Как оформить выдачу наличных кассиру из кассы
для погашения задолженности перед физлицами
при перечислении ее через “Укрпошту”
ВОПРОС: Как оформить выдачу наличных кассиру из кассы предприятия для погашения задолженности перед физлицами за выкупленные у них акции, если погашение задолженности осуществляет кассир (единственный кассир) через предприятие “Укрпошта”? Можно ли такие операции оформлять с помощью Книги учета принятых и выданных кассиром денег, не составляя при этом Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет?
ОТВЕТ: Ответ на заданный вопрос начнем с того, что определимся с назначением Книги учета принятых и выданных кассиром денег (далее - Книга)*. Согласно п. 4.6 Положения № 637** ее используют при наличии на предприятии нескольких кассиров. При этом старший кассир перед началом рабочего дня вещает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под подпись в Книге. На эту передачу средств расходный кассовый ордер не оформляют, передачу денег фиксируют в Книге. Кассиры в течение рабочего дня осуществляют прием и выдачу наличных, оформляя при этом приходные и расходные кассовые документы. В конце дня эти кассиры отчитываются о получении аванса от старшего кассира, принятых и выданных наличных по соответствующим кассовым документам, а остаток средств сдают старшему кассиру под подпись в этой же Книге (приходный кассовый ордер на возврат средств также не составляют).
Таким образом, можно сделать вывод, что Книгу применяют для отражения движения наличных средств в одной кассе предприятия между старшим кассиром и подчиненными ему кассирами. Кассовую книгу в таком случае ведет старший кассир. Если на предприятии несколько касс (кассовых книг), то перемещение наличных между этими кассами предприятия необходимо оформлять кассовыми ордерами. Книгу в таком случае не применяют.
Что касается выдачи наличных иным работникам, кроме кассиров, под роспись в Книге, то это допускается в п. 4.9 Положения. Но это возможно:
1) на предприятиях, которые имеют обособленные подразделения или обслуживаются централизованными бухгалтериями;
2) для выплаты зарплаты, пособия по временной нетрудоспособности, стипендий и премий.
Другие случаи применения Книги для учета движения наличных в Положении № 637 не предусмотрены. Поэтому в ситуации, описанной в вопросе, считаем невозможным отражать в Книге выдачу наличных кассиру предприятия для последующего перечисления им этих средств физлицам за акции через “Укрпошту”.
В данной ситуации считаем, что кассир (другое лицо, уполномоченное совершать такие платежи) выполняет гражданско-правовое поручение предприятия за его счет - перечисляет физлицам средства за выкупленные у них акции. Для совершения гражданско-правового поручения работнику (кассиру) выдают денежные средства под отчет*** по расходному кассовому ордеру. После выполнения гражданско-правового поручения такой работник (кассир) отчитывается за израсходованные средства, составив Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, к которому прилагает документы на перечисление (перевод) физлицам денег через “Укрпошту”. Остаток неизрасходованных средств он сдает в кассу до или в момент предоставления Отчета.
_________
* Напомним приказом от 09.06.2008г. № 186 Госкомстат с 09.06.2008г. отменил утвержденные им формы кассовых документов, в том числе форму Книги учета принятых и выданных кассиром денег (КО-5). Однако это не запрещает предприятию ее применять и после отмены (письмо НБУ от 09 07.2008г. № 11-111/2779-9370).
** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004г. № 637.
*** О том, что средства для совершения гражданско-правового поручения работнику выдают под отчет, сказано в Законе Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.2003 г. № 889-IV. Поэтому при осуществлении таких операций следует учитывать нормы этого Закона.