ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ
ТЕЛЕГРАМА
22.05.2008 N ЦЗМ-14/1184
Щодо надання інформації
З метою залучення додаткових обсягів перевезень на підставі статті 7 Статуту залізниць України та клопотання Одеської залізниці станція Сердюківка відкривається за параграфом 3 Тарифного керівництва 4 на термін до 30.04.2009.
Розпорядження вводиться в дію з моменту отримання.
Інформуйте причетних.
Заступник генерального директора Укрзалізниці В.Чорний
Затверджено
Наказ Міністерства економіки
України
31.07.2007 N 249
Положення
про відділ попереднього розгляду
вхідної кореспонденції
департаменту документального забезпечення
Міністерства економіки України
1. Загальні положення
1.1. Відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції (далі - відділ) є структурним підрозділом департаменту документального забезпечення (далі - департамент) центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство).
1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, Положенням про департамент документального забезпечення, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки, затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами (далі - Інструкція), Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами (далі - Інструкція з "ДСК"), Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), вказівками директора департаменту документального забезпечення, його заступників (далі - керівництво департаменту документального забезпечення), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи, та цим Положенням.
1.3. Відділ у своїй роботі використовує прямокутні штампи "Міністерство економіки України N 2", "Міністерство економіки України (дата) Вх. N ____", "Міністерство економіки України (дата) Вх. факс N" "Отримано Мінекономіки електронною поштою (дата) (підпис)", а також "Додаток на ____ арк.", які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.
1.4. Штатна чисельність відділу визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.
1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись Інструкцією, Інструкцією "ДСК", Законами України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), "Про статус народних депутатів", Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, цим Положенням та посадовими інструкціями.
1.6. Покладання на відділ обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.
2. Основні завдання відділу
Головною метою діяльності відділу є здійснення:
приймання вхідної кореспонденції Міністерства;
первинного розгляду вхідної кореспонденції Міністерства;
моніторингу проходження документів у Міністерстві;
розгляду та визначення виконавців окремих доручень керівництва Міністерства;
визначення типу відправника;
передавання кореспонденції на реєстрацію відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;
приймання/передавання термінових документів телефаксом згідно з поданими структурними підрозділами документами в порядку надходження.
3. Функції відділу
Відділом відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними службами інших установ та організацій виконуються такі функції:
3.1. Здійснюється згідно з розділом 3 Інструкції приймання кореспонденції, у тому числі з грифом "ДСК", що надходить до Міністерства з інших установ, у тому числі від вищих органів влади, та організацій:
від вищих органів влади - через фельдзв'язок згідно з реєстром;
через поштове відділення зв'язку, у тому числі рекомендованої;
через поштову скриньку, що знаходиться на 6-му під'їзді Будинку Уряду; яка передається згідно з реєстрами через кур'єрів відповідних організацій;
3.2. Перевіряється наявність зазначених у реєстрі документів, у разі відсутності зазначених у реєстрі документів - складається акт (якщо документи передаються нарочно, у прийнятті їх відмовляється);
3.3. Звіряється комплектність документів, повна наявність зазначених у документах додатків, проставляється загальна їх кількість, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складається акт (у двох примірниках: один примірник - відправнику, другий - до справи у відділі) про інформування відправника щодо відсутності (некомплектності) додатків;
3.4. Перевіряються документи на відповідність вимогам діловодства (наявність номера, дати реєстрації, підпису), у разі виявлення порушень вимог діловодства (документ не адресовано Міністерству, відсутній підпис, не зареєстровано) - складається акт (у двох примірниках) про повернення документа відправнику (один примірник - відправнику разом з документом, що надійшов, другий - до справи у відділі);
3.5. Відправляються відправникам складені відповідно до підпунктів 3.3, 3.4 цього Положення акти;
3.6. Фіксується надходження документа до Міністерства шляхом проставлення на ньому номерного штампа вхідної кореспонденції (у майбутньому - шляхом штрих-кодування);
3.7 Визначається тип кореспондента;
3.8. Визначається коло порушених у документах питань та посадова особа, до компетенції якої входять вони;
3.9. Здійснюється первинний розгляд, облік документів з грифом "ДСК" та контроль над додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі з відповідною інформацією;
3.10. Відділ бере участь в підготовці проектів нормативно-правових та розпорядчих актів Міністерства з питань діловодства;
3.11. Готує пропозиції керівництву Міністерства щодо вдосконалення механізму проходження документів в установі;
3.11. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що надійшли до Міністерства, визначає тип звернення та направляє на розгляд згідно із Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР );
3.12. Здійснює первинний розгляд, направлення на розгляд згідно із Законом України "Про статус народних депутатів" звернень та запитів народних депутатів України;
3.15. Бере участь у здійсненні заходів щодо вдосконалення діловодства в центральному апараті Міністерства;
3.16. Здійснює приймання документів за телефаксом;
3.17. Здійснює відправлення документів, адресованих за межі м. Києва і підписаних Міністром чи першими його заступниками, телефаксом;
3.18. Здійснює доведення негайних доручень керівництва структурним підрозділам, розміщеним за іншими адресами;
3.19. Веде щомісяця облік відправлених-прийнятих телефаксів;
3.20. Забезпечує, у межах своєї компетенції, додержання вимог Законів України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ), "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР ).
4. Права відділу
Відділ має право:
4.1. Повертати відправнику документи, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діючої Примірної інструкції з діловодства, попередньо склавши відповідний акт;
4.2. Відкривати конверти, адресовані працівникам Міністерства, крім тих, що мають позначку "особисто";
4.3. При потребі проводити наради з питань, які належать до компетенції відділу, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства;
4.4. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли питання, порушені ними, не входять до компетенції відділу;
4.5. Повертати адресантам в установленому порядку документи при виявленні порушень вимог діловодства;
4.6. Інформувати в установленому порядку вищі органи влади про некомплектність документів, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діловодства (відсутності додатків, не адресовані Міністерству тощо), необхідність їх заміни;
4.7. Відмовляти у прийнятті анонімних звернень громадян.
5. Керівництво відділу
Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економіки України відповідно до законодавства і має заступника, який в разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки. На начальника відділу покладаються обов'язки щодо забезпечення приймання вхідної кореспонденції Міністерства, первинного розгляду вхідної кореспонденції та моніторингу проходження документів у Міністерстві, розгляду та визначення виконавців окремих доручень керівництва Міністерства, передавання кореспонденції на реєстрацію відділу реєстрації та сканування вхідної кореспонденції; приймання та вчасне передавання термінових документів телефаксом.
Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.
Начальник відділу:
5.1. Керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені терміни виконання доручень керівництва Міністерства;
5.2. Затверджує посадові інструкції працівників відділу;
5.3. Забезпечує необхідні умови праці у відділі, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників відділу;
5.4. Подає Міністрові через директора департаменту документального забезпечення в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з займаної посади згідно із законодавством;
5.5. Проводить виробничі наради у відділі;
5.6. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах сфери діяльності відділу;
5.7. Уносить пропозиції щодо автоматизації та комп'ютеризації процесу пошуку вхідної кореспонденції в Міністерстві;
5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" (3855-12 ) та "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР );
5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.
Начальник відділу попереднього розгляду
вхідної кореспонденції Л.В.Германчук