Отмена командировки и сроки возврата денежных средств;
авансовый отчет без документа: будет ли компенсация
работнику и возможны ли валовые затраты у предприятия
ВОПРОС: 1. В связи с введением моратория в банке, в котором обслуживалось наше предприятие, денежные средства с текущего счета были перечислены на личную платежную карточку работника в качестве командировочных расходов.
(Это был единственный вариант, предложенный банком в целях спасения денег предприятия, - не знаем, законный или нет.)
Соответственно был оформлен приказ о направлении работника в командировку.
На снятие денег с карточки банка было установлено ограничение в размере 100 грн в день, поэтому эта операция заняла почти 3 недели. Затем командировка была отменена приказом руководителя, и работник вернул деньги в кассу предприятия в 3-дневный срок.
При проверке налоговикам очень не понравилось, что деньги болтались вне предприятия около 3-х недель. Они заявили, что предприятие допустило превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных средств, в связи с чем будет оштрафовано в размере 25% подотчетной суммы.
Кроме того, проверяющие считают, что штрафным санкциям должен подвергнуться и работник, несвоевременно вернувший деньги в кассу предприятия.
Как нам обосновать неправомерность штрафов?
2. Работник внес наличным платежом на счет мобильного оператора от юрлица денежные средства, но платежный документ в бухгалтерии] предприятия не представил (документ утерян). От мобильного оператора есть официальное подтверждение внесения наличных средств (письмо), и внесенная сумма указана как пополнение в счете-расшифровке.
Можно ли на этом основании (без платежного документа) провести авансовый отчет? Будут ли у предприятия «мобильные» валовые затраты?
ОТВЕТ: 1. О том, что денежные средства на командировку, зачисленные на личную платежную карточку работника, считаются выданными ему под отчет, НБУ сообщил в своем письме от 03.08.2007 г. № 25-313/1474-7902. Указанная возможность подтверждена и в его письме от 14.08.2009 г. № 25-313/2015-15472.
Так что раз НБУ разрешает - значит, «карточный» вариант обеспечения командировочными вполне законен. А выдача аванса на командировку, а затем его возврат на предприятие в связи с отменой командировки тоже не являются нарушением законодательства - ведь конкретный срок выдачи аванса на командировочные цели нормативными актами не определен.
В таком случае специалисты обычно говорят, что этот вопрос предприятие может решать самостоятельно (исходя из конкретных обстоятельств каждой отдельной командировки), но только после оформления приказа (распоряжения о направлении в командировку). Именно такой подход последовательно отстаивает Минфин- см. его письма от 16.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3846 от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.
Поэтому в рассматриваемой ситуации предприятие ничего не нарушило. А то, что налоговикам не нравится затянувшаяся «командировочная» прелюдия, то уж извините: предприятие - не девушка, чтобы лично нравиться или не нравиться какому-либо контролеру.
Теперь перейдем к срокам возврата аванса работником, так и не обретшим заветного статуса «командированного». Нацбанк высказался по этому вопросу в письме от 21.08.2008 г. № 11-113/3389-11406 следующим образом: «в случае принятия руководителем предприятия решения относительно отмены командировки оно должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением), а подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия денежные средства, выданные ему на командировку и на решение в этой командировке хозяйственных вопросов, в сроки, определенные Законом Украины "О налоге с доходов физических лиц"».
Судя по всему, Нацбанк считает, что возврат денег должен состояться в течение 3-х банковских дней с момента издания приказа об отмене командировки, хотя более справедливо было бы вести отсчет с момента ознакомления работника с данным приказом.
Кстати, 3-дневный срок хорошо согласуется с п. 1.14 раздела ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (утверждена приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59), в соответствии с которым, если работник получил аванс на командировку и не выехал, он должен в течение 3-х рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу указанные средства. Правда, эта норма предусмотрена только при командировании работников за границу. Но чем внутренние командировки тут отличаются?
Любопытно, что у ГНА в г. Киеве мнение другое. Там (см. ее письмо от 04.09.2008 г. № 4405/10/17-107) считают, что деньги нужно вернуть не позднее следующего рабочего дня после дня их получения.
