Стільниковий зв'язок на підприємстві

Із засобу розкоші стільниковий телефон давно перетворився на звичайний офісний атрибут. Цьому сприяло зниження вартості як самих апаратів, так і послуг стільникового зв'язку. Однак, з точки зору податкового інспектора, стільниковий зв'язок як і раніше залишається одним з основних об'єктів перевірки...

Згідно з пп . 5.2.1 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку до складу валових витрат включаються будь-які витрати, сплачені (нараховані) протягом звітного періоду в зв'язку з підготовкою, організацією та веденням господарської діяльності.

Зв'язок витрат з господарською діяльністю повинен доводити сам платник податку шляхом надання відповідних розрахункових, платіжних та інших документів, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами податкового обліку. Для відображення витрат на переговори по стільниковому телефону у складі валових витрат звітного періоду необхідно також довести їх зв'язок з господарською діяльністю платника податку первинними документами.

Ось тут і починаються проблеми, адже кожний працівник може зробити до кількох десятків дзвінків на день. У результаті на більш-менш великому підприємстві щомісяця відбувається не одна тисяча дзвінків. Природно, довести факт їх зв'язку з господарською діяльністю практично неможливо. Тим часом, перевіряючі з податкових органів саме цього й вимагають. Тому чи не найбільш ключовою проблемою в оподаткуванні послуг стільникового зв'язку є повне і своєчасне їх документальне оформлення.

Документи?!

Чинне податкове законодавство не містить переліку документів, які б підтверджували факт використання платником податку придбаних ним послуг стільникового зв'язку виключно з метою його господарської діяльності. Рахунки на оплату послуг оператора стільникового зв'язку не можуть бути таким доказом, оскільки вони підтверджують лише сам факт надання послуг, їх кількісний характер і вартість.

Навіть перелік дзвінків з того чи іншого стільникового телефону хоча й дозволяє перевірити правомірність використання конкретним працівником послуг стільникового зв'язку з цілями, пов'язаними зі здійсненням підприємством господарської діяльності, сам по собі не може бути доказом для податкових органів.

У різних листах і консультаціях ДПАУ неодноразово наводила перелік документів, які, на її думку, могли б підтверджувати зв'язок телефонних переговорів з господарською діяльністю підприємства. Серед таких документів ДПАУ зазначає:

- журнал обліку дзвінків, у якому співробітники вказують мету і тривалість переговорів, здійснених по стільниковому телефону;

- оформлений наказом перелік номерів телефонів, за якими працівники підприємства можуть вести телефонні переговори, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю;

- матеріали перевірок уповноваженими особами підприємства правомірності використання працівниками послуг стільникового зв'язку;

- затверджені уповноваженою посадовою особою підприємства звіти працівників про використані послуги стільникового зв'язку (із зазначенням мети розмов, їх тривалості, контрагентів тощо).

Як бачимо, на практиці дотримуватися рекомендацій ДПАУ вельми проблематично, якщо взагалі можливо. Скажімо, менеджери зі збуту можуть телефонувати не постійним контрагентам, а потенційним клієнтам, номера яких вони побачили в рекламному оголошенні або телефонній книзі. Причому ділові дзвінки дуже часто відбуваються поза офісом (інакше навряд чи б знадобився мобільник). У цих умовах складно забезпечити заповнення журналу або складання списку номерів контрагентів.

Може бути, саме тому суди часто відмовляли в претензіях перевіряючих, стверджуючи, що документи, які згадуються вище, не є обов'язковими для ведення і не передбачені жодним нормативним документом. У Листі № 1964, зокрема, говориться, що документами, які підтверджують зв'язок “стільникових” витрат з господарською діяльністю, є:

- розрахункові документи про оплату послуг стільникового зв'язку на підставі рахунків оператора;

- накази керівника про придбання стільникових телефонів та їх використання у господарській діяльності підприємства;

- угода з оператором стільникового зв'язку про надання послуг із зазначенням переліку номерів телефонів, що обслуговуються.

Особливо обережним платникам податку можемо порекомендувати завести журнал обліку дзвінків зі стільникового телефону і деталізованих рахунків від оператора із зазначенням номерів абонентів. Сума ПДВ, сплачена оператору стільникового зв'язку, може бути включена до складу податкового кредиту (але знову ж тільки в тому випадку, якщо підприємство може довести зв'язок таких витрат з господарською діяльністю і надати відповідні документи).

