Светлое будущее выставок и ярмарок

В наше время выставки и ярмарки являются незаменимыми помощниками не только для любого предприятия, но даже для некоторых предпринимателей. Значение выставок и ярмарок для лиц или организаций, выставляющих какой-либо предмет на выставке, определяется, прежде всего, возможностью:

- непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей;

- отслеживать рыночные тенденции и оценить позицию своего предприятия на рынке;

- дать знать о себе;

- обменяться информацией со специалистами;

- почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику;

- проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах товаров, услугах его фирмы и товаров, услугах его основных конкурентов;

- провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров, услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств;

- и др.

Таким образом, выставочно-ярмарочная деятельность направлена на создание благоприятных условий для увеличения объемов продаж конкурентоспособной продукции и услуг, усовершенствование технологий, привлечение инвестиций и кредитов, обеспечение научно-технического и технологического обновления отечественного производства, укрепление международных связей, повышение международного имиджа государства, развитие делового туризма в регионах Украины, активизации инновационного процесса и производственной кооперации.

Ярмарки и выставки дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, содействующие регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы сторон. На ярмарках и выставках имеются реальные возможности пропаганды надежности изготовителя, его имиджа, уровня технического обслуживания. Результаты деятельности ярмарок и выставок позволяют изготовителям принимать решения о выпуске продукции, обновлении ассортимента и номенклатуры, повышении качества, улучшении дизайна.

Однако выставки или ярмарки несут выгоду не только предприятию, которое выставляет какой-либо предмет на выставке, но и непосредственным потребителям.

Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и выторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт.

При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Понятие, классификация и значение ярмарок и выставок

Из всех видов деятельности по стимулированию сбыта только один похож на праздник - выставка. Этому способствует все - красивые стенды, нарядная толпа, музыка и праздничное настроение всех участников. В общем, выставка - это пьянящий аромат феерии, которой, к тому же, наслаждаются в рабочее время и за зарплату.

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление ярмарок и выставок.

Ярмарка - это мероприятие, непосредственно связанное с розничной или оптовой торговлей, проводимое регулярно в определенном месте и в определенный срок.

Выставка - это мероприятие, связанное с демонстрацией продукции, товаров и услуг, способствующее их продвижению на внутренний и внешний рынок с учетом его конъюнктуры, созданию условий для проведения деловых переговоров с целью заключения договоров о снабжении или протоколов о намерениях, создания совместных предприятий, получения инвестиций.

В рамках торгово-промышленной выставки значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремятся информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт продукции (товаров). В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках или выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

Принятая в 2007 году новая Концепция выставочно-ярмарочной деятельности не стала чем-то вроде изобретения колеса. Факт принятия новой Концепции стал лишь доказательством того, что идет серьезная координация этой деятельности и поддержка развития отрасли со стороны государства.

Стратегическая задача -сделать выставочную индустрию важнейшим инструментом государственной политики и эффективным средством развития свободного рынка.

Представим классификацию выставок и ярмарок на рис. 1.

С рисунком 1 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Согласно Концепции выставочно-ярмарочной деятельности статус всемирной предоставляется выставке Международным бюро выставок (г. Париж, Франция).

Международными являются выставки и ярмарки, где иностранные компании или организации составляют не менее 10%. Международные выставки и ярмарки проводятся во многих государствах, но особо большое распространение они получили в странах Западной Европы и США.

На долю пяти стран - Германии, Англии, США, Франции и Италии - приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок развитых стран следует назвать международные ярмарки, проводимые в Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия).

Среди европейских стран особое место в проведении такого рода мероприятий занимают, в порядке значимости, Германия, Франция, Италия, за которыми следует Великобритания. При этом необходимо отметить и заслуживающую внимания выставочную деятельность в менее крупных странах, таких как Испания, Бельгия, Голландия и др.

Ярмарки и выставки пользуются большой популярностью и в Северной Америке и, в частности, в США и Канаде.

Однако более динамическое развитие ярмарочно-выставочной деятельности по сравнению с Европой и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной Азии.

Наиболее крупными международными ярмарками и выставками, проводимыми в развивающихся странах, являются ярмарки и выставки в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили).

Национальными являются выставки и ярмарки, в которых принимают участие субъекты хозяйствования не менее как из 20 регионов Украины или представлена продукция, товары и услуги пяти и более отраслей экономики.

Решение о предоставлении выставке и ярмарке, проводимых в Украине, статуса международных или национальных принимает КМУ по представлению Минэкономики на основании письменного обращения организатора.

Отраслевыми являются выставки и ярмарки, на которых представлена продукция, товары и услуги предприятий и организаций, которые характеризуются общностью признаков производственно-хозяйственной деятельности.

Межрегиональными являются выставки и ярмарки, в которых принимают участие субъекты хозяйствования из двух и более регионов, районов или городов.

Региональными (местными) являются выставки и ярмарки, в которых принимают участие субъекты хозяйствования из одного региона, района или города.

Решение об участии и проведении в Украине и за рубежом выставок и ярмарок с частичным финансированием расходов за счет средств:

- государственного бюджета принимается Кабинетом Министров Украины;

- местного бюджета - местными органами исполнительной власти.

Имиджевой является национальная экспозиция, которая организуется на всемирных и международных выставках и ярмарках для:

- формирования позитивного восприятия Украины международными организациями, иностранными государствами и гражданами, в частности инвесторами;

- информирования международного содружества о национальном экономическом потенциале и привлекательной инвестиционной среде;

- популяризации туристически-рекреационного потенциала;

- укрепления гуманитарных контактов.

Специализированной является национальная экспозиция, которая организуется на всемирных и международных выставках и ярмарках для:

- продвижения отечественной конкурентоспособной продукции, товаров и услуг на внешний рынок;

- привлечения иностранных инвестиций;

- внедрения новейших технологий.

Как видим, целью проводимых выставочно-ярмарочных мероприятий является, прежде всего, демонстрация продукции, товаров, работ, услуг, технологий, распространение информации о субъекте хозяйствования, расширение круга возможных покупателей.

К тому же, у каждого субъекта выставочно-ярмарочной деятельности своя задача:

- у органов исполнительной власти - реализовывать государственную политику в этой сфере;

- у участников - продвигать свою продукцию на внутреннем и внешнем рынке с целью развития производства;

- у посетителей - получать информацию о товарах и производителях.

Конечно же, не последняя роль отведена и организаторам выставок или ярмарок, зарабатывающим на их организации немалые деньги и имидж.

Организаторы выставок и ярмарок

Организаторами выставок и ярмарок могут быть:

- центральные и местные органы исполнительной власти, обеспечивающие подготовку и проведение выставок и ярмарок на основании соответствующего решения с частичным финансированием расходов за счет средств государственного или местного бюджета;

- субъекты хозяйствования всех форм собственности, основная деятельность которых связана с организацией и проведением выставок и ярмарок.

Таким образом, форма собственности предприятий-организаторов может быть любой, главное, чтобы выставочная деятельность была предусмотрена их уставами.

Распорядителем выставок и ярмарок является субъект хозяйствования, который осуществляет их подготовку и проведение на основании договора, заключенного с организатором выставок и ярмарок, может привлекать на договорных основах других субъектов хозяйствования к выполнению работ, предоставлению услуг, закупке товаров, необходимых для организации и проведения выставок и ярмарок.

