КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
17.03.2009
Про хід виконання заходів
щодо усунення порушень і недоліків,
виявлених Рахунковою палатою України
Працівниками Держкомархіву, державних архівних установ за період, що минув з часу аудиту, здійснено низку заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України (3 грудня 2007 р. - 29 січня 2008 р.).
На колегії Держкомархіву 21 квітня 2008 р. схвалено заходи щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України.
З метою вирішення питання розміщення архівних установ Держкомархів 14 листопада 2008 р. подав пропозиції до Ради національної безпеки і оборони України щодо передачі 3-х поверхової будівлі (корпус 9) розформованого Харківського інституту пілотів від Міноборони Держкомархіву для розміщення ЦДНТА.
Держкомархів звернувся до Львівської облдержадміністрації, Львівської міськради та Національної академії наук України щодо виділення приміщення для перенесення сховища друкованих видань Львівської наукової бібліотеки НАН України та передачі цього сховища ЦДІАЛ.
Направлено звернення Прем'єр-міністру України щодо доповнення додатка проекту розпорядження Кабінету Міністрів України "Про передачу нерухомого військового майна військового містечка N 217 у м. Одеса", графою "Курсантська їдальня - будівля N 46" та пропозиції Міноборони "Про передачу корпусу N 46 військового містечка N 217 у м. Одеса зі сфери управління Міноборони під Держархів Одеської області".
Центральному державному електронному архіву виділено 2 кімнати (30,0 кв. м) у комплексі споруд ЦДА.
ЦДАМЛМ укладено договір оренди приміщення на один рік з Управлінням фонду держмайна у м. Києві.
Продовжувалася реконструкція комплексу споруд ЦДА. У 2008 р. на проведення реконструкції було виділено 38881,94 тис. грн. Побудовано 8 поверхів (з 15-ти) для нового корпусу ЦДІАК, 4 поверхи корпусу для розміщення новоствореного ЦДАЗУ та УНДІАСД, 2 поверхи корпусу для розміщення читальних залів.
Державна адміністрація Полтавської області звернулася до Державного проектного інституту "Міськбудпроект" із проханням внести до проекту забудови кварталу м. Полтава, обмеженого вулицями Жовтнева, Пушкіна та Сінна, будівництво нового корпусу держархіву області.
Держархів Чернівецької області перемістив архівні фонди з культової споруди в облаштовані приміщення.
З метою запобігання несанкціонованому доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів вдосконалено Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ.
У ЦДІАК, ЦДНТА, держархівах Вінницької, Запорізької, Харківської, Хмельницької, Рівненської, Чернівецької областей, м. Києва та у 75 архівних відділах встановлено охоронну сигналізацію, у держархівах Черкаської, Чернігівської областей, 15 архівних відділах її відремонтовано. У держархівах Рівненської та Харківської областей встановлено пости позавідомчої охорони, у будівлі N 2 Держархіву Харківської області встановлено систему контролю доступу до приміщень. У читальних залах ЦДАГО, держархівів Харківської та Хмельницької областей встановлено системи відеоспостереження, у держархіві Львівської області завершено монтаж відеообладнання, встановлено системи зовнішнього відеоспостереження у ЦДАГО, держархівах Харківської та Хмельницької областей.
З метою контролю за наявністю та рухом документів тривали роботи з перевіряння наявності та стану документів. Держархівами перевірено понад 2,6 млн. од. зб., що на 19% більше запланованого. Знайдено 1096 справ, що рахувалися у розшуку, що майже у 3 рази перевищує показник минулого року. Підготовлено Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009 - 2019 роки.
Для забезпечення проведення реставраційних робіт та створення страхових копій документів НАФ низка держархівів придбала сучасні технічні засоби для мікрофільмування та реставрації документів. Придбано обладнання для мікрофільмування ЦДІАЛ, ЦДНТА, держархівами Вінницької та Черкаської областей.
У 2008 році здійснено копіювання понад 10731 од. зб. документів з паперовою основою, що на 70% перевищило заплановані показники.
