Працівник з особистим авто на підприємстві
Оренда легкового автомобіля у юридичних осіб спричиняє ті самі витрати при експлуатації і проблеми, з ними пов'язані, як і при використанні власних автомобілів, плюс заборона на включення до валових витрат при обов'язковому страхуванні. Найменше виникає податкових проблем при задоволенні автомобільних запитів шляхом отримання відповідних послуг від автотранспортного підприємства. Але, кажуть, дорого. Значно більше поширення отримала оренда автомобілів підприємством у громадян. На цей час саме цей варіант мінімізації податків можна вважати найбільш цікавим в утриманні автомобіля.
Виплата компенсації працівнику за використання ним свого автомобіля в службових цілях - це болюче питання для багатьох підприємств. Чи можна робити таку компенсацію? Якою є її правова природа, і в якому порядку треба її здійснювати?
Найбільш безпроблемний спосіб використання підприємством належного працівнику автомобіля - це оформлення договору оренди. Але такий договір обов'язково підлягає нотаріальному посвідченню згідно зі ст. 799 ЦК України. Тому деякі обирають не оренду, а компенсацію за використання автомобіля. Як сприймають це контролюючі органи, зокрема, податкові?
Свою позицію з цього приводу податківці м. Києва висловили в Листі № 911/10/31-106. Вони визнали правомірним проведення компенсації і можливість віднесення пов'язаних з цим витрат до складу валових, але за умови оформлення таких документів:
- договору між працівником і підприємством;
- наказів про відшкодування витрат;
- подорожніх листів;
- заяви від працівника;
- чеків на придбання пально-мастильних матеріалів.
Також податківці зазначили, що при визначенні суми компенсації за основу слід брати норми амортизаційних відрахувань.
Приємно хоча б те, що податкові органи визнають інші способи компенсації за використання належного працівнику автомобіля, крім орендної плати. Але вимоги податківців щодо переліку необхідних для компенсації документів відверто завищені. Щоб довести це, проаналізуємо правову природу компенсації за авто.
Вважається, що правовою підставою компенсації за використання автомобіля є ст. 125 КЗпП України. Важко з цим погодитися. У зазначеній статті мова йде про право працівників, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, на отримання компенсації за їх знос. Автомобіль - це не інструмент! Таким чином, доведеться шукати іншу правову підставу для проведення компенсації.
Прийнято також вважати, що компенсація за використання працівником автомобіля - це виплата, що здійснюється в межах трудових правовідносин. На думку автора, це також невірно. Використання працівником свого майна для виконання трудових обов'язків, а також виплата йому компенсації - це ближче до майнових відносин, заснованих на рівності, вільному волевиявленні, майновій самостійності їх учасників, які відповідають визначенню цивільних, а нетрудових відносин (ст. 1 ЦК України).
До речі, компенсація за використання інструментів, згідно зі ст. 125 КЗпП України, - це також цивільно-правові відносини, незважаючи на те, що про неї мова йде в нормі КЗпП України.
Навіть в Інструкції зі статистики заробітної плати розмежовуються поняття “власний інструмент” та “особистий транспорт” і згідно з п. 3.22, така компенсація не відноситься до фонду оплати праці.
Отже, нормативна підстава для проведення компенсації за використання працівником власного авто - це положення цивільного законодавства. Відкриваємо основний акт цивільного законодавства (ЦК України) і знаходимо підстави виникнення цивільних прав і обов'язків: договори та інші угоди, створення результатів інтелектуальної, творчої діяльності, завдання шкоди іншій особі, інші юридичні факти (ст. 11 ЦКУкраїни). Перша з перелічених підстав нам підходить. Тобто обов'язок підприємства компенсувати працівнику використання ним власного авто і відповідне право працівника на компенсацію виникають на підставі їх взаємної домовленості (у термінології ЦК України - договору).
Що ж це за договір? Очевидно, що не оренди і не перевезення. При оренді право володіння і користування автомобілем переходить до орендаря і він може заборонити працівнику-орендодавцю використовувати авто протягом строку оренди, а договір на перевезення спрямований на доставку вантажу, багажу або перевезення пасажирів до обумовленого пункту призначення. Працівник, який використовує власне авто для виконання трудових обов'язків, не надає послуги з перевезення, оскільки передбачається, що він сам їздить на своєму авто для виконання дорученої йому роботи. Це необхідно враховувати при оформленні правовідносин з працівником. У будь-якому випадку радимо уникати встановлення у договорі (наказі тощо) його обов'язку возити керівника, головного бухгалтера, інших працівників.
