключить в рамках гражданско-правовых отношений особый договор, который не имеет признаков договора найма (аренды) или ссуды автомобиля, либо зарегистрировать работника в качестве частного предпринимателя со взятием его имущества в аренду без нотариального удостоверения.

В более безопасном варианте частный предприниматель - работник может оказывать услуги по перевозке грузов, что не требует нотариального удостоверения договора, но в этом случае ему придется нанять на работу лицо, которое фактически будет использовать автомобиль, и получить лицензию на перевозку, что повлечет дополнительные расходы.

*** Если исходить из нормы ст. 7 Закона от 12.07.2001 г. № 2658-III “Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине”, то единственным основанием, грозящим в данном случае проведением оценки, выступает “налогообложение имущества согласно закону”. Однако к расчету компенсационных сумм это основание отношения не имеет, поскольку имущество оценивается не для целей налогообложения, а для расчета компенсационных выплат.

**** Правда, с непонятной правовой природой.

***** Правда, несколько настораживает письмо Департамента ГАИ МВД от 21.10.2002 Г. № 4/Ж-1075. в котором указано, что “юридическому лицу временный регистрационный талон может выдаваться при условии, что владелец транспортного средства (ООО, ЗАО, ОАО) передал ему право пользования и (или) распоряжения в установленном порядка на основании нотариально удостоверенной доверенности, договора аренды пли лизинга”.

Так что в “компенсационном” случае могут все же возникнуть сложности с получением такого талона.

****** В частности, а отношении договоров аренды автомобиля такое требование выдвинула ГНА в г. Киеве в своем письме от 24.11.2006 г. № 976/10/31-106.

“Бухгалтер” № 3, январь (III) 2008 г.
Подписной индекс 74201

Документи що посилаються на цей