Распорядителем выставок и ярмарок является субъект хозяйствования, предоставляющий на основании договора, заключенного с организатором или распорядителем выставок и ярмарок, услуги по их организации (проектирование, строительство, оформление выставок и ярмарок).

Агентом является субъект хозяйствования, берущий на основании договора, заключенного с организатором или распорядителем выставок и ярмарок, обязательства по привлечению участников.

Участником выставок и ярмарок является субъект хозяйствования, заключивший с организатором или распорядителем договор об участии в них.

Всех организаторов выставок можно разделить на имеющих материально-техническую базу (специальные выставочные площади, выставочное оборудование, сервисные условия), так называемые выставочные центры, и не имеющих такой базы.

Соответственно выставочные центры должны иметь штат работников для содержания такой базы, а другие организаторы (не выставочные центры) арендуют выставочные площади и оборудование, в том числе и у выставочных центров. По договору подряда или договору поручения они могут привлечь сторонние организации для выполнения как всего комплекса работ по установке оборудования (стендов), так и отдельных его частей.

Продуктом деятельности организатора является выставка или ярмарка как комплекс услуг, предоставляемых одновременно всем потребителям (участникам, посетителям). При одинаковом комплексе услуг организаторов, но с разной тематикой, организационными и техническими мероприятиями, осуществляемыми на различных этапах выставки (подготовки, проведения, закрытия), она (выставка или ярмарка) будет иметь свою себестоимость.

То есть каждая выставка - продукт уникальный, единственный в своем роде. Поэтому подготовка к проведению каждой следующей выставки требует разработки отдельных организационных, технических и финансовых планов.

Об итогах выставочной деятельности в 2008 году

По данным Выставочной федерации Украины (www.ехро.огg.ua/ua/statistics.php), о своей деятельности в 2008 году перед органами государственной статистики отчитались 127 организаторов выставок и 17 выставочных центров. По данным отчетов, выставочными организациями Украины было проведено 1174 выставочных мероприятия, из них 653 выставки и 521 ярмарка.

Подавляющее большинство упомянутых мероприятий осуществлялось в пределах Украины и только 15 - в других странах: 5 мероприятий проведено в Российской Федерации, 3 - в Казахстане, по 2 - в Сирийской Арабской Республике и Турции, по 1 мероприятию - в Азербайджане, Дании и Германии.

Наибольшее количество выставочных мероприятий (442, или 38%) были проведены организаторами выставок, зарегистрированными в городе Киеве, 11% (125) - в Одесской области, соответственно 65 и 62 мероприятия - в Запорожской и Днепропетровской областях.

Из общего количества мероприятий 15% имели статус международных, 31% - национальных, 49% - межрегиональных, 5% - региональных. Из 366 национальных выставочных мероприятий 164 проводились при участии только отечественных фирм, а 202 - отечественных и иностранных фирм.

Источниками финансирования подавляющего, большинства выставочных мероприятий (1121, или 95%) была коммерческая деятельность. Вместе с тем 39 мероприятий имели смешанные источники финансирования (из них 31 -при участии государственного или местных бюджетов). Свыше половины мероприятий по тематике относились к отраслевым (специализированным), каждое третье мероприятие - к многоотраслевым, остальные к универсальным. Только для специалистов проводилось каждое, десятое мероприятие, другие должны были заинтересовать как специалистов, так и широкий круг посетителей.

Почти треть выставочных мероприятий относилась к тематическому направлению “Ярмарки товаров повседневного спроса”, 11% - к направлению “Текстиль, одежда, обувь; товары из кожи; бижутерия и соответствующее оборудование”, по 8% - к направлениям “Строительство, реконструкция, отделка и материалы и соответствующее оборудование” и “Сельское, лесное и парковое хозяйство, виноградарство, садоводство и соответствующее оборудование”.

Ежегодную периодичность имели 62% мероприятий (727), сезонную - 36% мероприятий (422). Средняя продолжительность мероприятий колебалась в пределах 3-6 дней.

Общая застроенная площадь организаторов выставок составляла 1836 тыс. м², а общая выставочная площадь выставочных центров - 192 тыс. м².

В выставочных мероприятиях принимали участие 82 тысячи организаций, из них 4,9 тысяч - иностранных.

Иностранные участники представляли 71 страну и принимали участие в большинстве выставочных- мероприятий.

Работу организаторов выставок и выставочных центров обеспечивали 2,3 тыс. штатных работников, из них 1,4 тыс. с высшим образованием.

Финансирование выставок и ярмарок

Выставочно-ярмарочная отрасль - серьезнейшая сфера экономики. К такому мнению, по-видимому, пришло и правительство, решившее усовершенствовать законодательные механизмы, позволяющие развивать данную отрасль экономики.

Ведь в нашей стране выставочно-ярмарочную отрасль отличает то, что она способствует развитию отечественного производства, поддерживает товаропроизводителей, формирует национальный рынок.

Участие Украины во всемирных выставках финансируется за счет средств Государственного бюджета (в пределах соответствующих бюджетных программ на основании решений Кабинета Министров Украины) и средств спонсоров.

Организация национальных экспозиций на международных выставках и ярмарках, а также национальных выставок обеспечивается за счет средств их участников, спонсоров и частичного финансирования из Государственного бюджета Украины (в пределах средств соответствующих бюджетных программ на основании решений Кабинета Министров Украины), а также местных бюджетов (в пределах средств соответствующих бюджетных программ на основании решений Совета министров Автономной Республики Крым, облартных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций).

Проведение межрегиональных и региональных (местных) выставок и ярмарок обеспечивается за счет средств их участников, спонсоров и частичного финансирования из местных бюджетов (в пределах средств соответствующих бюджетных программ на основании решений Верховного Совета Автономной Республики Крым, областных, Киевского и Севастопольского городских советов).

Рекомендации относительно проведения выставок и ярмарок в Украине и за рубежом с частичным их финансированием за счет бюджетных средств разработаны Минэкономики Украины - Рекомендации № 546. Ими, в частности, определены основания для проведения выставок, требования к их проведению и обязанности распорядителя выставки.

Выставка проводится на основании Концепции выставочно-ярмарочной деятельности, утвержденной Главной организацией по согласованию с Минэкономики.

Она должна происходить в специальном выставочном помещении или в специально отведенных местах, где их участникам предоставляются в аренду современное выставочное оборудование и мебель.

Обеспечивает это распорядитель выставки, определенный Главной организацией совместно с организатором выставки. Он же заключает договоры с субъектами хозяйствования о бесплатном предоставлении выставочных площадей, помещений, оборудования и прочего имущества, а также оплачивает стоимость таможенного оформления и перевозки предметов выставки и выполняет ряд других функций, связанных с организацией выставки.

Главной организации и организатору распорядитель должен предоставить на утверждение перечень участников выставки, форму заявки, условия пребывания участников, технико-экспозиционный план размещения экспонатов и другие документы.

Под Главными организациями в них понимаются центральные органы власти, определенные решениями Кабмина, под организаторами - структурные подразделения местных органов исполнительной власти, определенные решениями местных советов.

О распорядителе же в Концепции выставочно-ярмарочной деятельности сказано лишь то, что им является субъект хозяйствования, осуществляющий подготовку и проведение выставки, без детализации его обязанностей.

