КОНСУЛЬТУЄ ДПА УКРАЇНИ

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника

Тема відряджень завжди актуальна для підприємств і викликає багато запитань, особливо коли іноді у відрядженні відбуваються непередбачені обставини, наприклад, виїхавши у відрядження, працівник захворів.

Згідно з Інструкцією № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (за текстом - підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

До редакції “Вісника” надійшов лист із запитанням щодо тимчасової непрацездатності відрядженого працівника, а саме: директор підприємства перебував у відрядженні у м. Києві. Наказом йому призначено підвищені добові у розмірі 50 грн. У день від'їзду (позначку про вибуття в посвідченні про відрядження проставлено) з готелю був госпіталізований з інфарктом, Другий місяць він перебуває в лікарні у м. Києві.

ПИТАННЯ. 1. Протягом якого часу виплачуються добові у разі тимчасової непрацездатності?

ПИТАННЯ. 2. У розглянутому випадку відряджений працівник не в змозі повернутися з відрядження у зв'язку із хворобою та, відповідно, скласти звіт про використання коштів, виданих готівкою на відрядження авансом під звіт. Чи є це порушенням і чи необхідно до відрядженого працівника в такій ситуації застосовувати штрафні санкції?

ПИТАННЯ. 3. Чи включатимуться понаднормові добові витрати на відрядження до валових витрат підприємства?

ВІДПОВІДЬ. 1. Підпунктом 1.9 п. 1 Інструкції № 59 встановлено, що у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тобто у наведеному випадку працівникові, що перебуває у відрядженні, у разі його тимчасової непрацездатності, яка настала до його прибуття до місця постійної роботи і мала наслідком госпітализацію, добові витрати такому працівнику мають бути відшкодовані як за дні, що передували втраті працездатності, так і за два місяці перебування у лікарні. При цьому розмір добових не повинен бути нижчим за граничні норми, встановлені постановою № 663.

Крім того, тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку (листком непрацездатності, довідкою з медичного закладу тощо). Отже, після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки керівник приймає рішення про продовження терміну відрядження, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Згідно з частиною першою ст. 51 Закону № 2240-III підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а в разі роботи за сумісництвом - копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.

Порядок та умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі визначаються Інструкцією № 455. Крім того, пп. 1.10 п. 1 цієї Інструкції визначено, що особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання і роботи (під час відрядження, санаторно-курортного лікування, відпустки тощо), листок непрацездатності (довідка) видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головного лікаря лікувально-профілактичного закладу на кількість днів непрацездатності.

Водночас пп. 1.10 п. 1 Інструкції № 59 встановлено, що на час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин (тобто за відсутності листка непрацездатності) працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення тощо.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

ПИТАННЯ. 2. Ні, це не є порушенням. Зокрема, роз'яснення з цього приводу надано в листах № 31-18030-07/23-4049/4432 та № 18-210/2252-6820.

Порядок оформлення службового відрядження працівника, видачі йому коштів під звіт і звіту про їхню витрату врегульовано Законом № 889-ІV та Інструкцією № 59.

Відповідно до пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV та пп. 1.11 п. 1 Інструкції № 59 після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Форму звіту та порядок його складання встановлено наказом № 440.

Згідно з вимогами Інструкції № 59 строк службового відрядження визначається наказом керівника підприємства. Таким чином, день завершення відрядження не може перевищувати визначений наказом строк, якщо тільки його продовження не оформлялося додатково у зв'язку з виробничою необхідністю або з інших причин, передбачених законодавством (наприклад, у випадку тимчасової непрацездатності). Як зазначалося вище, порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, встановлено Інструкцією № 455.

Контроль за дотриманням порядку оформлення відрядження й видачі готівки, своєчасністю звіту про її витрату і цільове використання здійснюється органами контролю відповідно до п. 2.11 Положення № 637, яке визначає, що видача готівки під звіт або на відрядження і звіт про витрату цих коштів здійснюються відповідно до законодавства України.

При перевірці дотримання порядку видачі готівки під звіт і її використання (пункти 7.36, 7.37, 7.39, 7.43 Положення № 637) особлива увага приділяється дотриманню підзвітними особами встановлених термінів подання відповідних звітів, аналізуються й виявляються факти несвоєчасного повернення в касу підприємств залишку невикористаних коштів, перевіряється наявність оригіналів підтверджувальних документів.

Зокрема, п. 7.39 Положення № 637 ураховує те, що подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, які мають документальне підтвердження.

Тобто йдеться про важливі обставини, що виключають провину особи, перешкоджаючи їй вчасно скласти й подати звіт.

