Перехідні відпускні: не забуваємо про нюанси

З настанням сезону відпусток у бухгалтерів та працівників підприємств виникають різні питання. Тому необхідно відновити в пам'яті деякі особливості в розрахунках відпускних. А бухгалтеру-початківцю, що вперше освоює тонкощі розрахунків відпускних, це буде простіше, завдяки наведеному в статті прикладу.

Відпустка надається на підставі підписаної керівником заяви працівника, наказу про надання відпустки, яка, у свою чергу, є внутрішнім нормативним документом, необхідним для ведення діловодства на підприємстві. Наказ складається в двох екземплярах та підписується керівником підприємства і начальником (майстром) відділу (цеху, ділянки). Один екземпляр наказу залишається в відділі кадрів, інший - передається в бухгалтерію.

Проте не кожна робота дає право на оплачувану відпустку, це стосується тільки працівників за місцем основної роботи та роботи за сумісництвом. Виконання робіт по цивільний-правовим договорам не дає права на відпустку, оскільки дія таких договорів регулюється ЦК України, а не КЗпП України.

Робота в умовах неповного робочого часу не спричиняє за собою будь-яких обмежень трудових прав працівників (ст. 56 КЗпП України). Таким працівникам щорічна основна відпустка також надається на загальних підставах тривалістю не менше 24 календарних днів.

Оплата щорічних основної та додаткових відпусток, а також грошові компенсації за невикористану відпустку входять до фонду додаткової заробітної плати (згідно пп. 2.2.12 Інструкції щодо статистики зарплати), тому їх оподаткування таке ж, як і оподаткування звичайної зарплати. Але порядок нарахування зарплати від порядку нарахування розміру відпустки відрізняється тим, що зарплата нараховується з 1-го по останнє число місяця, а відпустка може доводитися на два місяці - що й називається “Перехідними відпускними”.

Така відмінність несе певні нюанси, які ми і розглянемо.

Перший нюанс. До фонду оплати праці звітного місяця відносять тільки ту частину відпускних, яка доводиться на дні відпустки в звітному місяці, суми, що доводяться на дні відпустки в наступному місяці, включаються до фонду оплати праці наступного місяця. Незалежно від фактичної виплати нарахованих перехідних відпускних, їх сума розподіляється пропорційно часу, який припадає на дні відпустки у відповідному місяці (пп. 1.6.1 Інструкції щодо статистики зарплати), з-за чого оподаткування перехідних відпусток має свою особливість.

Податок з доходів фізичних осіб.

Такий податок утримується щомісячно, виходячи з місячної нарахованої суми доходу (зарплати та відпускних), тобто відпускні у складі зарплати оподатковуються з доходів фізичних осіб (ПДФО) окремо за кожен місяць. Тут необхідно пам'ятати: якщо нарахований дохід працівника за кожен окремий місяць не перевищує в 2009 році 940 грн, то до нього може бути застосована податкова соціальна пільга (ПСП).

Другий нюанс. Якщо відпустка захвачує, наприклад, тільки 10 днів наступного місяця (неповний місяць), то при розрахунку ПДФО до відпускних цього місяця ПСП не застосовується, навіть якщо вона менше 940 грн. Це пов'язано з тим, що ще повністю не відомий дохід за повний місяць, а ПСП застосовується саме до місячного доходу. Коли точно буде визначена сума доходу за наступний місяць, тоді можна буде й перерахувати ПДФО, застосувавши по праву ПСП.

Пенсійні внески

Нарахування тя утримання страхових внесків до Пенсійного фонду (ПФ) на суми виплат, період яких більше одного місяця, як, наприклад, оплата щорічних відпусток, здійснюється також окремо за кожен місяць, по ставці, що діє на момент їх нарахування. При цьому слід враховувати обмеження максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найнятих робітників, з яких стягуються страхові внески. Застосування максимальної величини здійснюється окремо за кожен місяць.

Внески до фондів соціального страхування

Ці внески розраховуються по таких же правилах; береться ставка, що діє на момент нарахування відпускних, а нарахування та утримання - окремо за кожен місяць.