Разделом V Рекомендаций № 546 предусмотрено, что Главная организация в течение 15 дней по окончании работы выставки и ярмарки в Украине или национальной экспозиции Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом, подготовка которых осуществлялась с частичным финансированием за счет средств Государственного бюджета, должна представить Минэкономики отчет, который должен включать следующие разделы:

- дата и номер решения Кабинета Министров Украины по проведению выставки и ярмарки в Украине или участию Украины в международной выставке и ярмарке за рубежом; название выставки и ярмарки, дата и место проведения;

- сведения о выставке и ярмарке (количество стран и участников выставки и ярмарки, общая выставочная площадь, количество посетителей и т.п.) или о национальной экспозиции Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом (общая выставочная площадь, основные разделы экспозиции, количество и состав участников, перечень экспонатов, пользовавшихся наибольшим вниманием посетителей);

- данные об официальной части выставки и ярмарки в Украине или национальной экспозиции Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом (проведение бизнес-форумов, конференций, количество и состав участников, программа проведения мероприятий, итоговые документы и т.п.);

- состав и программа пребывания официальной делегации Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом;

- данные об объемах средств Государственного бюджета, использованных на подготовку и проведение выставки и ярмарки в Украине или национальной экспозиции Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом;

- информация о результатах работы выставки и ярмарки в Украине или национальной экспозиции Украины на международной выставке и ярмарке за рубежом с соответствующими выводами и предложениями.

Таким образом, получение финансовой поддержки от государства - это получение субсидии на текущие расходы предприятия. Такие средства являются безвозмездными текущими выплатами предприятию и не предполагают компенсации со стороны получателя. Получение бюджетной субсидии налагает на организатора обязанность:

- во-первых, использовать ее строго по целевому назначению;

- во-вторых, представлять месячную и квартальную отчетность об использовании бюджетных средств.

В бухгалтерском учете субсидии из бюджета, согласно Инструкции № 291, учитываются на счете 48 “Целевое финансирование и целевые поступления”. По кредиту этого счета отражаются средства в момент их получения или признания дебиторской задолженностью, а по дебету - в момент признания их доходом,

В соответствии с п. 16 П(С)БУ 15 целевое финансирование не признается доходом до тех пор, пока не будет подтверждения того, что оно будет получено и предприятие выполнит условия такого финансирования. Из этого следует, что предприятие отражает доход от целевого финансирования не в момент его получения на свой счет, а в течение периодов, в которых будут осуществлены расходы, связанные с выполнением условий такого финансирования.

В налоговом учете такие средства, на основании пп. 4.1.6 п. 4.1 ст.4 Закона о налогообложении прибыли, подлежат включению в состав валового дохода в момент их получения.

Порядок учета бюджетных средств, полученных в счет частичного финансирования выставок или ярмарок из бюджета, рассмотрен в табл.1.

Таблица 1

Этапы участия в выставочно-ярмарочной деятельности

При все ярко выраженных преимуществах от участия в выставках и ярмарках предприятию все же не следует забывать, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки.

Поэтому, прежде чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, следует тщательно обдумать его. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, по численному составу персонала экспозиции и его соответствующей подготовке, аренде выставочной площади и ее нахождении, планированию самого стенда и размещению на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

Таким образом, вся выставочная или ярмарочная деятельность предприятия последовательно реализуется на следующих этапах (рис. 2).

С рисунком 2 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

При этом каждый из четырех этапов одинаково важен для эффективной деятельности предприятия на выставке или ярмарке и получения соответствующих результатов.

Принятие решения об участии в ярмарке или выставке

Начинать работу хозяйствующему субъекту следует с ответа на вопрос - нужна ли ему выставочная деятельность вообще? Если ответ - положительный, то предприятие должно обратить основное внимание на:

- размер общей экспозиционной площади;

- степень известности именно этой выставки или ярмарки;

- тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом;

- список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет;

- список экспонентов, уже заявивших о своем участии;

- время проведения выставки или ярмарки и календарный план производства и сбыта предприятия;

- цену аренды экспозиционной площади;

- условия участия в общем каталоге.

Ярмарки и выставки, прежде всего, помогают экспоненту предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия, оценить его позицию на рынке (размеры, стабильность), почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов, параллельно с ним участвующих в данной ярмарке или выставке, определить ход конкуренции в области товаров-субститутов (заменителей)¹, изучить политику конкурентов (методы, стимулы, системы).

В соответствии с вышеперечисленными факторами причины участия в выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, одинаковые для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия (рис. 3).

С рисунком 3 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

В функциональном аспекте цели участия в выставках и ярмарках могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на:

1. Цели подготовки продаж;

2. Цели осуществления продаж;

3. Цели поддержания продаж.

Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки или выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки или выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем ярмарки или выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

Первичные документы, которыми оформляется на предприятии его участие в выставке (ярмарке), должны содержать подтверждение того, что принятие участия в таком мероприятии является хозяйственной необходимостью предприятия и имеет рекламный характер. Ведь совершенно очевидно, что, демонстрируя свои товары или услуги на выставке (ярмарке), предприятие таким образом рекламирует их в расчете на повышение спроса и, как следствие, увеличение объема продаж и прибыли.

Документами, которыми могут оформляться операции по подготовке к выставке или ярмарке, являются:

1. Приказ (распоряжение) руководителя об участии предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии. В нем оговариваются:

- дата (период) и место проведения мероприятия;

- лица, ответственные за организацию подготовки и принятия в нем участия предприятием;

- сроки и календарный план подготовки;

- сроки отчетности по окончании выставки (ярмарки) и т. п.

Если предприятие планирует бесплатно раздавать на выставке (ярмарке) рекламные образцы собственной продукции (товаров), то в приказе (распоряжении руководителя) желательно отметить цель раздачи таких рекламных образцов, а именно: указать, что это делается в рекламных целях.

Кроме того, в данном случае можно разработать и утвердить перечень рекламных образцов продукции (товаров), которые будут подлежать бесплатной раздаче, их количество с указанием фамилий работников, ответственных за их бесплатную раздачу. Для бесплатного распространения на выставке (ярмарке) выдача продукции (товаров) ответственным лицам из состава предприятия осуществляется на основе выписанной накладной;

2. План подготовки предприятия к выставке (ярмарке). Он разрабатывается для того, чтобы ответственные лица могли гарантировать выполнение подготовительных работ в обусловленные сроки.

Организация участия предприятия в выставке или ярмарке

После установления целей участия в ярмарке или выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления.

Смета расходов на участие в выставке (ярмарке) разрабатывается для определения предстоящих расходов, связанных с проведением выставочно-ярмарочного мероприятия. Смета может включать следующие основные статьи расходов:

- плата за право участия в выставке или ярмарке (взнос на право участия, арендная плата за пользование выставочным оборудованием и выставочной площадью, плата за размещение информации в каталоге и т. п.);

- расходы на изготовление выставочного оборудования (если предприятие планирует пользоваться своими стеллажами, стендами во время выставки или ярмарки, а не арендовать их у организаторов);

- транспортные расходы на перевозку собственного выставочного оборудования и выставочных товаров;

- командировочные расходы работников, направляемых для принятия участия в выставке (ярмарке);

- расходы на транспортировку выставочных товаров, выставочного оборудования и т. п.;

- расходы на изготовление рекламных материалов, предназначенных для бесплатного распространения на выставке (ярмарке);

- расходы на бесплатное рекламное распространение образцов продукции (товаров).

Если же на выставке (ярмарке) предприятие планирует бесплатно распространять большой ассортимент и количество образцов продукции (товаров), то можно разработать отдельную смету на бесплатное распространение таких образцов продукции (товаров).

Поскольку предусмотреть все вероятные расходы невозможно, то вполне логично, что смета выставочно-ярмарочных расходов будет приблизительной.

