ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
24.07.2009 N 131
Про затвердження Порядку внесення змін,
виправлень, доповнень до актових записів
цивільного стану, що зберігаються
в державних архівах, чи їх анулювання
Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ), "Про органи реєстрації актів громадянського стану" ( 3807-12 ), Цивільного ( 435-15 ), Цивільного процесуального ( 1618-15 ) та Сімейного кодексів України ( 2947-14 ), Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, наказу Міністерства юстиції України від 04.11.2002 N 94/5 "Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання" наказую:
1. Затвердити Порядок внесення змін, виправлень, доповнень до актових записів цивільного стану, що зберігаються в державних архівах, чи їх анулювання, що додається.
2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву (Кисельова Л.А.) направити цей наказ центральним державним архівам, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, держархівам областей, міст Києва і Севастополя.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету Музичук О.В.
В.о. Голови Державного комітету К.Є.Новохатський
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
24.07.2009 N 131
Порядок
внесення змін, виправлень, доповнень
до актових записів цивільного стану,
що зберігаються в державних архівах,
чи їх анулювання
1. Цей Порядок розроблено відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ), "Про органи реєстрації актів громадянського стану" ( 3807-12 ), Цивільного ( 435-15 ), Цивільного процесуального ( 1618-15 ) та Сімейного кодексів України ( 2947-14 ), Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, наказу Міністерства юстиції України від 04.11.2002 N 94/5 "Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання".
2. Книги реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, що в установленому порядку передані до державних архівів, є документами Національного архівного фонду.
3. У разі прийняття відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (далі - відділ реєстрації актів цивільного стану) рішення про внесення змін, виправлень чи доповнень до запису в книзі реєстрації актів цивільного стану чи метричній книзі (далі - справи), що зберігається в державному архіві, або про анулювання відповідного запису, державний архів у 10-денний строк з дня отримання повідомлення про це рішення (далі - повідомлення) долучає його до архівного фонду, в якому зберігається означена справа.
Змінювати зміст (текст) оригіналу актового запису у справі шляхом закреслення частини тексту, дописування, проставлення будь-яких позначок не дозволяється.
4. Повідомлення формується в окрему справу, що створюється державним архівом у фонді, в якому зберігається книга реєстрації чи метрична книга, запис в якій змінено, і стає невід'ємною частиною зазначеної книги. Новоствореній справі надається заголовок "Документи про внесення змін, виправлень, доповнень до актових записів" і вона заноситься до новоствореного опису справ і отримує номер, наступний за номером останньої справи цього фонду. Після схвалення опису експертно-перевірною комісією державного архіву нова кількість справ та описів у фонді відбивається у відповідних облікових документах державного архіву.
5. На усіх аркушах повідомлення у правому верхньому куті проставляється штамп встановленого зразка (додаток 1), в якому зазначаються: номер справи з актовим записом, до якого внесено зміни, виправлення, доповнення чи який анульовано, за описом справ; номер аркуша у справі, на якому міститься змінений актовий запис; номер цього актового запису.
6. У разі надходження наступних повідомлень вони підшиваються в кінці зазначеної у пункті 4 цього Порядку справи, нумеруються з продовженням нумерації від останнього аркуша справи, на них проставляється штамп, передбачений пунктом 5 цього Порядку, до попереднього аркуша-засвідчувача справи долучається новий аркуш-засвідчувач.
7. На обкладинці або титульному аркуші справи, в якій міститься актовий запис, до якого внесено зміни, проставляється штамп встановленого зразка (додаток 2) із зазначенням номера аркуша цієї справи з таким актовим записом та номера справи з повідомленням про зміни.
Цей штамп проставляється також в усіх примірниках опису справ у графі "Примітки" за номером справи, актовий запис в якій змінено.
Позначки щодо змін до актових записів проставляються також у довідковому апараті до відповідних документів, копій їх страхового фонду та фонду користування.
8. Про долучення повідомлення державний архів інформує відповідний відділ реєстрації актів цивільного стану із зазначенням архівного шифру, наданого в архіві цьому повідомленню.
9. Державний архів видає архівні довідки з урахуванням змін, виправлень чи доповнень до актових записів, що містяться у справах, які у ньому зберігаються.
Заступник начальника управління - начальник відділу
зберігання та обліку Національного архівного фонду
Державного комітету архівів України Л.А.Кисельова
Додаток 1
до Порядку внесення змін,
виправлень, доповнень до
актових записів цивільного
стану, що зберігаються в
державних архівах,
чи їх анулювання
ВІДБИТОК ШТАМПА,
який проставляється на усіх аркушах
повідомлення про внесення змін, виправлень,
доповнень до актового запису чи його анулювання
----------------------------
|Зміни у справі ___________|
|на арк. __________________|
|до запису ________________|
----------------------------
Додаток 2
до Порядку внесення змін,
виправлень, доповнень до
актових записів цивільного
стану, що зберігаються в
державних архівах,
чи їх анулювання
ВІДБИТОК ШТАМПА,
який проставляється на обкладинці
або титульному аркуші та в опису справи,
до актового запису в якій внесено зміни,
виправлення, доповнення, чи актовий
запис в якій анульовано
---------------------------
| Змінено записи на арк. |
|_________________________|
| Див. справу |
|_________________________|
---------------------------