Щодо порядку інвентаризації матеріальних
цінностей бюджетних установ
Частина II (Частину I див. в консультації від 07.01.2009 р.)
ПИТАННЯ: 1. Інвентаризація незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних ремонтів
2. Інвентаризація інших необоротних матеріальних активів
3. Інвентаризація матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання
4. Інвентаризація позабалансових статей
5. Перевірка та оформлення результатів інвентаризації
6. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць
ВІДПОВІДІ:
1.
Наявність і об’єм незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних ремонтів встановлюється при інвентаризації шляхом перевірки їх у натурі. В актах, які складаються при цьому, вказуються найменування об’єкта, списання і об’єм виконаних робіт за кожним об’єктом і видом робіт, кошторисна і фактична вартість.
Інвентаризаційна комісія повинна перевірити:
чи не знаходиться у складі незавершеного капітального будівництва обладнання, яке передане для монтажу, але монтаж якого фактично не розпочатий. При виявленні такого обладнання необхідно зробити відповідні виправлення в обліку і звітності;
стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об’єктів. У такому разі слід виявити причини і підстави їх консервації.
На закінчені об’єкти, що з якихось причин не введені в експлуатацію, складають окремі акти.
На об’єкт припиненого будівництва, а також на проектно-розвідувальні роботи з незакінченого будівництва, які підлягають списанню з балансу, складаються окремі акти, в яких вказуються усі дані про характер виконаних робіт і їх вартість згідно з кошторисом, з вказівкою причин припинення будівництва.
На незакінчений капітальний ремонт будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об’єктів складається окремий акт, в якому вказуються: назва об’єкта, що ремонтується, опис і процент виконаних робіт, кошторисна і фактична вартість виконаних робіт.
2.
Для відображення результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів застосовується Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів.
Білизна, постільні речі, одяг та взуття одного найменування, близькі за розмірами, якостями матеріалу і ціною, заносяться до опису сумарно, зі вказівкою кількості цих предметів та їх інвентарних номерів.
Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт, слід записувати в Інвентаризаційний опис на підставі відомостей-накладних або квитанцій установ, що здійснюють ці послуги.
Після оформлення Інвентаризаційний опис передається у бухгалтерію для складання Порівняльної відомості результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів.
3.
При інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, застосовується Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання.
При зазначеній інвентаризації записи в описі здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки і перерахунку цінностей у натурі.
Товари і матеріали, які зберігаються на складах інших установ (організацій), записуються в опис на підставі підтвердних документів про передавання на відповідальне зберігання.
4.
Інвентаризація позабалансових статей проводиться за порядком, установленим для інвентаризації статей балансу.
5.
Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.
Результати інвентаризації цінностей, які належать іншим організаціям з додатком копії опису повідомляють їхнім власникам. На останній сторінці опису також слід зробити відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунок результату за підписами осіб, які проводили цю перевірку.
Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії, що заповнюється після закінчення інвентаризації.
У протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках, і вказуються, які вжито заходи стосовно винних осіб.
Не пізніше ніж за 10 днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи; в централізованих бухгалтеріях протоколи центральної інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи, при якій утворена централізована бухгалтерія.
Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.
Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах становить 3 роки за умови завершення ревізій, згідно з “Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання”, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 11-а від 31.03.1997 р. У випадках виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.
6.
Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку:
основні засоби, цінні папери, грошові кошти та інші матеріальні цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим установленням причин виникнення лишків і винних у цьому осіб;
недостача запасів у межах установлених норм природних втрат, виявлених під час інвентаризації і придбаних у поточному році, списується за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки; придбаних у минулих роках - відноситься на зменшення результату кошторису установи. Норми природних втрат можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних недостач і після заліку недостачі цінностей надлишками при пересортуванні. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як недостача понад норму;
недостача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу установи та відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;
втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, у тих випадках, коли винні особи не встановлені та справи знаходяться в органах дізнання чи досудового слідства, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.
У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 116 від 22.01.1996 р. “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей” та Закону України “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей”.
При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.
Василь Мороз,
юрист
Газета “Юрист консультує”, 2/2009, 12.01.2009
Державне підприємство “Державне спеціалізоване видавництво “Україна”