Учет внутренних командировок

Необходимость отправлять сотрудников в командировки возникает у многих предприятий. Обычно командировка является нормальным продолжением исполнения работником его трудовых обязанностей, и отказаться от нее он не имеет права. Только для некоторых категорий работников законодательство о труде устанавливает специальные командировочные ограничения:

- не допускается направление в командировки беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ст. 176 КЗоТ);

- женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, не могут направляться в командировки без их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Кроме того, следует помнить о некоторых ограничениях общего характера, которые распространяются и на командировки. Скажем, работникам, обучающимся без отрыва от производства, предприятие обязано создать необходимые условия для соединения работы и учебы (ст. 202 КЗоТ). И отправить такого работника в командировку в период, когда он должен посещать занятия, можно только по его согласию.

Работник предприятия направляется в командировку по распоряжению руководителя предприятия или его заместителя. Это оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки. Срок командировки в пределах Украины не может превышать 30 календарных дней, за исключением случаев, установленных Кабмином.

Статья 121 КЗоТ гарантирует работникам право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Им выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством. За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок.

Предприятие, командирующее работника, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размере, установленном нормативно-правовыми актами о служебных командировках. Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет, откуда средства можно будет использовать с применением платежных карточек или другим способом.

За каждый день пребывания работника в командировке в пределах Украины с учетом выходных, праздничных, нерабочих дней и времени пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками) ему выплачиваются суточные в размерах, определенных Постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 “О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу” (далее - Постановление КМУ № 663). День отъезда и день приезда считаются полноценными днями командировки.

Размер авансовой выплаты определяется исходя из суточных и других возмещаемых расходов, перечисленных в п. 1.6–1.9 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция):

- расходы на наем жилого помещения;

- плата за бронирование места в гостиницах;

- расходы на наем жилого помещения за время вынужденной остановки в пути;

- расходы на проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный, или к месту пребывания в командировке.

Предельные нормы суточных расходов для командировок внутри Украины устанавливаются п. 1 Постановления КМУ № 663. Если в счет стоимости проживания в гостинице не включаются расходы на питание, то суточные составляют 25 грн. Если же питание включено в стоимость проживания, то размер суточных равен:

- при одноразовом питании - 20 грн;

- при двухразовом питании - 15 грн;

- при трехразовом питании - 10 грн.

Коллективным договором или приказом могут быть определены размеры суточных расходов, превышающие нормы из Постановления КМУ № 663. При этом необходимо учитывать, что в соответствии с п/п. 5.4.8 Закона “О налогообложении прибыли предприятий” суточные расходы включаются в состав валовых затрат в рамках предельных норм. Кроме того, согласно Закону Украины “О налоге с доходов физических лиц” (далее - Закон об НДФЛ) с суммы такого превышения удерживается налог с доходов физических лиц.

Субъект предпринимательской деятельности (собственник или уполномоченное им лицо) может дополнительно приказом (распоряжением) ограничить сумму, предоставленную на расходы командированному лицу. Но в любом случае размер суточных не может быть ниже норм, установленных для работников, направляемых в командировки предприятиями, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Кстати заметим, что на сегодняшний день для внутриукраинских командировок (в отличие от зарубежных) суточные для бюджетников установлены в том же размере, что и для всех остальных.

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность на командировку и для решения в этой командировке хозяйственных вопросов, то срок, на который выданы деньги под отчет на хозяйственные вопросы, может быть продлен до завершения срока командировки.

Работник может получить деньги под отчет только в том случае, если он полностью отчитался за ранее полученные суммы.

Оформление командировочных документов и выдача денег под отчет происходят после издания приказа или распоряжения руководителя предприятия. Командированному лицу выдаются:

- задание на командировку в форме, принятой на предприятии. Это может быть или краткое указание цели командировки в командировочном удостоверении, или приказ с перечислением конкретных пунктов, подлежащих исполнению;

- командировочное удостоверение в соответствии с приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260 “Об утверждении формы командировочного удостоверения”;

- аванс наличными или платежная карточка. Наличность выплачивается в кассе предприятия. В соответствии с приказом (распоряжением) руководителя бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по которому подотчетное лицо получает у кассира деньги. Действующим законодательством не установлено, за сколько дней до начала командировки предприятие должно выдать аванс. Этот вопрос решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Система компенсаций и гарантий, связанных с исполнением трудовых обязанностей в командировках, предусматривает: полную оплату проезда к месту командировки и обратно транспортом общего пользования; возмещение фактических расходов на наем жилого помещения; оплату фактически полученных бытовых услуг в объеме социально-гигиенических норм; возмещение ряда сервисных услуг (расходов на бронирование, предварительные заказы и т. п.).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов (включая НДС), связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, а также страховых платежей на транспорте.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный, или к месту пребывания в командировке. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место работы с местом командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно выбирает вид транспорта. Командированному работнику также возмещаются расходы на проезд в городском транспорте общего пользования (кроме такси) по месту командировки (согласно подтверждающим документам) в соответствии с маршрутом, согласованным с руководителем (п. 1.7 раздела I Инструкции).

