Закордонні відрядження
Темі закордонних відряджень присвячено дуже багато публікацій, проте кожна окрема ситуація викликає багато запитань у наших читачів, зокрема:
які витрати можна включити до складу валових витрат;
які норми добових витрат на відрядження за кордон;
порядок видачі авансових коштів під звіт;
порядок звітування;
як визначити балансову вартість валюти.
Згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР до складу валових витрат відносяться витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, а саме:
витрати на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
оплата вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), найм інших жилих приміщень;
оплата телефонних рахунків;
оплата оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкового страхування;
витрати на усні та письмові переклади;
інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження;
будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати можуть включатися до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтверджувальних документів, що засвідчують суму цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.
Крім того, будь-які витрати на відрядження можуть включатись до складу валових витрат платника податку за наявності підтверджувальних документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку - запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору (контракту); інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.
Додатково до витрат, визначених абзацом першим пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР відносяться не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добових витрат), понесені у зв'язку з її відрядженням, у межах граничних норм, установлених Кабінетом Міністрів України за кожний повний день відрядження, включаючи день від'їзду та день приїзду. Зазначені граничні норми встановлюються у гривнях в єдиній сумі для відряджень за кордон незалежно від країни відрядження та статусу населених пунктів.
Сума добових визначається:
у разі відрядження у межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками відря-джуючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження, форма якого затверджується центральним податковим органом;
у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - згідно з відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відміток сума добових не включається до валових витрат платника податку.
Не включається до складу валових витрат платника податку готівка, витрачена на цілі, визначені пп. 5.3.1 п. 5.3 та пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, а також на цілі, не пов'язані з відшкодуванням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.
Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми “чайових”, за винятком випадків, коли суми таких “чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
Норми добових витрат
Норми добових витрат при відрядженні працівників за кордон визначено постановою № 663. Добові витрати відшкодовуються працівникові в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.
Відповідно до положень цієї постанови при відрядженні працівників за кордон діють такі граничні норми добових витрат:
у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування-у сумі в гривнях, еквівалентній 50 дол. США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Нацбанком України на день видачі авансу;
у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати:
на одноразове харчування - у сумі в гривнях, еквівалентній 40 дол. США;
дворазове харчування - у сумі в гривнях, еквівалентній 27,5 дол. США;
триразове харчування - у сумі в гривнях, еквівалентній 17,5 дол. США.
На підставі колективного договору або наказу працедавцем можуть бути збільшені норми добових витрат понад установлені Кабінетом Міністрів України. Проте суми добових витрат можуть відноситися до складу валових витрат підприємства лише в межах установлених граничних норм.
Згідно з листом № 354/4/17-0214 оплата витрат, пов'язаних з відрядженням за кордон, є поточною неторговельною операцією в іноземній валюті і не підлягає декларуванню.
Видача авансу
на відрядження за кордон
Порядок надання коштів на відрядження регулюється пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, постановою № 663, наказом № 59.
Для видачі авансу застосовується офіційний курс Нацбанку України до іноземних валют на день видачі коштів з каси уповноваженого банку.
Підприємство, яке направляє працівника у відрядження за кордон, зобов'язано забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, відповідно до якого власник або уповноважена ним особа може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.
Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. Працівникам, які направляються у відрядження за кордон, добові виплачуються в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.
Уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунку юридичної особи - резидента або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон; розрахунок витрат.
Юридичні особи - резиденти та іноземні представництва мають право використовувати з поточного рахунку іноземну валюту для придбання дорожніх чеків на суму, що відповідає витратам на відрядження і представницьким витратам, на підставі заяви на видачу дорожніх чеків, оформленої у довільній формі, і вищезазначених документів.
Порядок звітування
про використання коштів,
наданих на відрядження
При повернені з відрядження за кордон подається звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Звіт подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.
Одночасно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, працівник подає оригінали документів, що підтверджують суми оплачених витрат із зазначенням форми оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
У разі закордонного відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються завірені кадровим підрозділом або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).
