КОНСУЛЬТУЄ ДПА УКРАЇНИ
Порядок звітування про використання коштів, наданих на відрядження
Обов'язок кожного підприємства, що направляє працівника у відрядження, - забезпечити його коштами (авансом) на поточні витрати у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові. Аванс може видаватися готівкою (з каси), а також перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. Ці обов'язки передбачено Інструкцією № 59 та постановою № 663.
У свою чергу, після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати за використані у відрядженні кошти.
Однак важливо пам'ятати, що згідно з вимогами Інструкції № 59 не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про використані в попередньому відрядженні кошти. Розглянемо порядок звітування про використання коштів, наданих на відрядження.
Терміни подання звіту про використання коштів урегульовано такими нормативними документами, як Закон № 889-ІV, Інструкція № 59 та Положення № 637.
Відповідно до пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибули до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Зокрема, форму звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та порядок складання зазначеного звіту встановлено наказом № 440.
Крім того, якщо працівнику одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то термін, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження (п. 2.11 Положення № 637).
Щодо пов'язаних з відрядженням витрат, які були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або персональних чеків чи інших платіжних документів, то нормами пп. 9.10.4 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV передбачено деякі особливості, а саме:
якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою - платником податку отримувалася готівка, то платник податку подає звіт про використання наданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою - платником податку здійснювалися розрахунки у безготівковій формі, то термін подання платником податку звіту про використання наданих на відрядження коштів - не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець (самозайнята особа) може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питань щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Документи, які додають до звіту. Разом зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, та оригінали документів, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.
Водночас, якщо у відрядженні працівником було отримано готівку з карткового рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки, до звіту також додаються документи про отримання готівки з карткового рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки (п. 2.12 Положення № 637).
Крім того, у разі відрядження за кордон, зокрема до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, позначками про перетин кордону та візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).
Рішення про затвердження звіту щодо доцільності понесених витрат приймається керівником підприємства (у разі відсутності - його заступником).
Щодо підтвердних документів, то згідно з Інструкцією № 59 такими є розрахункові документи відповідно до законів № 265/95-ВР та № 334/94-ВР
Отже, відповідно до Закону № 265/95-ВР розрахунковими документами, що підтверджують факт надання послуг, є зареєстровані в установленому порядку реєстратором розрахункових операцій касовий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо, а в разі надання послуг без застосування реєстраторів розрахункових операцій - прибуткові та видаткові касові ордери й відповідні квитанції, підписані й завірені печаткою в установленому порядку.
Водночас пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР витрати на відрядження можуть включатися до складу валових витрат лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.
Не підтверджені відповідними документами витрати, крім добових, відшкодуванню не підлягають.
Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, в установленому законодавством порядку.
Відповідальність за порушення термінів звітування за наданим на відрядження авансом. Згідно з п. 7.39 Положення № 637 подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження. Тобто йдеться про важливі обставини, що виключають провину особи, а також про обставини, що перешкоджають вчасно скласти й подати звіт. Якщо таких обставин немає, а підзвітна особа не відзвітувала у визначений термін, розглянемо, яка відповідальність за це передбачається.
Відповідно до пп. 9.10.3 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV у разі повернення працівником суми надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, підприємство нараховує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.
Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний термін повернення готівки (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження), то така сума оподатковується із застосуванням натурального коефіцієнта (1,176471 згідно з п. 3.4 ст. 3 Закону № 889-ІV) і на неї нараховується штрафна санкція у розмірі 15% суми надміру витрачених коштів.
Водночас згідно зі ст. 2 Закону № 217/95-ВР у разі неповернення в установлений термін авансу, виданого в іноземній валюті, на службове відрядження або господарські потреби та в інших випадках нездавання іноземної валюти, отриманої у підзвіт, така заборгованість стягується з працівників підприємства у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день погашення заборгованості. При цьому суми стягнень спрямовуються насамперед на відшкодування збитків, завданих підприємству, а решта перераховується до Держбюджету України (ст. 3 Закону № 217/95-ВР).
Статтею 1 Указу № 436/95 передбачено відповідальність юридичної особи (підприємства), працівник якого не відзвітував за надану авансом і витрачену у відрядженні готівку, а саме: за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі 25% виданих під звіт сум.
Крім того, відповідно до ст. 164-2 КпАП за порушення правил ведення касових операцій до посадових осіб підприємства застосовується адміністративний штраф в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 грн. до 255 грн.). У разі встановлення таких порушень повторно протягом року розмір адміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 170 грн. до 340 грн.).
Однак слід пам'ятати, що будь-яка відповідальність настає за умови наявності провини особи. Таким чином, юридична особа як податковий агент повинна вжити всіх можливих заходів, спрямованих на повернення працівниками отриманих під звіт наявних коштів і своєчасне складання звіту.
Перелік використаних нормативних документів:
Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X (зі змінами та доповненнями, за текстом - КпАП)
Закон України № 217/95-ВР від 06.06.95 р. “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей” (зі змінами та доповненнями)
Закон України № 265/95-ВР від 06.07.95 р. “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” (зі змінами та доповненнями)
Закон України № 334/94-ВР від 28.12.94 р. “Про оподаткування прибутку підприємств” (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями )
Закон України № 889-ІV від 22.05.2003 р. “Про податок з доходів фізичних осіб” (зі змінами та доповненнями)
Указ Президента № 436/95 від 12.06.95 р. “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” (зі змінами та доповненнями, за текстом - Указ № 436/95)
Постанова № 637 Нацбанку України від 15.12.2004 р. “Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні” (зі змінами та доповненнями, за текстом - Положення № 637)
Постанова № 663 Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” (зі змінами та доповненнями)
Наказ Мінфіну України № 59 від 13.03.98 р. “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон” (зареєстровано у Мін'юсті України 31.03.98 р. за № 218/2658, зі змінами та доповненнями, за текстом - Інструкція № 59)
Наказ ДПА України № 440 від 19.09.2003 р. “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту” (зареєстровано у Мін'юсті України 09.10.2003 р. за № 915/8236)
Оксана СКІЧКО
“Вісник податкової служби України” № 32 серпень 2008
Передплатні індекси –
22599 (укр.), 95441 (укр. з бланками звітності)
22600 (рос.), 95442 (рос. з бланками звітності)