ЧПЕНские и ЮРЕНские Книги: порядок ведения и особенности
ВОПРОС: 1. В связи с финансовой экономией юрлицо - собственник магазина решило перевести торговую точку на имя директора. Директор должен получить статус частного предпринимателя и перейти на уплату единого налога. При этом он, естественно, намеревается осуществлять торговую деятельность и предполагает нанять работников.
Какое количество Книг учета доходов и расходов должен зарегистрировать в ГНИ предприниматель?
Каковы особенности ведения “реализаторской” Книги учета доходов и расходов?
Можно ли вести Книгу в электронном виде?
Как производить исправления в Книге?
Что делать, если Книга утеряна?
2. Предприятие - плательщик единого налога имеет филиалы. Каков порядок ведения Книги учета доходов и расходов? Может ли она вестись в электронном виде?
ОТВЕТ: Пунктом 8 Порядка выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденного приказом ГНАУ от 29.10.99г. № 599 (далее - Порядок №599), предусмотрено, что для определения результатов собственной предпринимательской деятельности на основании хронологического отражения осуществленных хозяйственных и финансовых операций плательщик единого налога ведет Книгу учета доходов и расходов согласно приложению № 10 к Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденной приказом ГГНИУ от 21.04.93г. №12. То есть ЧПЕНы используют ту же самую - по ф. №10 - Книгу, которая была когда-то разработана для обычных, то есть “неупрощенных” предпринимателей. Единственное послабление, которое ГНАУ сделала для ЧПЕНов, заключается в том, что согласно п. 8 Порядка № 599 они должны заполнять не все графы, а только: “Период учета”, “Расходы на производство продукции”, “Сумма выручки (дохода)”, “Чистый доход”.(1)
Если ЧПЕН осуществляет торговую деятельность, то Книга по ф. № 10 ведется на каждого наемного работника, занимающегося реализацией товаров. Обязанность ЧПЕНа (выдать Книги по ф. № 10 наемным работникам - реализаторам) вытекает из п. 3 Постановления КМУ от 16.03.2000г. № 507, с изменениями (далее - Постановление № 507). Правда, непонятно, почему указанными книгами должны обеспечиваться только работники ЧПЕНов, осуществляющих торговую деятельность. Чем ущербнее, например, ЧПЕНы, производящие с помощью наемных лиц работы и/или предоставляющие услуги? Ничем. Поэтому при желании (в отличие от торговых ЧПЕНов) они могут зарегистрировать на своих работников Книги по ф. № 10.
В общем, “избирательную” логику нашего правительства, как всегда, постигнуть нелегко.
ГНАУ, кстати, достаточно живо откликнулась на требования из п. 3 Постановления № 507 и в письме от 06.05.2000г. № 6304/7/17-0217 обязала ГНА организовать работу на местах по регистрации торговым ЧПЕНам Книг по ф. № 10 для наемных работников. При этом ГНАУ рекомендовала (до законодательного урегулирования данного вопроса!)(2) регистрировать Книги по ф. № 10 на каждого наемного работника, занимающегося реализацией товаров.(3)
По мнению ГНАУ, ЧПЕН самостоятельно представляет для регистрации в ГНИ необходимое количество Книг. В Книге, которую ведет наемный работник, указываются Ф. И. О. ЧПЕНа и физлица, состоящего с ним в трудовых отношениях, а также серия и номер выданной “трудовой” справки.
В реализаторской Книге обязательному заполнению подлежат графы 1 “Период учета” и 6 “Суммы выручки (дохода)”, так как данные для заполнения остальных граф известны только ЧПЕНу(4) который и несет ответственность за незаполнение остальных обязательных граф.
Сведения о выручке, полученной наемными работниками, переносятся в “головную” Книгу по ф. № 10 и суммируются.
В принципе, как ЧПЕНу, так и его реализаторам можно заполнять и иные графы, которые вносятся в Книгу по согласованию с ГНИ, если этого требует специфика предпринимательской деятельности.(5)
В случае увольнения одного наемного работника следует поступить следующим образом:
1) если вместо него принят другой работник - ЧПЕН самостоятельно вносит в “реализаторскую” книгу записи и новые сведения о наемном работнике (Ф. И. О. и данные о “трудовой” справке);
2) если новый работник не принят - книга аннулируется с соответствующей записью об этом и подлежит хранению ЧПЕНом в течение 3-x лет(6).
То есть Книга по ф. № 10, зарегистрированная на работника-реализатора, в ГНИ не сдается, в отличие от использованной книги, зарегистрированной на самого ЧПЕНа.(7)
Теперь о ведении Книги по ф. № 10 в электронном виде.
Конечно, вести Книгу с помощью компьютера в некоторых случаях удобнее, чем в бумажном виде, однако вряд ли налоговики согласятся только с электронным ее вариантом.
Несмотря на то что в Порядке № 599 ничего о том, в каком виде необходимо вести Книгу по ф. № 10, не говорится, необходимость бумажного варианта следует из примечания к форме Книги (приложение № 10 к Инструкции о подоходном налоге с граждан):
“Книга нумеруется, прошивается, скрепляется подписью начальника или заместителя начальника налоговой инспекции и печатью”.
Кстати, обязательность шнуровально-нумеровальных действий вытекает и из Порядка ведения Книги учета доходов и расходов граждан - субъектов предпринимательской деятельности (с особенностями ее ведения для сферы торговли) ф. № 10, доведенного письмом ГНАУ от 05.11.97г. № 17-0117/10-8886.