Страхові внески нараховуються на фактичні виплати (доходи), що не перевищують певної максимальної величини фактичних витрат страхувальника на оплату праці найнятих робітників, з якої стягуються внески до фондів, що встановлюються щорічно на рівні 15 розмірів прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб. Таким чином, максимальна величина в 2009 році складає 10035 грн.

Як розрахувати суму перехідних відпускних та відобразити нарахування та утримання внесків в ФСС та ПДФО, розглянемо на прикладі.

Приклад. У червні 2009 року працівникові надається відпустка на 28 календарних днів: з 09.06.2009 р. по 07.07.2009 р. включно (відпустка продовжується на один святковий день: 28 червня - День Конституції України).

Розрахунковий період беремо за 12 повних календарних місяців перед місяцем відпустки - з липня 2008 року по 31 травня 2009 року. При цьому кількість днів місяця зменшуємо на кількість:

- святкових та неробочих днів (див. Лист Мінпраці України від 30.09.2008 р. № 10338/0/14-08/13 в КБ № 42 на с. 49);

- днів, коли працівник не працював згідно чинному законодавству або по інших поважних причинах, та за цей період за ним не зберігався заробіток, або зберігався частково.

У нашому прикладі працівник відпрацював усі дні.

Таблиця 1

Середньодобова зарплата складе:

15778 : 355 = 44,44 грн.

У червні 2009 р. працівник відпрацював до відпустки з 20 робочих днів - 5 робочих днів, оклад за місяць-1500 грн.

Нарахуємо зарплату за червень 2009 г:

(1500 грн : 20 р. дн.) х 5 р, дн. = 375,00 грн.

Розрахунок утримань

Таблиця 2

ПДФО за червень складе:

(375,00 + 933,24 – 26,16 – 13,08 -7,85) х 15% = 189,17.

ПДФО за липень складе.

(311,08 - 6,22 - 1,55 - 1,87) х 15 % = 45,22.

До видачі на руки працівникові належить 1328,20 грн (1619,32 -291,12).

Відповідно до ст. 21 Закону про відпустки відпускні суми слід виплачувати не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки незалежно від того, яким буде період оплачуваного відпочинку.

Окрім утримань, підприємству необхідно провести і нарахування у соцфонди.

Третій нюанс. При виплаті відпускних підприємству необхідно сплатити усі податки та внески, нараховані та утримані, як на першу частину, так і на другу частину відпускних, що доводиться на наступний місяць. Але, розрахунок утримань та нарахувань на другу частину відпускних робиться без відображення в обліку. А в наступному місяці ця друга частина увійде до фонду оплати праці та буде відображена в обліку (як сума відпускних, так і усі нарахування та утримання з цієї суми).

У валові витрати включаються суми відпускних (відповідно, нарахування та утримання в соцфонди), що припадають на місяці звітного податкового періоду.

Таблиця 3

Бухгалтерський облік відпускних

Четвертий нюанс. Внески в ГІФ з сум відпускних відображаються в розділі III Розрахунку суми страхових внесків, в якому відображаються суми, нараховані в звітному базовому періоді за минулі та майбутні місяці, на які нараховуються страхові внески. Тобто, в Розрахунку суми страхових внесків, внески в ПФ з перехідних відпускних в повній сумі відображаються в місяці виплати (якщо вони виплачуються перед виходом в відпустку) за майбутні місяці.

У формі “ІНДАНІ” (персоніфікований облік) нараховані суми показуються в тих місяцях, на які відпустка доводиться згідно табелю (окремо за червень та окремо за липень), а фактично утримані внески відображаються в тому місяці, коли вони були утримані (у червні) (Лист ПФУ від 18.02.2008 р. № 2747/03-30).

Відображення перехідних відпускних у формі № 1-ДФ.

Покажемо на фрагменті даної форми відображення відпускних за II та III квартали 2009 року.

(Фрагмент)

Список використаних документів

КЗпП України - Кодекс законів про працю

ЦК України - Цивільний кодекс України

Закон про відпустки - Закон України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР “Про відпустки”

Інструкція за статистикою зарплати - Інструкція за статистикою заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5

“Консультант бухгалтера” № 22 (510) 01 червня 2009 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей