Ответственность за:
отсутствие на предприятии графика отпусков и табеля;
неведение личных карточек по ф. № П-2; неначисление компенсаций
за неиспользованный отпуск и за нарушение сроков выплаты зарплаты
ВОПРОС: 1. Если на фирме работает три человека, можно ли не вести график отпусков и табель ? Какие санкции за их неведение?
2. Обязательно ли вести на малых предприятих личные карточки по форме № П-2? Если да, то какие санкции могут быть за их неведение?
3. Каковы санкции и кто может их применить за неначисление на предприятии:
- компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении,
- компенсации при нарушении сроков выплаты заработной платы?
Работники жалоб не предъявляли. Может ли помочь в данных случаях письменный отказ работника от упомянутых компенсаций?
ОТВЕТ: Подобные вопросы на семинарах встречаются отнюдь нередко. Понятное дело, что вызваны они нежеланием хозяйствующих субъектов заморачиваться со всевозможными бумажными и денежными формальностями, и соответственно - желанием прикинуть на чаше весов, что их больнее “укусит”: трата времени (средств) на исполнение таковых формальностей или же трата денег на санкции за их несоблюдение.
Наше общее мнение здесь следующее: все, о чем идет речь в приведенных вопросах, выполнять следует обязательно. Ну а вы уж решайте сами, как поступить, исходя из приведенных ниже ответов и с учетом условий, в которых вам доводится “хозяйничать”.
Итак, переходим к ответам.
1. Мы считаем, что график отпусков предприятие вести обязано независимо от количества работников, на нем работающих (разве что на предприятии числится лишь один работник). Такой вывод прямо вытекает из содержания статьи 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР “Об отпусках”
Приведем из нее соответствующий фрагмент:
“Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником либо уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.
Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока”.
Из этой нормы вытекает, что ведение графика отпусков - это, скорее, не право, а обязанность работодателя. Здесь, правда, заметим, что утвержденная форма графика отпусков отсутствует, поэтому он составляется в произвольной форме (которую вы можете сделать максимально простой и удобной).
В принципе, уверенный в себе работодатель может попытаться отбиться от составления графика отпусков и от админсанкций за его отсутствие, упирая на то, что в данной норме из ст. 10 Закона “Об отпусках” законодатель не применил слово “обязан(ы)”, которое бы четко указывало на обязательность составления данного документа. Тут уместно будет прибегнуть к аналогии с коллективным договором (соглашением): в Законе “О коллективных договорах и соглашениях” прямое указание об обязательности заключения колдоговора отсутствует (в статье 2 данного Закона просто записано, что “коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях, организациях”), и этот факт позволил Минтруда сделать вывод о том, что заключение коллективных договоров является делом не обязательным, а добровольным (см. письма Минтруда и социальной политики от 28.09.2005г. № 09-444 и от 03.10.2005г. № 7825/0/14-05/015-15).
Несколько, на наш взгляд, серьезнее обстоит дело с обязанностью ведения на предприятии табеля.
Статья 30 Закона от 24.03.1995г. № 108/95-ВР “Об оплате труда” гласит:
“Собственник или уполномоченный им орган обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке”.
И применение данной нормы, то есть обеспечение достоверности упомянутых учетов и соблюдение порядка, по нашему мнению, возможно только с обязательным использованием табеля рабочего времени.
В отличие от графика отпусков табель рабочего времени является официально утвержденной формой и имеет несколько разновидностей - типовые формы № П-12(1), № П-13(1) и № П-14(2) (утверждены приказом Минстата от 09.10.95г. № 253). Кроме того, этот же приказ установил еще две дополнительные обязательные формы - № П-15 (для учета времени при сверхурочных работах) и № П-16 (для учета времени простоев).
В этом же приказе Минстата и был установлен порядок учета использования рабочего времени, который связан с данной нормой Закона “Об оплате труда”. Этот учет, кстати, тоже именуется табельным.
Заметим также, что согласно приказу № 253 табель предназначается “для контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду”.
Данный приказ устанавливает, что табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, после чего надлежащим образом оформленный табель должен быть сдан в бухгалтерию. Важность этого документа для целей трудового, бухгалтерского да и налогового учета достаточно велика - ведь без наличия надлежаще оформленного табеля у бухгалтера могут возникнуть проблемы с осуществлением необходимых расчетов по заработной плате (включая ее начисление, а также начисление на зарплату/удержание из нее пенсионных и др. соцстраховских взносов, предусмотренных законодательством) и с обоснованностью проведения соответствующих отражений в бухгалтерском и налоговом учетах.
Между прочим, согласно Закону “Об оплате труда” работодатель обязан производить выплату зарплаты работникам независимо от того, велся им табель рабочего времени или нет. (К тому же для оплаты, например, работникам-сдельщикам одним табелем дело не ограничится: бухгалтерии для расчета зарплаты таким работникам потребуются еще дополнительные документы - о фактической выработке таких работников.)
Так вот, без ведения на предприятии табеля плательщик может заиметь проблемы с проверяющими предприятие налоговиками по поводу правомерности отражения зарплаты с начислениями в своих валовых затратах. Подобные проблемы (с подтверждением правомерности соответствующих начислений на зарплату/удержаний из нее) не исключаются и при проверках работодателя пенсионным и другими соцстраховскими фондами.