Для организаторов выставок и ярмарок смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке или выставке.

Что включает в себя цена 1 м² выставочной площади?

Это, как правило, стоимость:

1) общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2) общей охраны территории;

3) пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, устанавливаемой в зависимости от размера арендуемой площади;

4) одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

5) вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) и других дополнительных услуг.

Участнику выставки или ярмарки дополнительно следует определить основные позиции и основные статьи расходов. Обычно расходов требуют:

- мероприятия, проводимые на стенде;

- тип стенда;

- оформление стенда;

- персонал, работающий -у стенда;

- реклама до выставки;

- работа с прессой;

- особые формы обращения к посетителям;

- угощения на стенде;

- транспорт;

- монтаж и демонтаж стенда;

- текущие затраты по стенду.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в ярмарке или выставке, подчеркивает значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствует о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом начиная с выбора места и кончая оформлением экспонатов.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к “популярным” стендам.

Стенд представляет собой единый комплекс площади, которую устроитель ярмарки или выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

Стенд - это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.

Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и отражает предприятие как единое целое.

В связи с этим стенд должен:

- выделять предприятие;

- привлекать, не будучи вызывающим;

- пробуждать интерес.

На классический вопрос, занимающий каждого экспонента: “Каким все же должен быть стенд?” - следует ответить: “Таким, который с первого же момента раскрывает цели участия экспонента в ярмарке или выставке, отпечатывается в памяти посетителей как единое целое конструкции и представляемых товаров/услуг и подчеркивает или улучшает имидж предприятия”.

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:

- количество и вид экспонатов;

- ожидаемое количество потребителей;

- особые запросы экспонента, определяемые целями его участия;

- размеры и авторитет фирмы;

- размеры стендов конкурентов.

Стенд площадью в 20 м² может удовлетворять потребности мелкого экспонента, но если он расположен в близком соседстве со стендами в 150 или 200 м², опасность падения авторитета экспонента очевидна.

Обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьезных проблем, с которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

- напротив и справа от главного входа;

- на центральных внутренних проходах;

- в углах;

- вблизи от “активных” экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

- вдали от выходов и центральных проходов;

- в задней части зала;

- позади больших колонн, лестниц;

- лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Хороший проект, рациональная планировка помещения в сочетании с подходящей расцветкой, необходимыми информационными элементами и соответствующим освещением составляют платформу, на которой будет строиться размещение экспонатов. Тот факт, что стенд является отражением предприятия в миниатюре, обязывает отнестись с особым вниманием к способу размещения и методам представления товаров.

Реклама участия фирмы в той или иной ярмарке или выставке играет настолько важную роль, что будет справедливым не считать преувеличением утверждение: “не сделал себе рекламы - лучше не участвуй”.

В сфере ярмарок и выставок реклама и связи с общественностью (public relations) так тесно связаны между собой в плане использования коммуникаций, что между ними часто невозможно провести границу. Объяснением этого своеобразия служит тот факт, что участие в таких мероприятиях обычно используется предприятием как удобный случай продвинуться в осуществлении генеральных целей предприятия.

Реклама участия - это проводимая в рамках участия в той или иной ярмарке или выставке рекламная кампания, целью которой является популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием его экспонатов и осведомление их о расположении стенда на территории экспозиции. Реклама участия, представляющая собой платный способ коммуникации с посетителями ярмарки или выставки, функционирует как механизм оказания на них воздействия с целью убедить их в необходимости включения рекламируемого экспонента в их план посещения экспозиции.

Первостепенными факторами, определяющими рекламную стратегию фирмы, являются:

1) точное установление целей, преследуемых кампанией по рекламе участия;

2) определение сегмента посетителей, к которым будет обращено рекламное сообщение для привлечения их на стенд;

3) классификация посетителей по географическим признакам на основании данных по трем последним периодам проведения ярмарки или выставки;

4) качественный состав посетителей, которым определяются основные параметры, влияющие на их решение посетить стенд конкретного экспонента;

5) тактика рекламных средств, призванная обеспечить экономичность расходования рекламного бюджета (соотношение стоимости и результата) и эффективность выбранных средств;

6) установившаяся практика использования средств передачи информации.

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы (рис. 4).

С рисунком 4 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки:

1. Включение фирмы - участницы в официальный каталог ярмарки или выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге - спорный вопрос. Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге, и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога, и объявление, вероятнее всего, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников;

2. Публикация в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати рекламы, ориентированной на “целевые группы”. Эта реклама

должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней перед открытием выставки или ярмарки;

3. Использование наружной рекламы. Наружная реклама - это стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки или ярмарки;

4. Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации;

5. Использование символов ярмарки или выставки, образцами которых администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии;

6. Эпистолярное общение (direct mail) считается наиболее подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке или ярмарке и план месторасположения вашего стенда на выставке.

Если в ходе проведения выставочно-ярмарочных мероприятий предполагается продажа субъектом хозяйственной деятельности своей продукции, товаров, работ, услуг, то по сути это будет не что иное, как выездная (мелкорозничная) торговля.

А это, в свою очередь, предусматривает наличие документов, которые должны оформляться согласно требованиям законодательства Украины для осуществления такого вида торговли.

Речь идет о разрешении на размещение объекта торговли и краткосрочный торговый патент.

Торговый патент. Если целью выставки является распространение информации о предприятии с проведением демонстрации выставочных образцов и при этом торговли за наличные как таковой не происходит, то патент для участия в выставке приобретать не нужно.

Также патент не нужен в том случае, когда с целью расширения круга клиентов и объемов продаж во время выставки предприятие будет проводить розыгрыши с выдачей денежных или имущественных призов.

Так как на ярмарке непременно осуществляется торговая деятельность за наличные, то предприятию для участия в ярмарке следует приобрести р. С учетом того, что ярмарочные мероприятия имеют непродолжительный характер, при этом приобретается краткосрочный торговый патент (п. 16 Положения № 1077).

У краткосрочного торгового патента (п.п. 4 - 5 ст. 3 Закона о патентовании):

- срок действия составляет от 1 до 15 дней;

- плата установлена в фиксированном размере - 10 грн за каждый день торговли и должна быть внесена не позднее чем за 1 день до начала осуществления торговой деятельности. Обращаем внимание на то, что даже если предприятие уже имеет обычный торговый патент на осуществление торговой деятельности, то для торговли на ярмарке оно все равно должно приобрести краткосрочный торговый патент. Ведь ярмарка для него - это отдельная торговая точка (а торговый патент, как предусмотрено п. 3 ст. 3 Закона о патентовании, приобретается на каждую торговую точку)

Вместе с тем иногда торговать за наличные можно и без патента. Так, от приобретения торгового патента освобождаются:

- субъекты предпринимательства, торгующие исключительно товарами отечественного производства, перечисленными в п. 6 ст. 3 Закона о патентовании;

- субъекты малого предпринимательства, уплачивающие единый налог (как юридические, так и физические лица) (ст. 6 Указа № 727);

- плательщики фиксированного сельскохозяйственного налога (ч.. 4 ст. 9 Закона о ФСН).

Поэтому таким субъектам хозяйствования приобретать торговый патент для осуществления торговой деятельности на выставочно-ярмарочных мероприятиях не нужно.

В некоторых же случаях, перечисленных в п.п. 6 - 9 ст. 3 Закона о патентовании, субъектам хозяйствования разрешается торговать по льготному торговому патенту.