Необхідно звернути увагу на те, що починаючи з 28.07.2005 р. збір на обов'язкове державне пенсійне страхування з послуг стільникового зв'язку не включається до бази обкладання ПДВ.

Телефон за 1 гривню

Досить часто оператори стільникового зв'язку для залучення клієнтів пропонують телефон за символічною вартістю, наприклад за 1 грн. Зазвичай це супроводжується укладанням угоди на надання їм послуг на певний строк, а іноді й внесенням авансового платежу.

З точки зору оподаткування, покупка такого телефону для підприємства є звичайною операцією в межах договору купівлі-продажу. Якщо передбачається, що придбаний стільниковий телефон буде використовуватися у господарській діяльності, його вартість підлягає включенню до складу валових витрат, а сума сплаченого ПДВ - до податкового кредиту. У податковому обліку такий телефон включається до складу податкової малоцінки, адже очікуваний строк його використання більше 365 днів, а його вартість менше 1000 грн*.

А як врахувати безкоштовний телефон?

Якщо стільниковий телефон підприємству подаровано, то слід пам'ятати, що згідно із Законом про оподаткування прибутку безоплатно отримані товари включаються до складу валового доходу підприємства. Сума валового доходу буде дорівнювати справедливій вартості, тобто сумі, за якою може бути здійснено обмін активу або оплата зобов'язання внаслідок операції між обізнаними, зацікавленими і незалежними сторонами. Для визначення такої вартості можна отримати прайс-лист від компанії, яка зробила “подарунок”, і збільшити валовий дохід на продажну ціну аналогічної моделі телефону з ПДВ. Однак подібних “подарункових ситуацій” краще уникати. Вигідніше знайти собі телефон за символічною вартістю, але вираженою у грошових одиницях.

Я куплю тобі картку...

На практиці бувають ситуації, коли невеликі підприємства не хочуть вплутуватися у договірні відносини з операторами стільникового зв'язку і віддають перевагу компенсації витрат своїх співробітників на ведення господарських переговорів покупкою карток поповнення рахунка, які є зараз у будь-якого оператора.

На перший погляд, подібна ситуація вигідна і підприємству, яке повністю контролює обсяг витрат, і працівникам, оскільки їм не потрібно повідомляти своїм знайомим новий номер і носити кілька телефонів у кишені.

Однак, з точки зору оподаткування, покупка картки поповнення рахунка для підприємства не настільки виграшна. Річ в тім, що якщо у звичайній ситуації довести зв'язок розмов зі службової “мобілки” з господарською діяльністю - завдання дуже складне, то у випадку з карткою для особистого стільникового телефону співробітника вона стає практично безнадійною.

Про валові витрати і податковий кредит у цьому випадку доведеться забути, а от про ПДФО, навпаки, згадати. Адже фактично оплачуються послуги особистого телефону співробітників, а проконтролювати, куди саме вони телефонували, майже неможливо. Це означає, що подібна передача карток поповнення рахунку може трактуватися (і небезпідставно) контролюючим органом як безоплатне надання додаткових благ, отже, така операція буде об'єктом обкладання ПДФО.

Окремі консультанти рекомендують виправити подібну ситуацію шляхом видання наказу по підприємству про умови використання стільникового зв'язку і укласти зі співробітниками договір про оренду особистих стільникових телефонів.

Ми ж не радимо вам вплутуватися в подібні штрафонебезпечні “ігри”. Або використовуйте належним чином оформлені корпоративні стільникові телефони, або так і скажіть працівникам: “У нас немає можливості оплачувати стільникові телефонні переговори за рахунок підприємства”.

Про ліміти і компенсації

Керівники багатьох підприємств, намагаючись скоротити витрати і змусити працівників користатися телефоном лише в разі потреби, видають наказ по підприємству про встановлення для своїх працівників ліміту на використання стільникового зв'язку. Однак з точки зору як права, так і оподаткування, зазначений метод економії не настільки однозначний, як може здатися на перший погляд.

Обов'язковою нормою подібних наказів є правило, яке стосується порядку компенсації сум перевищення встановленого ліміту витрат на стільниковий зв'язок працівниками, які допустили такий “перевитрату”.

Як правило, у наказі зазначається, що “у разі перевищення встановленого ліміту сума такого перевищення утримується із заробітної плати працівника”. Таким чином, зазначене утримання розглядається керівником як своєрідна компенсація завданої підприємству “шкоди”.