Теперь поговорим непосредственно о санкциях.
На наш взгляд, в данном случае санкции могут быть лишь административными, и основная из них согласно статье 41 КУоАП- за нарушение законодательства о труде. Админштраф согласно этой статье налагается “на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности и граждан - субъектов предпринимательской деятельности” в размере от пятнадцати до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан (255-850 грн). Протоколы по таким правонарушениям составляются органами Госнадзортруда, а решения по протоколам принимаются рай(гор)судами.
Мы полностью не исключаем и применение админсанкций за ведение с нарушениями установленного порядка: бухгалтерского учета (8-15 НМД Г по ст. 164-2 КУоАП), а также - налогового учета (5-10 НМДГ по ст. 163-1 КУоАП).
2. Ведение личных карточек работников по форме № П-2 для работодателя (будь то предприятие, будь то ФОП) тоже является делом обязательным.
Эта обязательная типовая форма № П-2, именуемая “Личная карточка”, была введена приказом Минстата от 27.10.1995г. № 277.
Обязательность же ее ведения вытекает из другого норматива - Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 с изменениями. И конкретно - из п. 2.5 этой Инструкции.
Справочно приводим содержание данного пункта Инструкции:
“С каждой записью, вносимой в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма № П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 года № 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).
Министерства и ведомства по согласованию с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разделенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), производить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.
Таким образом, неведение работодателем (из числа как юр-, так и физ-) формы № П-2 является делом незаконным и нарушающим приведенную норму.
Санкции за неведение этой формы будут применяться по той же статье 41 КУоАП за нарушение законодательства о труде (см. их в ответе на предыдущий вопрос).
3. Та же самая админсанкция в размере от 15 до 50 НМДГ (255-850 грн.) согласно ст. 41 КУоАП светит должностным лицам предприятия-работодателя или ФОПу-работодателю за неначисление (и невыплату) компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и компенсации в связи с задержкой заработной платы. “Применитель” и “утвердитель” санкций - те же.
Здесь утешить может разве только то, что при проверке территориальным органом Госнадзортруда за оба эти нарушения предприятие отхватит только один админштраф (хотя факт двойного нарушения может повлиять на увеличение размера штрафа в пределах “вилки” - 15-50 НМДГ). Если же нарушения эти будут выявлены отдельно (в разное время разными проверками), то виновная фирма отловит два админштрафа по той же 41-й статье.
Причем никакие заявления с отказами работников от таких выплат не спасут работодателя от обязанности проведения начисления этих выплат. Очевидно, что упомянутые компенсации являются обязательными и гарантированными работнику государством:
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении установлена статьей 83 K3oТ, а компенсация за несвоевременную выплату зарплаты предусмотрена Законом от 19 октября 2000 года № 2050-III “О компенсации гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты”.
Кстати, если несвоевременная выплата зарплаты произошла по вине руководителя предприятия, то последний, будучи “админоштрафован”, может по решению собственника или вышестоящего органа быть привлечен еще и к материальной ответственности в виде возмещения ущерба предприятию (в сумме упомянутой компенсации и начисленных на нее взносов в соцстрахфонды) - в соответствии с п. 9 ст. 134 КЗоТ.
Другое дело, что работник, в принципе, может “пожертвовать” уже начисленные ему работодателем упомянутые компенсации в пользу последнего, то есть лишь после того, как эти компенсации были ему начислены и обложены всеми налогами и взносами. И только в части той суммы, которая причитается работнику чистыми на руки. Однако тогда эта сумма (причитающаяся работнику на руки) попадет предприятию либо в валовой доход в виде безвозвратной финансовой помощи (если работодатель - плательщик налога на прибыль)(3), либо в облагаемый НДФЛ доход, если работодатель – ФОП(4).
При этом поведение таких работников-альтруистов в глазах проверяющих будет выглядеть весьма и весьма странным...
_________________________
1) “Формы №№ П-12 и П-13 применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работающих <...>.
Форма № П-13 “Табель учета использования рабочего времени” применяется в условиях автоматизированной системы управления предприятием”.
2) “Форма № П-14 предназначается только для учета использования рабочего времени работников с твердым месячным окладом или ставкой”.
3) В то же время такое “пожертвование” в пользу предприятия, по идее, не должно повлечь исключение сумм этих компенсаций и соцстрахвзносов, на них начисленных, из валовых затрат предприятия (которые были отражены при начислении упомянутых компенсаций) - ведь можно говорить, что их выплата таким нестандартным образом (путем зачета), в принципе, состоялась, просто работник распорядился уже его личными средствами таким вот “благотворительным” образом. В противном случае - если вести речь о том, что расходы на такие выплаты плательщиком не были понесены, поэтому, мол, надо убрать ВЗ - не может быть и безвозвратной финпомощи с соответствующим ей ВД.
4) Если же работодатель - ЮРЕН, то такая сумма не должна попадать под обложение ЕН, поскольку не является выручкой от реализации (в то же время налоговики в подобных ситуациях обычно фискалят, то есть, скорее всего, в данном случае будут настаивать на обложении).
“Бухгалтер” № 37, октябрь (I) 2008 г.
Подписной индекс 74201