Кроме того, в указанном Порядке говорится, что записи в Книге должны осуществляться шариковой или чернильной ручкой.
Впрочем, приснопамятный Порядок полностью на ЧПЕНов не распространяется хотя бы в отношении количества заполнения граф, но основные его постулаты в первозданном виде периодически встречаются в письмах и консультациях ГНАУ.
Так что, если ЧПЕНу удобно вести Книгу по ф. № 10 с помощью компьютера, пожалуйста, никто не вправе запретить ему пользоваться благами цивилизации. Однако при этом нужно чтить и традиции, то есть данные из компьютера все равно необходимо переносить на бумагу.
Что касается исправлений и корректировок в Книге по ф. № 10, то об этом мы уже писали ранее.
Проблема заключается в том, что в п. 2 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов граждан-СПД установлено, что подчистки и исправления в Книге не допускаются.
Несмотря на такую бескомпромиссность, нами высказывалось мнение о том, что исправлять ошибки в Книге по ф. № 10 можно по-бухгалтерски - с учетом требований п. 4.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95г. № 88. Данное мнение подкреплялось схожестью Книги по ф. № 10 с товарно-кассовой книгой (ТКК), Порядок регистрации и ведения которой (п. 14) допускал исправление ошибок бухгалтерским способом.
Кстати, преемник Порядка регистрации и ведения ТКК - Порядок ведения книги учета доходов и расходов, утвержденный Постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1269,- требует, чтобы исправления заверялись подписью предпринимателя или подписью руководителя юрлица (п. 4).
Поэтому если исправление ошибки будет подтверждено надписью “исправлено” и завизировано подписью ЧПЕНа, с указанием даты исправления, то, по нашему мнению, у налоговиков не будет оснований для придирок. Кстати, ЧПЕНы говорят, что проверяющие не обращают большого внимания на исправления.
Из письма ГНАУ от 05.11.97г. № 17-0117/10-8886 следует, что если Книга по ф. № 10 оказалась утерянной, то сначала нужно подать заявление об ее утере в органы внутренних дел, а затем с документом, подтверждающим поступление заявления, обратиться в органы ГНС за получением новых книг взамен утраченных (утерянных). На такой книге делается запись, что она является дубликатом вместо ранее выданной.
О том, какие штрафные санкции предусмотрены за неведение ЧПЕНом Книги по ф. № 10 мы рассказывали ранее.
2. В соответствии с Порядком ведения Книги учета доходов и расходов субъекта малого предпринимательства - юридического лица, применяющего упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, утвержденным приказом ГНАУ от 13.10.98г. № 477 (далее - Порядок № 477), ЮРЕНы обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (далее - Книга), в которой в хронологической последовательности на основании первичных документов производятся записи об операциях, осуществленных в отчетном периоде.
В разъяснениях ГНАУ, доведенных письмом от 27.06.2000г. № 8921/7/15-1317, говорилось, что Книга ведется ЮРЕНом в разрезе филиалов. Филиалы тоже обязаны вести Книгу, с дальнейшим включением их показателей в Книгу ЮРЕНа.
Как мы ни вчитывались в Порядок № 477, обнаружить “разрезный” порядок ведения Книг ЮРЕНами, имеющими филиалы, нам не удалось, так что поверим налоговикам на написанное пером слово.
Впрочем, и в дальнейшем ГНАУ осталась верной своей позиции в “книжном” вопросе для ЮРЕНов, имеющих филиалы.
Так, на страницах “Вестника налоговой службы Украины” (№ 44/2005, с. 35) был опубликован аналогичный диалог с читателем: в нем опять разъяснили, что согласно Порядку № 477у ЮРЕНов Книги ведутся в разрезе филиалов, а филиалы ведут Книги в собственном разрезе.
При этом Книги филиалов заверяются органом ГНС по месту регистрации ЮРЕНа.
Что касается электронного варианта Книги, то в консультации, опубликованной в “Вестнике налоговой службы Украины” № 32'2005 на с. 45, разъясняется, что ЮРЕН должен вести Книгу на бумажных носителях. Это следует из п. 11 Порядка № 477, которым предусмотрено, что Книга должна быть прошнурована и иметь пронумерованные страницы, быть заверена подписью руководителя и печатью ЮРЕНа, а также печатью органа ГНС, где такой ЮРЕН зарегистрирован.
В общем, без бумажки, как и раньше... никуда.
_______________
1) По слухам - ситуация может усложниться для единоналожников - плательщиков НДС.
2) А воз и ныне там...
3) О том, что на каждого наемного работника дополнительно заводится Книга, говорится и в письме Госкомпредпринимательства от 21.11.2001 г. № 2-532/6886.
4) Хотя мы не исключаем того, что в условиях особо доверительных отношений подбивать промежуточные итоги может и наемный работник.
5) Офиц. прим. к приложению № 10 к Инструкции о подоходном налоге с граждан.
6) Аналогичные действия по аннулированию производятся и в случае прекращения предпринимательской деятельности или окончания листов в книге.
7) Правда, ЧПЕНы говорят, что на практике налоговики отказываются принимать на 5-летнее хранение их использованные Книги. Видимо, в настоящее время бесплатные услуги по хранению не предоставляются.
“Бухгалтер” № 6, февраль (II) 2009 г.
Подписной индекс 74201