МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ЛИСТ
17.06.2008 N 18-06/6771-9546

Головним управлінням
Державного казначейства
України в Автономній
Республіці Крим, областях,
містах Києві та Севастополі
Структурним підрозділам
Державного казначейства
України

Про порядок виїмки документів

З метою правильного застосування положень законодавства при проведенні виїмки Державне казначейство України інформує.

Згідно з частиною другою статті 19 Конституції України ( 254к/96-ВР ) органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Виїмка проводиться на підставах та у порядку, визначених главою 16 Кримінально-процесуального кодексу України ( 1002-05 ).

Виїмка проводиться за постановою слідчого. При цьому виїмка документів, що становлять державну та/або банківську таємницю, а також документа виконавчого провадження проводиться тільки за вмотивованою постановою судді і в порядку, погодженому з керівником відповідної установи.

Виїмка провадиться в присутності представників установи (органу Державного казначейства України, структурного підрозділу Державного казначейства України).

Всі документи і предмети, які підлягають вилученню, мають бути пред'явлені представникам установи і перелічені в протоколі виїмки чи в доданому до нього опису з зазначенням їх назви, кількості та індивідуальних ознак.

Особливу увагу необхідно звертати на оформлення протоколу виїмки. Про проведення виїмки особа, яка проводить виїмку, складає протокол у двох примірниках з додержанням правил статті 85 Кримінально-процесуального кодексу України ( 1001-05 ). В протоколі зазначаються: підстави для виїмки; приміщення чи інше місце, в якому було проведено виїмку; особа, у якої проведено виїмку; дії особи, що проводить виїмку, і результати виїмки. Щодо кожного предмета, який підлягає вилученню, повинно бути зазначено, в якому саме місці і при яких обставинах він був виявлений. При вилученні оригіналу або копії документа рекомендується зробити про це відповідний запис у протоколі виїмки.

Відповідно до підпункту 2.1.8 пункту 2.1 розділу 2 Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства України, затвердженого наказом Державного казначейства України від 28.11.2000 N 119, вилучення первинних документів, облікових регістрів та звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі.

В присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи мають право зняти копії документів та зобов'язані скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

При вилученні первинного документа складається акт або протокол вилучення у двох примірниках за підписами керівника органу Державного казначейства (заступника керівника органу Державного казначейства), головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) та представника установи, для якої вилучається документ. В акті або протоколі повинно бути точно вказано, за чиєю вимогою та дозволом проводиться вилучення і який документ вилучається. Перший примірник акта чи протоколу видається уповноваженому представнику. Якщо вилучені документи відправляються поштою, акт складається без підпису представника установи, яка надіслала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

Якщо вилучаються томи документів, що не оформлені належним чином (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, за зверненням яких проводиться вилучення, відповідні службові особи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

У разі повернення представниками уповноважених органів раніше вилучених документів, ці документи приймаються під розписку відповідною службовою особою та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих самих томів, з яких були вилучені.

При вилученні копії документа, оригінал якого містить інформацію на електронних носіях (зокрема, при переносі такої інформації на паперові носії), копію такого документа завіряється керівником органу Державного казначейства України, головним бухгалтером та особою, що провела виїмку, та зробити про це відповідний запис у протоколі. При вилученні електронних носіїв інформації рекомендується зняти необхідну для роботи інформацію на інші електронні носії інформації.

Відповідно до статті 12 Закону України "Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю" ( 3341-12 ) спеціальні підрозділи по боротьбі з організованою злочинністю МВС і СБ України, за постановою та з санкції відповідного прокурора по нагляду за виконанням законів спеціальними підрозділами по боротьбі з організованою злочинністю, а у невідкладних випадках - з наступним повідомленням прокурора протягом доби, в разі загрози знищення, приховування або втрати предметів чи документів, які можуть бути використані у розкритті та розслідуванні злочинної діяльності, мають право вилучати предмети і документи із складанням відповідного акта. Порядок вилучення у цьому випадку такий самий, як і при проведенні виїмки. Копії акта вручаються представнику ГУДКУ, як правило, її керівнику.

Також звертаємо увагу на положення статті 186 Кримінально-процесуального кодексу України ( 1002-05 ) - при виїмці можуть бути вилучені лише предмети і документи, які мають значення для справи.

Заступник голови Т.Г.Грицун