З електронним квитком - назустріч прогресу
Замість квитка авіакомпанія надає роздруківку маршруту до “електронного квитка”, посадочний талон й іноді чек про оплату. Чи має право підприємство відшкодовувати такі витрати відрядженій особі та включати їх до валових витрат?
Прогрес не стоїть на місці. Поява електронних авіаквитків як новий етап розвитку науки і техніки викликає нові питання та проблеми у веденні обліку.
31 травня 2008 року став останнім днем, коли дозволявся продаж паперових авіаквитків через Billing Settlement Pla№ (BSP) під егідою Міжнародної Асоціації авіаційного транспорту (ІАТА), і з 1 червня авіакомпанії, які розраховуються в системі ВSР, перейшли на електронні квитки (e-tickets).
Згідно зі ст. 60 ПК України квитком є документ на перевезення пасажира, що засвідчує договір повітряного перевезення.
Правила повітряних перевезень пасажирів і багажу (далі - Правила № 187), що набули чинності з 05.07.2006 р., поширюються на всі міжнародні та внутрішні комерційні повітряні перевезення пасажирів і багажу. У розділі 3 Правил № 187 визначено:
“Квиток - документ, що має назву “Пасажирський квиток або багажна квитанція”, у тому числі електронний квиток, виданий перевізником (його агентом), що включає умови Договору перевезення і повідомлення, разом з польотними та пасажирськими купонами”.
Відразу визначимося й з іншими термінами, які використовуються в цих правилах.
Електронний квиток - це електронний документ, що включає , роздруківку маршруту, електронні купони і, у разі використання, документ для посадки.
Електронний купон - це частина електронного квитка, яка використовується для перевезення на відповідному рейсі, або інший документ, що його замінює, який зберігається в базі даних автоматизованої системи бронювання перевізника.
Роздруківка маршруту -це документ (документи), який перевізник видає пасажиру, який подорожує за електронним квитком, і в якому містяться прізвище пасажира, інформація щодо рейса і повідомлення.
Цілком відмовитися від паперових носіїв при здійсненні перельотів поки що не є можливим, оскільки отримання транспортних послуг гарантується наявністю роздруківки маршруту.
У чому ж переваги електронної форми квитка над паперовою?
Електронний квиток:
- неможливо втратити;
- за ним не доведеться їхати у касу чи заздалегідь приїжджати в аеропорт, щоб оформитися до вильоту;
- до нього можна вносити будь-які зміни;
- можна оплатити будь-яким способом - готівковим, безготівковим, кредитною картою, через систему Інтернет;
- можна придбати для пасажира, який знаходиться в будь-якій точці світу;
- процедура реєстрації значно спрощується тощо.
Посадка на літак здійснюється на підставі паспорта і номера авіаквитка, який зазначений у розд-руківці маршруту. Доказом здійснення перевезення є посадочний талон, який залишається у пасажира після закінчення польоту.
Узагалі ж, при посадці досить пред'явити лише паспорт і назвати номер квитка. Але на практиці можливі ситуації, коли роздруківка маршруту не буде зайвою. При-дбаваючи електронний квиток в офісі авіакомпанії або у її агента, пасажир може отримати таку роздруківку саме у них.
Отже, введення електронних квитків на літак і вимоги про документальне підтвердження витрат на відрядження на проїзд поставило чергове питання “що робити?”.
Пунктом 1.4 розділу 2 Інструкції № 59 визначено, що відрядженому за кордон працівнику відшкодовуються витрати на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, оплату аеропортових зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження. Транспортні витрати відшкодовуються лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій).
Згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 Закону про оподаткування прибутку до складу валових витрат платника податків включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження.
Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій).
А як бути з електронним квитком, який не має матеріальної форми?
Скоріш за все документом, що підтверджує право на валові витрати при придбанні авіаквитка в електронній формі, буде роздруківка маршруту, документ на посадку.
Звернімося з цим питанням до офіційних джерел.
Роз'яснення з цього приводу надав “профільний” Мінфін у Листі № 31-18030, яке зводиться до цитування положень “відряджальної” Інструкції № 59 про обов'язкове “документооригінальне” підтвердження витрат на проїзд, у тому числі і повітряному транспорті, а також про форму і зміст розрахункових документів “витратно-підтвердного” характеру. Висновком з цього листа є: “Що стосується роздруківки маршруту, то він не є документом, який підтверджує вартість понесених працівником витрат на проїзд, і тому не може бути підставою для відшкодування таких витрат”.
Мінфін не дає відповіді на головне питання, що ж є транспортним квитком в оригіналі стосовно електронного квитка, і не враховує при цьому, що, крім роздруківки маршруту і посадочного талона, інших документів може й не бути,
На сьогоднішній день ДПАУ ніяк не прокоментувала цю проблему, і не можна виключати, що позиція податківців буде схожа на ту, яку зайняв Мінфін.