ПИТАННЯ. 3. Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. Крім того, ст. 13 цього Кодексу визначено, що у колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема встановлення гарантій, компенсацій, пільг.

На підставі колективного договору або наказу працедавцем можуть бути встановлені розміри добових витрат, які перевищують норми, встановлені постановою № 663. Відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР до складу валових витрат відносяться не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з її відрядженням, у межах граничних норм за кожний повний день відрядження, включаючи день від'їзду та приїзду. Тобто якщо відрядженому працівникові виплачується підвищений розмір добових, то сума перевищення граничного розміру добових не відноситься до валових витрат підприємства.

Крім того, пп. 5.4,8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР визначено, що у разі відрядження працівника у межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, сума добових визначається згідно з відмітками відряджуючої та приймаючої сторін на посвідченні про відрядження, форму якого затверджено наказом № 260,

Водночас із суми перевищення граничного розміру добових, отриманих відрядженим працівником, утримується податок з доходів фізичних осіб за ставкою 15% (п. 7.1 ст. 7 Закону № 889-ІV).

Необхідно підкреслити, що встановлення розміру добових витрат нижче граничних норм, визначених додатком до постанови № 663, або невиплата добових є порушенням підприємством норм законодавства про працю.

Щодо внесків до соціальних фондів із суми перевищення граничного розміру добових витрат, то згідно з п. 3.15 Інструкції № 5 витрати на відрядження: добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення та компенсаційні виплати і добові, які виплачуються при переїзді на роботу в іншу місцевість, - згідно з чинним законодавством відносяться до інших виплат, які не належать до фонду оплати праці. На цей документ посилається і Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності у листі № 01-16-1457.

Таким чином, на кошти на відрядження, використані понад встановлену законодавством граничну норму, внески до Пенсійного фонду та Фондів соціального страхування не нараховуються та з них не утримуються.

Приклад

Директора підприємства направлено у службове відрядження з м. Херсона до м. Києва. Термін відрядження - з 02.06.2008 р. по 06.06.2008 р.

30.05.2008 р. йому видано аванс на відрядження в сумі 1800 грн. На підставі колективного договору працівнику призначено підвищені добові у розмірі 50 грн.

Строк відрядження відповідно до відміток у посвідченні - 5 днів. У день від'їзду 06.06.2008 р. з готелю працівника госпіталізовано до лікарні, де він перебував по 31.07.2008 р. (56 календарних днів).

Після повернення з відрядження 01.08.2008 р. працівником до бухгалтерії підприємства подано звіт про використання коштів і первинні документи, що підтверджують:

витрати на проїзд до місця відрядження й назад - 360,00 грн. (у тому числі ПДВ - 60,00 грн.);

витрати на проживання - 1000 грн. (у тому числі ПДВ - 166,67 грн.).

Крім того, працівником подано до бухгалтерії виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, яким засвідчено період непрацездатності з 06.06.2008 р. по 31.07.2008 р .

На підставі посвідчення про відрядження та листка непрацездатності, керуючись пп. 1.9 п. 1 Інструкції № 59, добові витрати відшкодовуються працівнику у сумі 3000 грн. (50 грн. х (4 + 56 календарних днів)).

Бухгалтерський та податковий облік витрат на відрядження

Щодо відображення в податковому та бухгалтерському обліку допомоги по тимчасовій непрацездатності, то необхідно враховувати таке. Для розрахунку суми допомоги слід керуватися Порядком № 1266, що визначає правила обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності, а також оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємства, установи, організації чи фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників.

Для розрахунку суми допомоги необхідно визначити: розрахунковий період, середньоденну заробітну плату, страховий стаж застрахованої особи та кількість робочих днів, які припадають на час хвороби.

Відповідно до п. 4 Порядку № 1266 розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, є останні шість календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Тобто розрахунковий період у цьому прикладі - грудень 2007 р. - травень 2008 р.

Припустимо, що заробітна плата за розрахунковий період становить 12 000 грн. У розрахунковому періоді відпрацьовано 123 робочих дні (21 + 21 + 21 + 20 + 21 + 19).

Середньоденна заробітна плата визначається шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді (п. 14 Порядку № 1266). Отже, середньоденна заробітна плата для обчислення лікарняного становить 97,57 грн.

Крім того, працівник має страховий стаж понад 8 років, тому оплата листка непрацездатності провадиться із 100% середньої за-робітної плати (ст. 37 Закону № 2240-III.)