Разрешение на размещение объекта торговли. Субъекту хозяйствования, собирающемуся торговать в ходе выставочно-ярмарочных мероприятий, также предстоит получить разрешение на размещение объекта торговли.

Однако на сегодня сложилась ситуация, когда согласно налоговому законодательству существует сбор за выдачу разрешения на размещение объектов торговли, но отсутствуют правовые основания для выдачи таких разрешений, хотя по Закону о благоустройстве органы местного самоуправления имеют полномочия на предоставление разрешения на размещение зданий и сооружений социально-культурного, бытового, торгового и другого назначения. Об этом сообщил Госкомпредпринимательства в Письме № 6048.

В том случае, когда субъект хозяйственной деятельности является плательщиком единого налога, уплачивать сбор за выдачу разрешения на размещение объектов торговли и сферы услуг ему не нужно. О таком освобождении “единоналожников” от уплаты сбора сказано и в Письме № 7197 Госкомпредпринимательства, при этом подчеркнуто, что “единоналожники” освобождены от уплаты сбора за выдачу разрешения на размещение объектов торговли и сферы услуг, но не от обязанности получения такого разрешения, поэтому такое разрешение выдается им бесплатно.

РРО. Розничная торговля на ярмарках (за исключением расположенных на их территории магазинов, киосков, палаток, павильонов, помещений контейнерного типа) осуществляется без применения РРО, однако с использованием расчетных книжек (РК) и книг учета расчетных операций (КУРО) (п. 3 Перечня № 1336).

Однако необходимо помнить, что торговать таким образом (без РРО, но с РК и КУРО) можно лишь до момента, когда объем расчетных операций по всем объектам выездной ярмарочной торговли в течение года не превысит 200 тыс. грн (п. 2 Постановления № 1336).

Вместе с тем заметим, что ни РРО, ни РК с КУРО при торговле не понадобятся частным предпринимателям, уплачивающим единый или фиксированный налог, при условии, конечно, что они не торгуют подакцизными товарами, кроме пива на разлив (п.п. 5 - 6 ст. 9 Закона о РРО).

Стадия работы ярмарки или выставки
(функционирование стенда)

В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

1) изготовление различных рекламных материалов, придающих стенду индивидуальность;

2) бесплатная раздача мелких сувениров;

3) раздача образцов товаров;

4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

5) передача музыкальных программ;

6) демонстрация видеофильмов, слайдов;

7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существуют три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

- технические работники, раздающие рекламные материалы у входа, разносящие их по стендам, обслуживающие переговоры и следящие за стендом;

- специалисты по “public relations”, которые должны легко входить в контакт, останавливать, “завлекать” посетителей на стенд; специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 м² общей площади.

Кроме того, краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль “обратной связи” (feedback), т.е. информации, поступающей “извне”, предполагает:

1) проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов;

2) изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты;

3) качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов;

4) оценку замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей.

Участие в выставке или ярмарке можно признать успешным, если посетители обратили внимание на представленные образцы и запомнили их. Первое обеспечивается путем продуманного оформления экспозиции, второе - с помощью раздачи различного рода рекламных материалов.

И действительно, надеяться только на память посетителей неразумно. Ведь даже если тот или иной товар произвел неизгладимое впечатление и вызвал непреодолимое желание приобрести его в ближайшем “послевыставочном” будущем, необходимо подсказать, где и как это можно осуществить. Это если по минимуму. А ведь надо учитывать, что посетитель выставки может и не вспомнить, как выглядит товар, который он может приобрести по адресу, указанному, например, в листовке. Значит, на ней же следует разместить фото или рисунок, а также текст с характеристикой товара.

В некоторых случаях целесообразно и сам товар вручить. Кроме того, неплохо, если перед глазами потенциального покупателя будут постоянно находиться логотип предприятия, адреса и телефоны его торговых точек, изображение или название товара и др.

Чтобы добиться этого, необходимо всего-навсего нанести их на какой-нибудь полезный предмет - ручку, календарь, коврик для компьютерной мышки и т.д. В этом случае “выставочный” эффект можно еще и усилить, вручив посетителям, проявившим интерес к товару, не один, а несколько таких предметов, и превратив их (посетителей) в собственных рекламных агентов, причем на общественных началах.

Следовательно, существует множество способов попытаться сохранить в памяти посетителей то, что они увидели на выставке. Какой именно способ выбрать, решают маркетологи и руководители.

Но и бухгалтеры (или специалисты по налоговому учету, если таковые есть на предприятии) не должны оставаться в стороне, ведь именно им придется “бороться” с налоговыми последствиями бесплатных раздач. А последствия эти прямо зависят от того, что именно раздается.

Предметы раздачи

Предметы, которые могут раздавать участники выставки ее посетителям, весьма разнообразны. Разнообразны и условия раздачи. Кроме того, участникам выставки могут предоставляться услуги. Рассмотрим учет только тех предметов и услуг, которым присущи следующие характерные особенности:

- во-первых, они именно раздаются (а не, например, разыгрываются или просто демонстрируются, если речь идет об услугах);

- во-вторых, они раздаются бесплатно (если не бесплатно, то это уже не раздача, а продажа, или, как вариант, распродажа);

- в-третьих, они раздаются исключительно в рекламных целях;

- в-четвертых, они раздаются всем “неперсонифицированным” желающим;

- в-пятых, непосредственными получателями являются физические лица.

Если хотя бы одна из особенностей не соответствует перечисленным, то налоговые последствия могут быть иными.

В то же время между предметами раздачи есть существенные различия, позволяющие объединить их в несколько групп, то есть классифицировать. Такая классификация необходима, прежде всего, в целях налогообложения. Не удивительно, что ее разработкой занялись сами специалисты ГНАУ.

Так, в Письме № 3428/6/15-1215-26 они подразделили предметы раздачи на следующие группы:

- ТМЦ, а также работы (услуги), которые, кроме рекламной, ни одной из других функций не выполняют (прайс-листы, рекламные проспекты, брошюры, каталоги и др.);

- продукция собственного производства;

- материальные ценности, которые приобретены предприятием для собственного использования в хозяйственной деятельности, а затем раздаются в качестве подарков (например, канцелярские товары с логотипом предприятия).

Очевидно, что предложенная классификация не лишена недостатков: она не является ни точной, ни полной. В частности, несколько странным выглядит упоминание работ и услуг среди “рекламных” ТМЦ. Трудно представить себе работу, которую можно было бы поставить в один ряд с рекламным проспектом. А вот выполнение работ или предоставление услуг в рекламных целях и на тех условиях, которые перечислены ранее, вполне возможно. Поэтому целесообразно выделить их в отдельную группу. Если исходить из особенностей налогообложения, то целесообразно сначала разделить на две группы:

- предметы исключительно рекламного характера, не имеющие потребительских свойств (то есть такие, которые нельзя съесть или выпить, нельзя надеть на себя или использовать для тех или иных потребностей личного характера). К таким предметам относится не только то, что перечисляет ГНАУ, - прайс-листы, рекламные проспекты, брошюры, каталоги, но и многие другие предметы (не случайно ведь ГНАУ заканчивает свой перечень словами “и др.”);

- все другие предметы (то есть предметы, которые в данной ситуации используются как рекламоносители или рекламные образцы, но могут использоваться и по их прямому - не рекламному - назначению).

Почему именно так?

Да потому что принципиальные отличия в налогообложении прослеживаются именно между этими двумя группами.