Домовленість між підприємством і працівником про використання автомобіля і компенсації не підпадає під визначення жодного з видів договорів, передбачених ЦК України. Адже Кодекс не містить вичерпного переліку договорів. У ч. 1 ст. 6 ЦК України саме зазначено, що допускається укладання договорів, не передбачених актами цивільного законодавства, але таких, що відповідають загальним основам цивільного законодавства.
Зазвичай для проведення компенсації окремий договір не укладають, а обмежуються наказом. Але це не означає, що договір відсутній. У цьому випадку можна вести мову про укладання договору в усній формі з відображенням окремих умов домовленості (зокрема, розміру компенсації) у письмовому документі (наказі). Це не вважається серйозним порушенням. І хоча для договорів (угод) за участі юридичної особи встановлено обов'язкову письмову форму (ст. 208 ЦК України), недотримання такої форми не призводить до недійсності договору, а лише обмежує перелік припустимих засобів доведення в суді факту укладання договору та окремих його умов (ст. 218 ЦК України).
Тепер повертаємося до переліку документів, які, на думку ДПА в м. Києві, необхідно оформляти при використанні працівником свого автомобіля на користь підприємства.
Зокрема, скажемо кілька слів про подорожні листи. Необхідність їх застосування передбачена Наказом № 74, у п. 2 якого зазначено, що подорожній лист типової форми № 3 повинен застосовуватися в обов'язковому порядку суб'єктами, які експлуатують службові легкові автомобілі або для яких на їх замовлення здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями. У п. 1.2 Інструкції, затвердженої цим наказом, роз'яснено, що до категорії службових легкових автомобілів відносяться легкові автомобілі, які перебувають на балансі юридичних осіб і використовуються для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм). Оскільки особистий автомобіль, що використовується працівником на користь підприємства, не вважається службовим, можемо зробити висновок про необов'язковість виписування дорожніх листів для поїздок на ньому.
Нагадаємо, що схема взаємовідносин, яка аналізується, не передбачає виконання працівником функцій водія (шофера): працівник використовує авто для виконання своїх службових завдань, для особистих поїздок по роботі, а не для “розвезення” посадових осіб підприємства.
Також вважаємо недоцільним вимагати від працівника представлення чеків на придбання пально-мастильних матеріалів, адже мова йде про компенсацію за використання автомобіля, а не про компенсацію витрат на придбання бензину тощо.
Оформити відносини з працівником можна окремим договором про виплату компенсації, в якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати. Також можна застосувати традиційний алгоритм оформлення відносин, до якого бухгалтери вже звикли:
- заява працівника на використання власного автомобіля в службових цілях;
- наказ керівника про можливість використання працівником власного автомобіля з визначенням розміру компенсації та періодичності її виплати, який треба узгодити з працівником;
- накази про виплату конкретних сум компенсації.
Також звертаємо увагу, що на цей час жоден нормативний акт не передбачає розміру компенсації. Доцільно визначати цей розмір залежно від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо. Але, як і в будь-якому іншому цивільно-правовому договорі, у договорі про компенсацію розмір виплат визначається на розсуд сторін. Позиція податківців стосовно того, що при визначенні суми компенсації за основу треба брати норми амортизаційних відрахувань, слід сприймати виключно як рекомендацію.
Наприкінці статті не можна не зазначити й таке. Виплати працівнику, про які мова йде в цій статті, лише умовно можна назвати компенсацією. Насправді ці виплати за своєю правовою природою відповідають ознакам оплати за договором про надання послуг. Так, цей договір є договором про надання послуг, які є альтернативою оренді та послугам з перевезення.
За будь-яким договором про надання послуг можлива компенсація виконавцю витрат, які були ним понесені в процесі виконання договору. Так, наприклад, комісіонер має право не лише на комісійну винагороду, але й на відшкодування понесених ним витрат.
Але відшкодування таке здійснюється на підставі звіту комісіонера і виправдних документів, зі змісту яких можна довідатися про те, на що саме витрачав кошти комісіонер. Якщо ми оплачуємо працівнику використання ним свого авто на користь підприємства у розмірі, узгодженому сторонами, то це оплата послуг, а не компенсація витрат.
Список використаних документів
ЦК України - Цивільний кодекс України
КЗпП України - Кодекс законів про працю України
Наказ № 74 - Наказ Держкомстату України від 17.02.1998 р. № 74 “Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування”
Інструкція зі статистики заробітної плати - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004р. № 5
Лист № 911/10/31-106 - Лист ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 “Щодо включення до складу валових витрат платника податку витрат на відшкодування вартості послуг”
“Консультант бухгалтера” № 24 (460) 16 червня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)