За наявності невитрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок податкового агента платника податку, що їх надав, до або під час подання зазначеного звіту у тих грошових одиницях, в яких було надано аванс.
Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому авансовому звіті більше, ніж сума виданого йому авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку і включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту.
Приклад
Працівник відряджається за кордон (країна перебування - США, норма добових - 50 дол.) і перебуває у відрядженні згідно з наказом керівника підприємства 10 діб. Йому було видано добові у доларах США (офіційний курс на день видачі авансу - 7,63 грн. за 1 дол. США).
Розрахунок добових у цьому випадку:
50 дол. США х 10 = = 500 дол. США;
7,63 грн. х 500 = 3815,00 грн.
Балансова вартість 500 дол. США дорівнює сумі гривень, сплаченій платником податку у зв'язку з купівлею (без урахування комісійних або вартості інших послуг осіб, які здійснюють конверсійні (обмінні) операції за дорученням платника податку) такої іноземної валюти. Підприємство сплатило за цю валюту 3815,00 грн. Ця балансова вартість включається до валових витрат підприємства.
Надалі у зв'язку з виробничою необхідністю за наказом керівника час відрядження працівника продовжено ще на 5 діб, отже, час відрядження становитиме 15 діб.
Після повернення працівник подає авансовий звіт, згідно з яким розраховано перевитрати в сумі
(50 дол. США х 15) - 500 дол. США = 250 дол. США.
На день розрахунків з працівником офіційний обмінний курс гривні до долара США, встановлений Нацбанком України, становить 7,65 грн. за 1 дол. США.
Отже, підприємство сплачує працівнику суму в розмірі 1912,50 грн. (7,65 грн. х 250 = 1912,50 грн.) із включенням цієї суми до валових витрат.
Таким чином, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
Слід зазначити, що у випадку затримки такої виплати протягом зазначеного строку утвориться кредиторська заборгованість, яка вважатиметься монетарною статтею і підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу (доки не буде виплачено борг працівнику).
Монетарні статті - статті балансу про грошові кошти, а також про такі активи й зобов'язання, які будуть отримані або сплачені у фіксованій (або визначеній) сумі грошей чи їх еквівалентів.
Балансова вартість валюти
Основне завдання податкового обліку операцій з розрахунками в іноземній валюті полягає у правильному визначенні балансової вартості іноземної валюти. Відповідно до пп. 7.3.4 п. 7.3 ст. 7 Закону № 334/94-ВР балансовою вартістю валюти вважається сума гривень, сплачена платником податку у зв'язку з такою купівлею (без урахування комісійних або вартості інших послуг осіб, що здійснюють конверсійні (обмінні) операції за дорученням платника податку).
У разі купівлі іноземної валюти за гривні валові витрати або валові доходи платника податку не змінюються, тобто перерахування уповноваженому банку суми у гривнях для купівлі валюти, а також зарахування іноземної валюти, придбаної на Міжбанківському валютному ринку України, на поточний валютний рахунок підприємства самі по собі не призводять до будь-яких змін у податковому обліку.
Перелік використаних нормативних документів:
Закон України № 334/94-ВР від 28.12.94 р. “Про оподаткування прибутку підприємств” (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями)
Постанова Кабінету Міністрів України № 663 від 23.04.99 р. “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” (зі змінами та доповненнями)
Наказ № 59 Мінфіну України від 13.03.98 р. “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон” (у редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 р. № 146, зареєстровано в Мін'юсті України 29.06.99 р. за № 418/3711, зі змінами та доповненнями)
Лист ДПА України № 354/4/17-0214 від 31.07.2008 р. “Щодо окремих питань податкового обліку”
Ніна ВАСИЛЮК,
оглядач “Вісника”
“Вісник податкової служби України” № 28 липень 2009 р.
передплатні індекси:
22599 (укр.) 22600 (рос.)