Бесплатная раздача рекламной продукции - операция практически беспроблемная для учетных работников. ГНАУ сама нашла обоснование тому, что раздача рекламной продукции, которую можно использовать исключительно в качестве носителя информации о товарах (работах, услугах), не влечет за собой никаких налоговых последствий.

Обоснование очень простое: такая раздача по своей сути не является продажей (поставкой) товаров.

Расходы, связанные с изготовлением или приобретением рекламной продукции, включаются в валовые расходы по правилу первого события (ст. 11 Закона о налогообложении прибыли) и в полном объеме (на основании первого абзаца пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закона о налогообложении прибыли). Но поскольку рекламная продукция, как правило, представлена в виде материальных ценностей, ее стоимость (начиная с периода, в котором такая продукция была оприходована на склад, и заканчивая периодом ее раздачи) является объектом специального учета, предусмотренного п. 5.9 ст. 5 Закона о налогообложении прибыли. Понятно, что п.5.9 применяется только если оприходование и раздача приходятся на разные отчетные периоды (кварталы).

Покажем порядок отражения в учете операций, связанных с приобретением и раздачей рекламной продукции, в табл. 2.

Таблица 2

Вторая условная группа достаточно разнородна, поэтому целесообразно выделить в ней пять подгрупп:

- продукция предприятия; услуги, которые относятся к деятельности предприятия;

- товары, которыми предприятие торгует;

- материальные ценности, приобретенные для собственной деятельности, но в дальнейшем использованные в качестве рекламоносителей;

- материальные ценности, приобретенные специально для рекламных раздач.

Ко всем этим предметам применяются общие правила, но есть целый ряд особенностей, характерных только для предметов того или иного вида.

Пункт 1.31 ст.1 Закона о налогообложении прибыли операции по бесплатному предоставлению товаров приравнивает к операциям по их продаже, а операции по бесплатному предоставлению услуг - к операциям по продаже результатов услуг.

В свою очередь, при продаже товаров и услуг, согласно пт. 4.1.1 п. 4.1 ст.4 данного Закона, возникает доход, который включается в состав валового дохода, а сумма такого дохода определяется исходя из договорных цен, но не менее обычных цен на такие товары,., действовавших на дату такой продажи (пп. 7.4.1 п. 7.4 ст.7 Закона о налогообложении прибыли).

Правило обычной цены применяется в данном случае, поскольку операция осуществляется с физическими лицами, то есть с “лицами, которые не являются плательщиками” налога на прибыль (пп. 7.4.3 п. 7.4 ст. 7 Закона о налогообложении прибыли).

Аналогичные нормы содержатся и в Законе о НДС.

- операции по бесплатной поставке товаров и услуг приравниваются к операциям по поставке товаров и услуг (п. 1.4 ст. 1);

- операции по поставке товаров на таможенной территории Украины являются объектом обложения НДС (пп. 3.1.1 п. 3.1 ст.3);

- база налогообложения операций по поставке “определяется исходя из их договорной (контрактной) стоимости, определенной по свободным ценам, но не ниже обычных цен...” (п. 4.1 ст. 4). Кроме того, “при поставке товаров... без оплаты... база налогообложения определяется исходя из фактической цены операции, но не ниже обычных цен” (п. 4.2 ст. 4).

Поскольку все материальные предметы, отнесенные ко второй группе, в терминологии налогового законодательства являются товарами, очень сложно “отбиться” от валового дохода и совершенно невозможно “уйти” от налоговых обязательств по НДС. Причем и то, и другое определяется с применением обычной цены.

Значит, главный вопрос - что в этом случае является обычной ценой?

Как это ни странно, но именно обычная цена может помочь свести потери к минимуму. Сделаем оговорку: “обычная цена” - достаточно гибкое понятие, но только, к сожалению, не для украинских налоговиков, для которых “обычная” - это, как правило, наибольшая из всех возможных цен. Хотя, как свидетельствует практика, в ситуациях, аналогичных данной, они нередко соглашаются признать обычной ценой:

- себестоимость (для готовой продукции и услуг);

- первоначальную стоимость (для товаров, которыми предприятие торгует);

- первоначальную стоимость, увеличенную на сумму затрат по “превращению” материальных ценностей в рекламоносители (нанесение рекламного изображения и т.д.).

В некоторых случаях налоговики настаивают на том, что обычная цена для продукции, услуг и товаров - это та цена, по которой предприятие продает их покупателям, то есть цена, включающая прибыль. Даже осторожным налогоплательщикам не следует соглашаться со столь фискальным подходом, ибо он не соответствует законодательству.

Ведь бесплатные раздачи - это специальные условия, не сопоставимые с условиями продаж за компенсацию, значит, и цена для них должна быть специальной.

Учитывая то внимание, которое проявляют представители фискальных органов к обычной цене, при любом варианте следует позаботиться о том, чтобы обычная цена была зафиксирована в одном из внутренних документов предприятия, а ее сумма была обоснованна.

Чтобы что-то раздать, это что-то надо сначала приобрести, а приобретение - это, как правило, расходы.

Как отражаются такие расходы в налоговом учете?

Можно ответить кратко: по общим правилам. И это действительно так. Проблема же заключается в том, что эти расходы:

- во-первых, к моменту раздачи уже осуществлены и отражены (либо по определенной причине не отражены) в налоговом учете;

- во-вторых, осуществляя эти расходы, налогоплательщик мог и не предполагать, что они станут предметом “выставочных” раздач (это не касается только тех товаров, которые приобретаются специально для рекламных целей, а услуг касается в части материальной составляющей).

Следовательно, налоговый учет в периоде раздачи зависит от того, как соответствующие расходы были классифицированы и отражены в периоде их возникновения. Ведь в периоде раздачи они становятся рекламными расходами и на них должна распространяться специальная “рекламная” норма - пп. 5.4.4 п. 5.4 ст.5 Закона о налогообложении прибыли. Этот подпункт состоит из двух абзацев.

Первый абзац разрешает включать в валовые расходы “расходы.... на проведение... рекламных мероприятий по товарам (работам, услугам), которые продаются (предоставляются) такими плательщиками налога”. Никакие другие условия при этом не выдвигаются, и никакие ограничения не устанавливаются.

Во втором абзаце названы расходы, которые хотя и осуществляются “в рекламных целях”, в валовые расходы включаются с ограничением: в сумме, не превышающей “двух процентов от налогооблагаемой прибыли плательщика налога за предыдущий отчетный (налоговый) год”. Но к числу таких расходов отнесены как вполне конкретные “расходы на приобретение и распространение подарков”, так и конкретно не обозначенные “расходы на организацию приемов, презентаций и праздников”.

С учетом широкой трактовки налогового понятия “товары” ко всем предметам бесплатной раздачи, о которых идет речь в данной части статьи, а также к материалам, используемым в ходе предоставления услуг, применяется указанное ограничение (2 %).

Максимальную сумму, которая может быть включена в валовые расходы в течение года, определить несложно: необходимо сумму налогооблагаемой прибыли предыдущего года (если такая имеется) умножить на 2 %. Затем фактически осуществленные расходы этого вида сравниваются с максимальной суммой и, до тех пор, пока не достигнут ее размера, включаются в валовые расходы. Сумма превышения в налоговом учете отражаться не должна.

В Законе о НДС специальной “рекламной” нормы нет. Вопрос о праве на налоговый кредит в периоде приобретения материальных ценностей необходимо решать, руководствуясь общими правилами.