Слід, однак, пам'ятати, що, згідно зі ст. 130 КЗпП України, працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, завдану підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків. При цьому відповідальність виникає лише за пряму дійсну шкоду і лише в межах і порядку, передбачених законодавством.

Відповідно до Постанови № 14 під прямою дійсною шкодою слід розуміти втрату, погіршення або зменшення цінності майна, понесення витрат на відновлення або придбання майна чи інших цінностей, а також проведення інших грошових виплат, спричинених порушенням працівником трудових обов'язків.

Телефонні переговори понад установлений ліміт неможливо класифікувати як порушення трудових обов'язків, отже, вони не можуть розглядатися як пряма дійсна шкода. Виключенням може бути лише випадок, коли буде доведено, що працівник вів переговори, не пов'язані з вирішенням виробничих завдань, наприклад, зі своїми знайомими, членами сім'ї тощо.

Відповідно до Закону про оплату праці забороняється обмежувати працівника в праві вільно розпоряджатися своєю заробітною платою. Тому стягнення сум перевищення ліміту з працівників без їх згоди є незаконним.

Таким чином, щоб уникнути можливих спорів з працівниками та контролюючими органами, підприємству не зашкодить документально підтвердити згоду працівника виплатити таку “компенсацію”. Крім підпису працівника під відповідним наказом, бажано підкріпити правомірність утримання із зарплати сум перевищення ліміту заявою працівника з проханням про його проведення.

Зазначимо, що з точки зору оподаткування сума такого відшкодування буде валовим доходом підприємства. Крім того, на нашу думку, підприємство повинно нарахувати податкові зобов'язання за ПДВ, оскільки фактично оплачуються отримані працівником послуги зв'язку. До речі, цей момент також потенційно може мати для підприємства негативні наслідки, адже воно не має права надавати подібні послуги (немає відповідних дозволів, ліцензій тощо). Валові витрати і податковий кредит при цьому підприємство отримує на повну суму витрат на стільниковий зв'язок.

Якщо ж ліміти на телефонні переговори існують, так би мовити, для “залякування”, і ніяких сум перевищення працівник не повертає, то податкова служба напевно наполягатиме на тому, що зазначені суми “неповернення” є безоплатно наданими працівнику благами, що підлягають обкладанню ПДФО.

На нашу думку, така вимога є справедливою лише в тому випадку, якщо працівник вів через службовий телефон особисті переговори, а це ще потрібно довести. Сам же факт існування ліміту можна розцінити як просту рекомендацію для співробітників, що не має податкових наслідків.

Порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з погашення працівниками перевитрати за стільниковим зв'язком наведемо у таблиці.

Особиста розмова

Довести те, що працівник використовував телефон в особистих цілях, можна, хоча в окремих випадках це може виявитися непростим завданням. Адже стільникові оператори, як правило, не надають підприємствам повну роздруківку всіх телефонних переговорів за місяць, оскільки зазвичай це платна послуга.

Якщо факт ведення переговорів в особистих цілях буде доведено, підприємство може зажадати від працівника відповідної компенсації. У той же час слід пам'ятати, що в цьому випадку підприємство втрачає право на валові витрати і податковий кредит за ПДВ у частині, що відноситься до таких особистих розмов.

Крім того, якщо працівник не компенсує зазначені суми, вони потраплять до категорії безоплатно наданих благ і стануть об'єктом обкладання ПДФО. При цьому роботодавець - податковий агент також зобов'язаний відобразити суму наданих своєму працівнику додаткових благ у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ за ознакою доходу “09”, про що згадується в листі ДПАУ № 6837/6/17-3116.

________________________

* Якщо ж підприємство придбаває апарати вартістю більше 1000 грн., то вони, згідно із Законом про оподаткування прибутку, повинні бути віднесені до групи 4 основних фондів.

Список використаних документів

КЗпП України - Кодекс законів про працю України

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.1997р. №283/97-ВР

Закон про оплату праці - Закон України від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР “Про оплату праці”

Постанова № 14 - Постанова Пленуму Верховного Суду України від 29.12.1992 р. № 14 “Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, завданої підприємствам, установам, організаціям їх працівниками”

Лист № 1964 - Лист Держкомпідприємництва України від 30.03.2004 р. № 1964 “Про віднесення витрат стільникового зв'язку до валових витрат”

Лист № 6837/6/17-3116 - Лист ДПАУ від 20.07.2005 р. № 6837/6/17-3116 “Про додаткові блага, отримані працівником від роботодавця”

“Консультант бухгалтера” № 24 (460) 16 червня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей