Как исправить ошибку по излишне выплаченной работнику
сумме суточных
ВОПРОС: В результате внутренней ревизии обнаружили, что командированному работнику были ошибочно завышены суточные ( в гостиничном счете был выделен завтрак, а выплатили суточные в размере 25 грн.). Как исправить такую ошибку?
ОТВЕТ: Действительно, согласно постановлению КМУ “О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу” от 23.04.99г. № 663, если в счете гостинице указано одноразовое питание, то суточные составляют 20 грн. в сутки, а не 25 грн. Таким образом, работнику излишне выплачены суточные в размере 5 грн. за каждый день проживания в такой гостинице.
Как исправить ошибку? Во-первых, эта сумма не может быть включена в валовые расходы. Следовательно, на нее необходимо отсторнировать валовые расходы (ранее были отражены как суточные в пределах норм по факту утверждения Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет). Если ошибка произошла в прошлых отчетных периодах, что привело к возникновению недоимки, то при исправлении плательщик должен начислить штраф в размере 5 % от суммы недоимки.
Во-вторых, нужно решить вопрос с тем, что делать с излишней суммой - удержать ее из зарплаты работника или простить ему эту сумму. Что касается первого варианта, то право удержать эту сумму из зарплаты нам дает ст. 127 Кодекса законов о труде Украины, но лишь в том случае, если работник не оспаривает основание и размер отчисления. Поэтому далее будем рассматривать второй вариант - предприятие исправляет ошибку за счет своих средств. Если идти по этому пути, то предприятие должно начислить налогооблагаемый доход работнику (причем с учетом “натурального” коэффициента), удержать из него налог с доходов и перечислить его в бюджет. Если эта ошибка будет исправлена налоговым агентом самостоятельно до проверки, то, на наш взгляд, никаких штрафных санкций в данном случае не будет. Это подтверждает и ГНАУ в письме от 15. 11. 2005 г. № 11069/6/17-2116.
В бухгалтерском учете исправление ошибки сопровождается следующими бухгалтерскими записями (допустим, что излишне выплаченная работнику сумма составляет 5 грн.):
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондентские счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| Дебет | Кредит | |||
| 1. Отсторнирована сумма излишне выплаченных суточных (методом “красное сторно”) | 92 |
372 |
5,00 | -5,00 |
| 2. Списана сумма излишне выплаченных суточных на расчеты с работником | 685 (663) | 372 | 5,00 | - |
| 3. Начислен налогооблагаемый доход работнику (5x1,176471) | 92 | 685 (663) | 5,88 | - |
| 4. Удержан налог с доходов | 685 (663) | 641 | 0,88 | - |
| 5. Перечислен в бюджет налог с доходов | 641 | 311 | 0,88 | - |
В ф. № 1ДФ нужно показать доход работника в сумме излишне выплаченных суточных:
| № з/п |
Іденти фікацій ний номер |
Сума на рахова ного доходу (грн., коп.) |
Сума виплаче ного доходу (грн. коп.) |
Сума утриманого податку(грн.,коп.) | Озна ка дохо ду |
Дата | Озна ка по дат. соц. піль ги |
Озна ка(0.1) | ||
| нара хова ного |
перера хова ного |
Прий няття на роботу дд/мм/ рррр |
Звільнен ня з ро6оти дд/мм/ рррр | |||||||
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а |
4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| … | 112233 4455 |
5,88 | 5,88 | 0,88 |
0,88 | 09 | - | - | - | - |
Если сверхнормативные суточные были выплачены в одном из прошлых отчетных кварталов, за который уже сдан отчет по ф. № 1ДФ, то нужно подать уточненный расчет за такой квартал. Уточнение заключается в добавлении строки о доходе работника в виде сверхнормативных суточных (как показано выше) с проставлением в графе 9 признака “0” - строка на введение.