С 31.03.2005 г. налоговый кредит не связан с валовыми расходами. Право на налоговый кредит возникает, если предполагается, что приобретаемые товары будут использоваться в хозяйственной деятельности (реклама - элемент хозяйственной деятельности)и в налогооблагаемых операциях (операции по бесплатной раздаче товаров являются налогооблагаемыми операциями).

Послевыставочная (послеярмарочная) деятельность

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) анализ контактов, осуществленных за период работы стенда;

2) проверка результатов участия;

3) составление отчета об участии.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки или выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

- непосредственную проверку “личности” посетителей;

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

- своевременную подготовку и рассылку образцов согласно принятым обязательствам;

- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках или выставках, организация показов и т.д.), и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, охватывающую все экономические и внешнеэкономические цели.

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1) сметные и реальные расходы по участию;

2) расходы на рекламу - пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей;

3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке или выставке;

4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам;

5) оценка состава посетителей;

6) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

Отчет, о принятии участия в
выставочно-ярмарочном мероприятии

Отчет составляется по окончании выставки (ярмарки). В нем отмечаются фактические расходы, понесенные предприятием во время подготовки и принятия такого участия, с соответствующим документальным их подтверждением.

При этом ответственные лица должны отчитаться за бесплатную раздачу на выставке выданной им под отчет продукции (товаров). Для этого в отчете о принятии участия в выставочном мероприятии нужно отдельно указать перечень и количество бесплатно розданной продукции (товаров). Кроме того, бесплатно розданные на выставке образцы товаров на предприятии нужно списать, оформив для этого акт списания, а не розданный на выставке остаток продукции (товаров) ответственные лица должны вернуть на склад предприятия.

При этом если для проведения выставочно-ярмарочного мероприятия работники были направлены в командировку, то по возвращении из командировки они должны отчитаться по суммам средств, полученным в подотчет, подав в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, с соответствующими документами, подтверждающими их расходы (кассовыми чеками, актами закупки, товарными чеками, накладными на отпуск ТМЦ, актами выполненных работ, актами купли-продажи, квитанциями и т. п.).

Специальное оборудование для рекламы
продукции на выставке (ярмарке)

Выставочное оборудование достаточно специфично. Некоторые его виды могут использоваться исключительно на выставках. В других случаях, наоборот, оборудование может быть неразрывно связано со своими экспонатами-товарами, которые всего лишь на время “перекочевали” из одного зала - торгового в другой - выставочный.

Участники выставок и ярмарок могут использовать как собственное, так и арендованное оборудование. И это является одним из главных факторов, влияющих на учет.

Если предприятие использует собственное оборудование, то это может быть оборудование:

- временно изъятое из собственного производства (в том числе из торгового зала, офиса, производственного цеха) на период выставки (ярмарки);

- приобретенное специально для участия в выставке (ярмарке);

- изготовленное предприятием специально для участия в выставке (ярмарке);

- имеющееся в наличии на складе предприятия.

Дальнейшую судьбу оборудования определяет собственник (или уполномоченные им лица), и она может быть различной. Оборудование, изъятое из производства (торгового зала, офиса), может быть возвращено, на прежнее место, а может “залечь” где-нибудь на складе. Приобретенное и изготовленное оборудование, а также оборудование со склада может стать полноправным участником хозяйственной жизни предприятия, а может быть возвращено на склад. Выставочное оборудование, потребности в использовании которого у предприятия не будет в обозримом будущем, может быть продано и т.д.

Таким образом, с выставочным оборудованием могут осуществляться различные хозяйственные операции.

Предприятие-участник может использовать на выставке (ярмарке) оборудование, которое уже числится на балансе в составе его необоротных активов и используется им для других целей. Это может быть оборудование из офиса, торгового зала, производственного цеха, то есть из любого подразделения предприятия.

Это может быть оборудование, приспособленное для потребностей выставки (стол, стеллаж, прилавок, витрина), либо специальное, позволяющее продемонстрировать те или иные возможности и достоинства представленных на выставке товаров (продукции).

Также на выставке может быть представлено оборудование, используемое для производства данных товаров.

К моменту “переезда” на выставку такое оборудование числится либо в составе основных средств, либо в составе малоценных необоротных материальных активов (МНМА), его стоимость амортизируется. Несмотря на то, что оборудование меняет место своего нахождения, в бухгалтерском учете оно по-прежнему будет числиться на балансе в составе необоротных активов. Операция по “переселению” объекта будет отражена только в аналитическом учете. Не повлияет эта операция и на налоговый учет.

Выставка, как правило, мероприятие краткосрочное - всего лишь несколько дней. Поэтому если предполагается, что после окончания выставки оборудование вернется на прежнее место, то пересматривать метод начисления амортизации (в связи с изменением способа получения экономической выгоды) не имеет смысла.

Специально закупленное для выставки оборудование до ее начала необходимо ввести в эксплуатацию, отразив либо в составе необоротных активов - основные средства или МНМА, либо в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Все зависит от стоимости такого оборудования и от предполагаемого срока его использования. В свою очередь, срок эксплуатации выставочного оборудования зависит, в частности, от количества выставок, в которых предполагается его использовать.

Если оборудование приобретается для участия в одной-единственной выставке, а конструктивные или иные его особенности не позволяют использовать оборудование в других целях, то уместно рассматривать такое оборудование как разновидность запасов, оборотный актив, предназначенный “для потребления в течение одного нормального операционного цикла”, а именно - МБП (п. 4 П(С)БУ 2, п. 5 П(С)БУ 9). Такой же подход необходим и в случае планирования использования оборудования в нескольких выставках, но в течение срока, не превышающего один год. Налогообложение по правилам для МБП, а именно:

- валовые расходы по первому событию или по оприходованию (в зависимости от статуса продавца);

- налоговый кредит по НДС по первому событию (при наличии права и основания);

- специальный учет, предусмотренный п. 5.9 ст. 5 Закона о налогообложении прибыли (прирост - пока находится на складе, убыль - при передаче в эксплуатацию).

Постоянное участие предприятия в выставках дает возможность получения экономической выгоды от “спецоборудования” в течение длительного - более одного года - срока, что обязывает классифицировать такое оборудование как объект (объекты) основных средств (п. 4 П(С)БУ 7).

Если же на предприятии установлен стоимостный критерий для группы “малоценных необоротных”, то объект может попасть именно в эту группу - группу МНМА (п. 5 П(С)БУ 7).

В целях налогообложения важна стоимость оборудования. Если она не превышает 1000 грн, то налоговый учет ведется по приведенной выше схеме для МБП. Если сумма расходов на приобретение оборудования превысила 1000 грн, то такие расходы должны увеличить балансовую стоимость одной из групп и амортизироваться по ставкам, установленным для этой группы.

Выставочное оборудование относится к группе 3, но если на выставке в качестве оборудования используются, например, компьютеры, то это будет группа 4. Возможны, очевидно, и другие варианты (ст. 8 Закона о налогообложении прибыли). Налоговый кредит по НДС отражается по первому событию (при наличии права и основания).

Выставочное оборудование может быть изготовлено предприятием самостоятельно (хозяйственным или подрядным способом). Кроме того, если предприятие является производителем оборудования (это его вид деятельности), то при необходимости использования его для участия в выставке, то есть “для себя”, оборудование может быть переведено из состава готовой продукции в состав основных средств, МНМА или МБП.

Отражаем выставочно-ярмарочные расходы в учете

В бухгалтерском учете расходы на проведение выставочно-ярмарочных мероприятий классифицируются как расходы на рекламу и отражаются по счету 93 “Расходы на сбыт”.

В налоговом учете рекламные расходы отражаются с учетом положений пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закона о налогообложении прибыли. Напомним, что согласно этому подпункту рекламные расходы в целях налогообложения могут быть нелимитируемыми и лимитируемыми.

Нелимитируемые - это расходы на проведение предпродажных и рекламных мероприятий относительно товаров (работ, услуг), продаваемых (предоставляемых) налогоплательщиком (а также товаров, которые предприятие, к примеру, собирается продавать в будущем). При проведении выставочно-ярмарочных мероприятий такими расходами, в частности, будут:

- плата за участие в выставке (ярмарке);

- плата за аренду выставочно-ярмарочного оборудования (или расходы на его изготовление, если они, конечно, не превышают 1000 грн.);

- расходы на создание и распространение рекламных материалов(каталогов, проспектов, календарей, блокнотов, листовок, прайс-листовок и т. п.);

- расходы на транспортировку и др.;

Лимитируемые - это расходы на приобретение и распространение подарков, включая бесплатную раздачу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг (выполнение работ) с рекламными целями, а также расходы на организацию презентаций, праздников.

На валовые расходы разрешено относить такие затраты в размере не более 2 % от налогооблагаемой прибыли предыдущего отчетного года. Порядок налогообложения таких расходов нами рассмотрен выше.

Расходы, связанные с направлением работников в командировку для участия в выставках (ярмарках), отражаются в налоговом учете в общем порядке, установленном “командировочным” пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона о налогообложении прибыли.

Сумму “входного” НДС по выставочно-ярмарочным расходам предприятие, на основании пп. 7.4.1 п. 7.4 ст. 7 Закона о НДС, вправе отнести в налоговый кредит (как по расходам, предназначенным для использования в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности).

В случае осуществления международной выставочно-ярмарочной деятельности временный ввоз товаров, предназначенных для демонстрации или использования на выставках и ярмарках или других подобных мероприятиях под обязательство об их обратном вывозе, и их обратный вывоз освобождаются от обложения НДС, т. е. осуществляются в льготном режиме (п. 5.17 ст. 5 Закона о НДС, ст. 206 ТК Украины).

Таким образом, в случае ввоза-вывоза таких товаров действует НДС-льгота.

Налог с рекламы. Принимая участие в выставочно-ярмарочном мероприятии, предприятие рекламирует свои товары, поэтому участие предприятия в выставках (ярмарках) является одним из видов рекламных мероприятий. Аналогичную мысль высказали налоговики в Письме № 12060/6/15-0316.

Учитывая, что участие предприятия в выставках и ярмарках является одним из видов рекламных мероприятий, а организатор выставочного мероприятия предоставляет услуги по его организации, в данном случае предприятие обязано уплатить налог с рекламы, объектом обложения которым является стоимость участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии (т. е. взнос на право участия в выставке или ярмарке).

Вместе с тем, налог с рекламы будет начислять и перечислять в бюджет не само предприятие-участник, а организатор выставки (ярмарки). А субъект хозяйствования - участник (юридическое или физическое лицо), как непосредственный получатель рекламных услуг, будет лишь уплачивать сумму такого налога при оплате стоимости участия в выставочно-ярмарочном мероприятии.

Заключение

Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной и ярмарочной деятельности может быть для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, которые совершают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:

1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых после ярмарочных (после выставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика;

2. Оценка значимости ярмарки или выставки, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.

Практика показывает, что если выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, то для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд.

Только тогда предприятие “вольется” в эту сферу маркетинга, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, Интернета...

Существует даже предположение, что в скором времени физическое присутствие на ярмарке или выставке будет заменено “интерактивным” присутствием. Однако сторонников, стремящихся превратить ярмарки и выставки в обычную деловую процедуру, пока еще меньше, чем противников этой точки зрения, выступающих за сохранение колорита ярмарочных и выставочных мероприятий.

С течением веков ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.

Бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

________________

¹ К товарам - субститутам относятся товары, заменяющие привычные, по отличающиеся от заменяемых товаров, например, низкокалорийный заменитель сахара, концентрат сока, пороишк молока.

Список использованных документов

ТК Украины - Таможенный кодекс Украины

Закон о налогообложении прибыли - Закон Украины от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР

Закон о РРО - Закон Украины от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг” в редакции от 01.06.2000 г. № 1776-III

Закон о НДС - Закон Украины от 03.04.1997 г. № 168/97-ВР “О налоге на добавленную стоимость”

Закон о патентовании - Закон Украины от 23.03.1996 г. № 98/96-ВР “О патентовании некоторых видов предпринимательской деятельности”

Закон о ФСН - Закон Украины от 17.12.1998 г. № 320-ХIV “О фиксированном сельскохозяйственном налоге”

Закон о благоустройстве - Закон Украины от 06.09.2005 г. № 2807-IV “О благоустройстве населенных пунктов”

Указ № 727 - Указ Президента Украины от 03.07.1998 г. № 727/98 “Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства” в редакции от 28.06.1999 г. № 746/99

Концепция выставочно-ярмарочной деятельности - Концепция выставочно-ярмарочной деятельности в Украине, утвержденная Постановлением КМУ от 22.08.2007 г. № 1065

Перечень № 1336 - Перечень отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденный Постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336

Положение № 1077 - Положение об изготовлении, хранении и реализации торговых патентов, утвержденное Постановлением КМУ от 13.07.1998 г. № 1077

Постановление № 1336 - Постановление КМУ от 23.08.2000 г. № 1336 “Об обеспечении реализации статьи 10 Закона Украины “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг” “

Инструкция № 291 - Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.1999 г. № 291

Рекомендации № 546 - Рекомендации по вопросам проведения выставок и ярмарок в Украине и организации национальных экспозиций Украины на международных выставках и ярмарках за рубежом с частичным финансированием расходов за счет средств государственного и местных бюджетов, направляемых на выставочно-ярмарочную деятельность, утвержденные приказом Минэкономики Украины от 04.06.2009 г. № 546

П(С)БУ 2 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 2 “Баланс”, утвержденное приказом Минфина Украины от 31.03.1999 г. № 87

П(С)БУ 7 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 “Основные средства”, утвержденное приказом Минфина Украины от 27.04.2000 г. № 92

П(С)БУ 9 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 “Запасы”, утвержденное приказом Минфина Украины от 20.10.1999 г. № 246

П(С)БУ 15 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 15 “Доход”, утвержденное приказом Минфина Украины от 29.11.1999 г. № 290

Письмо № 3428/6/15-1215-26 - Письмо ГНАУ от 03.06.2002 г. № 3428/6/15-1215-26 “О налогообложении операций по распространению рекламных материалов, подарков и образцов с целью рекламы”

Письмо № 7197 - Письмо Госкомпредпринимательства Украины от 19.10.2004 г. № 7197 “Об уплате сбора за выдачу разрешения на размещение объектов торговли и сферы услуг и о приобретении торгового патента для осуществления торговой деятельности по продаже хлеба и хлебобулочных изделий”

Письмо № 12060/6/15-0316 - Письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316 “О налогообложении расходов на проведение предпродажных и рекламных мероприятий”

Письмо № 6048 - Письмо Госкомпредпринимательства Украины от 14.08.2007 № 6048 “О разрешении на размещение объекта торговли”

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 27-28 (705-706),
06 июля 2009 г.
Подписной индекс 40783

Документи що посилаються на цей