В комментарии к этому фрагменту письма мы интересовались, как можно вернуть деньги в указанные сроки, если отмена командировки произошла, предположим, через 3 дня после выдачи аванса. Поэтому гораздо логичнее вести отсчет сроков с момента отмены командировки.
Конечно, если проверяющие взяли на вооружение подход, изложенный в письме столичных налоговиков, то ваши предприятие и работник - большие нарушители. Но мы думаем, что до такого радикализма дело не дойдет.
И наконец - о штрафных санкциях.
Напомним, что в соответствии со ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных средств влечет применение к предприятию штрафной санкции в размере 25% выданных под отчет сумм.
Однако в рассматриваемой ситуации, как мы убедились выше, деньги были возвращены подотчетным лицом своевременно, поэтому для начисления указанного штрафа оснований нет.
По нашему мнению, никакого НДФЛ с авансовых сумм, возвращенных работником в связи с отменой командировки, удерживать не нужно, поскольку им не нарушены предельные сроки, установленные в п/п. 9.10.2 Закона об НДФЛ.
Кроме того, буквальное прочтение п/п. 9.10.2 и 9.10.3 Закона об НДФЛ дает основание поборникам закона говорить о том, что возврат командировочных сумм должен быть осуществлен после завершения командировки. В данном же случае командировка была отменена, а этот юридический факт не идентичен ее завершению. Как может завершиться то, что не начиналось?(1) Это означает, что нормы вышеуказанных подпунктов Закона об НДФЛ на отмененные командировки не распространяются.
Так что привет налоговикам.
2. Как известно, подотчетное яйцо, осуществившее расчеты с продавцом товаров (услуг), обязано отчитаться относительно израсходованных денежных средств. Для этого ему следует представить в бухгалтерию отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - отчет), а также приложить к нему все первичные документы, которые подтверждают такое приобретение и являются основанием для отражения осуществленных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Более того, представление отчета дает возможность предприятию компенсировать подотчетному работнику расходы, понесенные им в случае, когда он осуществлял приобретение за собственные наличные средства.(2) В своем письме от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/1726 Минфин подтвердил, что представление отчета в этом случае является обязательным. В нем, в частности, указывается, что вместе с отчетом работник представляет и документы, подтверждающие использование денежных средств.
Если оплата мобильных услуг производилась через РРО, то в этом случае подотчетному лицу обязаны были выдать фискальный (кассовый) чек.
Если же при оплате мобильных услуг РРО не был задействован, для подтверждения наличных расчетов могут быть использованы другие документы, но они должны соответствовать всем реквизитным признакам «первичности», установленным в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее - Закон о бухучете).
Мы считаем, что ни для первого варианта (расчет через РРО), ни для второго (РРО не применялся) письмо от оператора о подтверждении внесения наличных средств и счет-расшифровка не являются первичными документами для целей компенсации расходов работнику.
Как известно, наличные расчеты подтверждаются расчетными и платежными документами(3), например фискальным чеком, квитанцией к приходному ордеру, билетом или расчетной квитанцией. В принципе, факт передачи денег может быть подтвержден и распиской, если одной из сторон сделки (получателем денег) выступает физическое лицо.
В ситуации, описанной в вопросе, факт наличной оплаты от имени предприятия налицо, но нет никаких доказательств, что эту оплату осуществил именно данный работник (если бы на руках у работника был платежный документ, то факт его наличия как раз и свидетельствовал бы о том, что именно данный работник и произвел оплату). Ссылаясь на счет-расшифровку оператора, любой из ваших работников может приписать себе факт оплаты.
А вот за валовые затраты можно и побороться.
В этом случае следует вспомнить определение первичного документа, содержащееся в ст. 1 Закона о бухучете и в п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, соответственно:
«первичный документ - документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление»
и
«Первичные документы - это письменные свидетельства, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение».