Деякі незалежні експерти розглядають цю ситуацію, на відміну від Мінфіну, інакше, роблячи висновок, що роздруківка маршруту -це доказ існування самого електронного квитка, і в ній міститься вся необхідна інформація, яка підтверджує факт здійснення господарської операції. Тому на підставі роздруківки маршруту і посадочного талона можна відшкодову вати витрати на відрядження. Це інформація для найсміливіших бухгалтерів.
А можна ще й підстрахуватися. Як зазначалося, витрати на відрядження можуть бути відшкодовані працівнику і включені до складу валових витрат лише за наявності документів (в оригіналі), які підтверджують вартість цих витрат. Підтвердними документами є розрахункові документи згідно із Законом про РРО та Законом про оподаткування прибутку.
Згідно зі ст. 2 Закону про РРО розрахунковими документами, що підтверджують факт надання послуг, є зареєстровані у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій касовий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо.
Якщо надаються послуги без застосування реєстраторів розрахункових операцій, то видаються прибуткові та видаткові касові ордери і відповідні квитанції, підписані і засвідчені печаткою у встановленому порядку.
Як ми вже знаємо, електронний квиток складається з трьох частин: електронного купона, що існує тільки у вигляді запису в базах даних, роздруківки маршруту і посадочного талона. Але одна тільки роздруківка маршруту не може підтверджувати понесені витрати. Посадочні талони свідчать про отримання транспортних і послуг.
Крім цього, при покупці електронного квитка в офісах продажів авіакомпаній видаються окремі розрахункові документи залежно від форми розрахунків: чек РРО, касовий ордер, чек платіжної системи, виписка за картковим рахунком тощо. Легше подбати про наявність таких документів, ніж потім сперечатися з перевіряючими.
Або, наприклад, придбання авіаквитка в режимі on-line через систему Інтернет передбачає наявність у покупця роздруківки маршруту за цим квитком і документа про його (квиток) оплату (чека РРО, квитанції платіжної системи про оплату пластиковою платіжною карткою або квитанції до прибуткового касового ордера). Цих документів цілком достатньо для підтвердження понесених витрат і обліку їх у складі валових витрат у податковому обліку.
Ще простіше з документальним підтвердженням покупки електронного квитка в агентстві - у цьому випадку пасажир автоматично отримає на руки бланк ВЗР - універсальний бланк, який агентства “ВЗР-Україна” використовують для оформлення квитків на рейс будь-якої авіакомпанії. Він вже є документом суворої звітності.
Ну а як бути, якщо авіакомпанія не видає розрахунковий документ, до підтверджує оплату електронного авіаквитка, посилаючись на п. 4 ст. 9 Закону про РРО, який не передбачає використання РРО при продажу проїзних документів з використанням бланків суворої звітності? Ця проблема, насамперед, з'явиться перед пасажирами, які придбавають квитки за кордоном. У цьому випадку можна скористатися нормами Закону № 851. Сфера дії цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передачі, отримання, зберігання, обробки, використання та знищення електронних документів. У ньому викладено і тлумачення поняття “електронний документ” і його правовий статус. У ст. 5 визначено, що електронний документ -документ, інформація про який зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Заперечувати юридичну чинність електронного документа не можна виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851).
Насамкінець можна порадити підприємствам, принаймні на цей час, придбавати електронні авіаквитки за безготівковим розрахунком. При цьому у бухгалтера вже точно на руках буде розрахунковий документ (платіжне доручення, банківська виписка), акт передачі чи податкова накладна на придбані авіаквитки. При цьому бухгалтеру не доведеться ламати голову над тим, як відшкодувати працівнику готівкові витрати, понесені ним у відрядженні, враховуючи позицію Мінфіну, яка забороняє це робити. Якщо працівник прид-баває авіаквиток за готівку, йому обов'язково треба одержати у продавця належним чином оформлений розрахунковий документ, що підтверджує факт оплати.
При цьому, радимо не забувати про підтвердження зв'язку витрат на відрядження з основною діяльністю платника податків.
Список використаних документів
ПК - Повітряний кодекс України
Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР
Закон про РРО - Закон України від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-ІІІ
Закон № 851 - Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”
Правила № 187 - Правила повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджені наказом Державної служби України з нагляду за забезпеченням безпеки авіації від 14.03.2006 р. № 187
Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998р. № 59
Лист №31-18030 - Лист Мінфіну України від 10.01.2008р. № 31-18030-07-21/147 “Щодо електронних квитків на літак як підтвердження понесених працівником витрат на проїзд”
“Консультант бухгалтера” №46 (482) 17 листопада 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)