При наличии подтверждающих документов (оригиналов) предприятие возмещает командированным работникам расходы (в том числе НДС) на наем жилого помещения в размере фактических расходов с учетом бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды), за пользование холодильником, телевизором, телефоном (кроме расходов на телефонные переговоры) и т. п. (п. 1.6 раздела I Инструкции). Расходы на телефонные переговоры возмещаются в размерах, согласованных с руководителем.

Расходы на питание оплачиваются командированными за счет суточных, если иные условия не согласованы с руководством предприятия.

Работнику, командированному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в гостиницах в размере не более 50% его стоимости за сутки согласно представленным подтверждающим документам (в оригинале).

Предприятия могут утверждать собственные положения об оплате командировочных расходов, при этом внутрипроизводственные нормативы должны соответствовать минимальным требованиям, предъявляемым законодательством. В качестве минимальных понимаются нормативы для госслужащих.

Командированный работник может получить задание приобрести ценности, которые должны быть доставлены на предприятие либо потреблены в месте командировки. Такие расходы должны быть оформлены первичными документами, предусмотренными для приобретения подобных видов материальных ценностей (работ, услуг). Расходы на данные цели, превысившие смету, компенсируются по особому распоряжению руководителя.

После возвращения из командировки работник обязан в установленные сроки:

- сдать в специальную административную службу или в бухгалтерию отчет о средствах, потраченных в командировке;

- вернуть в кассу предприятия средства, оставшиеся от аванса;

- передать на склады предприятия приобретенные ценности и документацию на них.

В сроки, установленные Законом об НДФЛ, подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную сумму и фактические расходы.

Общие сроки представления авансового отчета подотчетным лицом и сдачи им остатка наличности в кассу предприятия устанавливаются подпунктом 9.10.2 Закона об НДФЛ: авансовый отчет представляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в который налогоплательщик завершает командировку, а денежные средства сдаются в кассу до или во время представления указанного отчета.

Порядок оформления отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, изложен в п. 1.11 и 1.12 раздела I Инструкции и в приказе ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440 “Об утверждении формы отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного отчета”.

Все прилагаемые к авансовому отчету подтверждающие документы должны быть в оригинале с указанием формы оплаты (наличными, чеком, кредитной карточкой, по безналичному перечислению). Разрешение (согласование) руководителя предприятия на возмещение расходов сверх установленных норм оформляется письменно в произвольной форме.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Если работник откомандирован в несколько населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью.

В соответствии с п. 1.9 раздела I Инструкции в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилого помещения (если командированный работник не находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться в место своего постоянного проживания, но не более двух месяцев.

За время болезни командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Эти дни не включаются в срок командировки.

Согласно статьям 71 и 72 КЗоТ, если работник возвращается из командировки в выходной день, он имеет право на отдых в другой день.

За нарушение сроков возврата наличности в кассу подотчетное лицо согласно п/п. 9.10.3 Закона об НДФЛ платит штраф в размере 15% от невозвращенной суммы.

Если командированный возвращает неизрасходованные средства позднее предельного срока, но не позднее конца отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то штраф составит 15% от суммы невозвращенных средств.

Если командированный не возвращает сумму неизрасходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, то такая сумма дополнительно подлежит налогообложению за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика.

Если в будущих налоговых периодах командированный возвращает неизрасходованные средства или их взыскивают по решению суда, то перерасчет налоговых обязательств такого налогоплательщика не осуществляется и сумма штрафа не возмещается.

Кроме того, в этом случае штрафные санкции могут налагаться и на предприятие. Так, согласно Указу Президента Украины от 12.06.95 г. № 436 “О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности” в ситуации, связанной с командировочными расходами, возможно применение следующих штрафных санкций:

- за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах - в двойном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день;

- за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассу наличности - в пятикратном размере неоприходованной суммы;

- за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу средств под отчет работнику, не отчитавшемуся за ранее выданные средства,- в размере 25% от выданных под отчет сумм;

- за использование полученных в учреждении банка средств не по целевому назначению - в размере израсходованной наличности.

Командировочные расходы в Законе “О налогообложении прибыли предприятий” (далее - Закон о прибыли) относятся к расходам двойного назначения (п. 5.4). Для признания их валовыми затратами такие расходы должны быть напрямую связаны с основной сферой деятельности предприятия и, кроме того, должны производиться в рамках установленных норм и подтверждаться определенными документами. В частности, согласно п/п. 5.4.8 расходы на командировки могут быть включены в состав валовых затрат налогоплательщика лишь при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.

Согласно п/п. 4.3.2 Закона об НДФЛ в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода плательщика налога не включается сумма денежных средств, полученных им на командировку или под отчет, с учетом норм п/п. 9.10.9 Закона, а согласно п/п. 4.2.15 Закона в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода плательщика налога включается сумма неизрасходованных (неутвержденных) денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки.

Основные положения по формированию расходов предприятия установлены в П(С)БУ 16 “Затраты”. В частности, пункт 7 П(С)БУ 16 определяет, что расходы признаются затратами определенного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они произведены, а расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе затрат того отчетного периода, в котором они были осуществлены. Эти правила действуют и в отношении подотчетных сумм.

Согласно Плану счетов учет командировочных расходов и других подотчетных трат ведется с применением субсчета 372 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету его отражаются суммы, выданные работникам предприятия под отчет (на производственные закупки, административно-хозяйственные расходы, командировки), а по кредиту - суммы утвержденных целевых расходов, а также сдача в кассу неизрасходованных средств.

Дебетовое и кредитовое сальдо по субсчету имеют практическую информационную ценность, если они рассчитаны отдельно по каждому конкретному работнику. Для такого учета удобно назначить подотчетным лицам предприятия персональные субсчета второго или третьего порядка.

Дебетовое сальдо персонального субсчета указывает на наличие у работника подотчетных сумм, за которые он еще не рассчитался с предприятием. Кредитовое сальдо указывает на задолженность предприятия перед работником, который за счет своих средств осуществил командировочные расходы, приобрел или оплатил материальные ценности (работы, услуги) для предприятия.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по основным направлениям расходования подотчетных сумм отдельно по каждому работнику, получившему или имеющему право на получение подотчетных сумм (авансов и компенсаций).

Средняя зарплата, которая согласно ст. 121 КЗоТ сохраняется за работником за все время его пребывания в командировке, рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (принят Постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100) и учитывается на счете 66 “Расчеты по выплатам работникам”, а взносы с ФОТ в государственные целевые фонды - на счете 65 “Расчеты по страхованию”.

Основные проводки, отражающие расчеты предприятия с работниками, направленными в командировки:

- Дт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - Кт 301 “Касса в национальной валюте” - получение работником предприятия денежной наличности на командировку (или компенсация перерасхода);

- Дт 23 “Производство” - Кт 66 “Расчеты по выплатам работникам” - начисление средней зарплаты командированному работнику;

- Дт 23 “Производство” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов с ФОТ в обязательные государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по выплатам работникам” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - удержания из доходов физического лица в государственные страховые фонды;

- Дт 66 “Расчеты по выплатам работникам” - Кт 301 “Касса в национальной валюте” - получение работником зарплаты в кассе предприятия;

- Дт 20 “Производственные запасы” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование производственных запасов, приобретенных через подотчетное лицо;

- Дт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование МБП, приобретенных через подотчетное лицо;

- Дт 281 “Товары на складе” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование товаров, приобретенных через подотчетное лицо;

- Дт 23 “Производство” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - отнесение на текущие расходы производства стоимости приобретенных (оплаченных) подотчетным лицом материальных ценностей (работ, услуг) или командировочных расходов;

- Дт 301 “Касса в национальной валюте” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - возврат подотчетным лицом неистраченных (неутвержденных) сумм.

В случае отсутствия авансового отчета и невозврата денежной суммы в кассу бухгалтерия делает такие проводки:

- Дт 66 “Расчеты по заработной плате” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - взыскание задолженности подотчетного лица перед предприятием из его зарплаты;

- Дт 66 “Расчеты по выплатам работникам” - Кт 641 “Расчеты по налогам” - начисление на подотчетное лицо дополнительного налога в связи с несвоевременной сдачей неизрасходованной подотчетной суммы;

- Дт 443 “Прибыль, использованная в отчетном периоде” - Кт 311 “Текущие счета в национальной валюте” - уплата в бюджет штрафа, налагаемого на предприятие за нарушение порядка обращения наличности.

