Щодо порядку вилучення оригіналів та копій
фінансово-господарських та бухгалтерських документів
посадовими особами органів державної податкової служби України
ПИТАННЯ: Який порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів?
ВІДПОВІДЬ: Наказом Державної податкової адміністрації України № 493 від 08.11.2005 р. затверджено Інструкцію про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів, якою визначено, що вилученню підлягають такі фінансово-господарські та бухгалтерські документи (або їх копії): первинні документи (письмові свідоцтва), що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядчі документи та дозволи платника податків на проведення таких операцій, грошові документи, облікові регістри (тобто носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку), кошториси, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків, зборів (обов’язкових платежів) до бюджету, а також інші матеріали та розрахунки, які свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування та факти порушень нормативно-правових актів з питань оподаткування, за винятком документів, що містять відомості, які становлять державну таємницю.
Забороняється вилучення у платників податків документів, що не підтверджують фактів порушення законів України про оподаткування.
При вилученні оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів посадова особа органу державної податкової служби ознайомлює представника платника податків з рішенням суду про арешт активів.
Перед вилученням оригіналів (копій) документів посадова особа органу державної податкової служби визначає перелік тих документів, які (копії яких) підлягають вилученню.
У разі відмови платника податків добровільно надати документи (їх засвідчені копії) посадовій особі органу державної податкової служби нею складається акт довільної форми, що засвідчує факт такої відмови, із зазначенням посади, прізвища, ім’я та по батькові представника платника податків та переліку документів, які йому було запропоновано надати. Зазначений акт підписується посадовою особою органу державної податкової служби та представником платника податків. У разі відмови платника податків від підпису зазначеного акта в ньому вчиняється відповідний запис.
Посадова особа органу державної податкової служби здійснює перегляд документів, оригінали (копії) яких підлягають вилученню. У разі виявлення не до оформлених томів документів (не підшиті, не пронумеровані, непідписні тощо) ці документи до оформлюються платником податків відповідно до вимог оформлення документів і документообігу в бухгалтерському та податковому обліку в присутності посадової особи органу державної податкової служби.
Вилучення оригіналів (копій) документів здійснюється посадовими особами органу державної податкової служби в присутності представника платника податків.
Посадова особа органу державної податкової служби знімає копії з документів, що вилучаються, або копії яких вилучаються, використовуючи копіювальну техніку платника податків (за згодою), або копіювальну техніку органів державної податкової служби.
При вилученні посадовими особами органів державної податкової служби копій документів зазначені копії у встановленому порядку засвідчуються платником податків, що перевіряється.
При вилученні оригіналів документів орган державної податкової служби залишає платнику податків копії вилучених документів із зазначенням на них підстави, дати вилучення оригіналів, посади, прізвища, ініціалів особи, яка проводила вилучення. У разі відсутності копіювальної техніки у платника податків або його відмови у її наданні копії вилучених оригіналів документів із зазначенням на них вищенаведеної інформації передаються платнику податків не пізніше наступного робочого дня після вилучення.
Вилучення оригіналів (копій) документів оформляється описом за формою згідно з додатком 1 (далі - Опис), в якому зазначаються дата, підстави для вилучення документів, назва органу державної податкової служби, посади, прізвища, імена та по батькові посадових осіб, які проводять вилучення, а також прізвища, імена та по батькові представника платника податків та інших осіб, у присутності яких проведено вилучення, назви, номери та дати, кількість аркушів вилучених оригіналів документів (копій) та назви справ, з яких їх вилучено, та інші відомості, передбачені формою Опису. Опис засвідчується (скріплюється) підписами посадових осіб органу державної податкової служби та представників платника податків.
Копія Опису, складеного посадовими особами органу державної податкової служби, вручається під підпис представнику платника податків. Якщо представник платника податків відмовляється від засвідчення Опису або від підпису про отримання копії Опису, то посадові особи органу державної податкової служби, які здійснюють вилучення документів, роблять відмітку про відмову в Описі.
Представник платника податків та інші особи (у разі їх присутності) мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб органу державної податкової служби, які викликають незгоду, про що робиться відмітка в Описі.
Якщо платник податків відмовляється від отримання копій з оригіналів документів, що вилучаються, посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, робить про це відмітку в Описі.
Вилучені оригінали (копії) документів передаються на зберігання до органу державної податкової служби посадовій особі, яка відповідає за їх зберігання, та зберігаються у спеціальному приміщенні, яке обладнано охоронною і протипожежною сигналізацією та має стелажі. Вікна приміщення повинні бути заґратованими, а двері - металевими або оббитими металом. За відсутності такого приміщення вилучені документи зберігаються в сейфі або металевій шафі. На вилучених оригіналах документів забороняється робити будь-які відмітки та написи.
Вилучені оригінали документів повертаються платнику податків, у якого було здійснено вилучення, під підпис про одержання документів. При цьому, а також при передачі за рішенням керівника органу державної податкової служби вилучених оригіналів документів платника податків підрозділам податкової міліції або у випадках, передбачених законодавством,- іншим правоохоронним органам складається Опис повернутих/переданих документів, що вилучені зі справ, із зазначенням: назви органу державної податкової служби, посад, прізвищ, імен та по батькові посадових осіб, які повертають/передають документи, а також прізвищ, імен та по батькові представників платника податків чи посад, прізвищ, імен та по батькові посадових осіб, яким повертаються/передаються документи, назв документів, їх номерів, дат та кількості аркушів повернутих/переданих документів.
Описи в день їх складання реєструються у єдиному спеціальному журналі, який ведеться структурним підрозділом, до функцій якого входить реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції органу державної податкової служби.
Василь Мороз,
юрист
Газета “Юрист консультує”, 2/2009, 12.01.2009
Державне підприємство “Державне спеціалізоване видавництво “Україна”