Итак, главный признак первичного документа - это фиксация факта совершения хозяйственной операции.(4)
В этой связи представляет интерес письмо ГНАУ от 30.06.2006 г. № 12304/7/15-0517, в котором изложены ее требования к документам, подтверждающим расходы на приобретение работ (услуг).
Документом, удостоверяющим факт приобретения услуг, по мнению налоговиков, вполне может быть как двусторонний документ (акт приемки-передачи услуг), так и документ, составленный лишь одной стороной договора - важно, чтобы такой документ подтверждал фактическое предоставление соответствующей услуги и содержал обязательные реквизиты «первинки».
Соглашаясь с таким выводом в редакционном комментарии к указанному письму, мы, однако, рекомендовали предприятиям во избежание недоразумений включать условие о конкретном документе непосредственно в текст договора о предоставлении услуг.
Отдадим должное либеральной позиции ГНАУ, которая в своем письме продемонстрировала торжество превалирования сущности над формой: важно не то, как называется документ, важно его содержание. Особенно интересно, что в качестве первичного документа может выступать даже справка.(5)
Поэтому предлагаем воспользоваться либерализмом ГНАУ и рассматривать счет-расшифровку как нетиповой первичный документ, тем более что против применения подобных документов не возражают Минфин и Госкомстат.
Правда, Минфин в этом вопросе придерживается более строгой позиции. Он, к примеру, считает, что нельзя назвать первичными счета (на оплату) и счета-фактуры (см. его письмо от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136), а также калькуляции себестоимости единицы изготовления продукции (см. его письмо от 29.05.2009 г. № 31-34000-10-16/14618). Аргументация железная: указанными документами не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение(6) или разрешение на проведение хозяйственной операции.
Учитывая вышеизложенное, мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации первичным документом, дающим право на ВЗ, является счет за мобильные услуги(7), подтверждающий получение услуг связи за отчетный период на определенную сумму(8). Правда, он подтверждает ВЗ не по факту и сумме оплаты, а по факту и сумме потребленных услуг.
В общем, бухгалтеру с фантазией есть где развернуться.(9)
______________________
(1) Представим себе: спектакль не может состояться по причине массового заболевания актеров (допустим, накануне труппа в полном составе отравилась после празднования премьеры). Зрители заполнили зал согласно ранее купленным билетам. На сцену выходит администратор и невозмутимо объявляет: «Спектакль окончен».
Каково?
(2) То, что на сегодняшний день вопрос приобретения работниками для своего предприятия ТМЦ за собственные наличные средства и правомерности их последующего возмещения предприятием урегулирован на законодательном уровне, следует, например, из письма НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206).
(3) Статья 1 Закона об РРО определяет расчетный документ как «документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг <...>».
А согласно Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине кассовые документы – это «документы (кассовые ордера и ведомости на выплату денег, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции, другие приходные и расходные кассовые документы), с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета».
(4) Кстати, Минфин в своем письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450 сообщил, что распоряжение руководителя первичным документом не является, поскольку подтверждает разрешение работникам предприятия на осуществление операции по передаче имущества, но не фиксирует факт осуществления самой хозяйственной операции по передаче имущества.
(5) О такой возможности сообщается в письме Минфина от 26.05.2006 г. N 331-14010-03-25/11239.
(6) А как же мнение того же Минфина, изложенное в письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450, где речь шла о том, что и распоряжение первичным документом не является?
(7) На вопросе связи мобильных расходов с хоздеятельностью предприятия мы здесь не останавливаемся - подразумеваем, что такая связь есть.
(8) Презюмируем, что счет вашего оператора содержит сведения о стоимости услуг, потребленных в отчетном периоде.
(9) Например, ему придется решать проблему ВД, которые грозят предприятию ввиду того, что потребленные услуги оплачены непонятно кем. Бухгалтеру стоит заявлять, что оплата произведена подотчетным лицом. Но поскольку такое лицо пока не представило авансовый отчет и не потребовало компенсации, то задолженность эта не является просроченной, в связи с чем отражение ВД было бы преждевременным.
"Бухгалтер" № 34, сентябрь (II) 2009 г.
Подписной индекс 74201