Оплачувати треба робочі дні, на які припадає лікарняний. Тому визначаємо кількість робочих днів у періоді перебування застрахованої особи на лікарняному.

Оскільки підприємство працює за п'ятиденним робочим тижнем, кількість робочих днів, які припадають на час хвороби (з 06.06.2008 р. по 31.07.2008 р.) становить 38. (Згідно з частиною третьою ст. 67 КЗпП вихідний день у неділю 15 червня переноситься на понеділок 16 червня, вихідний день у суботу 28 червня - на понеділок 30 червня.)

Отже, сума допомоги з тимчасової непрацездатності становить 3707,66 грн. (97,57 грн. х 38 роб. днів) При цьому за рахунок коштів підприємства буде виплачено 292,71 грн. (за 3 роб. дні відповідно до Порядку № 439), а решта - за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (за текстом - ФСС з ТВП) - 3414,95 грн.

Бухгалтерський та податковий облік допомоги по тимчасовій непрацездатності

* Відповідно до частини другої ст. 52 Закону № 2240-III допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати.

** Оплата перших п'яти днів непрацездатності проводиться за рахунок коштів підприємства і відноситься на валові витрати відповідно до пп. 5.6.2 п. 5.6 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, а починаючи з шостого дня непрацездатності допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується платником податків за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

***Відповідно до Інструкції № 5 допомога по тимчасовій непрацездатності до фонду оплати праці не відноситься. Отже, суми збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, нараховані на оплату (в тому числі перших п'яти днів) тимчасової непрацездатності, не можуть бути віднесені до складу валових витрат згідно з пп. 5.7.1 п. 5.7 ст. 5 Закону № 334/94-ВР

Перелік використаних нормативних документів:

Кодекс законів про працю від 10.12.71 р. (зі змінами та доповненнями, за текстом - КЗпП)

Закон України № 334/94-ВР від 28.12.94 р. “Про оподаткування прибутку підприємств” (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями)

Закон України № 889-IV від 22.05.2003 р, “Про податок з доходів фізичних осіб” (зі змінами та доповненнями)

Закон України № 2240-III від 18.01.2001 р. “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням” (зі змінами та доповненнями)

Постанова Кабінету Міністрів України № 439 від 06 05.2001 р. “Про затвердження Порядку оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації” (зі змінами та доповненнями, за текстом - Порядок № 439)

Постанова Нацбанку України № 637 від 15.12.2004 р. “Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні” (зі змінами та доповненнями, за текстом - Положення № 637)

Постанова Кабінету Міністрів України № 663 від 23.04.99 р. “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” (зі змінами та доповненнями)

Постанова Кабінету Міністрів України № 1266 від 26.09.2001 р. “Про обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням” (зі змінами та доповненнями, за текстом - Порядок № 1266)

Наказ № 5 Держкомстату України від 13.01.2004 р. “Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати” (зареєстровано у Мін'юсті України 27.01.2004 р. за № 114/8713, за текстом - Інструкція № 5)

Наказ Мінфіну України № 59 від 13.03.98 р. “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон” (зареєстровано у Мін'юсті України 31.03.98 р. за № 218/2658, зі змінами та доповненнями, за текстом - Інструкція № 59)

Наказ ДПА України № 260 від 28.07.97 р. “Про затвердження форми посвідчення про відрядження” (зареєстровано у Мін'юсті України 14.08.97 р. за № 311/2115)

Наказ ДПА України № 440 від 19.09.2003 р. “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту” (зареєстровано у Мін'юсті України 09.10.2003 р. за № 915/8236)

Наказ Мінохорони здоров'я України № 455 від 13.11.2001 р. “Про затвердження Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян” (зареєстровано у Мін'юсті України 04.12.2001 р. за № 1005/6196, за текстом - Інструкція № 455)

Лист Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності № 01-16-1457 від 07.07.2006 р. “Про нарахування страхових внесків на суми витрат на відрядження понад норми”

Лист Нацбанку України № 11-115/3400-9224 від 11.09.2007 р. “Щодо регулювання обігу готівки”

Лист Нацбанку України № 18-210/2252-6820 від 05.07.2007 р. “Відносно застосування штрафних санкцій за порушення термінів використання виданої під звіт готівки”

Лист Мінфіну України № 31-18030-07/23-4049/4432 від 14.06.2007 р. “Про службові відрядження”

Оксана СКІЧКО

“Вісник податкової служби України” № 31 серпень 2008
Передплатні індекси –
22599 (укр.), 95441 (укр. з бланками звітності)
22600 (рос.), 95442 (рос. з бланками звітності)

Документи що посилаються на цей