Виправлення помилок по лікарняних листках
Самостійне виявлення та виправлення помилки підприємством, а також повне перерахування страхових внесків, що недоплатили, та пені до початку перевірки Фондом соціального страхування дозволить підприємству уникнути штрафних санкцій з боку перевіряючих органів.
Розглянемо на прикладах як виправити допущену помилку.
Приклад. При нарахуванні допомоги з тимчасової непрацездатності в розрахунку було використано розрахунковий період, в якому працівник підприємства частину місяця знаходився в щорічній відпустці, а частину хворів. У цьому ж місяці до ювілею підприємства усім працівникам була нарахована разова премія. Підприємство при розрахунку наступних лікарняних сум, помилково включило усю суму такої премії в розрахунок.
Уданій ситуації підприємство не мало права включати усю суму такої премії в розрахунок суми допомоги з тимчасової непрацездатності, оскільки працівником було відпрацьовано не увесь робочий час в такому місяці. Для розрахунку середньої заробітної плати виплати разового характеру в такому місяці враховуються пропорційно відпрацьованому часу. Враховуючи, що сукупна заробітна плата в розрахунковому періоді була завищена на суму вказаної премії до ювілею підприємства, то відповідно були завищені середньоденна зарплата та сума допомоги. У цій ситуації підприємству необхідно зробити перерахунок суми допомоги з тимчасової непрацездатності.
Відзначимо, що самостійне виявлення та виправлення помилки підприємством, а також повне перерахування страхових внесків, що недоплатили, та пені до початку перевірки Фондом соціального страхування дозволить підприємству уникнути штрафних санкцій з боку перевіряючих органів.
Дії з виправлення помилок в частині нарахування та використання грошових коштів Фонду соціального страхування визначає Порядок № 123.
Згідно цьому Порядку виправлення помилок здійснюється у декілька етапів:
1. Виявлення помилок та перерахунок неправильно нарахованих сум;
2. У разі, коли помилка призвела до недоплати страхових внесків, необхідно сплатити суми самостійно донарахованих страхових внесків та нарахувати пеню;
3. Повідомити Фонд соціального страхування про виявлену помилку в п'ятиденний термін з дня виявлення помилки;
4. Виправити дані в бухгалтерському та податковому обліку та звітності.
Тепер зупинимося детальніше на кожному етапі.
Якщо після перерахунку лікарняних сум сума допомоги виявилася завищеною, то надмірно нараховану суму лікарняних необхідно утримати із зарплати працівника. Крім того, слід перерахувати податок з доходів фізичних осіб (ПДФО) та пенсійні внески.
При виявленні помилки, що призвела до появи заборгованості перед Фондом, підприємство повинне донарахувати та сплатити суму пені, розраховану на суму недоїмки. Пеня обчислюється виходячи з 120% облікової ставки НБУ, що діяла на момент сплати, нарахованої на повну суму недоїмки за весь її термін (п. 1 ст. 30 Закону № 2240). Тобто, для розрахунку пені необхідно узяти 120% облікової ставки НБУ, що діє на момент сплати (з 30.04.2008 р. та по теперішній час діє ставка - 12%), та помножити на повну суму недоїмки, а потім розділити на 365 днів. В результаті, вийде сума пені за один день. Далі отриману суму необхідно помножити на кількість календарних днів з моменту виникнення недоїмки та до її сплати.
Далі складається лист про виявлену помилку в двох екземплярах, один екземпляр передається до Фонду соціального страхування, а другий - залишається в бухгалтерії для підтвердження своєчасного повідомлення Фонду про виявлені помилки. У листі, підписаному керівником та головним бухгалтером підприємства, вказуються причини виникнення помилок, а також сума донарахованих страхових внесків.
У бухгалтерському обліку надмірно нараховану суму допомоги необхідно виправити методом “сторно”, а в податковому - валові витрати корегуються на суму зайвих нарахованих внесків до Пенсійного фонду та оплати перших 5 днів непрацездатності.
Приклад. У березні 2009 р. підприємство “Рапсодія” нарахувало робітниці Трушкиній В. Г допомогу з тимчасової непрацездатності у розмірі 450 грн. У червні виявлено, що робітниці переплатили лікарняні на суму 85,0 грн, зокрема за рахунок коштів Фонду соціального страхування - 59, 50 грн. На момент виявлення помилки Фонд соціального страхування не має перед підприємством заборгованості, тому необхідно нарахувати пеню.
У бухгалтерському та податковому обліку операції з виправлення помилок відобразяться таким чином:
Таблиця
| № п/п |
Зміст господарської операції | Сума |
Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | |||
| Нарахування зарплати Трушкиній В.Г. за червень 2009 р. Валові витрати - 1500,00 грн | 1500,00 |
92 |
661 | |
| Нарахування на зарплату робітниці (умовно – 38,45%) Валові витрати - 576,75 грн | 576,75 |
92 |
65 | |
| 3. |
Утримання надмірно нараховаyих лікарняних сум Валові витрати - (- 25,5)грн |
59,50 25,50 |
652 92 |
661 661 |
| 4. |
Перерахунок внесків до пенсійyого фонду Валові витрати - (-28,22) грн | 28,22 1,70 |
92 661 |
651 651 |
| 5. | Перерахунок ПДФО (85,00-1, 7) х15% |
12,50 |
661 |
641 |
| 6. |
Утримання із зарплати внеcків до фондів соціальyого страхування (3,6%) | 54,00 |
661 |
65 |
| 7. |
Утримання ПДФО (1500-54)х15% |
216,90 |
661 |
641 |
| 8. | Видача зарплати Трушкиній на руки (1500,0-216,9-54,0-85,0+1,7+12,5) | 1212,30 | 661 | 301 |
| 9. |
Нарахування та сплата пені (59,5 грн х (12% х 120%)/365 к.дн. х 70 до. дн. (умовно) |
1,64 |
948 652 |
663 663 |
| 10 | Доплата внесків (повер- Нення надмірно виплаче- Них сум допомоги з тимчаcової непрацездатності |
59,50 |
652 |
311 |
Оскільки дані виправлення вносяться за наслідками І півріччя 2009 р., в звіті формою Ф4-ФСС з ТВП необхідно виправити відповідні статті, а саме:
- нарахована пеня відображається в рядку 3.2 розділу III Звіту;
- виправлення в сумах допомоги з тимчасової непрацездатності необхідно відобразити в рядку 14 розділу III Звіту за І півріччя 2009 року;
- крім того, необхідно виправити суму матеріального забезпечення по тимчасовій непрацездатності в рядку 1 таблиці IV Звіту.
Список використаних документів
Закон № 2240 - Закон України від 18.01.2001 р. № 2240-ІII “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, обумовленими похованням”
Порядок № 123 - Порядок виправлення помилок минулих звітних періодів в звітності страхувальників, затверджений Постановою Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
“Консультант бухгалтера” № 23-24 (511-512) 08 червня 2009 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)