Бухгалтерський облік витрат на відрядження
Для обліку розрахунків з підзвітними особами у бухгалтерському обліку застосовується субрахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, який кореспондується з рахунками обліку коштів і з рахунками витрат або рахунками придбаних активів.
Згідно з П(С)БО 16 витрати на відрядження, залежно від мети відрядження, відображаються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку:
- на рахунку 91 “Загальновиробничі витрати” витрати на відрядження працівників цехового персоналу;
- на рахунку 92 “Адміністративні витрати” - витрати на службові відрядження працівників апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу;
- на рахунку 93 “Витрати на збут”- витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом;
- на рахунку 94 “Інші операційні витрати” витрати на відрядження, віднесені до інших операційних витрат.
У бухгалтерському обліку відображення операцій з відряджень за кордон має деякі особливості.
Вимір та узагальнення всіх господарських операцій підприємства в його фінансовій звітності здійснюється у грошовій одиниці України. Порядок відображення у бухгалтерському обліку витрат, пов'язаних з відрядженням працівників за кордон, в основному аналогічний порядку обліку витрат при відрядженнях територією України.
При використанні у розрахунках іноземної валюти підприємства стикаються з курсовими різницями, які виникають у зв'язку з коливаннями валютних курсів.
У цьому зв'язку треба враховувати положення П(С)БО 21:
1. Дебіторська заборгованість, що виникла у зв'язку з видачею підзвітній особі авансу в іноземній валюті, відображається за дебетом субрахунку 372 і є немонетарною статтею. Така заборгованість відображається в обліку за валютним курсом на дату сплати авансу, і у подальшому перерахунок такої статті не провадиться.
2. У разі коли після повернення працівника з відрядження за наданим Звітом про використані кошти у нього є заборгованість перед підприємством в іноземній валюті, така заборгованість є монетарною і підлягає перерахунку на дату її погашення:
- на дату затвердження звіту про відрядження;
- на дату погашення заборгованості підзвітною особою;
- і на кожну дату балансу, на яку така заборгованість залишається непогашеною.
3. Витрачена сума в іноземній валюті (затверджена керівником), що перевищує суму раніше виданого авансу, за якою виникає кредиторська заборгованість, визнається монетарною статтею. Така кредиторська заборгованість підлягає перерахунку в національну валюту за курсом НБУ:
- на дату погашення такої заборгованості;
- на кожну дату балансу.
Витрати на відрядження у бухгалтерському обліку списуються за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу на відрядження.
При використанні на підприємстві корпоративних платіжних карток для забезпечення коштами на відрядження працівників, які направляються за кордон, у бухгалтерському обліку виникає така ситуація. Кошти, які є на картрахунку підприємства, відносяться до монетарних статей балансу в іноземній валюті. За такими статтями необхідно робити розрахунок курсових різниць на дату здійснення розрахунків, а також на дату балансу. Курсові різниці від перерахунку грошових коштів в іноземній валюті відображаються у складі інших операційних доходів (витрат).
Розглянемо на прикладах порядок проведення розрахунків з працівниками, відрядженими за кордон, а також порядок відображення їх у бухгалтерському обліку.
Приклад 1. Працівник відряджається до м. Москви (Росія) з 01.08.2007 р. по 04.08.2007 р. строком на 4 дні (включаючи день вибуття і прибуття).
Приблизна вартість проживання в готелі м. Москви - 2500 російських карбованців за добу. Планується, що працівник проведе в готелі дві доби. Загальна вартість проживання за весь період відрядження складе:
2500 х 2 = 5000 крб.
Вартість витрат на оплату проїзду до Москви і назад потягом оплачена підприємством за безготівковим розрахунком, тому до суми авансу не включається.
Сума добових затверджена наказом по підприємству відповідно до встановлених граничних норм, затверджених Постановою № 663, у розмірі 280 грн за добу.
Припустимо, що офіційний курс російського карбованця, встановлений НБУ на день отримання коштів у касі уповноваженого банку, складає 0,19769 грн. Таким чином, сума добових витрат на весь період поїздки визначається як: (280 : 0,19769) х4 = 5665,44 крб.
Загальна сума авансу: 5665,44+ 5000 = 10 665,44 крб.
Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 1.2 розд.2 Інструкції № 59). У нашому прикладі сума авансу складе 10665руб.
Складання авансового звіту
Працівник убув у відрядження до Москви 1 серпня 2007 року і прибув до місця роботи з Москви 4 серпня 2007 року. Авансовий звіт надано до бухгалтерії і затверджено 7 серпня 2007 р.
1. Відповідно до відміток у посвідченні про відрядження працівник прибув до Москви 2 серпня і убув з Москви 3 серпня 2007 року.
Таким чином, сума добових за весь період відрядження, включаючи день вибуття з України і прибуття до України, склала: 280 x 4 = 1120 грн.
Офіційний курс російського карбованця, встановлений НБУ на день отримання авансу, склав 0,19769 грн (див. приклад розрахунку суми авансу).
Таким чином, сума добових: 1120 : 0,19769 = 5665,44 крб.
2. Згідно з наданими готельними рахунками вартість проживання в готелі склала за весь період відрядження 4200 російських карбованців:
проживання (дві доби): 2100 крб. х 2 = 4200 крб.
Разом, сума витрат на відрядження склала:
5665,44 + 4200,00 = 9865,44 крб.
Виданий аванс - 10 665 крб.
Підлягає поверненню у касу: 10 665 - 9865,44 - 799,56 крб.
У бухгалтерському обліку ця операція подана у табл. 1.
Таблиця 1
| Дата | Курс НБУ | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
| дебет | кредит | ||||
| 01.08.07 | 0,19769 | Видача авансу на відрядження у сумі 10 665 крб. | 372 | 302 | 2108,36 грн 10665,00крб. |
| 07.08.07 | 0,19841 | Затвердження звіту про відрядження (9865,44x0,19769) | 92 | 372 | 1950,30грн 9865,44 крб. |
| 07.08.07 | 0,19841 | Нарахування курсової різниці за заборгованістю відрядженого працівника перед підприємством: 799,56 х (0,19841 -0,19769) | 372 | 714 | 0,58 грн |
| 08.08.07 | 0,19827 | Повернення валютних коштів у касу підприємства, отриманих понад витрачені кошти: (799,56 х 0,19827) | 302 | 372 | 158,53 грн 799,56 крб. |
| 08.08.07 | 0,19827 | Нарахування курсової різниці на дату погашення заборгованості: 799,56 х (0,19841 -0,19827) | 945 | 372 | 0,11 грн |
Приклад 2. Працівник відряджається до Москви (Росія) 301.08.2007 р. по 04.08.2007 р. строком на 4 дні (включаючи день вибуття і прибуття).
Розрахунок суми авансу на відрядження зроблено на умовах Приклада 1.
Загальна сума авансу: 5665”44+ 5000 = 10 665 крб.
Складання звіту про відрядження
Працівник убув у відрядження до Москви 1 серпня 2007 року і прибув до місця роботи з Москви 4 серпня 2007 року. Звіт про відрядження надано до бухгалтерії і затверджено 7 серпня 2007 р.
Сума добових за весь період відрядження, включаючи день вибуття з України і прибуття до України, склала:
280 x 4 = 1120 грн.
1120 : 0,19769 = 5665,44 крб.
2. Згідно з наданими готельними рахунками вартість проживання в готелі склала за весь період відрядження 5400 російських карбованців:
проживання (дві доби): 2700 крб. х 2 - 5400 крб.
Разом, сума витрат на відрядження склала:
11 065,44 крб. (5665,44 + 5400,00). Виданий аванс - 10 665 крб.
Підлягає відшкодуванню відрядженій особі: 400,44 крб. (11 065,44-10665).
У бухгалтерському обліку ця операція подана у табл. 2.
Таблиця 2
| Дата | Курс НБУ | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
| дебет | кредит | ||||
| 01.08.07 | 0,19769 | Видача авансу підзвітній особі на відрядження у сумі 10665руб. | 372 | 302 | 2108,36 грн 10665,00крб. |
| 07.08.07 | 0,19841 |
Затвердження звіту про витрати на відрядження у сумі 11 065,44 крб., у тому числі: у сумі виданого авансу: 10665 x 0,19769; у сумі, що підлягає відшкодуванню: 400,44 х 0,19841 | 84,91, 92, 93, 94 | 372 | 2108,36 грн 10665,00крб. 79,45 грн 400,44 крб. |
| 08.08.07 | 0,19827 | Видача підзвітній особі заборгованості за відрядженням: (400,44 x 0,19827) | 372 | 301 | 79,39 грн |
| 08.08.07 | 0,19827 | Нарахування курсової різниці за операцією, пов'язаною з відшкодуванням відрядженому працівнику грошових коштів, витрачених ним понад суму виданого авансу: 400,44 х (0,1 9841 -0,1 9827) | 372 | 714 | 0,06 грн |
При складанні фінансової звітності підприємства за формою № 1 Баланс дебетове сальдо субрахунку 372 відображається у складі оборотних активів по рядку “Інша поточна дебіторська заборгованість” Балансу, кредитове сальдо субрахунку 372 відображається у складі зобов'язань підприємства по рядку “інші поточні зобов'язання”.
Відображення розрахунків з підзвітними особами у Звіті про фінансові результати залежить від виду витрат, до яких відносяться витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами, і відображаються відповідно у рядках форми № 2 “Звіт про фінансові результати” :
- загальновиробничі витрати, з віднесенням на собівартість реалізованої продукції (ряд. 040);
- адміністративні витрати (ряд. 070) ;
- витрати на збут (ряд. 080);
- інші операційні витрати (ряд. 090).
У розділі II “Елементи операційних витрат” витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами, знайдуть відображення у ряд.270 “Інші операційні витрати”.
Список використаних документів
Постанова № 663 - Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”
Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59
П(С)БО16 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 “Витрати”, затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.1999 р. № 318.
П(С)БО 21 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 “Вплив змін валютних курсів”, затверджене наказом Мінфіну України від 10.08.2000 р. № 193
“Консультант бухгалтера” №10 (446) 10 березня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)