Держархівами Закарпатської та Львівської областей придбано реставраційне обладнання. Введено чотири додаткові посади реставраторів у держархівах Волинської, Рівненської, Хмельницької областей.
У червні 2008 р. на базі Держкомархіву проведено семінар керівників центральних державних архівних установ, Держархіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва та Севастополя на тему "Створення та зберігання страхових фондів документації".
Протягом 2008 р. в ДЦЗД НАФ пройшли стажування 7 реставраторів ЦДІАЛ, держархівів Київської, Миколаївської, Черкаської областей, м. Севастополя, галузевого держархіву Міноборони.
Держкомархівом затверджено Методику віднесення документів НАФ до унікальних та внесено зміни до Порядку грошової оцінки документів НАФ. Наказом Держкомархіву "Про організацію виявлення унікальних документів НАФ" від 21.03.2008 N 49 організовано роботу держархівів по виявленню унікальних документів НАФ, проведенню їх грошової оцінки та страхування.
Продовжувалося виявлення і взяття на облік унікальних документів, з цією метою протягом року переглянуто 17154 од. зб. управлінської документації, 1612 од. зб. документів особового походження, 932 од. зб. науково-технічної документації, 13300 од. обл. фотодокументів, 2 од. обл. фонодокументів, 37 од. обл. відеодокументів.
У 2008 році здійснено грошову оцінку документів ЦДІАК (70 од. зб.), ЦДІАЛ (150 од. зб.), Держархівом в Автономній Республіці Крим (100 од. зб.), держархівами Херсонської (41 од. зб.), Чернігівської областей (200 од. зб.).
З метою посилення керівництва та контролю за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ - джерел формування НАФ Держкомархів підготував зміни до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.
Підготовлено проект нової редакції Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання.
У структурі Держкомархіву створено сектор нормативно-методичного забезпечення діловодства.
Опрацьовано пропозиції центральних органів виконавчої влади щодо внесення змін до Примірної інструкції з діловодства. Готується нова редакція Примірної інструкції.
Держкомархів здійснив перевіряння стану роботи з джерелами формування НАФ Держархіву Чернівецької області та ЦДАМЛМ, які розглянуто на колегіях 23 вересня та 23 грудня 2008 року.
До Кабінету Міністрів України подано довідку про стан діловодства та архівної справи в центральних органах виконавчої влади, інших центральних державних органах і установах.
Організовано першочергове приймання на державне зберігання документів НАФ, строки тимчасового зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися.
На постійне зберігання надійшло 692937 од. зб., з них 450822 од. зб. управлінської документації.
Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій понад встановлені строки, у порівнянні з минулим роком зменшилася на 42 тис.
У 2008 році упорядковано на договірних засадах 721 тис. од. зб. всіх видів документів. Понад 5 млн. 402 тис. справ постійного зберігання (83 % від їх загальної кількості) та 16 млн. 217 тис. справ з особового складу (55 % від їх загальної кількості) внесено до описів справ, схвалено та погоджено ЕПК.
Експертно-перевірні комісії держархівів схвалили протягом 2008 року описи на 554475 справ управлінської документації, що перевищує планові показники на 42%, та погодили описи на 503581 справу з особового складу.
Протягом року було проведено 8525 перевірянь, з них: 3491 комплексних, 2648 тематичних, 2386 контрольних.
Активізувалася робота з проведення оглядів стану діловодства та збереженості архівних документів. У 2008 році такі огляди проводили держархіви Житомирської, Рівненської, Херсонської, Хмельницької областей, Державний архів м. Києва, а також архівні відділи райдержадміністрацій Запорізької та Херсонської областей та архівні відділи міських рад Миколаївської та Одеської областей.
З метою поліпшення організації роботи архівних підрозділів і експертних комісій установ ЕПК держархівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад) протягом минулого року було погоджено 8176 номенклатур справ, 1486 інструкцій з діловодства, 134 положення про служби діловодства, 4756 положень про ЕК, 3144 положення про архівні підрозділи.
