МІНІСТЕРСТВО ПАЛИВА ТА ЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
07.08.2009 N 398
Про затвердження Порядку надсилання
службових документів електронною поштою
Відповідно до п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 р. N 733 "Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади" та з метою оперативного доведення термінової інформації наказую:
1. Затвердити Порядок надсилання службових документів електронною поштою у Міністерстві, що додається.
2. Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення (Прокопенко І.О.) - визначити осіб, відповідальних за здійснення електронного обміну службовими документами у Міністерстві та повідомити Секретаріат Кабінету Міністрів електронною поштою.
3. Господарському управлінню (Дячук Г.І.), ГІОЦ ДП НЕК "Укренерго" (Тарасенко О.С.) - у термін до 24.08.2009 забезпечити належне технічне обслуговування, зокрема встановлення на відповідних комп'ютерах антивірусних програм, електронної пошти з автоматизованою фільтрацією, сортуванням та розсилкою листів, а також засобів та пристроїв для сканування документів, підготовлених у паперовому вигляді, забезпечити безперебійне функціонування електронної пошти, поновлення її адреси.
4. Керівникам структурних підрозділів Міністерства - суворо дотримуватись вимог Порядку.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Перший заступник Міністра О.Бугайов
Додаток
до наказу
Мінпаливенерго
України
07.08.2009 N 398
Порядок
надсилання службових документів
електронною поштою
1. Цей Порядок визначає механізм надсилання та одержання електронною поштою електронних копій службових документів, підготовлених у паперовому вигляді (далі - службові документи), для подальшого використання у роботі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - органи виконавчої влади) та Секретаріату Кабінету Міністрів України.
2. Надсилання та одержання службових документів електронною поштою (далі - електронний обмін службовими документами) здійснюється для прискорення:
1) попереднього погодження проектів нормативно-правих актів;
2) доведення інформації про порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, Урядових комітетів і нарад та відповідних матеріалів;
3) оперативного доведення термінової інформації, що вимагає вжиття належних заходів, а її доставка в паперовому вигляді не може бути своєчасно забезпечена поштою, телеграфом чи службою фельдзв'язку;
4) відповідного обміну інформації між органами виконавчої влади, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, яка стосується роботи з документами, надісланими до Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Міністра Кабінету Міністрів України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (крім надання остаточних відповідей на питання, які містяться у службових документах).
3. Для здійснення електронного обміну службовими документами у Міністерстві створюється поштова скринька kabmin_doc@mintop.energy.gov.ua
4. Департамент кадрової політики та організаційно-документального забезпечення визначає осіб, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами Міністерства з іншими центральними органами виконавчої влади та Секретаріатом Кабінету Міністрів України.
5. Відповідальні особи відділу організаційно-документального забезпечення Департаменту кадрової політики та організаційно-документального забезпечення здійснюють електронний обмін службовими документами та доповідають керівництву про надіслані та одержані службові документи.
6. Відповідальні особи Господарського управління (Дячук Г.І.) та ГІОЦ ДП НЕК "Укренерго" (Тарасенко О.С.) забезпечуть надання та обслуговування необхідного технічного обладнання, засобів та пристроїв (комп'ютери, сканери, модеми тощо), а також встановлення та функціонування відповідних програм (електронної пошти та поновлення адреси; антивірусних; для роботи з графічними та сканованими об'єктами; кодування та перекодування у різні формати та інших).
7. Міністерство надає до Секретаріату Кабінету Міністрів України електронною поштою переліки відповідальних осіб, в яких зазначається прізвище, ім'я, ім'я по батькові, посада, службовий телефон та адреса електронної пошти Міністерства. Інформація про зміну складу відповідальних осіб надсилається негайно.
8. До Кабінету Міністрів України службові документи надсилаються на адресу електронної пошти відповідного структурного підрозділу Секретаріату Кабінету Міністрів.
9. Електронною поштою надсилаються службові документи, скановані і збережені у форматі PDF. У разі необхідності допускається використання інших форматів, узгоджених відповідальними особами з Секретаріатом Кабінету Міністрів України.
Тексти службових документів, підготовлених у паперовому вигляді, скануються з підписом (або візою) посадової особи та/або штрих-кодом, який містить інформацію про відповідальний підрозділ, виконавця, реєстрацію документа тощо.
На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну, обов'язково робиться позначка про час надсилання та адресатів.
10. Про службові документи, що надійшли електронною поштою до Міністерства терміново повідомляється керівництво.
11. Під час здійснення електронного обміну службовими документами необхідно дотримувати вимог щодо обов'язкового:
підтвердження факту одержання кожного службового документа;
застосування перевірки антивірусним програмним засобом кожного службового документа, що надійшов;
здіснення обліку службових документів в окремому журналі із зазначенням адреси електронної пошти.
12. Електронний обмін службовими документами, які містять конфіденційну інформацію, здійснюються з використанням спеціальної інформаційно-телекомунікаційної системи органів виконавчої влади.
13. Здійснення електронного обміну службовими документами, які містять секретну інформацію, забороняється.
14. Міністерство під час здійснення електронного обміну службовими документами дотримує вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері захисту інформації.