Пример 1. Командировочные расходы и подтверждающие документы оформлены в соответствии с нормативными требованиями

Работник предприятия по распоряжению руководителя был направлен в командировку для заключения договоров с поставщиками и приобретения за наличный расчет образцов продукции. Работником были получены: письменное задание на командировку, командировочное удостоверение, авансовые суммы и билеты на междугородный автобус туда и обратно, юридическая документация, необходимая для представительства и ведения переговоров.

Смета на командировку включала: суточные - 180 грн, проезд местным транспортом - 24 грн, проживание в частном секторе или в гостинице - 400 грн, бытовые услуги (баня, прачечная и т. п.) - 150 грн, аванс на приобретение образцов продукции - 800 грн; всего 1554 грн. Аванс был получен полностью в кассе предприятия.

Задание на командировку было выполнено. Работник заключил необходимые договоры с контрагентами и приобрел образцы готовой продукции. В представленном в надлежащий срок отчете перечислены следующие фактические расходы: суточные - 180 грн, проживание в гостинице - 390 грн (в том числе НДС 65 грн), поездки местным транспортом - 20 грн, бытовые услуги - 60 грн (в том числе НДС 10 грн), стоимость приобретенных образцов продукции - 750 грн (в том числе НДС 125 грн). В отчет также включена стоимость билетов на междугородный автобус - 90 грн.

Отчет утвержден руководителем; приобретенные в командировке материальные ценности сданы на склад предприятия; неизрасходованная часть аванса в сумме 154 грн (10 грн, оставшиеся от расчетной суммы, выделенной на проживание в гостинице, 94 грн экономии на местном транспорте и бытовых услугах и 50 грн, оставшиеся от аванса на покупку образцов продукции) была сдана в установленный срок в кассу предприятия.

Бухгалтерский и налоговый учет - см. в таблице 1.

Таблица 1

Пример 2. Командировочные расходы и подтверждающие документы оформлены с нарушениями нормативных требований

Работником предприятия был получен аванс 4100 грн (из них на командировочные расходы - 1700 грн, на покупку специальных материалов - 1600 грн и на приобретение баз данных по промышленной продукции региона - 800 грн).

Задание на командировку было выполнено. Командировка продолжалась 8 дней. В отчете об использовании средств работником были перечислены следующие фактические расходы: суточные - 200 грн (25 х 8), проживание в гостинице - 930 грн (в том числе НДС 155 грн), расходы на бытовые услуги - 120 грн (в том числе НДС 20 грн), стоимость приобретенных материальных ценностей - 2200 грн (из них 1500 грн с НДС - стоимость материалов и 700 грн - стоимость баз данных). Оста­ток аванса в размере 650 грн (4100 – 200 – 930 – 120 – 2200) был сдан в кассу предприятия сразу же после возвращения из командировки, а приобретенные материальные ценности - на соответствующие склады предприятия.

По ряду причин отчет представлен работником на утверждение спустя 15 дней после прибытия.

После проверки отчета и приложенных к нему документов были констатированы следующие факты:

1. Отчет представлен с нарушением срока, хотя и до окончания календарного месяца возвращения работника из командировки.

2. Из сумм, потраченных на закупки специальных материалов и баз данных, надлежащим образом оформлены и могут быть утверждены только расходы на приобретение специальных материалов - 1500 грн (в том числе НДС 250 грн). Расходы на приобретение баз данных по промышленной продукции региона (стоимость которых заявлена в сумме 700 грн) не могут считаться подотчетными закупками, так как приобретены без надлежащим образом оформленных первичных документов.

3. Переданные предприятию базы данных возвращаются работнику; они могут быть приняты и оплачены, если он представит по ним документы, подтверждающие факт покупки.

По результатам проверки отчета приняты решения:

- сумма невозвращенного в срок аванса должна быть взыскана из зарплаты работника:

(1700 + 1600 + 800) – (200 + 930 + 120 + 1500) – 650 = 700 грн;

- на сумму невозвращенного аванса согласно п. 9.10 Закона об НДФЛ должен быть начислен штраф по ставке 15% (то есть 700 х 0,15 = 105 грн).

Предприятие по распоряжению директора приобрело базы данных у командированного работника как у физического лица за 600 грн с взиманием из этой суммы налога с доходов физических лиц.

Бухгалтерский и налоговый учет - см. в таблице 2.

Таблица 2

Иван Ешко,
экономист-аналитик еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс” № 11/2008 (№ 271), от 07.03.2008 г.

Документи що посилаються на цей