Протягом 2008 року держархівами та архівними відділами міськрад України проведено 981 семінар та 6 постійно діючих курсів з працівниками архівних підрозділів, членами експертних комісій, діловодних служб, у яких взяли участь майже 20 тис. слухачів. Також працівників архівних установ було залучено у 796 семінарах та у 6 курсах з підвищення кваліфікації, які проводять інші установи.
Здійснювалися заходи щодо поповнення НАФ України документами культурної спадщини, що перебувають за кордоном і стосуються історії України.
УНДІАСД розроблено галузеву програму "Зарубіжна архівна україніка", метою якої є створення реєстру зарубіжної архівної україніки.
Розпочав свою діяльність Центральний державний архів зарубіжної україніки. На зберігання до ЦДАЗУ надійшли колекції документів із Словаччини, документи від Ольги Андрич-Порохівської (Румунія), що висвітлюють діяльність української політичної та воєнної еміграції у Румунії міжвоєнного періоду.
Колекцію цінних документів на постійне зберігання до архіву передало Генеральне консульство України у Пряшеві (Словаччина).
ЦДАЗУ провів переговори з керівництвом державного літературно-меморіального заповідника-музею "Карабіха М.О.Некрасова" (Росія) про передачу архіву поета М.М.Ушакова. Крім того, узгоджено питання щодо видання каталогу документів по фондам М.М.Ушакова спільно з російською стороною. Розпочато роботу щодо виявлення архівної україніки в архівних установах Болгарії для реєстру "Зарубіжні установи, що зберігають зарубіжну україніку".
За участю Комітету Верховної Ради України з питань культури і духовності ЦДАЗУ проведено круглий стіл "Повернення культурних цінностей в Україну".
Держархівом Херсонської області виявлено 16 документів зарубіжної архівної україніки, які зберігаються в Російському державному військово-історичному архіві та Російському державному архіві давніх актів.
Держархівом Закарпатської області скопійовано в архівних установах Румунії понад 100 аркушів архівних документів, що стосуються історії України.
З метою координації кадрового забезпечення Держкомархівом подано пропозиції до проекту державного замовлення на підготовку наукових кадрів на 2009 рік. Постановою Кабінету Міністрів України від 9 липня 2008 р. N 633 затверджено обсяги державного замовлення на підготовку наукових кадрів через аспірантуру при УНДІАСД на суму 23,1 тис. грн.
До Статуту УНДІАСД як один з напрямків його діяльності внесено позицію щодо підготовки наукових кадрів.
У вересні 2008 р. колегія Держкомархіву розглянула і схвалила План заходів щодо створення Центру підвищення кваліфікації архівних установ та служб діловодства.
Виконання заходів Державної програми розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки профінансовано у 2008 р. на 58%, вдвічі більше, ніж у 2007 р.
Держкомархів подав Мінфіну свої пропозиції до проекту державного бюджету на 2009 рік щодо фінансування заходів Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки у сумі 210 млн. 463 тис. грн., пропозиції не враховано.
Держкомархівом та архівними установами у 2008 році вживалися заходи щодо активізації надання платних послуг.
Розроблено та зареєстровано в Мінюсті 8 серпня 2008 року за N 730/15421 ціни на роботи (послуги), що виконуються центральними державними архівними установами на договірних засадах.
У регіональних управліннях юстиції зареєстровано нові ціни на роботи (послуги), що виконуються Держархівом в Автономній Республіці Крим, держархівами Донецької, Одеської, Сумської областей.
На спецрахунки держархівів у 2008 році від надання платних послуг надійшло 4,925 млн. грн., що на 235% більше, ніж у 2007 році.
З метою створення прозорого механізму контрольованого і ефективного використання бюджетних коштів, призначених на формування, збереження і використання Національного архівного фонду, звіт про використання Держкомархівом бюджетних коштів оприлюднено на сайті Держкомархіву.
Вжито заходів для усунення виявлених порушень і недоліків, допущених при плануванні та використанні бюджетних коштів.
Проведено звіряння розрахунків з ДПІ Солом'янського району м. Києва щодо податку на додану вартість.
На виконання вимог Порядку державної реєстрації та обліку відкритих науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій упродовж березня - квітня 2008 року усі теми, робота над якими розпочалася УНДІАСД у 2008 році зареєстровано в УкрІНТІ.
Водночас, слід зазначити, що у минулому році не вдалося в повному обсязі усунути порушення і недоліки, виявлені Рахунковою палатою України.
Не завершено будівництво державних архівів Київської, Тернопільської областей і м. Севастополя. Залишається невирішеним питання щодо добудови до корпусу N 2 Держархіву Чернігівської області. Не знято питання щодо переміщення фондів держархівів Одеської та Харківської областей з аварійних будівель. Повільно здійснюється реконструкція приміщень, наданих Держархіву Закарпатської області.
Залишається не вирішеним питання щодо виділення додаткової штатної чисельності Держархіву Хмельницької області для розгортання роботи центру реставрації документів. Другий рік не фінансується обласна програма ліквідації катастрофічних наслідків пожежі в Кам'янець-Подільському міському архіві на 2007 - 2011 роки.
Не вдалося суттєво поліпшити стан забезпечення будівель архівних установ засобами охоронної сигналізації та організації постів позавідомчої охорони. 82% від загальної кількості будівель архівних установ не забезпечено позавідомчою охороною. Охоронну сигналізацію не встановлено у 44% будівель.
Не всі будівлі держархівів Закарпатської, Київської, Кіровоградської, Одеської, Рівненської, Тернопіської, Чернівецької та Чернігівської областей забезпечено охоронною сигналізацією. Держархіви Житомирської та Херсонської областей не вирішили питання встановлення охоронної сигналізації та організації позавідомчої охорони.
Залишився низьким рівень оснащеності охоронними сигналізаціями будівель архівних відділів райдержадміністрацій в Дніпропетровській (23%), Закарпатській (19%) та Чернівецькій (9%) областях.
У Державному бюджеті України на 2009 рік ( 835-17 ) не передбачено кошти на фінансування заходів Державної програми розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки.
Залишаються недостатніми щорічні обсяги з реставрації та ремонту документів.
Не вдалося вирішити проблему щодо передавання на постійне зберігання документів, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій понад встановлені роки.
Низькими темпами проводиться виявлення, взяття на облік унікальних документів НАФ, проведення їх грошової оцінки та страхування.
У бюджетах держархівів на 2009 рік не передбачено кошти на обов'язкове страхування унікальних документів, придбання документів культурної спадщини, що перебувають за кордоном і стосуються історії України.
Не внесено зміни до Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами.
Не в повній мірі в Держкомархіві запроваджено модель внутрішнього фінансового контролю.
Відділ організації впорядкування документів ЦДАВО продовжує утримуватися за рахунок коштів загального фонду, а не коштів спецфонду.
Не впорядковано умови оплати праці працівників ДЕКСУ.
Мала місце кредиторська заборгованість за бюджетними коштами у сумі 11350675,61 грн. та дебіторська заборгованість у сумі 48480,3 грн.
Враховуючи зазначене, колегія ВИРІШУЄ:
1. Керівникам структурних підрозділів Держкомархіву, державних архівних установ забезпечити виконання заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України, в повному обсязі.
2. Керівникам державних архівних установ:
забезпечити надійну охоронну й пожежну безпеку архівосховищ;
активізувати роботу щодо виявлення, взяття на облік унікальних документів НАФ, проведення їх грошової оцінки та страхування; забезпечення постійного та чіткого контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ;
забезпечити читальні зали надійними системами відеоспостереження з метою гарантованої збереженості документів НАФ;
забезпечити підготовку та своєчасне подання відповідних обґрунтованих бюджетних пропозицій;
не допускати утворення кредиторської та дебіторської заборгованості.
3. Робочій групі забезпечити виконання Плану заходів щодо створення Центру підвищення кваліфікації архівних установ та служб діловодства.
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на начальника управління організаційно-аналітичного, правового та кадрового забезпечення Держкомархіву Прись Т.П.
Голова колегії, Голова Державного комітету архівів України О.П.Гінзбург
Секретар колегії Т.В.Галицька